Importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint

Importul, legarea sau mutarea datelor în SharePoint

Doriți să combinați și să îmbunătățiți atât accesul, cât și SharePoint? Pentru a face acest lucru, puteți să importați, să legați sau să mutați date între ele. Importul creează o copie a listei SharePoint într-o bază de date Access. Legarea se conectează la datele din alt program, astfel încât să puteți vizualiza și edita cele mai recente date atât în SharePoint, cât și în Access. Mutarea creează liste pe site-ul SharePoint care rămân legate la tabelele din baza de date și își păstrează relațiile.

Avertisment    Deși puteți să salvați un fișier bază de date Access în OneDrive sau într-o bibliotecă de documente SharePoint, vă recomandăm să evitați deschiderea unei baze de date Access din aceste locații. Fișierul poate fi descărcat local pentru editare, apoi încărcat din nou după ce Salvați modificările în SharePoint. Dacă mai multe persoane deschid baza de date Access din SharePoint, se pot crea mai multe copii ale bazei de date și pot apărea unele comportamente neașteptate. Această recomandare se aplică la toate tipurile de fișiere Access, inclusiv la o singură bază de date, la o bază de date scindată și la formatele de fișier. accdb,. accdc,. ACCDE și. ACCDR. Pentru mai multe informații despre implementarea accesului, consultați implementarea unei aplicații Access.

Ce intenționați?

Importul unei liste SharePoint

Legarea la o listă SharePoint

Mutarea datelor în SharePoint

Avantajele conectării datelor între Access și SharePoint

Publicarea unei baze de date utilizând Access Services

Importul unei liste SharePoint

Când importați date, Access creează un tabel și copiază coloanele și elementele din lista (sau vizualizarea) sursă în acel tabel sub formă de câmpuri și înregistrări. În timpul operațiunii de import, puteți să specificați listele pe care doriți să le copiați și, pentru fiecare listă selectată, specificați dacă importați întreaga listă sau doar o anumită vizualizare. În finalul operațiunii de import, aveți posibilitatea să alegeți să salvați detaliile operațiunii de import ca specificație. Specificația de import vă ajută să repetați operațiunea de import în viitor, fără a fi necesară de fiecare dată parcurgerea pașilor din expertul Import.

Iată motivele comune pentru importul unei liste SharePoint într-o bază de date Access:

  • Pentru a muta permanent date, cum ar fi o listă de persoane de contact, într-o bază de date Access, pentru că nu mai aveți nevoie de acele informații pe site-ul SharePoint. Puteți să importați lista în Access, apoi să o ștergeți de pe site-ul SharePoint.

  • Departamentul sau grupul de lucru utilizează Access, dar vi se indică ocazional o listă SharePoint care cuprinde date suplimentare care trebuie îmbinate într-una dintre bazele de date.

Efectuați acești pași înainte de a importa lista

  1. Găsiți site-ul SharePoint care conține listele pe care doriți să le copiați și notați adresa site-ului.

    O adresă de site validă începe cu http:// sau https://, urmată de numele serverului, și se termină cu calea la site-ul specific de pe server.

  2. Identificați listele pe care doriți să le copiați în baza de date, apoi decideți dacă doriți întreaga listă sau doar o anumită vizualizare. Puteți să importați mai multe liste într-o singură operațiune de import, dar este posibil să importați o singură vizualizare a fiecărei liste. Dacă este necesar, creați o vizualizare care conține doar coloanele și elementele care vă interesează.

  3. Examinați coloanele din lista sau vizualizarea sursă.

    Tabelul următor explică o serie de considerații de reținut atunci când importați elemente diferite:

    Element

    Considerații

    Coloane

    Access importă numai primele 256 de coloane, deoarece acceptă doar 256 de câmpuri într-un tabel. Pentru a evita această problemă, creați o vizualizare a listei în SharePoint și adăugați-o doar la coloanele dorite, asigurându-vă că numărul total de coloane nu depășește 256. Apoi utilizați acțiunea de macrocomandă ImportSharePointList pentru a specifica ID-ul vizualizării preconizate.

    Foldere

    Fiecare folder din lista SharePoint devine o înregistrare în tabelul Access. De asemenea, elementele dintr-un folder apar ca înregistrări, imediat sub înregistrarea corespunzătoare acelui folder.

    Coloane de căutare

    Dacă o coloană sursă caută valori în altă listă, Access importă valorile de afișare ca parte a câmpului propriu-zis. Access nu importă tabelul căutat. Dacă doriți să creați din nou căutarea la alt tabel, consultați legarea la o listă SharePoint și Mutarea datelor în SharePoint.

    Coloane calculate

    Rezultatele dintr-o coloană calculată sunt copiate într-un câmp al cărui tip de date depinde de tipul de date al rezultatului calculat. Expresia care efectuează calculul nu este copiată.

    Atașări

    Coloana de atașări a listei este copiată într-un câmp denumit Atașări.

    Coloane multi-valoare

    O coloană de tipul Alegere sau Căutare poate conține valori multiple. Când importați o coloană care acceptă mai multe valori, Access creează o coloană care acceptă mai multe valori.

    Formatarea cu text îmbogățit

    Coloanele care conțin formatarea de text îmbogățit se importă în Access ca câmpuri text lungi. Proprietatea format text a câmpului text lung este setată la text îmbogățit, iar formatarea este păstrată.

    Relații

    Access nu creează automat relații între tabelele asociate la sfârșitul operațiunii de import. Trebuie să creați manual relațiile dintre diversele tabele noi și cele existente, utilizând opțiunile din fila Relații. Pentru a afișa fila Relații, pe fila Instrumente bază de date, din grupul Relații, faceți clic pe Relații.

  4. Identificați baza de date în care doriți să importați listele.

    Asigurați-vă că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga date în baza de date. Dacă nu doriți să stocați datele în niciuna dintre bazele de date existente, creați o bază de date necompletată.

  5. Examinați tabelele din baza de date.

    Operațiunea de import creează un tabel cu un nume identic cu cel al listei SharePoint. Dacă acel nume se utilizează deja, Access adaugă „1” la numele nou al tabelului - de exemplu, pentru Persoane de contact1, dacă Persoane de contact1 se utilizează deja, Access va crea Persoane de contact2 etc.

Importul listei

  1. Deschideți baza de date Access în care vor fi stocate datele importate. Dacă nu doriți să stocați datele în nicio bază de date existentă, creați o bază de date necompletată.

  2. Locația expertului de import/legare text diferă ușor în funcție de versiunea dvs. de Access. Alegeți pașii care se potrivesc cu versiunea dvs. de Access:

    • Dacă utilizați Office 365 sau Access 2019, pe fila date externe , în grupul Import & link , faceți clic pe > sursă de date nouădin lista de servicii online > SharePoint.

    • Dacă utilizați Access 2016, Access 2013 sau Access 2010, pe fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe butonul Mai multe pentru a afișa o listă de opțiuni, apoi faceți clic pe Listă SharePoint.

  3. Access deschide caseta de dialog Preluare date externe - Site SharePoint.

    Selectați dacă importați sau legați la un site SharePoint în caseta de dialog Preluare date externe - Site-ul SharePoint.

  4. În expert, specificați adresa site-ului sursă.

  5. Selectați opțiunea Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă și faceți clic pe Următorul.

  6. Din lista pe care o afișează expertul, selectați listele pe care doriți să le importați.

    Notă    Puteți să creați un link la bibliotecile SharePoint, dar puteți să adăugați doar documente în SharePoint.

  7. În coloana Elemente de importat, selectați vizualizarea pe care o doriți pentru fiecare listă selectată.

  8. Caseta de selectare numită Se face importul valorilor afișate și nu al ID-urilor câmpurilor care caută valori stocate în altă listă controlează datele care sunt importate pentru coloanele de căutare din listele selectate. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a importa valorile de afișare ca parte a câmpului propriu-zis, bifați caseta de selectare. În acest caz, câmpul nu va căuta valori într-un alt tabel.

    • Pentru ca acel câmp de destinație să caute valori în alt tabel, debifați caseta de selectare. Acest lucru va copia ID-urile rândurilor valorii de afișare în câmpul de destinație. ID-urile sunt necesare pentru definirea unui câmp de căutare în Access.

    Atunci când importați ID-uri, trebuie să importați listele care furnizează momentan valorile coloanelor de căutare (dacă baza de date de destinație are deja tabele ce pot funcționa ca tabele de căutare).

    Operațiunea de import plasează ID-urile în câmpul corespunzător, dar nu setează toate proprietățile necesare pentru a face ca acel câmp să funcționeze ca un câmp de căutare. pentru mai multe informații despre cum să setați proprietățile de căutare ale unui astfel de câmp, consultați crearea sau ștergerea unui câmp de căutare.

  9. Faceți clic pe OK.

Access importă listele, apoi afișează starea operațiunii pe ultima pagină a expertului. Dacă intenționați să repetați operațiunea de import mai târziu, puteți să salvați detaliile ca specificație de import. Access nu suprascrie un tabel din baza de date în cadrul unei operațiuni de import și nu aveți posibilitatea să adăugați conținutul unei liste sau pe cel al unei vizualizări într-un tabel existent.

Ce mai trebuie să știu despre import?

Activități asociate cu importul

După ce ați terminat operațiunea de import, luați în considerare efectuarea unor activități suplimentare:

Verificarea tipurilor de date    Access selectează tipul de date corespunzător pentru fiecare câmp corespunzător unei coloane sursă. Verificați fiecare câmp și setările sale pentru a vă asigura că toate câmpurile sunt configurate așa cum doriți.

Investigarea câmpurilor suplimentare    În funcție de tipul de listă pe care se bazează tabelul, este posibil să observați și prezența în tabelul câtorva câmpuri suplimentare (cum ar fi titlu, modificat sau CreatedBy). Dacă nu aveți nevoie de aceste câmpuri în baza de date Access, le puteți șterge în siguranță.

Începutul paginii

Legarea la o listă SharePoint

Atunci când faceți legătura la o listă SharePoint, Access creează un tabel nou (numit adesea și tabel legat) care reflectă structura și conținutul listei sursă. Spre deosebire de import, legarea creează o legătură doar la listă, nu la vreo vizualizare specifică a listei.

Legarea este mai puternică decât importul în două sensuri:

  • Adăugarea și actualizarea datelor    Puteți să efectuați modificări ale datelor fie navigând la site-ul SharePoint, fie lucrând în vizualizarea Foaie de date sau Formular în Access. Modificările pe care le efectuați într-o locație sunt reflectate în cealaltă locație. Dar, dacă doriți să efectuați modificări structurale, cum ar fi să eliminați sau să modificați o coloană, trebuie să deschideți lista în site-ul SharePoint. Nu puteți să adăugați, să ștergeți sau să modificați câmpurile într-un tabel asociat în timp ce lucrați în Access.

  • Tabele de căutare    Când vă legați la o listă SharePoint, Access creează automat tabele legate pentru toate listele de căutare (dacă listele de căutare nu sunt deja legate la baza de date). În cazul în care listele de căutare conțin coloane care caută în alte liste, aceste liste sunt adăugate, de asemenea, la operațiunea de legare, pentru ca listei de căutare a fiecărui tabel legat să-i corespundă un tabel legat în baza de date. De asemenea, Access creează relații între aceste tabele legate.

Scenarii comune pentru legarea la o listă SharePoint

De obicei, creați o legătură la o listă SharePoint de la o bază de date Access din motivele următoare:

  • Departamentul sau grupul de lucru utilizează Access pentru raportarea și interogarea îmbogățite și utilizează SharePoint pentru colaborarea în echipă și comunicarea. Echipele individuale creează liste pentru a urmări diverse aspecte (cum ar fi persoane de contact și probleme), dar deseori această listă de date trebuie introdusă într-o bază de date pentru agregare și raportare. Legarea este alegerea potrivită, deoarece permite utilizatorilor din site-ul SharePoint și din baza de date să adauge și să actualizeze date și să vizualizeze și să lucreze întotdeauna cu cele mai recente date.

  • Sunteți un utilizator Access care a început recent să utilizeze SharePoint. Ați migrat mai multe baze de date pe site-ul de echipă SharePoint, iar majoritatea tabelelor din aceste baze de date sunt tabele legate. De acum înainte, în loc să creați tabele locale, veți crea liste SharePoint, apoi puteți face legătura la aceste liste din bazele de date.

  • Doriți să continuați să stocați listele pe site-urile SharePoint, dar intenționați, de asemenea, să lucrați cu datele cele mai recente din Access pentru a rula interogări și a imprima rapoarte.

Pregătirea legăturii la o listă SharePoint

  1. Găsiți site-ul SharePoint care are listele la care doriți să creați legătura și notați adresa site-ului.

    O adresă de site validă începe cu http:// sau https://, urmată de numele serverului, și se termină cu calea la site-ul specific de pe server.

  2. Identificați listele la care doriți să creați legătura. Puteți să creați o legătură la mai multe liste într-o singură operațiune de legare, dar nu puteți face legătura la anchete, discuții sau o anumită vizualizare a oricărei liste.

  3. Examinați coloanele din lista sursă. Tabelul următor explică o serie de considerații de reținut atunci când creați legături la elemente diferite.

    Element

    Considerații

    Coloane

    Access leagă numai primele coloane 256, deoarece acceptă doar 256 de câmpuri dintr-un tabel. Pentru a evita această problemă, creați o vizualizare a listei în SharePoint și adăugați-o doar la coloanele dorite, asigurându-vă că numărul total de coloane nu depășește 256. Apoi utilizați acțiunea de macrocomandă ImportSharePointList pentru a crea tabelul legat, SPECIFICând ID-ul vizualizării preconizate.

    Foldere

    Fiecare folder din lista SharePoint apare sub formă de înregistrare în tabelul Access. De asemenea, elementele dintr-un folder apar ca înregistrări, imediat sub înregistrarea corespunzătoare acelui folder.

    Coloane de căutare

    Dacă o coloană sursă caută valori în altă listă și lista asociată nu este deja în baza de date, Access creează automat tabele legate pentru listele asociate.

    Notă    Access creează, de asemenea, un tabel UserInfo care corespunde listei de informații utilizator SharePoint. SharePoint utilizează această listă pentru a căuta informațiile de cont de utilizator, cum ar fi e-mailul, imaginea, numele de utilizator, pentru coloanele SharePoint, cum ar fi CreatedBy, ModifiedBy și persoană sau grup. Această listă de informații utilizator SharePoint este vizibilă numai pentru administratorii de site.

    Coloane calculate

    Rezultatele dintr-o coloană calculată sunt afișate în câmpul corespunzător, dar nu este posibil să vizualizați sau să modificați formula în Access.

    Atașări

    Coloana de atașări a listei se afișează sub formă de câmp denumit Atașări.

    Coloane doar în citire

    Coloanele doar în citire din lista SharePoint vor rămâne doar în citire și în Access. În plus, este posibil să nu se permită adăugarea, ștergerea sau modificarea coloanelor în Access.

    Coloane multi-valoare

    O coloană de tipul Alegere sau Căutare poate conține valori multiple. Pentru coloane de acest tip, operațiunea de legare creează câmpuri care acceptă valorile multiple. Coloanele de căutare multi-valoare se creează în tabelul legat în cazul în care coloana sursă este de tipul Căutare.

  4. Identificați baza de date în care doriți să creați tabelele legate. Asigurați-vă că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga date în baza de date. Dacă nu doriți să stocați datele în niciuna dintre bazele de date existente, creați o bază de date nouă, necompletată.

  5. Examinați tabelele din baza de date. Atunci când creați o legătură la o listă SharePoint, se va crea un tabel cu același nume ca lista sursă. Dacă acest nume este deja în uz, Access va adăuga "1" la noul nume de tabel-de exemplu, Contacts1. (Dacă Contacts1 este, de asemenea, deja în uz, Access va crea Contact2 etc.) Se aplică aceleași reguli pentru listele asociate.

Crearea legăturii la date

  1. Deschideți baza de date destinație.

  2. Locația expertului de import/legare text diferă ușor în funcție de versiunea dvs. de Access. Alegeți pașii care se potrivesc cu versiunea dvs. de Access:

    • Dacă utilizați Office 365 sau Access 2019, pe fila date externe , în grupul Import & link , faceți clic pe > sursă de date nouădin lista de servicii online > SharePoint.

    • Dacă utilizați Access 2016, Access 2013 sau Access 2010, pe fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe butonul Mai multe pentru a afișa o listă de opțiuni, apoi faceți clic pe Listă SharePoint.

  3. Access deschide caseta de dialog Preluare date externe - Site SharePoint.

    Selectați dacă importați sau legați la un site SharePoint în caseta de dialog Preluare date externe - Site-ul SharePoint.

  4. În expert, specificați adresa site-ului sursă.

  5. Selectați Se face legătura la sursa de date prin crearea unui tabel legat., apoi faceți clic pe Următorul

    Expertul afișează listele disponibile pentru legare.

  6. Selectați listele la care doriți să creați legătura, apoi faceți clic pe OK.

    Notă    Dacă unele liste sunt legate deja la baza de date curentă, vor fi bifate casetele de selectare corespunzătoare listelor respective. Dacă doriți să eliminați orice legături, debifați casetele de selectare ale legăturilor pe care doriți să le eliminați.

    Access încearcă să creeze tabele legate, atât pentru listele pe care le-ați selectat în timpul acestei operațiuni, cât și pentru fiecare listă asociată. De asemenea, Access încearcă să reîmprospăteze tabelele legate ce corespund listelor care au fost selectate în expert. Access mai creează și relații între tabele. Spre deosebire de o operațiune de import, o operațiune de legare păstrează setările proprietății de căutare între un câmp de căutare și tabelul asociat. Nu trebuie să setați manual proprietățile câmpului de căutare în Vizualizarea Proiect.

  7. Examinați noile tabele legate în Vizualizarea Foaie de date. Asigurați-vă că toate câmpurile și înregistrările sunt afișate corect.

    Access selectează tipul de date potrivit pentru fiecare câmp ce corespunde unei coloane sursă. Este important să observați că, de fiecare dată când deschideți un tabel legat sau lista sursă, în acestea veți vedea datele cele mai recente. Dar modificările structurale la o listă nu sunt reflectate automat într-un tabel legat. Pentru a actualiza un tabel legat prin aplicarea celei mai recente structuri de listă, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel în Panoul de navigare, indicați spre Mai multe opțiuni, apoi faceți clic pe Reîmprospătare listă.

Notă   Access nu suprascrie niciodată un tabel din baza de date ca parte a unei operațiuni de legare. De asemenea, nu puteți să adăugați conținutul unei liste SharePoint la un tabel existent.

Începutul paginii

Mutarea datelor în SharePoint

Mutarea datelor în SharePoint este o modalitate de a crea în mod eficient o bază de date backend, dar, în acest caz, datele sunt conținute în liste SharePoint. Front-end este încă o bază de date Access și o puteți implementa în mod similar cu o bază de date scindată. Când este posibil, Expertul export tabele în SharePoint mută datele în liste care se bazează pe șabloane de listă de pe site-ul SharePoint, cum ar fi o listă de persoane de contact . Dacă un tabel nu se potrivește cu un șablon de listă, tabelul devine o listă particularizată pe site-ul SharePoint. În funcție de dimensiunea bazei de date, numărul de obiecte și performanța sistemului, operațiunea poate dura un timp. Dacă vă răzgândiți în timpul procesului, puteți face clic pe Oprire pentru a-l anula.

Expertul creează o copie backup a bazei de date pe computer. În Access, creează legături la listele din tabele, astfel încât veți găsi cu ușurință datele pe un site SharePoint, atunci când lucrați în Access. Dacă apar probleme, Expertul export tabele în SharePoint raportează problemele și le salvează în baza de date Access ca tabel jurnal pe care îl puteți utiliza pentru a ajuta la depanare.

Sfat    Luați în considerare crearea unui site SharePoint separat pentru a menține listele într-o locație care conține conținut propriu.

Notă    În Access 2007, Expertul export tabele în SharePoint se numește Expertul Mutare în site SharePoint și nu creează integritate referențială în listele SharePoint.

Utilizarea expertului Export tabele în SharePoint

  1. În fila Instrumente bază de date, în grupul Mutare date, faceți clic pe SharePoint. Această opțiune este disponibilă numai dacă baza de date este salvată în formatul de fișier. accdb.

  2. Urmați pașii din Expertul export tabele în SharePoint, inclusiv specificarea locației site-ului SharePoint.

    Pentru a anula procesul, faceți clic pe Oprire.

  3. Pe ultima pagină a expertului, bifați caseta de selectare Afișare detalii pentru a vedea mai multe detalii despre migrare.

    Această pagină a expertului descrie ce tabele au fost legate la liste și furnizează informații despre o locație de backup și adresa URL pentru baza de date. De asemenea, oferă un avertisment dacă s-au întâlnit unele probleme de migrare și oferă locația unui tabel jurnal în care puteți vedea mai multe detalii despre probleme.

  4. Faceți clic pe Terminare când expertul termină acțiunile.

    Dacă expertul afișează un avertisment, trebuie să examinați tabelul jurnal și să efectuați acțiunile necesare pentru a vă asigura că datele au fost migrate cu succes. De exemplu, anumite câmpuri pot să nu fie mutate sau pot fi convertite în alt tip de date care sunt compatibile cu o listă SharePoint.

Notă    Access creează, de asemenea, un tabel UserInfo care corespunde listei de informații utilizator SharePoint. SharePoint utilizează această listă pentru a căuta informațiile de cont de utilizator, cum ar fi e-mailul, imaginea, numele de utilizator, pentru coloanele SharePoint, cum ar fi CreatedBy, ModifiedBy și persoană sau grup. Această listă de informații utilizator SharePoint este vizibilă numai pentru administratorii de site.

Limitările pe care le puteți întâmpina

Atunci când se termină Expertul export tabele în SharePoint , vedeți un mesaj dacă Access a întâmpinat probleme cu datele. Access creează un tabel de jurnal numit Probleme de mutare la site SharePoint și adaugă tabelul la baza de date. Tabelul Probleme de mutare la site SharePoint este stocat în baza de date, dar nu este publicat sub formă de listă pe un site SharePoint.

Următorul tabel listează limitările privind modul în care migrează datele, de obicei atunci când Access și SharePoint nu au o caracteristică identică în comun sau, în unele cazuri, nu au un tip de date în comun. De exemplu, dacă tabelul Access acceptă integritate referențială, acesta este impus în lista de pe site-ul SharePoint. Informațiile din tabelul următor vă pot ajuta să decideți dacă să migrați datele și vă poate fi util dacă revizuiți orice probleme raportate în tabelul Probleme de mutare la site SharePoint.

Tip de date sau probleme

Problemă

Rezultat

Tip de date obiect COM

Site-urile SharePoint nu acceptă tipul de date obiect COM.

Câmpul nu este mutat.

Tip de date binar

Site-urile SharePoint nu acceptă tipul de date binar.

Câmpul nu este mutat.

Dată calendaristică

Site-urile SharePoint nu acceptă datele de dinainte de 1900.

Datele calendaristice cu date de dinainte de 1900 nu sunt mutate.

Caractere linie nouă în câmpurile de text

Site-urile SharePoint nu acceptă caractere linie nouă într-un câmp O singură linie de text.

Câmpul se transformă într-un câmp Linii multiple de text sau un câmp Memo.

Tip de date zecimale

Site-urile SharePoint nu acceptă tipul de date zecimale.

Este utilizat în schimb câmpul Număr sau câmpul Număr întreg dublu.

Tip de date ID reproducere

Site-urile SharePoint nu acceptă tipul de date ID reproducere.

Este utilizat în schimb tipul de date O singură linie de text, în funcție de tipul de date.

Valori implicite care nu sunt acceptate într-o listă SharePoint

Site-urile SharePoint acceptă valorile implicite care sunt statice, cum ar fi un text sau un număr, precum și date standard. Valorile implicite din Access care sunt dinamice nu se migrează.

Anumite proprietăți cu valori implicite nu sunt mutate.

Câmpuri index unic

Site-urile SharePoint utilizează un câmp index unic pentru coloana ID dintr-o listă.

Alte câmpuri de index unic sau seturi de câmpuri nu sunt mutate.

Câmpuri care se enumeră automat (altele decât câmpul ID)

Site-urile SharePoint acceptă numerotare automată numai pentru câmpul utilizat pentru coloana ID într-o listă.

Numerotarea automată nu se aplică decât la coloana ID.

Relațiile în care nu se pot crea căutări

Unele relații nu sunt acceptate în site-urile SharePoint, cum ar fi atunci când cheia primară nu este corelată cu coloana ID sau nu este un întreg.

Relația nu este mutată.

Începutul paginii

Avantajele conectării datelor între Access și SharePoint

După ce sunt create liste SharePoint legate, persoanele pot lucra cu listele fie pe site-ul SharePoint, fie în tabelele legate din Access. Puteți să introduceți datele utilizând un tabel sau un formular în Access sau editând lista de pe site-ul SharePoint. Următoarele instrucțiuni și sfaturi vă pot ajuta să beneficiați de listele legate între Access și SharePoint și să utilizați combinația dintre cele două.

Issue Tracking    Access are un șablon de urmărire a problemelor care interacționează direct cu lista urmărire probleme de pe un site SharePoint. Schemele sunt identice, iar soluția Access poate fi utilizată ca un front-end, de exemplu, cu formulare și interogări, împotriva datelor de pe un site SharePoint.

Regăsirea datelor din Coșul de reciclare    Puteți utiliza Coșul de reciclare de pe un site SharePoint pentru a vizualiza cu ușurință înregistrările șterse și a recupera informațiile care au fost șterse din greșeală.

Lansare rapidă    Pentru a vizualiza listele pe site-ul SharePoint, faceți clic pe Vizualizați tot conținutul site-ului în lansare rapidă. Este bine să reîmprospătați pagina din browserul web. Pentru a face listele să apară în lansare rapidă pe site-ul SharePoint, puteți să modificați setările de listă din site-ul SharePoint. Pentru mai multe informații, consultați Particularizarea navigării pe site-ul SharePoint.

Urmărirea istoricului modificărilor    În Access, puteți să setați proprietatea Adăugare a unui câmp text lung la Da, astfel încât Access să păstreze un istoric de modificări în acel câmp. În mod similar în SharePoint, puteți vizualiza Istoricul versiunilor unei coloane. De exemplu, puteți să recuperați o versiune anterioară a unei coloane sau să urmăriți când s-a produs modificarea. Dacă creați un link la o listă SharePoint cu Istoricul versiunilor activat, Access creează un câmp text lung cu proprietatea Adăugare setată la Da. Dacă mutați un tabel Access care are un câmp text lung cu proprietatea sa de Adăugare setată la Da, se creează o listă SharePoint cu Istoricul versiunilor.

Pentru a rezuma, Access poate vizualiza modificările istorice efectuate în SharePoint, iar SharePoint poate vizualiza modificările istorice efectuate în Access. Pentru mai multe informații, consultați crearea sau ștergerea unui câmp text lung și vizualizarea istoricului versiunii unui element sau a unui fișier într-o listă sau într-o bibliotecă.

Lucrați offline    Aveți posibilitatea să utilizați Access pentru a lucra offline cu date legate la liste SharePoint. Acest lucru poate fi util dacă trebuie să continuați lucrul atunci când SharePoint nu este disponibil. După ce SharePoint devine disponibil, puteți să sincronizați modificările și să rezolvați cu ușurință toate conflictele. Pentru mai multe informații, consultați lucrul offline cu tabele legate la listele SharePoint.

Abonarea la avertizări    Puteți să vă abonați la avertizări, astfel încât să știți când se fac modificări la elemente listă. Puteți primi avertizări din e-mail sau mesaje text (SMS). Pentru mai multe informații, consultați crearea unei avertizări pentru a fi notificat atunci când un fișier sau un folder se modifică în SharePoint.

Gestionarea permisiunilor de listă SharePoint    Este o idee bună să Verificați permisiunile SharePoint în listele legate, pentru a vă asigura că nu oferiți din greșeală acces la date confidențiale sau private. În SharePoint, puteți atribui niveluri diferite de permisiune și puteți permite selectiv sau refuza accesul anumitor utilizatori. Dacă trebuie să limitați accesul la doar câteva elemente sensibile dintr-o bază de date, puteți chiar să setați permisiuni pentru anumite elemente de listă de pe un site SharePoint. Pentru mai multe informații, consultați Particularizarea permisiunilor pentru o listă sau o bibliotecă SharePoint.

Editarea în masă    Uneori, trebuie să efectuați o mulțime de modificări pentru a enumera date, cum ar fi prinderea în sus a câmpurilor de stare, adăugarea multor comentarii și aducerea datelor actualizate. Aceasta se numește editare masivă și, de obicei, este mai eficient să utilizați Access pentru a face aceste modificări.

Distribuție raport    Dacă doriți să utilizați Access pentru a crea rapoarte din date listă legate, puteți să distribuiți în linii mari aceste rapoarte ca fișiere PDF, exportându-le într-o bibliotecă SharePoint. Această bibliotecă poate acționa eficient ca centru de raportare, deoarece fișierele PDF se deschid în Adobe Acrobat Reader pentru citirea ușoară, paginare și căutare. Este întotdeauna o idee bună să marcați în timp un raport, astfel încât utilizatorii să înțeleagă când au fost capturate datele.

Utilizarea SharePoint pentru a crea un tabel Access    Puteți crea un tabel Access bazat pe o listă SharePoint. Este posibil să găsiți această modalitate convenabilă și rapidă de a crea un tabel cu un scop și câmpuri similare în listele persoane de contact, activități, probleme și evenimente. Access va crea, de asemenea, un tabel UserInfo corespondent. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea "utilizați un site SharePoint pentru a crea un tabel" în crearea unui tabel și adăugarea câmpurilor.

Platforma Microsoft Power   Există mai multe modalități prin care puteți să atingeți funcționalitatea în Microsoft Power Platform utilizând o listă SharePoint legată în Access pentru a prezenta informații pe mai multe dispozitive:

Aplicații mobile    Puteți să lucrați cu date Access legate la liste SharePoint utilizând un dispozitiv mobil. Puteți să vizualizați elementele listei și să faceți o editare ușoară. Pentru mai multe informații, consultați Aplicația mobilă SharePoint pentru Android și aplicația mobilă SharePoint pentru iOS.

Începutul paginii

Publicarea unei baze de date utilizând Access Services

Important    Microsoft nu mai recomandă crearea și utilizarea aplicațiilor web Access în SharePoint. Ca alternativă, luați în considerare utilizarea Microsoft PowerApps pentru dezvoltarea soluțiilor de business fără cod pentru web și dispozitive mobile.

Când publicați o bază de date web, Access Services creează un site SharePoint care conține baza de date. Toate obiectele bazei de date și datele se mută în listele SharePoint din acel site.

Când publicați o bază de date, o mutați pe web. Aveți posibilitatea să creați formulare și rapoarte web care rulează într-o fereastră de browser și să creați obiecte Access standard (denumite uneori obiecte „client” pentru a le distinge de obiectele web). Trebuie să instalați Access pe computer pentru a utiliza obiectele Access de client, dar sunt partajate toate obiectele bazei de date din SharePoint.

Notă: Când aveți Access instalat pe computer, puteți să utilizați obiectele client dintr-o bază de date web, altfel, puteți să utilizați doar obiectele bazei de date web.

Access Services oferă o platformă pentru crearea bazelor de date care se pot utiliza pe web. Proiectați și publicați o bază de date web utilizând Access 2010 și SharePoint, urmând ca utilizatorii să folosească baza de date web într-un browser web.

Notă:  Veți avea nevoie de permisiuni de proiectant pe site-ul SharePoint în care doriți să publicați baza de date.

Formularele, rapoartele și macrocomenzile de interfață de utilizator rulează în browser.

Datele se stochează în liste SharePoint dacă utilizați o bază de date web: toate tabelele devin liste SharePoint, iar înregistrările devin elemente de listă și puteți să utilizați permisiunile SharePoint pentru a controla accesul la baza de date web.

Interogările și macrocomenzile de date rulate pe server: Procesarea SQL se produce pe server. Acest lucru vă permite să îmbunătățiți performanțele de rețea limitând traficul la setul de rezultate.

Începutul paginii

Consultați și

Exportul unui tabel sau a unei interogări către un site SharePoint

Moduri de partajare a unei baze de date desktop Access

Implementarea unei aplicații Access

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×