Gestionarea persoanelor de contact și a listei Persoane de contact

Există mai multe acțiuni ce se pot efectua pentru a menține actualizată lista Persoane de contact. Acest articol vă ajută să organizați persoanele de contact astfel încât să găsiți cu ușurință persoanele cu care aveți nevoie să luați legătura.

Ce intenționați?

Căutarea persoanelor

Adăugarea unei persoane de contact

Selectarea mai multor persoane de contact

Adăugarea persoanelor din afara firmei la lista Persoane de contact

Crearea unui grup nou

Fixarea sau anularea fixării unei persoane de contact frecvente în partea de sus a unui grup

Crearea unui grup

Ștergerea sau eliminarea unui grup

Redenumirea unui grup

Sortarea și afișarea persoanelor de contact

Sortarea persoanelor de contact în lista Persoane de contact

Modificarea aspectului intrărilor individuale din lista Persoane de contact

Schimbarea modului în care Lync afișează persoane de contact

Vizualizarea persoanelor de contact după relația de confidențialitate (denumit anterior nivel de acces)

Mutarea, copierea și eliminarea persoanelor de contact

Vizualizarea unei cărți de vizită

Etichetarea unei persoane de contact

Blocarea unei persoane de contact

Căutarea persoanelor

Caseta de căutare se află în lista Persoane de contact, sub pictograma Persoane de contact, iar în vizualizarea Telefon, sub pictograma Telefon. De exemplu, puteți să căutați nume de persoane sau o competență (funcție) și apoi să le adăugați în lista Persoane de contact.

Căutarea unei Persoane de contact

  • În caseta căutare, tastați un nume, un alias de e-mail sau un număr de telefon. Puteți chiar să tastați numele unui grup de distribuție sau să tastați un alias. Software-ul de comunicații Microsoft Lync 2010 afișează rezultatul în timp ce tastați. Dacă apar mai multe nume de persoane de contact sau de grupuri, atunci numele care se află în lista Persoane de contact va apărea în partea de sus a listei. Toate persoanele de contact și toți utilizatorii care nu sunt persoane de contact vor avea o bară verticală de stare la stânga imaginii persoanei și vor indica prezența, cum ar fi Disponibil, Offline sau Ocupat.

  • În cazul în care firma utilizează serviciile Microsoft SharePoint, butoanele Nume și Competență apar sub caseta de căutare. Puteți să căutați utilizând un cuvânt cheie, cum ar fi funcția sau domeniul de activitate. Faceți clic pe Competență pentru a vedea alte persoane cu același domeniu de activitate sau funcție. Faceți clic pe X în caseta de căutare pentru a reveni la lista Persoane de contact.

Începutul paginii

Adăugarea unei persoane de contact

Subiectul anterior indică faptul că puteți căuta o persoană utilizând un nume, un alias de e-mail sau un număr de telefon. Pentru această procedură vom utiliza drept exemplu o căutare după nume. Astfel, după ce ați finalizat căutarea, se afișează o listă de persoane al căror nume se potrivește cu căutarea. Pe fișa de contact a persoanei puteți utiliza selecția Adăugare la lista Persoane de contact sau butonul Adăugare.

  1. Defilați prin lista de rezultate returnate până când găsiți persoana pe care doriți să o adăugați la lista Persoane de contact. Pe fișa de contact a persoanei faceți clic cu butonul din dreapta, apoi faceți clic pe Adăugare la lista Persoane de contact. Sau faceți clic pe săgeata în jos de pe butonul Adăugare.

  2. Dacă ați configurat grupe sau categorii de persoane de contact, se afișează o listă a acelor grupuri. Selectați un grup de persoane de contacte în care să plasați persoana de contact.

  3. Dacă nu ați configurat grupuri, însă ați dori să faceți acest lucru, faceți clic pe Adăugare la grup nou, apoi tastați numele grupului nou pe care doriți să îl creați.

Sfat :  Tastați întregul nume al persoanei (sau cea mai mare parte a acestuia) în caseta de căutare, deoarece, dacă tastați doar prenumele, mai ales când acesta este un nume comun, veți obține probabil mai multe rezultate. Dacă firma dvs. a configurat o limită pentru numărul de persoane afișate, va trebui să rafinați și să refaceți căutarea dacă persoana de contact dorită nu a apărut în listă.

Numărul maxim implicit de persoane de contact care se pot adăuga este de 1000. Numărul real este stabilit de echipa de asistență, astfel că va trebui să o contactați pentru informații, dacă acel număr nu este disponibil.

Începutul paginii

Selectarea mai multor persoane de contact

Uneori, este mai eficient să selectați mai multe persoane de contact simultan. Un exemplu poate fi atunci când creați o invitație de întâlnire.

  • Pentru a selecta mai multe persoane de contact neadiacente, apăsați și țineți apăsată tasta CTRL în timp ce faceți clic pe acestea.

  • Pentru persoanele de contact adiacente, apăsați și țineți apăsată tasta SHIFT în timp ce faceți clic sau utilizați tastele săgeată pentru a selecta.

Începutul paginii

Adăugarea persoanelor din afara firmei la lista Persoane de contact

Lync 2010 poate afișa informații de prezență pentru persoanele de contact care utilizează servicii de e-mail, cum ar fi rețeaua Windows Live de servicii Internet (inclusiv MSN și Hotmail), AOL® și Yahoo!®, și care s-au asociat la Lync. Utilizatorii federalizați (utilizatorii din afara firmei) pot efectua activități cum ar fi să partajeze informații de prezență, să efectueze apeluri Lync și să susțină conferințe video.

  1. Deschideți Lync și tastați în caseta de căutare adresa de e-mail a persoanei pe care doriți să o adăugați la lista Persoane de contact.

  2. În cartea de vizită care apare, faceți clic pe butonul Adăugare.

  3. Selectați un grup de persoane de contact în care să plasați persoana de contact. De asemenea, puteți să creați un grup nou, tastând numele lângă câmpul Grup nou.

Unii utilizatori au un cont de e-mail la un serviciu care nu este federativ cu Lync. Deși puteți să adăugați acești utilizatori la lista Persoane de contact în același mod în care adăugați utilizatorii federalizați, nu veți vedea informațiile de prezență pentru aceștia.

Alți utilizatori se conectează la un site federativ utilizând ID-ul lor de utilizator nefederativ (adresa de e-mail). În acest caz, utilizați formatul utilizator(domeniunefederativ.com)@firmafederativa.com- de exemplu, DlContoso(gmail.com)@msn.com atunci când adăugați o persoană de contact. Utilizarea acestui format asigură faptul că prezența utilizatorului se va afișa în Lync.

Pentru o demonstrație video a modului în care să adăugați o persoană de contact, consultați Video: Adăugarea unei persoane de contact.

Începutul paginii

Crearea unui grup nou

Când ați găsit persoanele de contact dorite, puteți să le adăugați la un grup de persoane de contact, astfel încât să le găsiți cu ușurință data viitoare. Lync populează automat Persoane contactate frecvent pe baza primelor 10 persoane de contact cu care conversați cel mai des. De asemenea, puteți să „fixați” cele mai importante persoane de contact în partea de sus a grupului, pentru acces rapid. Lync pre-populează lista fixată cu membrii echipei.

Fixarea sau anularea fixării unei persoane de contact frecvente în partea de sus a unui grup

Pentru a fixa sau anula fixarea unei persoane de contact frecvente, procedați astfel:

  • Deschideți Lync, apoi, în lista Persoane de contact, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoană, apoi faceți clic pe Fixare în Persoane de contact frecvente.

  • Pentru a anula fixarea unei persoane de contact, faceți clic cu butonul din dreapta, apoi faceți clic pe Anulare fixare din persoane de contact frecvente.

Crearea unui grup

  1. Deschideți Lync, apoi, în lista Persoane de contact, faceți clic cu butonul din dreapta pe orice nume de grup (de exemplu, Persoane contactate frecvent), faceți clic pe Creare grup nou, apoi denumiți grupul.

Communicator

  1. Pentru a adăuga persoane la grupul nou, căutați o persoană de contact, indicați spre numele persoanei în rezultatele căutării, apoi faceți clic pe semnul plus (+). Sau, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact în rezultatele de căutare, faceți clic pe Adăugare la lista Persoane de contact, apoi faceți clic pe numele grupului.

    Notă :  Atunci când creați primul grup de persoane de contact, Lync creează automat un grup denumit Alte persoane de contact. Puteți să atribuiți acestui grup persoane de contact noi, care nu necesită mai multe apartenențe specifice la grup.

Începutul paginii

Ștergerea sau eliminarea unui grup

Pentru a șterge un grup pe care l-ați creat:

  1. Selectați Grupuri din zona afișată deasupra listei Persoane de contact. (Dacă nu se afișează acea selecție, faceți clic pe săgeata verticală direct sub câmpul Căutare pentru a afișa butoanele Grupuri, Stare și Relații.)

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe grupul pe care doriți să îl ștergeți, apoi selectați Ștergere grup din meniul vertical.

Notă :  Grupurile Persoane contactate frecvent și Alte persoane de contact sunt generate automat, astfel că nu pot fi șterse.

Începutul paginii

Redenumirea unui grup

Pentru a redenumi un grup:

  • Faceți clic cu butonul din dreapta pe numele grupului în lista Persoane de contact, selectați Redenumire grup, apoi scrieți numele nou pentru grup.

Începutul paginii

Sortarea și afișarea persoanelor de contact

Puteți să sortați persoanele de contact în funcție de categorii diverse (starea acestora, apartenența la grupuri și relațiile de confidențialitate) și puteți alege modul în care să afișați listările persoanelor de contact individuale.

Sortarea persoanelor de contact în lista Persoane de contact

  1. Pentru a organiza persoanele de contact astfel încât cele care sunt online să fie afișate în partea de sus a listei, faceți clic pe Stare. Persoanele de contact online se vor afișa în partea de sus, urmate de cele cu starea Plecat, Necunoscut și Indisponibil.

  2. Pentru a afișa persoanele de contact în funcție de grupurile în care sunt membre (inclusiv grupurile implicite Persoane contactate frecvent și Alte persoane de contact și orice grupuri creați), faceți clic pe Grupuri.

Sortarea persoanelor de contact după grup

  1. Pentru a sorta persoanele de contact după relațiile de confidențialitate, faceți clic pe Relații. (Pentru a vedea explicații despre ce sunt relațiile, faceți clic cu butonul din dreapta pe o persoană de contact, apoi indicați spre Modificare relație de confidențialitate).

Modificarea aspectului intrărilor individuale din lista Persoane de contact

  • Faceți clic pe săgeata de lângă butonul Opțiuni de afișare sub caseta de căutare pentru a afișa meniul Opțiuni aspect.

Sortare după numele afișat

În funcție de modul în care ați sortat persoanele de contact, apar diferite opțiuni în meniu. De exemplu, puteți să alegeți să afișați „nume prietenoase” în loc de numele de e-mail sau detalii de stare în loc de nume simple. Dacă firma dvs. a activat afișarea imaginilor persoanelor de contact în lista Persoane de contact, puteți să alegeți dacă afișați imagini, ceea ce determină câte persoane de contact se încadrează în fereastră. (Dacă nu afișați imagini, alegerea este între doar nume, nume pe o linie sau nume și detalii, pe o a doua linie.)

Notă :  De asemenea, puteți să dezactivați imaginile oriunde în Lync făcând clic pe Imaginea mea în caseta de dialog Lync - Opțiuni. Pentru mai multe informații, consultați Setarea opțiunilor de imagine.

Schimbarea modului în care Lync afișează persoane de contact

  1. În lista Persoane de contact, faceți clic pe butonul Opțiuni de afișare sub caseta de căutare pentru a comuta o linie și două linii de informații per persoană de contact. În cazul în care firma dvs. utilizează fotografii pentru persoanele de contact, o vizualizare cu două linii afișează fotografiile.

  2. Pentru mai multe opțiuni, faceți clic pe săgeata jos de lângă Opțiuni de afișare pentru a deschide meniul Opțiuni aspect.

Vizualizarea persoanelor de contact după relația de confidențialitate (denumit anterior nivel de acces)

  • În lista Persoane de contact, faceți clic pe butonul Relație sub caseta de căutare.

Pentru a înțelege ce informații de prezență sunt oferite pentru fiecare relație de confidențialitate, consultați Controlul accesului la informațiile de prezență.

Începutul paginii

Mutarea, copierea și eliminarea persoanelor de contact

În lista Persoane de contact, efectuați următoarele acțiuni pentru a muta, copia, elimina sau șterge persoane de contact.

  • Pentru a muta o persoană de contact în alt grup, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact, indicați spre Mutare persoană de contact în, apoi faceți clic pe grupul dorit.

  • Pentru a copia persoana de contact în alt grup, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact, pe Copiere persoană de contact în, apoi faceți clic pe grupul dorit.

  • Pentru a elimina persoana de contact din grup, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact, apoi faceți clic pe Eliminare din grup.

  • Pentru a elimina complet persoana de contact, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact, apoi faceți clic pe Eliminare din lista Persoane de contact.

Important :  Atunci când eliminați o persoană de contact dintr-un grup, acea persoană de contact va fi eliminată definitiv din Lista de persoane de contact dacă nu face parte încă din alt grup de-al dvs.

Notă :  Lista Persoane de contact nu poate fi exportată sau copiată de alți utilizatori Lync. Fiecare listă cu persoane de contact a altor persoane este diferită deoarece toate persoanele au relații, cerințe de confidențialitate și preferințe de comunicare unice. O metodă simplă de a partaja persoane de contact profesionale cheie cu alți colegi este să creați o listă de distribuție cu persoane de contact cheie în Outlook, de unde toate persoanele pot selecta persoane de contact pe care să le adauge la listele lor Persoane de contact din Lync.

Important : În funcție de modul în care vizualizați persoanele de contact (după grup, stare sau relație), funcțiile de mutare și copiere diferă. Rețineți că glisarea persoanelor de contact în grupurile de relații de confidențialitate modifică relația de confidențialitate pentru persoana respectivă de contact.


Începutul paginii

Vizualizarea unei cărți de vizită

În funcție de relația de confidențialitate pe care v-a acordat-o o persoană de contact, puteți să vedeți programul acesteia și notele personale. Cartea de vizită furnizează, de asemenea, un punct pentru conectarea cu respectiva persoană de contact, inclusiv pentru pornirea unei conversații prin mesageria instant, pentru apelare, pentru programarea unei întâlniri sau pentru trimiterea unui mesaj de e-mail.

  1. În lista Persoane de contact, indicați spre imaginea unei persoane de contact (o pictogramă de stare, dacă imaginile nu sunt afișate) pentru a vedea o fișă de bază a persoanei de contact.

  2. Pentru a obține mai multe informații, faceți clic pe butonul Extindere carte de vizită (săgeată jos) în colțul din dreapta jos al cărții de vizită.

Extindere carte de vizită Lync

  1. Pentru a păstra cartea de vizită vizibilă, faceți clic pe butonul Fixare în colțul din dreapta sus al acesteia. Puteți să glisați cartea de vizită într-o locație convenabilă de pe desktop.

Începutul paginii

Etichetarea unei persoane de contact

Puteți să marcați, sau să „etichetați” o persoană de contact în lista Persoane de contact astfel încât să fiți notificat când aceasta devine disponibilă. Lync afișează o notificare de îndată ce starea persoanei de contact se modifică în Disponibil.

  1. În lista Persoane de contact, faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana pe care doriți să o etichetați.

  2. Faceți clic pe Etichetare pentru avertizări de modificare a stării.

Pentru o demonstrație video a modului în care să etichetați o persoană de contact, consultați Video: Etichetarea unei persoane de contact.

Începutul paginii

Blocarea unei persoane de contact

Pentru a bloca persoane de contact individuale astfel încât acestea să nu vă poată contacta utilizând Lync, procedați astfel:

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe persoana de contact din lista Persoane de contact, apoi faceți clic pe Modificare relație de confidențialitate.

  2. Faceți clic pe Persoană de contact blocată.

Pentru mai multe informații despre setările Relației de confidențialitate, consultați Întrebări frecvente despre prezență, persoane de contact și mesagerie instant.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×