Ghid esenţial de prezenţă

Acest document este Ghidul esenţial de prezenţă. Conţine informaţii elementare necesare pentru a înţelege conceptul de prezenţă, cum funcţionează şi cum se poate utiliza pentru a lua legătura cu alte persoane, a permite altora să vă contacteze şi a controla întreruperile pentru a deveni mai productiv.

În acest termen

Prezentare generală prezenţă

Cele mai importante cinci modalităţi în care prezenţa vă poate fi utilă

Ce înseamnă butoanele de prezenţă?

Care este setul complet de atribute de prezenţă care descriu o persoană de contact?

Cum se modifică manual informaţiile de prezenţă

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de calendarul Outlook

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de activitatea dvs.

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de inactivitatea dvs.

Cum se controlează informaţiile de prezenţă pentru a le face vizibile anumitor persoane, nu şi altora

Cum văd alţii informaţiile dvs. de prezenţă în funcţie de nivelurile de acces

Prezentare generală prezenţă

Prezenţa unei persoane este determinată de o colecţie e atribute care descriu starea şi activitatea persoanei, locul în care se află, disponibilitatea de a comunica şi informaţii de contact. Informaţiile de prezenţă vă ajută să luaţi legătura cu alţii şi îi ajută pe ceilalţi să vă contacteze.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator oferă un set complet de atribute de prezenţă pe care aveţi posibilitatea să le particularizaţi şi să le puneţi la dispoziţia celorlalte persoane de contact pentru a le ajută să comunice cu dvs. Unele atribute de prezenţă pe care aveţi posibilitatea să le setaţi includ: starea de prezenţă, locaţia, nota personală şi numărul de telefon mobil.

Atributele de prezență includ starea, locația, note și numărul de telefon mobil. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Informaţiile de prezenţă oferă context legat de o persoană de contact şi vă ajută să stabiliţi cea mai bună metodă de comunicare cu persoana respectivă. De exemplu, să presupunem că trebuie să discutaţi cu un coleg despre o ofertă. Îi verificaţi starea în Lista de persoane de contact şi constataţi că persoana este disponibilă. Aţi putea să mergeţi să discutaţi cu ea direct, dar observaţi că indicatorul de locaţie şi nota personală indică faptul că persoana lucrează acasă, de aceea decideţi să-i trimiteţi un mesaj instant.

Communicator afişează o varietate de informaţii despre fiecare persoană de contact, pentru ca dvs. să vedeţi situaţia acestora – dacă sunt disponibile; participă la o întâlnire; se eliberează într-o oră; lucrează acasă – şi să decideţi în funcţie de situaţie care este cea mai bună modalitate de a lua legătura cu persoana de contact. De exemplu, dacă persoana de contact participă la o întâlnire şi aveţi ceva important de discutat, aveţi posibilitatea să-i trimiteţi un mesaj instant.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Începutul paginii

Cele mai importante cinci modalităţi în care prezenţa vă poate fi utilă

  • Aveţi posibilitatea să determinaţi dacă o persoană de contact este disponibilă, astfel încât să vă răspundă pe loc.

  • Aveţi posibilitatea să determinaţi starea persoanei (Disponibil, Ocupat sau Plecat) pentru a putea stabili cea mai bună metodă de comunicare.

  • Aveţi posibilitatea să găsiţi rapid informaţii de contact suplimentare, cum ar fi numărul de telefon mobil sau un alt număr de telefon.

  • Aveţi posibilitatea să vizualizaţi informaţiile liber-ocupat ale persoanei de contact pentru a afla când este disponibilă.

  • Aveţi posibilitatea să vă setaţi starea la Nu deranjaţi pentru a controla întreruperile şi a lucra mai bine.

Începutul paginii

Ce înseamnă butoanele de prezenţă?

Fiecare persoană de contact are un buton de prezenţă care reflectă starea acesteia. Culoarea butonului de prezenţă al persoanei se modifică în funcţie de mai mulţi factori, conform descrierii din următorul tabel.

Buton de prezenţă

Text de stare

Descriere

Available

Disponibil

Persoana de contact este online şi poate participa la conversaţii. Această stare poate fi setată manual de către utilizator.

Busy

Ocupat
La telefon
Conferinţă
Întâlnire

Persoana este disponibilă, dar este implicată în alte activităţi. Activităţile sunt:

  • La telefon    Persoana de contact desfăşoară o conversaţie telefonică, prin voce sau video.

  • Conferinţă     Persoana de contact desfăşoară o conversaţie cu mai mulţi participanţi, prin telefon, voce sau video.

  • Întâlnire      Conform calendarului Office Outlook, persoana de contact este la o întâlnire planificată.


Acest nivel de prezenţă poate fi setat manual de către utilizator.

Do not disturb

Nu deranjaţi

Vedeţi această stare a persoanei de contact dacă v-a atribuit un nivel de acces diferit de nivelul Echipă şi sunt îndeplinite următoarele condiţii:

  • Persoana de contact şi-a setat manual starea de prezenţă la Nu deranjaţi.

Urgent interruptions only

Numai întreruperi urgente

Vedeţi această stare a persoanei de contact dacă v-a atribuit nivelul de acces Echipă şi sunt îndeplinite următoarele condiţii:

  • Persoana de contact şi-a setat manual starea de prezenţă la Nu deranjaţi.

Away

Plecat
Absent de la birou

Persoana de contact este probabil plecată. Această stare se afişează din următoarele motive:

  • Computerul persoanei de contact a fost inactiv o perioadă mai lungă decât cea stabilită prin setarea de timp de inactivitate – valoarea implicită este de 15 minute.

    Notă : În mod implicit, tranziţia de la starea Disponibil la Inactiv apare după cinci minute. Apoi, după încă 15 minute, starea se schimbă în Plecat, în cazul în care computerul este în continuare inactiv.

  • Calendarul Office Outlook al persoanei sau Asistentul Absent de la birou indică faptul că persoana nu se află la birou.

  • Persoana de contact este temporar indisponibilă. În momentul în care se detectează activitate pe computerul persoanei de contact, Communicator 2007 resetează automat starea de prezenţă la valoarea corespunzătoare.

  • Persoana de contact şi-a setat manual starea la Plecat.

Inactive

Inactiv

Este posibil ca persoana de contact să fie disponibilă, dar computerul a fost inactiv o perioadă mai lungă decât cea stabilită prin setarea de timp de inactivitate – valoarea implicită este de cinci minute. În această stare, persoana de contact este online şi trece dintr-o stare Disponibil, lucru indicat de butonul jumătate galben-jumătate verde. Această stare este setată de Communicator.

Busy Inactive

Ocupat (Inactiv)

Această persoană de contact participă la o întâlnire sau are planificată o întâlnire (conform calendarului Outlook), dar computerul a fost inactiv o perioadă mai lungă decât cea stabilită prin setarea de timp de inactivitate – valoarea implicită este de 5 minute. Această stare este setată de Communicator.

Offline

Offline

Persoana de contact nu este disponibilă. Această stare se afişează din următoarele motive:

  • Persoana de contact şi-a setat manual starea de prezenţă la Apariţie offline. (Apariţie offline nu este disponibilă în mod implicit. Administratorul de sistem trebuie să activeze această opţiune pentru o organizaţie, utilizând politica de grup: EnableAppearOffline.)

  • Communicator nu se execută pe computerul persoanei de contact sau persoana de contact nu este conectată.

  • Persoana de contact v-a blocat permisiunea de a-i vizualiza starea de prezenţă.

Presence unknown

Prezenţă necunoscută

Communicator nu determină starea persoanei de contact. Această stare se afişează de obicei din cauză că starea de prezenţă a persoanei de contact este stocată pe un alt computer, cum ar fi unul aparţinând unei organizaţii care nu este partener extern.

Blocked

Blocat

Acest buton se afişează în Lista de persoane de contact lângă numele persoanei de contact blocate. Persoanei blocate i se va afişa că sunteţi offline.

Începutul paginii

Care este setul complet de atribute de prezenţă care descriu o persoană de contact?

Informaţiile de prezenţă includ un set diversificat de atribute care descriu disponibilitatea, activitatea, informaţiile de contact, programul, locaţia şi notele (Nota personală şi Nota Absent de la birou) persoanei de contact. Tabelul următor conţine lista completă a atributelor de prezenţă din Communicator. Partea din stânga a tabelului conţine atributele de informaţii de prezenţă, iar în partea din dreapta se arată dacă atributul respectiv este disponibil unui anumit nivel de acces (detalii mai târziu, în acest termen de ajutor).

Informaţii de prezenţă

Blocare

Public

Firmă

Echipă

Personal

Prezenţă offline

Prezenţă

Nume afişat

Adresă de poştă electronică

Titlu*

Telefon birou*

Telefon mobil*

Telefon acasă*

Alt telefon

Firmă *

Birou*

Adresă serviciu*

Site Sharepoint *

Locaţie întâlnire

Subiect întâlnire

Liber/ocupat

Ore de lucru

Locaţie punct final

Note (Notă Absent de la birou)

Note (Personal)

Ultima activitate la

Notă : *Dacă aceste atribute sunt definite în Microsoft Active Directory, atunci sunt vizibile pentru toate persoanele de contact din firmă, indiferent de nivelul de acces al acestora. De asemenea sunt vizibile pentru persoanele de contact externe, în funcţie de nivelul de acces atribuit. Acestea nu sunt vizibile pentru persoanele de contact de mesaje instant.

Începutul paginii

Cum se modifică manual informaţiile de prezenţă

Communicator oferă un set de atribute de prezenţă pe care le puteţi modifica manual. De exemplu, aveţi posibilitatea să editaţi şi să publicaţi numere de telefon pentru a le partaja cu alţii, aveţi posibilitatea să introduceţi o notă personală dacă în ziua respectivă participaţi la un curs. De asemenea, dacă aveţi de respectat un termen important, aveţi posibilitatea să modificaţi starea de prezenţă în Nu deranjaţi pentru a controla întreruperile.

Modificarea stării de prezenţă

  • Faceţi clic pe propriul buton de prezenţă şi selectaţi starea din meniul vertical.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Editarea sau adăugarea numărului de telefon mobil sau a unui alt număr de telefon

  1. Faceţi clic pe butonul Meniu, indicaţi Instrumente, apoi faceţi clic pe Opţiuni.

  2. Faceţi clic pe fila Telefoane, apoi faceţi clic pe butonul Telefon corespunzător numărului pe care doriţi să-l adăugaţi.

  3. După ce adăugaţi un număr de telefon, faceţi clic pe Publicarea acestui număr de telefon. După ce adăugaţi numerele de telefon, setaţi nivelurile de acces ale persoanelor de contact cu care doriţi să partajaţi numerele. Consultaţi „Cum se controlează informaţiile de prezenţă pentru a le face vizibile anumitor persoane, nu şi altora”, mai târziu în acest termen de ajutor.

Crearea unei note personale

  • Faceţi clic în interiorul casetei Tastare notă, apoi introduceţi o notă. Când aţi terminat de scris nota, faceţi clic în afara casetei.

    Nota personală va fi vizibilă tuturor persoanelor de contact cu nivelurile de acces Firmă, Echipă sau Personal.

Adăugarea unei note Absent de la birou

  • În Office Outlook, faceţi clic pe Instrumente, apoi faceţi clic pe Asistentul Absent de la birou.

  • Selectaţi opţiunea Absent de la birou, tastaţi mesajul Absent de la birou, apoi faceţi clic pe OK.

Notă : Nota Absent de la birou va înlocui orice Notă personală introdusă anterior, dar nota Absent de la birou nu va fi actualizată înainte de a vă deconecta şi a vă reconecta la Communicator. După această operaţie, este posibil să dureze chiar şi 30 de minute până se ce nota se propagă în sistemul de Prezenţă. În plus, trebuie să executaţi aplicaţia client Communicator pe un dispozitiv care se conectează la serverul Exchange pentru ca această informaţie să se propage.

Afişarea propriei locaţii

Communicator vă permite să vă afişaţi locaţia în cadrul informaţiilor de prezenţă. Aveţi posibilitatea să specificaţi locaţia curentă ca Acasă sau Birou sau să creaţi o locaţie particularizată.

  • Faceţi clic pe butonul Prezenţă, indicaţi Locaţie actuală, apoi selectaţi o locaţie sau faceţi clic pe Creare locaţie particularizată.

Informaţiile de locaţie sunt vizibile doar persoanelor de contact cărora le atribuiţi nivelurile de acces Echipă sau Personal. Consultaţi secţiunea Cum văd alţii informaţiile dvs. de prezenţă în funcţie de nivelurile de acces mai târziu în acest termen pentru informaţii suplimentare despre atribuirea nivelurilor de acces persoanelor de contact.

Începutul paginii

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de calendarul Outlook

În mod implicit, starea de prezenţă este legată de calendarul Outlook. Prin urmare, dacă o întâlnire este planificată în calendarul Outlook, starea dvs. în Communicator va fi Întâlnire, ca în următoarea ilustraţie. Pentru mai multe informaţii, consultaţi Setarea opţiunilor personale.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Începutul paginii

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de activitatea dvs.

În timpul unui apel audio sau video sau al unei conferinţe, Communicator vă actualizează prezenţa. Butonul Prezenţă va indica o stare Ocupat, iar textul de stare se va modifica în La telefon sau Conferinţă.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Începutul paginii

Cum se actualizează prezenţa în funcţie de inactivitatea dvs.

Utilizatorii de Communicator îşi pun deseori problema semnificaţiei butoanelor de prezenţă jumătate galben-jumătate portocaliu şi jumătate verde-jumătate galben.

Butonul de prezenţă

Descriere

Busy Inactive

Butonul de prezenţă Ocupat (Inactiv)     apare atunci când un utilizator de Communicator participă la o întâlnire sau şi-a setat manual starea la Ocupat şi Communicator nu a detectat nicio intrare pe computer (pe niciun computer al utilizatorului pe care se execută Communicator) în ultimele cinci minute. Dacă un utilizator îşi mişcă mouse-ul sau apasă o tastă, de exemplu, starea revine la Ocupat.

Inactive

Butonul de prezenţă Inactiv     apare atunci când este posibil ca persoana de contact să fie disponibilă, dar computerul a fost inactiv o perioadă mai lungă decât cea stabilită prin setarea de timp de inactivitate – valoarea implicită este de cinci minute. În această stare, persoana de contact este online şi trece dintr-o stare Disponibil, lucru indicat de butonul jumătate galben-jumătate verde. Această stare este setată de Communicator.

Away

Butonul de prezenţă Plecat este setat în cazul în care Communicator nu detectează nicio intrare pe niciun computer al utilizatorului pe care se execută Communicator, timp de 15 minute. Atunci când se detectează o intrare pe computerul utilizatorului, butonul e Prezenţă şi starea revin la starea anterioară.

Începutul paginii

Cum se controlează informaţiile de prezenţă pentru a le face vizibile anumitor persoane, nu şi altora

Communicator oferă niveluri de acces pe care aveţi posibilitatea să le atribuiţi persoanelor de contact pentru a controla cantitatea şi tipul informaţiilor de prezenţă la care au acces. De exemplu, probabil că doriţi ca numărul dvs. de telefon mobil să fie disponibil colegilor cu care lucraţi direct, dar nu întregii firme. În plus, este posibil să doriţi ca locaţia dvs. să fie cunoscută de către membrii Echipei, dar nu de către întreaga firmă. Pentru a controla accesul la informaţiile de prezenţă ale dvs., Communicator oferă niveluri de acces. Aveţi posibilitatea să atribuiţi nivelurile de acces prin una din mai multe metode:

  • În Lista de persoane de contact, faceţi clic pe persoana de contact căreia doriţi să-i atribuiţi un nivel de acces, indicaţi Modificare nivel de acces, apoi selectaţi nivelul de acces dorit pentru persoana respectivă.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Faceţi clic pe butonul Modificarea modului de vizualizare a persoanelor de contact, apoi faceţi clic pe Niveluri de acces. Veţi avea posibilitatea să atribuiţi niveluri de acces persoanelor de contact prin glisarea şi fixarea persoanelor în nivelurile de acces dorite.

  • Atunci când o persoană vă adaugă în propria Listă de persoane de contact, veţi primi o avertizare care vă va permite să acceptaţi sau să refuzaţi solicitarea persoanei de a vă adăuga la propria Listă de persoane de contact. Pentru a atribui un nivel de acces direct din avertizare, selectaţi un nivel de acces din caseta Nivelul de acces al acestei persoane, apoi selectaţi OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Începutul paginii

Cum văd alţii informaţiile dvs. de prezenţă în funcţie de nivelurile de acces

Exemplele de mai jos vă vor ajuta să înţelegeţi cum se afişează informaţiile dvs. de prezenţă celorlalte persoane şi cum determină nivelurile de acces informaţiile de prezenţă disponibile diferitelor persoane de contact.

Vă modificaţi starea din Disponibil în Plecat

Butonul dvs. de prezenţă se prezintă astfel

Change your status from Available to Away.

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Vă publicaţi numărul de telefon mobil

Numărul de telefon mobil este publicat în fila Telefoane

Your mobile number is published in the Phones tab.

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Vă setaţi starea la Nu deranjaţi

Butonul dvs. de prezenţă se prezintă astfel

Set your status to Do not disturb

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Sunteţi la o întâlnire planificată în calendarul Outlook

Starea dvs. de prezenţă se actualizează automat şi devine Ocupat – Întâlnire

Set to Busy - In a meeting

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Sunteţi online dar nu aţi făcut nicio intrare pe computer în ultimele cinci minute

Starea dvs. de prezenţă se actualizează automat şi devine Inactiv

Inactive status

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Sunteţi la o întâlnire, dar nu aţi făcut nicio intrare pe computer în ultimele cinci minute

Starea dvs. de prezenţă se actualizează automat şi devine (Ocupat) Inactiv

Inactive - In a meeting

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Firmă vede

Company access level

O persoană de contact căreia i-aţi atribuit nivelul de acces Echipă vede

Team access level

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×