Fluxuri de lucru I: Noțiuni de bază pe care trebuie să le cunoașteți

Prezentare generală

Document cu pictograma Flux de lucru

Organizația dvs. utilizează un site Microsoft Office SharePoint Server 2007? Utilizați biblioteci de documente pe acel site pentru a partaja fișiere? Dacă da, ar trebui să învățați cum să utilizați fluxurile de lucru. Fluxurile de lucru sunt procese automatizate care dirijează documente pentru numeroase tipuri de revizuiri. Acest curs, primul dintr-o serie, vă va prezenta noțiunile de bază.

Nu aveți ediția 2007 Office? Aveți posibilitatea să descărcați o variantă de încercare gratuită de 60 de zile sau să cumpărați acum.

După terminarea acestui curs veți ști să:

  • Vedeți cât de valoros poate fi un flux de lucru pentru dvs. și pentru colegi.

  • Aflați noțiunile de bază despre fluxul de lucru: cum se începe unul, cum participă alte persoane etc.

  • Porniți fluxul de lucru Aprobare, care vă permite să remiteți către alte persoane un fișier pentru a fi aprobat.

Acest curs include:

  • O lecție în ritm propriu.

  • Un scurt test la sfârșitul fiecărei lecții; testele nu sunt notate.

  • O Cartelă de referințe rapide pe care o obțineți în urma cursului.

Trebuie să aveți posibilitatea să adăugați, să editați și să extrageți fișiere dintr-o bibliotecă SharePoint. Altă posibilitate este să urmați cursurile Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor și Bibliotecile de documente SharePoint II: Totul despre extragere.

Organizația dvs. utilizează un site Microsoft Office SharePoint Server 2007? Utilizați biblioteci de documente pe acel site pentru a partaja fișiere? Dacă da, ar trebui să învățați să utilizați fluxurile de lucru. Fluxurile de lucru sunt procese automatizate care dirijează documente pentru numeroase tipuri de revizuiri. Acest curs, primul dintr-o serie, vă va prezenta noțiunile de bază.

Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.

Noțiuni de bază privind fluxurile de lucru

Persoană care întreabă dacă fiecare a revizuit fișierul, persoane care răspund în mod diferit: "Nu știu," Poate," Nu," "Sigur"

Este uneori complicat să urmăriți feedbackul.

V-ați mai aflat în această situație? O serie de persoane trebuie să vă revizuiască fișierul. Așadar, le expediați copii pe hârtie sau trimiteți atașări ca fișiere într-un mesaj de poștă electronică. Dar zilele trec și nu vă amintiți cine a revizuit și cine nu. Și, dacă aceștia au modificat sau comentat pe marginea fișierului, este posibil să nu vedeți toate modificările și comentariile lor într-un singur loc.

Există o modalitate mai bună de a gestiona acest proces, utilizând fluxurile de lucru disponibile pe un site SharePoint Server 2007.

Ce este un flux de lucru?

Schema logică a unui flux de lucru: Start, săgeată, persoană care ține fișierul, săgeată, persoană care ține fișierul, săgeată, persoană care ține fișierul, săgeată, marcaje verificare de terminare

Idee generală despre cum arată un flux de lucru.

Ce este un flux de lucru? În contextul unei biblioteci de documente SharePoint, un flux de lucru este un proces automatizat care ajută oamenii să revizuiască un fișier. Dvs., persoana care are nevoie de fișierul revizuit, porniți fluxul de lucru. Apoi vă relaxați și ceilalți vor fi anunțați automat să revizuiască fișierul. Dacă uită, li se va trimite alt mesaj de poștă electronică. Și, când fiecare a terminat, o pagină Web rezumă fluxul de lucru și servește drept înregistrare a persoanelor implicate.

Așadar, ce fac exact aceste persoane atunci când revizuiesc fișierul? Acest lucru depinde de fluxul de lucru pe care optați să îl executați. Faceți clic pe Următorul pentru a afla mai multe.

Cele trei fluxuri de lucru

Mesaj de poștă electronică ce solicită aprobare, mesaj de poștă electronică ce solicită feedback, mesaj de poștă electronică ce solicită semnături

Cele trei fluxuri de lucru disponibile.

Când salvați un fișier într-o bibliotecă de documente de pe un site SharePoint Server 2007, aveți la dispoziție trei fluxuri de lucru:

1. Fluxul de lucru Aprobare: acest flux de lucru solicită fiecărei persoane să aprobe un fișier. De exemplu, înainte să susțineți o prezentare, aveți posibilitatea să executați acest flux de lucru pentru ca persoanele influente din firma dvs. să o aprobe.

2. Fluxul de lucru Obținere feedback: acest flux de lucru colectează feedback. De exemplu, dacă scrieți o nouă politică de firmă, este posibil să aveți nevoie de feedback de la persoanele din departamente variate. Apoi, mai târziu, aveți posibilitatea să integrați feedbackul fiecăruia într-o versiune finală, înainte ca aceasta să devină oficială.

3. Fluxul de lucru Colectare semnături. Acest flux de lucru colectează semnături digitale de la mai multe persoane. Se poate utiliza dacă doriți ca o persoană să semneze un raport de cheltuieli sau o evaluare a performanțelor.

Fluxul de lucru Aprobare

O bibliotecă de documente care trimite mesaje de poștă electronică la trei recenzenți

Un fișier care parcurge fluxul de lucru Aprobare.

Cel mai simplu dintre cele trei fluxuri de lucru este fluxul de lucru Aprobare. Vă vom arăta mai întâi acest flux de lucru, în acest curs. Astfel avem acces la unele elemente de bază înainte să le aflați pe celelalte două, care sunt fluxuri de lucru mai complicate. (Rețineți că celelalte două fluxuri de lucru sunt predate în cursurile II și III din această serie.)

Așadar, cum funcționează în general fluxul de lucru Aprobare? Când porniți fluxul de lucru de la un fișier dintr-o bibliotecă de documente, au loc următoarele lucruri:

1. Un mesaj de poștă electronică special este trimis primului aprobator. Site-ul SharePoint numește acest mesaj de poștă electronică o „activitate” deoarece mesajul este ca un element „de făcut” pentru o persoană din fluxul de lucru. Activitatea îi solicită să aprobe fișierul. Pentru aceasta, persoana respectivă face clic pe butonul Aprobare (mai multe despre acest buton imediat).

2. Atunci, următoarea persoană primește o activitate. Apoi face clic pe butonul Aprobare.

3. Atunci o activitate este trimisă ultimei persoane. Când și aceasta face clic pe Aprobare, fluxul de lucru este terminat.

Principala idee pe care dorim să o evidențiem aici este că fiecare activitate este trimisă fiecărui aprobator o dată, într-o ordine pe care o specificați dinainte. Dacă o persoană neglijează să aprobe fișierul, acest lucru ar putea împiedica persoana următoare să obțină activitatea. Dar aveți posibilitatea să stabiliți o dată de scadență, pentru ca fluxul de lucru să trimită un mesaj de memento. Veți vedea toate aceste elemente particulare în animația care urmează.

Notă pentru utilizatorii Microsoft Office Outlook    Aceste „activități” de flux de lucru nu sunt identice cu activitățile Outlook care vă ajută să urmăriți lucrurile pe care le efectuați. Ele sunt diferite.

Pagina Stare flux de lucru

Pagina Stare flux de lucru afișând Activități terminate pentru Cristina, Dragoș și Daniel

Pagina Stare flux de lucru.

Când fluxul de lucru este terminat, pagina Stare flux de lucru rezumă activitatea pentru acel flux de lucru. Aveți posibilitatea să vedeți fiecare activitate, starea sa și rezultatul. Dvs., ca inițiator al fluxului de lucru, veți primi aceste informații și într-un mesaj de poștă electronică, convenabil, atunci când fluxul de lucru este terminat.

Această pagină Stare flux de lucru este unul dintre avantajele cheie ale utilizării unui flux de lucru. De ce? Pentru că, mai târziu, dacă se va ivi întrebarea dacă fișierul a fost aprobat sau nu, cei interesați pot consulta această pagină și pot obține astfel un răspuns.

Notă    Pagina Stare flux de lucru este furnizată și în fluxurile de lucru Obținere feedback și Colectare semnături.

Cum arată

[Untitled] Cursor care face clic pe linkul fluxului de lucru Aprobare

Exemplu animat al fluxului de lucru Aprobare.

Așadar, cum faceți ca un flux de lucru să funcționeze și cum reușesc oamenii să își realizeze activitățile? Să privim îndeaproape. Monica a creat o prezentare pentru o viitoare reuniune a firmei. Ea conține câteva anunțuri importante. A salvat prezentarea în această bibliotecă de documente și a denumit-o Reuniunea firmei. Însă, înainte să susțină prezentarea, ea trebuie aprobată de trei persoane importante: Cristina, Dragoș și Daniel.

Pentru a vedea cum pornește ea fluxul de lucru Aprobare și pentru a vedea cum arată experiența pentru cei trei aprobatori, faceți clic pe cuvântul Redare deasupra acestei ilustrații. Observați că această animație afișează procesul pentru PowerPoint 2007, dar la fel se întâmplă în Word 2007 și Excel 2007.

Descriere animată:

Cursorul trece peste fișier, face clic pe săgeata în jos, apoi face clic pe Fluxuri de lucru.

Cursorul face clic pe linkul Aprobare, specifică adrese de poștă electronică pentru destinatari, tastează un mesaj, specifică un termen limită, apoi face clic pe Pornire.

Cristina primește un mesaj de poștă electronică, face clic pe linkul la fișier, examinează fișierul, apoi face clic pe Editare activitate.

Dragoș și Daniel procedează la fel.

Revenind la biblioteca de documente, în coloana Aprobare apare Aprobat, iar pagina de stare a fluxului de lucru afișează trei activități terminate.

Comentarii

Pagina Stare flux de lucru care conține comentariile fiecărui recenzent

Comentariile apar în partea de jos a paginii Stare flux de lucru.

Înainte de a face clic pe Aprobare, utilizatorii pot tasta, de asemenea, scurte comentarii despre fișier. Unde apar aceste comentarii? Ele apar în partea de jos a paginii Stare flux de lucru, în secțiunea Istoric flux de lucru.

Are loc o respingere

Pagina Stare flux de lucru cu o activitate respinsă de Dragoș

Când o persoană respinge fișierul, activitatea este în continuare terminată.

Poate că ați observat că în animație există un buton pentru respingerea fișierului. În această ilustrație aveți posibilitatea să vedeți că Dragoș a respins fișierul, deoarece el crede că diapozitivul 2 este incorect.

Un aspect important de remarcat este că activitatea lui Dragoș este încă marcată ca Terminat, chiar dacă el a respins fișierul.

Dacă o persoană respinge fișierul, este necesar să îl corectați și să reporniți fluxul de lucru pentru a obține din nou aprobarea - mai exact dacă doriți aprobare unanimă.

Mesaje ale inițiatorului

1 - Un mesaj care enunță, "Aprobarea a pornit," "Vizualizare stare pentru acest flux de lucru"; 2 - Un mesaj care enunță, "Aprobarea s-a terminat," "Aprobat de Cristina, Respins de Dragoș, Aprobat de Daniel, "Vizualizare stare pentru acest flux de lucru"

Inițiatorul fluxului de lucru primește aceste două mesaje.

În animație ați văzut cum se pornește fluxul de lucru și cum diversele persoane realizează activitățile utilizând mesaje de poștă electronică. Dar, atunci când sunteți inițiatorul fluxului de lucru, veți primi de asemenea două mesaje de poștă electronică speciale:

1. Veți primi un mesaj care vă anunță când a pornit fluxul de lucru.

2. Când fiecare persoană și-a terminat activitățile, veți găsi un mesaj final care vă anunță că fluxul de lucru s-a terminat - inclusiv numele persoanelor care au aprobat sau respins fișierul.

Fiecare dintre aceste mesaje are în partea de jos un link care, atunci când este accesat, vă va duce la pagina Stare flux de lucru. Acel link este de ajutor la primirea primului mesaj, deoarece aveți posibilitatea să verificați cine și-a terminat și cine nu a terminat încă activitățile. Dacă faceți clic pe acel link mai târziu, în mesajul final, veți accesa cu ușurință pagina Stare flux de lucru, dacă aveți îndoieli cu privire la aprobarea unui fișier.

Cum să revocați

Pagina Stare flux de lucru având evidențiat linkul Se revocă acest flux de lucru

Unde să revocați un flux de lucru.

Ce faceți dacă este necesar să revocați un flux de lucru? De exemplu, poate că fișierul nu a fost gata așa cum ați crezut inițial. Pentru a revoca un flux de lucru, deplasați-vă la pagina Stare flux de lucru și faceți clic pe Se revocă acest flux de lucru. Acest lucru va opri fluxul de lucru și utilizatorilor li se va trimite o notificare că fluxul de lucru a fost revocat.

Activitățile, indiferent dacă au fost terminate sau nu, rămân în continuare pe pagina de stare, în cazul în care doriți să le înregistrați.

De ce aveți nevoie

Fișier PowerPoint deschis cu butonul Editare activitate pe Bara de mesaje

Este posibil ca acest buton să lipsească

Așa cum ați observat, butonul Editare activitate este ideal pentru a termina o activitate a unui flux de lucru. Totuși, dacă persoanele din fluxul dvs. de lucru nu văd acest buton în Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007, atunci este posibil să aibă dezactivată Bara de mesaje. Ei pot reactiva oricând Bara de mesaje, utilizând fila Vizualizare.

Totuși, dacă butonul încă nu este disponibil, utilizatorii pot termina activitatea pe site-ul SharePoint, utilizându-și browserul Web. Detalii despre cum se face acest lucru găsiți în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

De ce nu ar fi disponibil butonul Editare activitate? Pentru că acesta este disponibil doar atunci când o persoană a cumpărat una dintre următoarele suite:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

De asemenea, acesta se află în versiunile independente de Word 2007, Excel 2007 și PowerPoint 2007. Totuși, nu este disponibil în alte suite Office, cum ar fi Microsoft Office Standard 2007.

De ce aveți nevoie (continuare)

Caseta Office SharePoint Server 2007

Produsul necesar pentru ca aceste fluxuri de lucru să fie disponibile.

De asemenea, un aspect important de reținut este că fluxurile de lucru discutate în aceste cursuri sunt disponibile doar dacă aveți posibilitatea să salvați un fișier într-o bibliotecă de documente de pe un site SharePoint Server 2007. Cum știți dacă aveți SharePoint Server 2007? Aceasta este o întrebare uzuală. Încercați să porniți fluxul de lucru Aprobare, așa cum se arată în animație. Dacă vedeți opțiunea de a porni fluxul de lucru, atunci sunteți gata să începeți. Dacă nu aveți opțiunea, întrebați persoana care se ocupă de server sau departamentul dvs. de TI cum să faceți disponibile fluxurile de lucru ca acesta.

Răspundeți la următorul test pentru a fi sigur că înțelegeți materialul prezentat. Răspunsurile dumneavoastră sunt confidențiale și nu sunt notate.

Dacă utilizați un flux de lucru într-o bibliotecă de documente, ce se va întâmpla în general?

Va trimite fișiere pentru revizuire fiecărei persoane din firmă.

Incorect. Încercați din nou.

Va ajuta la automatizarea procesului de revizuire pentru un fișier, furnizând un link într-un mesaj de poștă electronică.

Corect. De asemenea, specialistul dvs. TI vă poate furniza fluxuri de lucru care fac și alte lucruri, dar, în mod implicit, fluxurile de lucru dintr-o bibliotecă de documente contribuie la trimiterea fișierelor pentru revizuire.

Va direcționa persoanele dintr-o bibliotecă într-alta, pentru ca aceștia să revizuiască fișierul.

Incorect. Deși persoanele sunt importante într-un flux de lucru, nu acesta este lucrul care se va întâmpla. Încercați din nou.

Vă va ajuta să trimiteți fișiere pentru revizuire, fără a utiliza poșta electronică.

Incorect, în majoritatea cazurilor, participanții vor primi mesaje de poștă electronică ce le solicită să termine o activitate, cum ar fi aprobarea unui fișier. Inițiatorul fluxului de lucru nu trebuie să trimită niciun mesaj de poștă electronică, dar fluxul de lucru utilizează poșta electronică. Încercați din nou.

Care sunt cele trei fluxuri de lucru discutate în această serie de cursuri?

Aprobare, Colectare nume, Colectare adrese.

Incorect. Aprobare este una, dar celelalte sunt suspecte. Încercați din nou.

Colectare aprobări, Colectare semnături, Obținere feedback.

Pe aproape, dar nu. Una dintre acestea este incorectă. Încercați din nou.

Aprobare, Colectare nume, Colectare semnături

Nu, ne pare rău, nu este așa. Două dintre acestea sunt corecte, dar una nu este. Încercați din nou.

Aprobare, Obținere feedback, Colectare semnături.

Da, este corect. Acestea sunt cele trei fluxuri de lucru discutate în această serie de cursuri. Cursul II va trata fluxul Obținere feedback și Cursul III fluxul Colectare semnături.

Când unei persoane i se atribuie o activitate de flux de lucru, cum apare aceasta pentru respectiva persoană?

Arată puțin ca o mică notă adezivă cu instrucțiuni despre ce să facă.

Incorect. Nu așa va vedea persoana respectivă. Încercați din nou.

Arată ca un mesaj de poștă electronică. Mesajul de poștă electronică va avea instrucțiuni.

Corect, activitatea va fi privită chiar în acest mod.

Arată puțin ca un blocnotes cu o casetă de selectare lângă activitate.

Nu, nu este corect, încercați din nou.

Apare lângă document într-o coloană specială.

Nu, nu este corect. Dar deseori va apărea o coloană nouă lângă un fișier, afișând starea generală a fluxului de lucru. Încercați din nou.

Unde se poate vedea o înregistrare a persoanelor care au terminat activitățile din fluxul de lucru?

În documentul propriu-zis.

Incorect. Nu aveți posibilitatea să vedeți activitățile terminate în acest fișier. Încercați din nou.

Într-o coloană de lângă fișier, în bibliotecă.

Nu, nu este corect. Dar deseori va apărea o coloană nouă lângă un fișier, afișând starea generală a fluxului de lucru. Încercați din nou.

Pe pagina Arhivă raportări flux de lucru.

Incorect, această pagină nu există, am inventat-o noi. Dar sunteți pe aproape. Încercați din nou.

Pe pagina Stare flux de lucru.

Corect! Exact! Această pagină se poate utiliza ca înregistrare oficială a persoanelor implicate. Și rețineți, inițiatorul fluxului de lucru va primi un mesaj de poștă electronică care are un link către pagina de stare.

Adevărat sau fals: dacă utilizați Office Standard 2007, butonul Editare activitate va apărea pentru dvs. în Word, Excel și PowerPoint 2007.

Adevărat.

Incorect. Nu veți vedea butonul Editare activitate dacă aveți Office Standard 2007. Vă trebuie Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 sau Office Ultimate 2007. De asemenea, aveți posibilitatea să cumpărați o versiune independentă de Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007.

Fals.

Corect. Vă trebuie Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 sau Office Ultimate 2007. De asemenea, aveți posibilitatea să cumpărați o versiune independentă de Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007.

Adevărat sau fals: dacă o persoană respinge un fișier în fluxul de lucru Aprobare, activitatea sa va fi considerată neterminată.

Adevărat.

Incorect. Atunci când o persoană a respins un fișier în fluxul de lucru Aprobare, activitatea lor este totuși considerată terminată. Până la urmă, ei au întreprins acțiunea asupra fișierului, chiar dacă acțiunea lor nu este în favoarea inițiatorului fluxului de lucru.

Fals.

Corect. Atunci când o persoană a respins un fișier din fluxul de lucru Aprobare, activitatea sa este considerată terminată.

Feedback

Cartelă de referințe rapide

A se vedea și

Cum să porniți fluxul de lucru Aprobare

  1. Încărcați sau salvați un registru de lucru Microsoft® Office Excel® 2007, o prezentare Microsoft® Office PowerPoint® 2007 sau un document Microsoft® Office Word 2007 într-o bibliotecă de documente de pe un site Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Deplasați-vă la biblioteca de documente utilizând browserul Web. Treceți cu mouse-ul peste fișier, faceți clic pe săgeata în jos, apoi faceți clic pe Fluxuri de lucru.

  3. Faceți clic pe linkul pentru fluxul de lucru Aprobare.

  4. Tastați adresele de poștă electronică ale fiecărui recenzent.

  5. Dacă doriți să includeți un mesaj sau instrucțiuni specifice pentru activitate, introduceți textul sub Tastați un mesaj care să fie trimis odată cu solicitarea.

  6. Sub Data scadenței, tastați un număr, apoi selectați Zile sau Săptămâni ca intervale de timp.

  7. Faceți clic pe Start.

Încheierea unei activități

  1. În mesajul de poștă electronică al activității, faceți clic pe linkul la fișier, afișat sub Pentru terminarea acestei activități.

  2. Revizuiți fișierul.

  3. Pentru a marca activitatea ca terminată, faceți clic pe butonul Editare activitate.

  4. Tastați un scurt comentariu, apoi faceți clic pe Aprobare sau pe Respingere.

Cum să terminați o activitate a fluxului de lucru dacă butonul Editare activitate nu este disponibil

  1. În mesajul de poștă electronică al activității, faceți clic pe linkul aici din partea de jos a mesajului.

  2. Browserul se va deschide și va apărea pagina de activități.

  3. Tastați eventualele comentarii, apoi faceți clic pe Aprobare sau pe Respingere.

Au fost utile aceste informații?

Cum putem îmbunătăți?

Cum putem îmbunătăți?

Pentru a vă proteja confidențialitatea, nu includeți informații de contact în feedback. Revizuiți Politică de confidențialitate.

Vă mulțumim pentru feedback!