Implementarea gestionării înregistrărilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Puteți să gestionați înregistrările „în locație”, ceea ce înseamnă că păstrați un document în locația curentă pe un site sau stocați înregistrările într-o arhivă specifică, de exemplu, pe un site Centru de înregistrări.

Înainte de a vă implementarea gestionării înregistrărilor, se recomandă că creați pentru prima dată un plan de gestionare a înregistrărilor pentru organizația dvs. Pentru a vă ajuta să alegeți corect înregistrările sistem de gestionare pentru organizația dvs., consultați alegeți cum să stocați și să gestionați înregistrări.

Crearea și configurarea unui site Centru de înregistrări

Această secțiune oferă o prezentare generală a pașilor principali necesari pentru crearea și configurarea un site Centru de înregistrări. Faceți clic pe linkuri pentru a vedea instrucțiuni specifice pentru fiecare pas.

  1. Crearea site-ul centru de înregistrări utilizând șablonul de site-ul centru de înregistrări.

  2. Creați înregistrarea bibliotecilor sau listelor pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare pe care este specificat în planul de fișier (def: un plan de fișier descrie tipurile de documente sau elemente pe care o organizație recunoaște ca înregistrări de afaceri oficiale. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferenţiază un singur tip de înregistrare la alta).

  3. Adăugarea unui tip de conținut asociat la liste și biblioteci.

  4. Crearea și adăugarea coloanelor de site-ul tipurile de conținut relevante pentru conțin și a afișa metadate pentru fiecare tip de înregistrare pe care este specificat în planul de fișier.

  5. Adăugați o politică de gestionare a informațiilor la un conținut tastați pe site-ul centru de înregistrări.

  6. Configurați Organizator conținut să distribuie fiecare tip de conținut în locația corespunzătoare.

Începutul paginii

Crearea unui site Centru de înregistrări

Vă recomandăm să creați un centru de înregistrări ca o colecție de site de nivel superior, nu ca un subsite. Pentru a crea o colecție de site-ul, trebuie să fiți membru al grupului Farm administratorii SharePoint pe computerul care rulează site-ul web administrare centrală SharePoint.

În SharePoint Online, puteți crea un site centru de înregistrări la nivelul de sus, site-ul SharePoint. Faceți clic pe + Creare site, apoi începeți de la Pasul 4 de mai jos.

  1. Porniți SharePoint 2013 sau 2016 administrării centrale.

    • Pentru Windows Server 2008 R2:

      • Faceți clic pe Start, faceți clic pe Microsoft SharePoint 2013 produse sau Produsele Microsoft SharePoint 2013și apoi faceți clic pe Administrare centrală SharePoint 2013 sau Administrare centrală SharePoint 2016.

    • Pentru Windows Server 2012:

      • Pe ecranul Start , faceți clic pe Administrare centrală SharePoint 2013 sau Administrare centrală SharePoint 2016.

        Dacă Administrare centrală SharePoint 2013 sau Administrare centrală SharePoint 2016 nu se află pe ecranul Start :

      • Faceți clic dreapta pe Computer, faceți clic pe toate aplicațiileși apoi faceți clic pe Administrare centrală SharePoint 2013 sau Administrare centrală SharePoint 2016.

  2. Pe site-ul Administrare centrală, în secțiunea Gestionare aplicații , faceți clic pe Creare colecții de site-uri.

  3. Pe pagina Creați colecția de site-uri , în secțiunea Aplicații Web , dacă aplicația web în care doriți să creați colecția de site-ul nu este selectată, faceți clic pe săgeata în jos. În meniul Aplicații Web , faceți clic pe Modificare rețineriiși apoi faceți clic pe aplicație web în care doriți să creați colecția de site-uri.

  4. În secțiunea titlu și Descriere , tastați titlul și descrierea pentru colecția de site-uri.

  5. În secțiunea Adresă Web Site , selectați calea de utilizat pentru adresa URL (de exemplu, o căi includerea unui metacaracter, cum ar fi/site-uri/sau directorul rădăcină (/).

    Dacă selectați o cale de includere metacaractere, trebuie să tastați, de asemenea, numele site-ul de utilizat în URL-ul site-ul dvs.

  6. În secțiunea Selectare șablon , în lista Selectați experiența versiune , selectați versiunea de experiență SharePoint de șabloane pe care doriți să o utilizați.

    Selectați versiunea de experiență dacă doriți colecția de site-uri să căutați și să rulați cum ar fi o colecție de site-ul în SharePoint Server. O colecție de site-ul care utilizează o versiune anterioară de experiență rulează într-o versiune mai recentă de SharePoint, dar experiența utilizatorului interfața de utilizator și de colecție de site-ul va reflecta versiunea anterioară. O colecție de site-ul care pot fi actualizate în orice moment, cea mai recentă versiune experiență.

  7. În secțiunea Selectare șablon , selectați fila întreprindere , și apoi faceți clic pe Centru de înregistrări.

  8. În secțiunea Administrator principal al colecției de site-ul , tastați numele de utilizator (în formă domeniu/nume) pentru utilizatorul care va fi administratorul colecției de site-ul.

  9. În secțiunea Administrator secundar al colecției de site-ul , tastați numele de utilizator pentru administratorul secundar al colecției de site-uri. Desemnați un administrator de colecție de site-ul secundar este un exemplu de bună practică pentru a vă asigura că cineva să gestionați colecția de site-uri atunci când un administrator de colecție de site-ul principal nu este în prezent.

  10. Dacă utilizați cotelor de gestionare a spațiului de stocare pentru colecțiile de site-uri, în secțiunea Șablon de cotă , faceți clic pe un șablon în lista Selectați un șablon de cotă .

  11. Faceți clic pe OK.

Crearea bibliotecilor sau listelor pentru gestionarea înregistrărilor

Bibliotecile și listele sunt elemente importante în gestionarea înregistrărilor. Ele au rolul de cataloage de fișiere pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să-l depozitați și să-l gestionați. Asocierea tipurilor de conținut (explicate mai jos) la biblioteci și liste vă ajută să clasificați și mai bine înregistrările. Se recomandă să creați o bibliotecă sau o listă de documente pentru fiecare tip de conținut din planul de fișiere de înregistrat.

Adăugarea unui tip de conținut existent la o listă sau la o bibliotecă

Când adăugați un tip de conținut la o listă sau la o bibliotecă, faceți posibil ca acea listă sau bibliotecă să conțină elemente de acel tip. Când se remit înregistrări la Centrul de înregistrări, ele sunt distribuite în lista sau biblioteca relevantă pe baza tipului de conținut al documentului.

Începutul paginii

Crearea și adăugarea coloanelor de site la liste, biblioteci sau tipuri de conținut

Coloanele ajută la gruparea, împărțirea pe categorii și urmărirea înregistrărilor sau a altor elemente. O coloană de site definește un element de metadate care poate fi asociat cu un tip de conținut, o listă sau o bibliotecă. De exemplu, poate doriți să adăugați coloane de site pentru a defini „autorul” sau “data încheierii”. Adăugați o coloană de site la un tip de conținut de înregistrări fie pentru a stoca un element de metadate remis împreună cu o înregistrare, fie pentru a adăuga metadate pentru a ajuta la gestionarea înregistrării.

Crearea unei coloane de site

  1. Pe site-ul centru de înregistrări, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub Galerii Designer Web, faceți clic pe coloane de Site.

  3. În pagina Coloane site, faceți clic pe Creare.

  4. În pagina Coloană de site nouă, în secțiunea Nume și tip, în caseta Nume coloană, tastați numele dorit.

  5. Selectați tipul de informații pe care doriți să-l stocați în coloană, ca de exemplu, monedă, dată și oră sau text.

  6. În secțiunea Grup, selectați grupul existent în care să stocați coloana nouă de site sau selectați Grup nou pentru a crea un grup nou pentru stocarea coloanei. Grupurile oferă o modalitate de organizare a coloanelor și ușurează găsirea acestora.

În secțiunea Setări suplimentare pentru coloană, selectați setările de coloană suplimentare dorite. Opțiunile disponibile în această secțiune diferă în funcție de tipul de coloană selectat în secțiunea Nume și tip. De exemplu, dacă tipul de informații de stocat într-o coloană este Alegere, aveți posibilitatea să definiți alegerile de enumerat în secțiunea Setări suplimentare pentru coloană.

  1. Faceți clic pe OK.

Adăugarea unei coloane de site la un tip de conținut pentru înregistrări

  1. Din pagina de pornire a site-ul centru de înregistrări, faceți clic pe Setări și apoi faceți clic pe Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. În secțiunea Galerii Designer Web , faceți clic pe tipuri de conținut de Site.

  3. În pagina Tipuri de conținut de site, faceți clic pe tipul de conținut de site pe care doriți să-l configurați.

  4. După ce ați selectat un tip de conținut de site din site-ul părinte sau ați creat un tip de conținut nou de site, în pagina cu tipul de conținut de site selectat, în secțiunea Coloane, faceți clic pe Adăugare din coloanele existente ale site-ului.

  5. În pagina Adăugare coloane la tip de conținut, în secțiunea Selectare coloane, selectați grupul după care doriți să filtrați din lista Selectare coloane din.

  6. Selectați coloana pe care doriți să adăugați din lista coloane disponibile și apoi faceți clic pe Adăugare.

  7. În secțiunea Actualizare tipuri de listă și conținut de site-uri, specificați dacă conținutul de pe site-ul-fiu care moștenește de la acest tip de conținut de site se va actualiza cu modificările dvs.

  8. După ce terminați de adăugat coloanele dorite, faceți clic pe OK.

Notă :  Dacă tipul de conținut pe care doriți să-l selectați nu apare ca link (este estompat) în această pagină, atunci tipul de conținut aparține unui site părinte al site-ului Centru de înregistrări și, de aceea, trebuie să fie selectat și configurat din site-ul părinte. Aveți posibilitatea să faceți acest lucru făcând clic pe linkul de sub coloana Sursă de lângă tipul de conținut de site estompat, sub coloana Tip de conținut site.

Începutul paginii

Crearea politicilor de gestionare a informațiilor pentru înregistrări

O politică de gestionare a informațiilor este un set de reguli pentru un tip de conținut. Politicile de gestionare a informațiilor permit organizațiilor să controleze și să urmărească lucruri cum ar fi perioada de timp în care este reținut un conținut sau acțiunile pe care utilizatorii au voie să le efectueze în acel conținut.

Notă : Trebuie să fiți membru al grupului Proprietari al site-ului Centru de înregistrări pentru a efectua această activitate.

Adăugarea unei politici de gestionare a informațiilor la un tip de conținut

Notă : Nu puteți specifica o politică de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut de bază. Tipuri de conținut de bază al sunt instalate atunci când este creată o colecție de site-ul. Trebuie să creați un tip de conținut care provine de la un tip de conținut de bază și aplicați o politică de gestionare a informațiilor la tipul de conținut derivate.

  1. Pe site-ul, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, în secțiunea Galerii Designer Web , faceți clic pe tipuri de conținut de Site.

  3. În pagina Tipuri de conținut de site, faceți clic pe tipul de conținut la care doriți să adăugați o politică de gestionare a informațiilor.

  4. În pagina Tip de conținut, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  5. În pagina Editare politică, tastați o descriere pentru politică, apoi scrieți o declarație scurtă de politică pentru a explica utilizatorilor scopul politicii. O declarație de politică poate avea până la 512 caractere.

  6. În continuare, trebuie să adăugați unul sau mai multe caracteristici de politică de la politică de gestionare a informațiilor. Așa cum vă activarea caracteristicilor, se va afișa setări suplimentare.

Adăugarea caracteristicilor de politici la politica de gestionare a informațiilor

Caracteristicile de politică la care se pot politici de informații sunt etichete, auditări, expirări și coduri de bare.

Adăugarea unei caracteristici de politică de retenție la un de gestionare a informațiilor politică

  1. În pagina Editare politică, bifați caseta de selectare Activare retenție.

  2. Faceți clic pe Adăugarea etapă de retenție și selectați una dintre următoarele opțiuni pentru perioada de retenție, pentru a specifica expirarea documentelor: pentru a specifica data de expirare pe baza unei proprietăți de date, selectați Această etapă se bazează pe o proprietate dată din elementul, apoi selectați acțiunea (Creat sau Modificat) și perioada de timp (zile, luni sau ani).

  3. Tastați o valoare în casetă între liste pentru a specifica perioada de timp.

  4. Selectați acțiunea care se va produce când expiră documentul.

  5. Dacă doriți să se repete acțiunea selectată, bifați caseta de selectare în secțiunea Repetare și selectați perioada de repetare.

  6. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Adăugarea unei caracteristici de politică de auditare la o politică de gestionare a informațiilor

  1. Pe pagina Editare politică, în secțiunea Audit, selectați Activare auditare, apoi bifați casetele de selectare din dreptul evenimentelor pentru care doriți să mențineți auditări.

  2. Faceți clic pe OK.

    Notă : Pentru a vizualiza jurnalele de auditări, în pagina cu setări a colecției de site-uri, faceți clic pe Rapoarte Jurnal de audit, apoi selectați raportul de vizualizat.

Adăugarea unei caracteristici de politică de cod de bare la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, în secțiunea Coduri de bare, selectați Activare coduri de bare.

  2. Bifați caseta de selectare Se solicită utilizatorilor introducerea unui cod de bare dacă doriți ca aplicațiile client Office să solicite utilizatorilor să introducă un cod de bare în documentele lor.

Adăugarea unei caracteristici de politică de etichete la o politică de gestionare a informațiilor

  1. În pagina Editare politică, în secțiunea Etichete, bifați caseta de selectare Activare etichete.

  2. Pentru a solicita utilizatorilor să introducă o etichetă înainte să salveze sau să imprime un document, selectați Se solicită utilizatorilor introducerea unei etichete înainte de salvare sau imprimare.

  3. Pentru a împiedica modificarea etichetelor după adăugarea acestora, selectați Se împiedică modificări în etichete după ce acestea au fost adăugate.

  4. În caseta Format etichetă, tastați textul care doriți să apară în etichetă. Aveți posibilitatea să utilizați orice combinație de text fixat sau de proprietăți de document, cu excepția proprietăților predefinite sau calculate, cum ar fi identificator unic (GUID) sau Creat de. Pentru a începe o linie nouă, utilizați secvența de caractere \n.

  5. Selectați un font, o dimensiune de font și alinierea textului de etichetă.

  6. Tastați o înălțime pentru etichetă în inchi în caseta Înălțime și o lățime în inchi pentru etichetă în caseta Lățime.

  7. Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a vizualiza modificările.

  8. Faceți clic pe OK.

Configurarea gestionării înregistrărilor în locație

Când utilizați Centrul de înregistrări, lucrați într-un depozit blocat și puteți să utilizați o operațiune Trimitere la pentru a aduce înregistrările în acel depozit. Totuși, orice site activat pentru gestionarea înregistrărilor în locație poate fi configurat ca sistem de gestionare a înregistrărilor. În acest tip de sistem, spre deosebire de Centrul de înregistrări, puteți să stocați înregistrări împreună cu documente active, într-un spațiu de colaborare. Printre beneficiile suplimentare ale utilizării unui sistem de gestionare a înregistrărilor în locație se numără:

  • Înregistrările pot exista și pot fi gestionate în mai multe site-uri.

  • Dacă este activat controlul versiunilor, întreținerea versiunilor unei înregistrări se produce automat.

  • Căutarea eDiscovery poate fi executată pentru înregistrări și documente active în același timp.

  • Există un control mai mare asupra definiției unei înregistrări în organizația dvs. și asupra persoanelor care pot crea o înregistrare.

Există trei etape importante pentru configurarea gestionării de documente în locație:

  1. Activarea gestionării înregistrărilor în locație la nivel de colecție de site-ul.

  2. Configurarea setărilor de declarare de înregistrări la nivel de colecție de site-ul.

  3. Configurarea setărilor de declarare de înregistrări la nivel de listă sau bibliotecă.

    Notă : Trebuie să fiți participant la o listă sau administrator pentru a declara manual elemente ca fiind înregistrări.

Începutul paginii

Activarea gestionării înregistrărilor în locație la nivel de colecție de site-uri

Primul pas în configurarea ca sistem de gestionare a înregistrărilor în locație este de a activa caracteristica la nivel de colecție de site-uri. Activarea caracteristicii activează comanda Declarare/Anulare declarare înregistrare în panglică.

Notă : Trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri pentru a efectua această activitate.

  1. În site-ul de nivel, faceți clic pe Setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.

  3. Lângă Gestionare înregistrări în locație, faceți clic pe Activare.

Configurarea setărilor de declarare de înregistrări la nivel de colecție de site-uri

  1. În site-ul de nivel, faceți clic pe Setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Setări declarație înregistrare.

  3. În pagina Setări declarație înregistrare, dacă doriți să plasați o restricție privind acțiunile care pot fi efectuate cu elementele care sunt declarate ca înregistrări, selectați una dintre opțiunile din secțiunea Restricții înregistrare.

  4. În secțiunea Disponibilitate declarare înregistrare , alegeți sau nu adăugarea manuală de înregistrări ar trebui să fie disponibile în liste și biblioteci în mod implicit. Dacă alegeți nu este disponibilă în toate locațiile implicitopțiune, înregistrările doar să fie declarate sau printr-o politică de flux de lucru.

  5. În secțiunea Roluri declarare, selectați rolurile care pot declara sau anula declararea în mod manual pentru înregistrări.

  6. Selectați OK.

Configurarea setărilor de declarare de înregistrări la nivel de bibliotecă sau listă

Aveți posibilitatea să dețineți un control mai mare asupra locațiilor în care pot fi declarate elementele ca înregistrări pentru o listă sau o bibliotecă. Când configurați o listă sau o bibliotecă pentru declararea de înregistrări, aveți posibilitatea să stabiliți ca elementele să fie declarate automat ca înregistrări când sunt adăugate la listă sau bibliotecă.

  1. Din lista sau biblioteca unde doriți să configurați setările de declarare de înregistrări, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă din Panglică și apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau Setări listă.

    În SharePoint Online, faceți clic pe setări Butonul Setări Office 365 și apoi faceți clic pe Setări listă sau Setări bibliotecă.

  2. Sub pagina Biblioteca de documente/Setări listă, sub Permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări declarație înregistrare.

  3. În secțiunea Disponibilitate declarare înregistrare în mod manual, selectați:

  4. Dacă doriți ca lista sau biblioteca să utilizeze setările de declarare de înregistrări implicite utilizate de colecția de site-uri,

  5. dacă utilizatorii au mereu permisiunea să declare în mod manual elemente ca înregistrări pentru listă sau bibliotecă, sau

  6. dacă utilizatorii nu pot niciodată să declare înregistrări în mod manual în listă sau în bibliotecă.

  7. În secțiunea Declararea automată, bifați caseta de selectare dacă doriți ca toate elementele care sunt adăugate la listă sau bibliotecă să fie declarate automat ca înregistrări.

  8. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×