Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli

Gestionarea mesajelor de e-mail utilizând reguli

O regulă este o acțiune pe care Outlook pentru Windows o rulează automat la mesajele de intrare sau de ieșire. Dvs. alegeți ce declanșează regula, precum și măsurile pe care le impune regula. De exemplu, puteți să creați o regulă pentru a muta toate mesajele de la managerul dvs. într-un folder sau să ștergeți toate mesajele cu "Buy now!" la subiect.

Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor de e-mail

Utilizând reguli, puteți reduce acțiunile manuale și repetitive necesare pentru a gestiona mesajele de e-mail. Atunci când activați regulile, acestea rulează în mod continuu și automat.

Regulile sunt împărțite în general în două categorii: organizare sau notificare. Puteți utiliza Expertul reguli pentru a vă ajuta să proiectați reguli pentru gestionarea mesajelor.

Expertul Reguli include șabloane pentru cele mai utilizate reguli.

Expert reguli Outlook

  • Rămâneți organizat   
    Aceste reguli vă ajută nu doar să înregistrați mesajele, ci și să urmăriți mesajele. Puteți crea o regulă pentru mesajele de la un anumit expeditor. Astfel, puteți seta, de exemplu, o regulă potrivit căreia mesajele primite de la Marcela Moldovan cu cuvântul „vânzări” în caseta Subiect să fie semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări și mutate într-un folder denumit Vânzări Marcela.

  • Menținere la zi    
    Aceste reguli vă notifică într-un fel sau altul, în funcție de alegerile făcute, când primiți un anumit mesaj. De exemplu, puteți să creați o regulă care trimite automat un mesaj pe un dispozitiv mobil atunci când primiți un mesaj de la un membru al familiei.

  • Pornire de la o regulă necompletată   
    Acestea sunt reguli pe care le puteți crea și particulariza fără un șablon de reguli.


Pasul 1: Alegeți un Outlook șablon de reguli

  1. Alegeți Reguli >Gestionare reguli și avertizări din panglică sau alegeți fila Fișier, apoi alegeți Gestionare reguli și avertizări.

  2. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, alegeți Regulă nouă.

  3. În Expert reguli, la Pasul 1: Selectați un șablon, alegeți unul dintre șabloanele implicite de la Rămâneți organizat, Menținere la zi sau Începere de la o regulă necompletată.


Pasul 2: Editați descrierea regulii

Fiecare dintre șabloanele regulii alese la Pasul 1 conține opțiuni puțin diferite pentru Pasul 2. Atunci când opțiunile vă impun să faceți o alegere, de exemplu, să specificați un expeditor sau să alegeți un folder, opțiunea va fi subliniată. Pentru acest exemplu, am ales una dintre cele mai obișnuite reguli, de a muta mesajele de la o persoană într-un folder.

  1. Alegeți persoane sau grup public în caseta respectivă editării descrierii pentru a afișa agenda. Alegeți un nume din agendă sau tastați adresa persoanei în caseta De la, apoi alegeți OK.

  2. Alegeți Specificat pentru a afișa o listă de foldere. Puteți să alegeți un folder existent sau să alegeți Nou pentru a crea un folder nou. După ce ați selectat folderul corespunzător, alegeți OK.

Dacă doriți să explorați opțiunile avansate pentru regulă, alegeți Următorul apoi treceți la Opțiuni complexe privind regula, mai jos. În caz contrar, alegeți Terminare. Astfel, reveniți la fereastra Reguli și avertizări. De aici, puteți să creați o altă regulă sau puteți să alegeți OK pentru a salva modificările.

 

• Mutarea mesajelor de la o persoană într-un folder

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta De la, alegeți OK.

  4. Alegeți linkul folderului specificat, iar în caseta de dialog Reguli și avertizări, alegeți un folder și apoi alegeți OK.

  5. Alegeți Următorul și accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Mutați mesajele cu anumite cuvinte în subiect într-un folder

  1. Alegeți anumite cuvinte în linkul subiectului.

  2. În caseta de dialog Căutare text, în caseta Specificați cuvinte sau expresii pentru a căuta în subiect, tastați un cuvânt sau o expresie care trebuie căutate.

  3. Alegeți Adăugare pentru a adăuga înregistrarea la panoul Listă de căutare, apoi alegeți OK.

  4. Alegeți linkul folderului specificat, iar în caseta de dialog Reguli și avertizări, alegeți un folder și apoi alegeți OK.

  5. Alegeți Următorul și accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Mutarea într-un folder a mesajelor trimise către un grup public

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta Către, alegeți OK.

  4. Alegeți linkul folderului specificat, iar în caseta de dialog Reguli și avertizări, alegeți un folder și apoi alegeți OK.

  5. Alegeți Următorul și accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Semnalizarea mesajelor de la o persoană pentru urmărire

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta De la, alegeți OK.

  4. În caseta de dialog Semnalizare mesaj, în caseta Semnalizare la, acceptați valoarea implicită deUrmărire sau alegeți alt element din listă.

  5. În caseta Pentru, acceptați valorile implicite de Astăzi sau alegeți alt element din listă.

  6. Alegeți OK > Următorul, apoi accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Mutarea elementelor RSS dintr-un anumit flux RSS într-un folder

Notă : Pentru a utiliza această opțiune, trebuie să vă abonați la un flux RSS. Atunci când alegeți această opțiune, există o solicitare de a continua. Dacă alegeți Nu, nu puteți continua, dar dacă alegeți Da, puteți.

Șablonul Menținere la zi

 

• Afișare corespondență de la o persoană în fereastra Avertizare element nou

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta De la, alegeți OK.

  4. Alegerea unui mesaj specific în linkul ferestrei Avertizare element nou.

  5. În caseta de dialog Mesaj de avertizare, în caseta Specificare mesaj de avertizare, tastați un Mesaj, apoi alegeți OK.

  6. Alegeți Următor, apoi accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Redă un sunet atunci când primesc mesaje de la o persoană

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta De la, alegeți OK.

  4. Alegeți linkulredă un sunet și, în fereastra Selectați un sunet pentru a reda, alegeți un fișier (de exemplu, un fișier .wav) și alegeți Deschidere.

  5. Alegeți Următor, apoi accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

 

• Trimite o avertizare pe dispozitivul meu mobil atunci când primesc mesaje de la o persoană

  1. Alegeți linkul persoane sau folder public.

  2. În caseta de dialog Adresă regulă, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  3. Când selecția dvs. se afișează în caseta De la, alegeți OK.

  4. Alegeți linkul redirecționare către persoane sau un grup public.

  5. În caseta de dialog Adresă regulă , efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • În caseta Căutare, tastați un nume.

      sau

    • În lista Agendă, alegeți o sursă.

  6. Când selecția dvs. se afișează în caseta Către, alegeți OK.

  7. Alegeți Următor, apoi accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.

Pornire de la un șablon de regulă necompletată

  1. Alegeți una dintre următoarele variante.

    • Se aplică regula la mesajele primite

      sau

    • Se aplică regula la mesajele trimise

  2. Alegeți Următor, apoi accesați Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă.


Pasul 3: Setați condiții pentru o regulă

Acum aveți posibilitatea să adăugați condiții la opțiunile pe care le-ați ales la Pasul 2: Editați descrierea regulii. Pe baza condițiilor selectate, opțiunile disponibile pentru a edita descrierea regulii variază.

Stabiliți condițiile referitoare la momentul aplicării regulilor privind opțiunea aleasă în șablonul Rămâneți organizat sau în șablonul Menținere la zi când ați pornit Expertul Reguli

  1. Sub Pasul 1: Selectați condiția(le), bifați caseta de selectare pentru starea pe care doriți să o adăugați.

    Notă : Puteți să bifați mai multe casete de selectare.

  2. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii (faceți clic pe o valoare subliniată), alegeți un link, finalizați acțiunile necesare și atunci când este gata alegeți OK.

  3. Alegeți linkul următor, finalizați acțiunile necesare și atunci când este gata alegeți OK.

  4. Dacă este disponibil alt link, alegeți-l, finalizați acțiunile necesare și atunci când este gata alegeți OK.

  5. Alegeți Terminare atunci când este gata.

  1. Pe fila Fișier, alegeți Gestionare reguli și avertizări.

  2. În caseta Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, alegeți Regulă nouă.

  3. Sub Pornire de la o regulă necompletată, alegeți Se aplică regula la mesajele primite sau Se aplică regula la mesajele trimise.

  4. Alegeți Următorul, apoi efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • Sub Pasul 1: Selectați condiția(le), selectați condițiile(criteriile) pe care doriți să le îndeplinească mesajele pentru ca regula să se aplice.

      și

    • Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, alegeți o valoare subliniată pentru orice condiție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  5. Alegeți Următorul, apoi efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.

      și

    • Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice acțiune pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.

  6. Alegeți Următorul, apoi efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • Sub Pasul 1: Selectați excepția(le), selectați orice excepții de la regulă, apoi alegeți Următorul.

      și

    • Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, alegeți o valoare subliniată pentru orice excepție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  7. Alegeți Următorul și efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, tastați un nume.

      și

    • Sub Pasul 2: Inițializați opțiuni pentru regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile pe care doriți.

      Sfaturi : 

      • Pentru a rula această regulă pentru mesaje care se află deja în Inbox, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente în „Inbox”.

      • Pentru a dezactiva regula care este activată automat, debifați caseta de selectare Activarea acestei reguli.

      • Pentru a aplica regula tuturor conturilor de e-mail configurate în Outlook, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.

  8. Alegeți Finish (Terminare).

Puteți crea o regulă din orice mesaj. Avantajul acestei metode este că regulile sunt sugerate în funcție de expeditorul mesajului sau de destinatar. De exemplu, atunci când începeți cu un mesaj, aceeași regulă sugerată mută toate mesajele de la expeditor la un folder pe care îl alegeți.

  1. În Inboxul dvs., alegeți mesajul pentru care doriți să creați o regulă, apoi, pe fila Pornire, în grupul Mutare, alegeți Reguli.

    Notă : În lista de Reguli, regulile sugerate apar în funcție de expeditorii și destinatarii mesajelor.

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Alegeți o regulă sugerată, alegeți un folder de destinație și apoi alegeți OK pentru a finaliza atribuirea unei reguli.

      sau

    • Alegeți Creare regulă și treceți la pasul următor.

  3. În caseta de dialogCreare regulă, sub Când primesc un e-mail cu toate condițiile selectate, nu bifați niciuna sau bifați cel puțin una dintre casetele de selectare disponibile.

  4. Sub Procedați astfel, bifați casetele de selectare pentru acțiunea pe care doriți să o efectueze regula atunci când sunt întrunite condițiile (criteriile) specificate.

  5. Bifați caseta de selectare Mutare folder Elemente.

  6. Alegeți una dintre următoarele:

    • Alegeți Selectare folder și alegeți un folder existent.

      sau

    • Alegeți Nou pentru a crea un folder.

    Note : 

    • Pentru a adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții de la regulă, alegeți Opțiuni complexe, apoi urmați instrucțiunile rămase din Expert reguli.

    • Pentru mai multe informații, consultați Proiectarea unei reguli personalizate.

  7. Alegeți OK.

  8. În caseta de notificare, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    • Alegeți OK.

      sau

    • Bifați caseta de selectare Rulați acum această regulă pentru mesajele existente în folderul curent și apoi alegeți OK.

Consultați Importul sau exportul unui set de reguli pentru a afla cum să importați sau să exportați reguli, pentru ca alte persoane să le poată utiliza.

Puteți să ștergeți o regulă, atunci când nu mai este necesară.

  1. Pe fila Fișier, alegeți Gestionare reguli și avertizări.

  2. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, alegeți regula pe care doriți să o ștergeți.

  3. Alegeți Ștergere Pictograma Ștergere > OK.

Puteți să rulați manual una sau mai multe reguli.

  1. Pe fila Fișier, alegeți Gestionare reguli și avertizări, iar pe fila Reguli e-mail, alegeți Rulare reguli acum.

  2. În caseta Rulare reguli acum, sub Selectare reguli de rulat, bifați caseta de selectare pentru fiecare regulă pe care doriți să o rulați.

  3. În caseta Rulează în folderul, pentru a selecta alt folder, alegeți Răsfoire, alegeți folderul, apoi alegeți OK.

    Bifați caseta de selectare Se includ subfoldere pentru a include toate folderele de sub folderul ales la pasul 3.

  4. În lista Se aplică reguli în, acceptați setarea implicită a tuturor mesajelor sau modificați pentru a marca mesajele ca citite sau necitite.

  5. Alegeți Rulare acum.

Există două tipuri de reguli în Outlook: bazate pe server și doar pentru client.

  • Reguli bazate pe server   
    Atunci când utilizați un cont Microsoft Exchange Server, unele reguli sunt bazate pe server. Aceste reguli rulează în cutia dvs. poștală pe serverul de e-mail Exchange chiar și atunci când Outlook nu rulează.

    Regulile bazate pe server trebuie să se aplice la mesaje atunci când acestea sunt livrate pentru prima dată în Inboxul dvs., iar regulile trebuie să poată rula până când sunt finalizate pe server. De exemplu, o regulă care specifică faptul că un mesaj trebuie imprimat nu poate rula până când aceasta nu este finalizată pe server. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, aceasta se aplică atunci când porniți Outlook și atunci devine o regulă doar pentru client.

  • Reguli doar pentru clienți    
    Regulile doar pentru clienți sunt reguli care rulează numai pe computerul dvs. Acestea sunt reguli care rulează în Outlook, nu pe serverul Exchange. Regulile doar pentru clienți rulează numai când rulează și Outlook.

Sfat : Dacă lista dvs. de reguli conține ambele tipuri de reguli, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.

Confirmări de livrare, răspunsuri la votare și răspunsuri automate

Când se aplică regulile, confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări și răspunsurile automate (notificările Absent de la birou) sunt procesate ca mesaje. O regulă care mută mesaje ce conțin în caseta Subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder, de exemplu, mută și toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări și răspunsurile automate în același folder.

Notă : Când o regulă mută răspunsurile la votări din Inbox în alt folder, urmărirea votării este afectată. Când un mesaj trimis care include un buton de votare este deschis, informațiile de urmărire nu vor include scorul răspunsurilor mutate de regulă. Mutarea sau ștergerea manuală a unui răspuns nu afectează urmărirea.

Solicitări de întâlnire, solicitări de activitate și documente

Solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt considerate mesaje. Dacă creați o regulă care mută un element într-un anumit folder pe baza anumitor condiții (criterii) care sunt îndeplinite(se potrivesc), atunci toate întâlnirile și activitățile care se potrivesc acestor condiții sunt și ele mutate. Rețineți, totuși, următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:

  • Dacă un element este mutat într-un folder diferit de folderul de e-mail, este posibil ca elementul respectiv să nu funcționeze după ce este mutat așa cum v-ați așteptat. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire.

  • Dacă răspunsul la o întâlnire sau o activitate se mută în folderul Elemente șterse, utilizând o regulă, răspunsul nu este urmărit de către elementul inițial.

  • Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.

  • Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.

Grupuri de persoane de contact

O regulă care include un Grup de persoane de contact se poate comporta diferit în raport cu celelalte reguli, în funcție de modul în care este creată regula.

  • Mutarea într-un folder a mesajelor trimise către un grup public   
    Această regulă este disponibilă numai dacă utilizați un cont Exchange Server. Numai mesajele trimise în Grupul de persoane de contact sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoane care sunt membri ai Grupului de persoane de contact nu sunt mutate în folderul specificat.

Conturile Exchange Server (începând cu Exchange Server 2010) pot utiliza reguli pentru a redirecționa mesaje la adrese de e-mail din afara organizației dvs. Totuși, un administrator Exchange poate împiedica redirecționarea automată a mesajelor către destinatari din anumite domenii.

Pentru mai multe informații, consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange Server la care se conectează contul meu.

Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor de e-mail

O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pentru mesajele primite sau cele trimise care întrunesc condițiile pe care le specificați în regulă. Puteți să alegeți multe condiții și acțiuni prin utilizarea Expertului reguli.

Regulile sunt împărțite în două categorii - organizare și notificare. Regulile nu operează pe mesaje care au fost citite, ci numai pe cele care nu au fost citite.

Șabloane Reguli în Expertul reguli

Expertul Reguli include șabloane pentru cele mai utilizate reguli, printre care se numără următoarele:

  • Păstrare organizare    Aceste reguli vă ajută să clasificați și să urmăriți mesajele. De exemplu, puteți să creați o regulă pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum Iustin Munteanu, având cuvântul „vânzări” în linia Subiect, pentru a fi semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări și mutate într-un folder denumit Vânzările lui Iustin.

  • Menținere la zi    Aceste reguli vă notifică într-un anumit mod când primiți un anumit mesaj. De exemplu, puteți să creați o regulă care trimite automat o avertizare pe dispozitivul mobil atunci când primiți un mesaj de la un membru al familiei.

  • Pornire de la o regulă necompletată    Acestea sunt reguli pe care le creați fără ajutorul unui șablon de reguli și pe care le puteți particulariza complet.

Crearea unei reguli

Outlook include șabloane de reguli pentru scenarii obișnuite. Utilizați aceste șabloane de reguli sau creați propriile reguli personalizate.

Utilizarea șabloanelor de reguli Outlook

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. Sub Pasul 1: Selectați un șablon, selectați șablonul dorit din colecțiile de șabloane Păstrare organizare sau Menținere la zi.

  5. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe valoarea subliniată. De exemplu, dacă faceți clic pe linkul persoane sau grup public, se va deschide Agenda.

  6. Faceți clic pe Următorul.

  7. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le îndeplinească mesajul pentru a i se aplica regula.

  8. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice condiție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  9. Faceți clic pe Următorul.

  10. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.

  11. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice acțiune pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.

  12. Faceți clic pe Următorul.

  13. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.

  14. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice excepție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  15. Faceți clic pe Următorul.

  16. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, introduceți un nume.

  17. Sub Pasul 2: Inițializați opțiuni pentru regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile pe care doriți.

    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja în Inbox, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „Inbox”.

    • În mod implicit, noua regulă este activată. Pentru a dezactiva regula, debifați caseta de selectare Activarea acestei reguli.

    • Pentru a aplica această regulă la toate conturile dvs. de e-mail configurate în Outlook, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.

  18. Faceți clic pe Terminare.

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. În caseta de dialog Reguli și avertizări, în fila Reguli e-mail, faceți clic pe Regulă nouă.

  4. Sub Pornire de la o regulă necompletată, faceți clic pe Verificare mesaje la sosire sau pe Verificare mesaje după trimitere.

  5. Faceți clic pe Următorul.

  6. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le îndeplinească mesajul pentru a i se aplica regula.

  7. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice condiție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  8. Faceți clic pe Următorul.

  9. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.

  10. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice acțiune pe care ați adăugat-o, apoi specificați valoarea.

  11. Faceți clic pe Următorul.

  12. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.

  13. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată pentru orice excepție pe care ați adăugat-o și apoi specificați valoarea.

  14. Faceți clic pe Următorul.

  15. Sub Pasul 1: Specificați un nume pentru această regulă, introduceți un nume.

  16. Sub Pasul 2: Inițializați opțiuni pentru regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile pe care doriți.

    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja în Inbox, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „Inbox”.

    • În mod implicit, noua regulă este activată. Pentru a dezactiva regula, debifați caseta de selectare Activarea acestei reguli.

    • Pentru a aplica această regulă la toate conturile dvs. de e-mail configurate în Outlook, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.

  17. Faceți clic pe Terminare.

O regulă poate fi creată rapid din orice mesaj. Avantajul creării unei reguli în acest fel este că regulile sunt sugerate în funcție de expeditorul mesajului sau de destinatari. De exemplu, atunci când începeți cu un mesaj, o regulă sugerată mută toate mesajele de la acel expeditor într-un folder pe care îl alegeți.

  1. Faceți clic pe mesajul pentru care doriți să creați o regulă, apoi pe fila Pornire, în grupul Mutare, faceți clic pe Reguli.

    Regulile sugerate apar în funcție de expeditorii și destinatarii mesajelor.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • Faceți clic pe una dintre regulile sugerate, faceți clic pe un folder de destinație, apoi faceți clic pe OK.

    • Pentru mai multe opțiuni pentru reguli bazate pe expeditor, destinatari sau subiectul mesajului, faceți clic pe Creare regulă.

Dacă alegeți Creare regulă în pasul 2, apare caseta de dialog Creare regulă. Continuați cu pașii următori.

  1. Sub Când primesc e-mail cu toate condițiile selectate, bifați casetele de selectare pentru condițiile dorite.

  2. Sub Să se efectueze următoarele, bifați casetele de selectare pentru acțiunea pe care doriți să o efectueze regula atunci când sunt întrunite condițiile specificate.

  3. Bifați caseta de selectare Mutare element în folderul.

  4. Faceți clic pe un folder existent sau pe Nou pentru a crea un folder pentru stocarea mesajelor.

    Pentru a adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții de la regulă, faceți clic pe Opțiuni complexe, apoi urmați restul instrucțiunilor din Expertul reguli. Acesta este același expert care apare atunci când faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări. în vizualizarea Backstage (făcând clic pe fila Fișier). Pentru mai multe informații consultați Proiectarea unei reguli personalizate.

  5. Faceți clic pe OK.

Consultați Importul sau exportul unui set de reguli pentru a afla cum să importați sau să exportați reguli, pentru ca alte persoane să le poată utiliza.

Dacă doriți să rulați manual o regulă sau mai multe reguli, procedați astfel:

  1. Faceți clic pe fila Fișier.

  2. Faceți clic pe Gestionare Reguli și avertizări.

  3. Faceți clic pe Rulare reguli pe loc.

  4. În caseta de dialog Rulare reguli pe loc, sub Selectare reguli de rulat, bifați caseta de selectare de lângă fiecare regulă pe care doriți să o rulați.

  5. În caseta Se execută în folderul, dacă doriți să selectați alt folder, faceți clic pe Răsfoire, faceți clic pe folder, apoi faceți clic pe OK.

    Bifați caseta de selectare Se includ subfoldere pentru a include toate folderele de sub folderul specificat în pasul 5.

  6. În lista Se aplică reguli în, alegerea implicită este toate mesajele. Puteți să modificați acest lucru pentru a marca mesajele ca citite sau necitite.

  7. Faceți clic pe Exec. acum.

Există două tipuri de reguli în Outlook - bazate pe server și doar pentru client.

  • Reguli bazate pe server    Dacă când utilizați un cont Microsoft Exchange Server, unele reguli pe care le creați sunt reguli bazate pe server. Aceste reguli rulează în cutia dvs. poștală de pe serverul de e-mail Exchange, chiar și atunci când Outlook nu rulează pe computer. Regulile bazate pe server trebuie să se aplice la mesaje atunci când acestea sunt livrate pentru prima dată în inboxul, iar regulile trebuie să poată rula până când sunt finalizate pe server. De exemplu, o regulă care specifică faptul că un mesaj se imprimă nu poate rula până când nu este finalizată pe server. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, aceasta se aplică atunci când porniți Outlook și devine o regulă doar pentru client.

  • Reguli doar pentru clienți    Regulile doar pentru clienți sunt reguli care rulează numai pe computerul dvs. Acestea sunt reguli care nu pot rula până când nu sunt rulate complet pe server, cum ar fi specificarea de a se imprima anumite mesaje. Regulile doar pentru clienți rulează numai când rulează și Outlook.

Dacă lista dvs. de reguli conține ambele tipuri de reguli, cele bazate pe server se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.

Aplicarea de reguli la alte elemente din Outlook

Când se aplică regulile, confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votări și răspunsurile automate (notificările Absent de la birou) sunt procesate ca mesaje. De exemplu, o regulă care mută elemente ce conțin în subiect cuvântul „întâlnire” într-un anumit folder mută și toate confirmările de livrare, răspunsurile la votări și răspunsurile automate care conțin cuvântul „întâlnire”.

Notă : Când o regulă mută răspunsurile la votări din Inbox în alt folder, urmărirea votării este afectată. Când deschideți un mesaj trimis care include un buton de votare, informațiile de urmărire nu vor include scorul răspunsurilor mutate de regulă. Mutarea sau ștergerea manuală a unui răspuns nu afectează urmărirea.

Când se aplică regulile, solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creați o regulă care mută elemente care conțin cuvântul „întâlnire” din caseta Subiect într-un anumit folder, orice solicitare de activitate sau solicitare de întâlnire care întrunește respectiva condiție se mută, de asemenea. Totuși, rețineți următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:

  • Este posibil ca un element mutat într-un alt folder decât un folder de e-mail să nu funcționeze așa cum vă așteptați după ce este mutat. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se va crea o nouă întâlnire.

  • Dacă răspunsul la o întâlnire sau la o activitate se mută în folderul Elemente șterse prin utilizarea unei reguli, răspunsul nu este urmărit de către elementul inițial.

  • Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.

  • Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.

Grupuri de persoane de contact

O regulă care include un Grup de persoane de contact se poate comporta diferit, în funcție de modul în care creați regula.

  • Mutarea mesajelor trimise într-un folder Grup de persoane de contact    Această regulă este disponibilă numai dacă utilizați un cont Exchange Server. Numai mesajele trimise în Grupul de persoane de contact sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoane care sunt membri ai Grupului de persoane de contact nu se mută în folderul specificat.

Dacă utilizați un cont Microsoft Exchange Server 2010, implicit, nu puteți să utilizați regulile pentru a redirecționa mesajele către adrese de e-mail din afara organizației. Această setare contribuie la prevenirea dezvăluirii de informații confidențiale și personale din organizație. Această setare se poate modifica doar de către un administrator Exchange.

Pentru mai multe informații, consultați Determinarea versiunii de Microsoft Exchange Server la care se conectează contul meu.

Cum ajută regulile la gestionarea mesajelor

O regulă este o acțiune pe care Microsoft Outlook o efectuează automat pentru mesajele primite sau cele trimise care întrunesc condițiile pe care le specificați în regulă. Puteți să alegeți multe condiții și acțiuni utilizând expertul Reguli și avertizări. Regulile nu funcționează asupra mesajelor care au fost citite, ci numai asupra celor necitite.

Regulile sunt împărțite în două categorii generale: organizare sau notificare. Expertul Reguli și avertizări conține șabloane pentru regulile cel mai frecvent utilizate.

  • Păstrare organizare    Acestea sunt reguli care vă ajută să clasificați și să urmăriți mesajele. De exemplu, puteți să creați o regulă pentru mesajele primite de la un anumit expeditor, cum Iustin Munteanu, având cuvântul „vânzări” în linia Subiect, pentru a fi semnalizate pentru urmărire, clasificate ca Vânzări și mutate într-un folder denumit Vânzările lui Iustin.

  • Menținere la zi    Acestea sunt reguli care vă notifică într-un anumit mod când primiți un anumit mesaj. De exemplu, puteți să creați o regulă care trimite automat o avertizare pe telefonul mobil atunci când primiți un mesaj de la un membru al familiei.

  • Pornire de la o regulă necompletată    Acestea sunt reguli pe care le creați de la zero.

    Șabloane regulă
    Figura 1: Expertul Reguli și avertizări conține mai multe reguli predefinite, numite șabloane.

Excepții

Puteți să adăugați excepții la reguli pentru situații speciale, cum ar fi atunci când un mesaj este semnalizat pentru o acțiune de urmărire sau este marcat cu grad de importanță maximă. O regulă nu se aplică la un mesaj, chiar dacă este îndeplinită una dintre excepțiile pe care le specificați.

  1. În Panou de navigare, faceți clic pe Corespondență.

  2. Pe meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și avertizări.

  3. Dacă aveți mai multe conturi de e-mail, în lista Se aplică modificările acestui folder, selectați Inbox-ul dorit.

  4. Faceți clic pe Regulă nouă.

  5. Sub Pasul 1: Selectați un șablon, selectați șablonul dorit din colecțiile de șabloane Păstrare organizare sau Menținere la zi.

  6. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe valoarea subliniată. De exemplu, dacă faceți clic pe linkul listă de persoane sau de distribuire, se va deschide Agenda.

  7. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le îndeplinească mesajele pentru a li se aplica regula.

  8. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată, dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.

  9. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.

  10. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată, dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.

  11. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.

  12. Pentru a termina crearea regulii, introduceți un nume pentru regulă și selectați orice alte opțiuni dorite.

    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja într-unul dintre foldere, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „folder”.

    • Pentru a aplica această regulă tuturor conturilor de e-mail și Inbox-ului asociat fiecărui cont, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.

  13. Faceți clic pe Terminare.

Pentru a crea o regulă alegând propriile condiții, acțiuni și excepții, procedați astfel:

  1. În Panou de navigare, faceți clic pe Corespondență.

  2. Pe meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și avertizări.

  3. Dacă aveți mai multe conturi de e-mail, în lista Se aplică modificările acestui folder, selectați Inbox-ul dorit.

  4. Faceți clic pe Regulă nouă.

  5. Sub Pornire de la o regulă necompletată, selectați Verificare mesaje la sosire sau Verificare mesaje după trimitere, apoi faceți clic pe Următorul.

  6. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați condițiile pe care doriți să le îndeplinească mesajele pentru a li se aplica regula.

  7. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată, dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.

  8. Sub Pasul 1: Selectați acțiunile, selectați acțiunile pe care doriți să le execute regula când se respectă condițiile specificate.

  9. Sub Pasul 2: Editați descrierea regulii, faceți clic pe o valoare subliniată, dacă nu ați făcut-o deja, apoi faceți clic pe Următorul.

  10. Sub Pasul 1: Selectați condițiile, selectați orice excepții de la regulă, apoi faceți clic pe Următorul.

  11. Pentru a termina crearea regulii, introduceți un nume pentru regulă și selectați orice alte opțiuni dorite.

    • Dacă doriți să rulați această regulă pentru mesaje care se află deja într-unul dintre foldere, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în „folder”.

    • Pentru a aplica această regulă tuturor conturilor de e-mail și Inbox-ului asociat fiecărui cont, bifați caseta de selectare Crearea acestei reguli la toate conturile.

  12. Faceți clic pe Terminare.

Puteți crea o regulă direct dintr-un mesaj. De exemplu, puteți crea o regulă pentru a muta mesajele de la o persoană într-un anumit folder.

  1. Faceți clic dreapta pe mesajul pe care doriți să se bazeze regula, apoi faceți clic pe Creare regulă din meniul de comenzi rapide.

    În caseta de dialog Creare regulă, bifați casetele de selectare pentru opțiunile care sunt deja completate cu informații din mesajul selectat.

  2. Bifați caseta de selectare Mutare element în folderul.

  3. Faceți clic pe un folder existent sau pe Nou pentru a crea un folder nou pentru stocarea mesajelor.

  4. Pentru a adăuga mai multe condiții, acțiuni sau excepții de la regulă, faceți clic pe Opțiuni complexe, apoi urmați instrucțiunile rămase din expertul Reguli și avertizări.

    Sfat    Pentru a rula regula imediat ce ați creat-o, bifați caseta de selectare Rulează regula acum pentru mesajele existente deja în folder de pe ultima pagină a expertului Reguli și avertizări.

    Toate mesajele din Inbox sau orice folder pe care îl alegeți care îndeplinesc condițiile și excepțiile asociate regulii sunt mutate în folderul specificat. Pentru a testa noua regulă, deschideți folderul nou. Au fost mutate mesajele corecte?

Dacă doriți să rulați o regulă periodic, dar nu permanent, procedați astfel:

  1. Pe meniul Instrumente, faceți clic pe Reguli și avertizări.

  2. În caseta de dialog Reguli și avertizări, dezactivați regula debifând caseta de selectare de lângă regulă.

  3. Faceți clic pe Rulare reguli pe loc.

  4. În caseta de dialog Rulare reguli pe loc, sub Selectare reguli de rulat, bifați caseta de selectare de lângă regula pe care doriți să o rulați.

  5. Selectați folderul la care doriți să aplicați regula.

  6. Selectați categoria de mesaje la care doriți să aplicați regula.

    De exemplu, puteți aplica regula doar la mesajele necitite dintr-un folder.

  7. Faceți clic pe Executare acum.

Reguli bazate pe server    Dacă aveți un cont Microsoft Exchange, serverul poate aplica reguli la mesajele dvs. chiar dacă Outlook nu rulează. Acestea se numesc reguli bazate pe server. Regulile trebuie setate pentru a fi aplicate la mesaje atunci când acestea sunt livrate în Inbox pe server și trebuie să fie capabile să ruleze până la final pe server. De exemplu, o regulă nu poate rula până la final pe server dacă acțiunea specifică faptul că un mesaj trebuie imprimat. Dacă o regulă nu poate fi aplicată pe server, se aplică atunci când porniți Outlook.

Reguli doar pentru clienți    „Clientul” este programul de e-mail care rulează pe computerul unei persoane. O regulă care nu poate fi aplicată pe server este o „regulă doar pentru clienți”, deoarece rulează numai pe computerul acelei persoane. Dacă lista dvs. de reguli conține atât reguli care pot fi rulate pe server, cât și reguli care nu pot fi rulate pe server, se aplică primele, urmate de cele doar pentru clienți.

Confirmările de livrare, confirmările de citire, răspunsurile la votare și răspunsurile Absent de la birou sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creați o regulă care mută elemente care conțin cuvântul „întâlnire” din caseta Subiect într-un anumit folder, orice confirmare de livrare, răspuns la votare și mesaj Absent de la birou care întrunește respectiva condiție se mută, de asemenea.

Notă : Dacă un răspuns la votare este mutat din Inbox, răspunsul nu este urmărit automat în mesajul original.

Solicitările de întâlnire, solicitările de activitate și documentele sunt tratate ca mesaje. De exemplu, când creați o regulă care mută elemente care conțin cuvântul „întâlnire” din caseta Subiect într-un anumit folder, orice solicitare de activitate sau solicitare de întâlnire care întrunește respectiva condiție se mută, de asemenea. Totuși, rețineți următoarele limitări atunci când creați reguli care afectează aceste tipuri de elemente:

  • Este posibil ca un element mutat într-un alt folder decât un folder de e-mail să nu funcționeze așa cum vă așteptați după ce este mutat. De exemplu, dacă un mesaj este mutat în folderul Calendar, nu se creează o nouă întâlnire.

  • Dacă răspunsul la o întâlnire sau o activitate se mută în folderul Elemente șterse, utilizând o regulă, răspunsul nu este urmărit de către elementul inițial.

  • Dacă o solicitare de întâlnire este mutată automat în folderul Elemente șterse, întâlnirea nu se adaugă la Calendar.

  • Regulile care afectează mesajele pe care le trimiteți nu se aplică solicitărilor de activități și solicitărilor de întâlnire.

O regulă nouă pentru o listă de distribuire se va comporta diferit, în funcție de modul în care creați regula:

  • Se mută mesajele trimise unei liste de distribuire într-un folder    Dacă alegeți acest șablon de regulă, doar mesajele care sunt trimise la lista de distribuire sunt mutate în folderul specificat. Mesajele de la persoanele care se întâmplă să fie pe lista de distribuire nu vor fi mutate în folderul specificat.

    Notă : Această regulă funcționează doar pentru conturile Exchange.

  • Se mută mesajele primite de la cineva într-un folder    Dacă alegeți acest șablon de regulă, mesajele de la toate persoanele care sunt membri ai listei de distribuire pe care le specificați sunt, de asemenea, mutate în folderul specificat.

Dacă lucrați într-o organizație care utilizează Exchange în mod implicit, mesajele pe care le redirecționați la adrese de e-mail externe din afara organizației dvs. utilizând o regulă nu vor fi trimise. Această setare are rolul de a contribui la împiedicarea dezvăluirii datelor de corporație și este controlată de administratorul Exchange.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×