Ghid pentru crearea și configurarea bibliotecile SharePoint

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

O bibliotecă este un loc pe un site în cazul în care membrii echipei să poată lucra împreună pentru a crea, actualizarea și gestionarea fișierelor. Cea mai bună metodă pentru a configura o bibliotecă depinde de cum vor fi utilizate biblioteca și cât de multe persoane va fi îl utilizați.

Necesită doar câțiva pași pentru a configura o bibliotecă de bază pentru a gestiona unele documente de echipă. Dacă Organizația are un proces definit pentru dezvoltarea documentele sale sau mai multe persoane lucra la același document, luați în considerare explorarea mai complexe document gestionare caracteristici, cum ar fi tipuri de conținut și fluxuri de lucru.

Acest ghid este conceput pentru persoanele care sunt crearea și configurarea bibliotecilor pentru un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 , dar care nu sunt profesioniștilor IT. Dacă sunteți specialist IT, TechNet poate fi mai bine nevoilor dvs.

Concepte și planificare

Dacă organizația dvs., funcționează pe un număr mare de documente, doriți să dezvoltați o strategie de organizarea și gestionarea documentelor înainte de a persoanele începe să adăugați conținut. De exemplu, puteți utiliza coloane și vizualizări pentru a limita numărul de documente care sunt afișate în același timp.

Biblioteci, de asemenea, poate fi o cheie parte a unui proces de gestionare document, cu instrumente pentru a furniza consistență, gestionarea volume mari de conținut și controla fluxul de lucru de dezvoltare conținut.

Despre biblioteci

Organizație poate avea mai multe biblioteci pe un site SharePoint, cum ar fi unul sau mai multe biblioteci pentru documente de echipă, o bibliotecă de pagini Web, o bibliotecă de diapozitive pentru prezentări și o bibliotecă de imagini pentru fotografii și alte imagini.

Concept

Descriere

Introducere în biblioteci

Citiți despre avantajele, tipuri și caracteristicile de biblioteci.

Organizarea fișierelor dintr-o bibliotecă

Aflați strategii pentru organizarea fișierelor în biblioteci înainte de a crea în biblioteci.

Ghid pentru instruire bibliotecă de documente SharePoint

Vizualizați un ghid de cinci cursuri diferite în bibliotecile de documente.

Cum să organizați și să gestionați fișiere de planificare

Bibliotecile SharePoint au mai multe caracteristici pentru a vă ajuta echipa să gestionați și să organizați documentele sale. Unele de planificare vă poate ajuta să configurați structura cea mai potrivită pentru organizația dvs.

Modul care vă organizați fișierele într-o bibliotecă depinde cerințelor de grup și cum preferați să stocați și să caute pentru informațiile dvs. Vizualizări și foldere vă poate ajuta echipa să rămână organizată.

Extragerea este un instrument care permite membrii echipei pentru a lucra exclusiv fișierele și a evita conflictele de fișier. Echipa dvs., de asemenea, poate doriți să o utilizați control versiuni, în care este creat un Istoricul versiunilor de fișiere. Controlul versiunilor durează mai mult spațiu de server, dar permite ca echipa să restaurați versiuni anterioare de fișiere în cazul în care se face o greșeală.

De exemplu, organizația dvs. puteți utiliza document extragerea și controlul versiunilor pentru a gestiona modul în care funcționează persoane fișiere. Pentru a lucra exclusiv pe un fișier, o persoană îl arhivează pentru ca nimeni altcineva să suprascrieți din greșeală modificările. Controlul versiunilor, echipa să urmăriți un istoric versiune și puteți restaura o versiune anterioară, dacă o persoană face o greșeală.

Concept

Descriere

Cum funcționează controlul versiunilor într-o listă sau o bibliotecă

Aflați despre controlul versiunilor, care vă permite să urmăriți un istoric versiuni și vizualizarea și restaurați versiuni anterioare ale unui document.

Organizarea fișierelor dintr-o bibliotecă

Citiți despre diferitele moduri în care organizați fișierele într-o bibliotecă. Este bine să planificați structura de bibliotecă înainte de a crea și configurați-l.

Plan pentru oferirea utilizatorilor acces la site-uri și conținutul site-ului

Vedeți o prezentare generală a gestionarea accesului la site-uri și conținutul site-ului, inclusiv dacă moștenire permisiuni în subsite-uri sau aplicați permisiuni unice.

Dacă doriți să utilizați gestionarea documentelor complexe evaluarea

Atunci când organizațiile nu aveți orice tip de sistem de gestionare document formale, conținut adesea este creat și salvat într-un mod negestionat și descentralizată în partajări de fișiere dispersate și individuale hard disk-uri. Acest lucru face greu pentru angajați pentru a găsi, a partaja și a colabora în mod eficient la conținut. Acest lucru, de asemenea, este dificil pentru organizațiile să utilizeze informații importante de afaceri și datele din conținut.

Office SharePoint Server 2007 acceptă nevoile Organizației document management, furnizând un set larg de document capacitățile de gestionare a care vă permit să procedați astfel:

  • Stoca, organiza și găsi documente.

  • Asigurați-vă consistență de documente.

  • Gestionarea metadatelor pentru documente.

  • Ajutor protejați documentele de acces neautorizat sau utilizați.

  • Asigurați-vă procesele de afaceri consistent (fluxuri de lucru) pentru modul în care sunt gestionate documentele.

Concept

Descriere

Introducere în gestionarea documentelor

Aflați modalități diferite că puteți utiliza gestionarea documentelor pentru a gestiona conținutul și procesele din organizația dvs.

Introducere în fluxul de lucru SharePoint

Citiți despre fluxurile de lucru și cum le permit persoanelor să implementeze procesele de afaceri, cum ar fi gestionarea activităților și colaborarea, la documente și elemente de listă.

Introducere în tipurile de conținut

Aflați cum conținut tipuri de activare organizațiilor să gestioneze metadate, șabloane și comportamente de elemente și documente în mod unitar. Tipuri de conținut sunt definite la nivel de site și utilizate în liste și biblioteci.

Gestionarea bibliotecilor mari

Bibliotecile SharePoint sunt proiectate să gestionați o capacitate mare de fișiere, până la 5 milioane total, dacă utilizați foldere pentru organizație, dar există strategii ar trebui să utilizați pentru a maximiza de performanță.

Pentru clienți tipice scenarii în care se utilizează interfața cu utilizatorul bazate pe browser SharePoint Server 2007 standard, recomandarea este că o singură listă ar trebui să aibă mai mult de 2.000 de elemente pentru fiecare listă container. Un container în acest caz înseamnă rădăcină din listă, cât și orice foldere din listă. Un folder este un container, deoarece alte elemente de listă sunt stocate într-o.

De exemplu, firmei AdventureWorks utilizează folderele pentru diferite tipuri de documente, cum ar fi manuale sau liste preț, din biblioteca sa. Vizualizări și indexarea pot fi utilizate pentru a îmbunătăți performanța și experiența utilizatorului pe web. Articolele următoare vă vor ajuta să planificați strategia pentru liste și biblioteci mari.

Concept

Descriere

Plan de stocare conținut enterprise

Obțineți instrucțiuni despre configurarea și gestionarea bibliotecilor cu un număr mare de fișiere.

Gestionarea unui număr mare de fișiere, utilizând un centru de documente

Citiți despre avantajele, tipuri și caracteristicile de centru de documente.

Gestionarea listelor și bibliotecilor cu multe elemente

Aflați capacitatea recomandări, inclusiv cum să optimizați performanța listă prin limite pentru numărul de elemente care apar și alegând metoda cea mai potrivită de recuperare a conținutului.

Crearea și configurarea biblioteci

Pentru a crea o bibliotecă, trebuie să fiți membru al grupului proprietari sitename sau aveți permisiune specifice pentru a proiecta un site sau creați liste și biblioteci. Puteți aplica unele setări ca creați biblioteci, aveți posibilitatea să aplicați setări suplimentare pentru o versiune mai recentă din meniul setări din bibliotecă.

Crearea de biblioteci

Activitate

Descriere

Crearea unei biblioteci

Aflați cum să creați o bibliotecă pentru a crea, colecta, actualizarea și gestionarea fișierele cu membrii echipei.

Creați o bibliotecă de formulare

Aflați cum să creați o bibliotecă în mod specific pentru forme, cum ar fi rapoarte de cheltuieli.

Configurarea biblioteci

Activitate

Descriere

Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut

Utilizarea fluxurilor de lucru implicit sau particularizarea și configurarea proprii pentru gestionarea documentelor și a proceselor de afaceri.

Activarea și configurarea controlului versiunilor pentru o listă sau bibliotecă

Activarea unei biblioteci de urmărirea versiunilor într-o versiune istorie și restaurați versiuni anterioare.

Crearea sau modificarea unei vizualizări

Creați vizualizări pentru a permite persoane să vadă elementele care sunt cele mai importante sau relevante pentru ei.

Solicitarea verificării la ieșire a fișierelor într-o bibliotecă

Aflați cum pot necesita tuturor utilizatorilor să extrageți fișiere înainte de a lucra la acestea, dacă doriți să configurați solicitarea. Extragere care necesită mai multe persoane împiedică efectuarea de modificări în același timp, care poate crea conflicte modificările și duce la confuzie.

Modificarea tipului de conținut pentru o listă sau bibliotecă

Aflați cum să configurați un tip de conținut și adăugarea acesteia pentru o bibliotecă.

Configurarea unui șablon pentru o bibliotecă

Aflați cum să adăugați un șablon într-o bibliotecă, dacă nu utilizați tipuri de conținut.

Asigurarea accesului la bibliotecile

Aveți posibilitatea să particularizați o listă sau o bibliotecă dintr-un site pentru a lărgi sau a limita care utilizatorii pot accesa lista sau biblioteca și ce puteți face utilizatorii la conținut de listă sau bibliotecă.

În mod implicit, o listă sau bibliotecă moștenește permisiunile de site-ul este activată. Site-ul de o listă sau bibliotecă pe este denumită site-ul părinte. Modificările la permisiuni la site-ul părinte se aplică la toate liste, biblioteci și alte tipuri de conținut care moștenesc permisiuni de la acest părinte.

Puteți opri permisiunile moștenite de la un site SharePoint părinte și creați permisiuni unice pentru o listă sau bibliotecă. De exemplu, poate doriți să aveți permisiuni unice pentru o listă care conține înregistrările angajat sau un produs document care nu este ultimul de planificare. De asemenea, puteți lărgi sau limitați accesul la anumite foldere și elemente de listă, cum ar fi salarii sau personalul de informații.

Concept

Descriere

Particularizarea accesul unui utilizator la o listă sau bibliotecă

Aflați despre particularizarea accesul unui utilizator la biblioteci într-un flux pas cu pas, sau pentru a afla procedurile individuale detaliate pentru mai multe personalizări.

Particularizarea accesul unui utilizator la foldere, elemente de listă și fișierelor din bibliotecă

Citiți despre cum să extindă sau limitați accesul la anumite fișiere sau foldere, dacă organizația dvs., trebuie să particularizați accesul la conținut specific.

Plan pentru oferirea utilizatorilor acces la site-uri și conținutul site-ului

Vedeți o prezentare generală a gestionarea accesului la site-uri și conținutul site-ului, inclusiv dacă moștenire permisiuni în subsite-uri sau aplicați permisiuni unice.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×