Exportul datelor Access într-un document Word

Exportul datelor Access într-un document Word

Puteți exporta date din baza de date Access într-un document Microsoft Word utilizând comanda Export - Expert fișier RTF. Acest articol vă arată cum să utilizați comanda Export - Expert fișier RTF și cum să salvați setările de export ca specificație pentru a le reutiliza mai târziu.

În acest articol

Exportul datelor în Word: noțiuni de bază

Exportul datelor în Word

Înțelegeți cum Access exportă obiecte în Word

Ce altceva ar trebui să știu?

Exportul datelor în Word: noțiuni de bază

Puteți exporta un tabel, o interogare, un formular sau un raport în Microsoft Word. Când exportați un obiect utilizând comanda Export - Expert fișier RTF, Access creează o copie a datelor obiectului într-un fișier în format text îmbogățit Microsoft Word (*.rtf). Pentru tabele, interogări și formulare, câmpurile și înregistrările vizibile apar ca un tabel în documentul Word. Atunci când exportați un raport, expertul exportă datele și aspectul raportului și încearcă să facă documentul Word să semene cu raportul cât mai mult posibil.

  • Începeți operațiunea din Access    Pentru a exporta date din Access în Word, trebuie să lucrați în Access. Nu există nicio funcționalitate în Word care să poată importa date dintr-o bază de date Access. De asemenea, nu puteți salva un tabel sau o bază de date Access ca document Word, utilizând comanda Salvare ca din Access.

  • Obiecte pe care le puteți exporta    Puteți exporta un tabel, o interogare, un formular sau un raport. De asemenea, puteți exporta doar înregistrările selectate într-o vizualizare. Nu puteți exporta macrocomenzi și module. Atunci când exportați un formular sau o foaie de date care conține subformulare sau subfoi de date, se exportă numai formularul principal sau foaia de date principală. Trebuie să repetați operațiunea de export pentru fiecare subformular și subfoaie de date pe care doriți să le vedeți în Word. În schimb, atunci când exportați un raport, subformularele și subrapoartele incluse în raport se exportă împreună cu raportul principal.

  • Rezultatul operațiunii    Expertul Export - Fișier RTF exportă întotdeauna datele formatate. Acest lucru înseamnă că numai câmpurile și înregistrările vizibile într-un obiect sau o vizualizare sunt exportate împreună cu setările de format de afișare. Coloanele și înregistrările care sunt ascunse din cauza setărilor de filtrare nu se exportă. Pentru un raport, și aspectul raportului se păstrează atunci când se exportă.

  • Îmbinarea cu un document existent    Atunci când exportați din Access într-un document Word, datele sunt exportate întotdeauna într-un fișier Word nou. Dacă doriți ca datele să fie inserate într-un document Word existent, trebuie mai întâi să le exportați din Access într-un document Word nou, apoi să copiați datele din noul document Word și să le lipiți în documentul existent. Alternativ, puteți să copiați rânduri direct dintr-un tabel, o interogare, un formular sau un raport Access și apoi să le lipiți în documentul existent.

Exportul datelor în Word

Procesul de export al datelor într-un document Word urmează acești pași generali:

  • Pregătiți datele sursă pentru export. Ca parte a acestui pas, vă asigurați că datele nu conțin erori și decideți dacă doriți să exportați unele sau toate datele din tabelul sursă.

  • Rulați expertul Export - Fișier RTF.

  • Opțional, salvați setările ca specificație de export pentru a o reutiliza mai târziu.

Pașii din secțiunile următoare explică modul în care se efectuează fiecare activitate.

Pregătirea pentru export

  1. Deschideți baza de date Access sursă.

  2. În Panoul de navigare, selectați obiectul care conține datele pe care doriți să le exportați.

    Puteți exporta un tabel, o interogare, un formular sau un raport.

  3. Examinați datele sursă pentru a vă asigura că nu conțin indicatori de eroare (triunghiuri verzi) sau valori de eroare, cum ar fi #Num.

    Asigurați-vă că ați rezolvat toate erorile înainte să exportați datele în Word. Altfel, veți observa că aceste valori sunt înlocuite de o valoare nulă.

  4. Dacă documentul Word destinație există și este deschis, închideți-l înainte de a continua. Expertul vă consultă înainte de a suprascrie documentul.

    Notă: Nu puteți adăuga date la un document Word existent.

  5. În baza de date Access, dacă doriți să exportați numai o porțiune dintr-un tabel, o interogare sau un formular, deschideți obiectul și selectați doar înregistrările pe care le doriți.

Exportați datele

  1. Locația expertului Export - Fișier RTF diferă ușor în funcție de versiunea dvs. de Access. Alegeți pașii care se potrivesc cu versiunea dvs. de Access:

    • Dacă utilizați Access 2016, Access 2013 sau Access 2010, pe fila Date externe, în grupul Export, faceți clic pe butonul Mai multe pentru a afișa o listă de opțiuni, apoi faceți clic pe Word.

    • Dacă utilizați Access 2007, pe fila Date externe, în grupul Export, faceți clic pe Word.

  2. Se deschide expertul de export Export - Fișier RTF.

    Selectați o destinație și opțiuni de export din caseta de dialog Export - Fișier RTF.

    Notă: Comenzile Export sunt disponibile numai atunci când o bază de date este deschisă.

  3. În expertul Export - Fișier RTF, specificați numele fișierului destinație.

  4. Expertul exportă întotdeauna datele formatate. Dacă doriți să vizualizați documentul Word după finalizarea operațiunii de export, bifați caseta de selectare Se deschide fișierul destinație după terminarea operațiunii de export.

  5. Dacă ați selectat înregistrările pe care doriți să le exportați înainte de a începe operațiunea de export, puteți bifa caseta de selectare Se exportă numai înregistrările selectate. Cu toate acestea, dacă doriți să exportați toate înregistrările din vizualizare, lăsați caseta de selectare debifată.

    Notă: Această casetă de selectare apare ca indisponibilă (estompată) dacă nu este selectată nicio înregistrare.

  6. Faceți clic pe OK.

  7. Dacă documentul destinație există, vi se solicită să faceți clic pe Da pentru a suprascrie fișierul. Faceți clic pe Nu pentru a modifica numele fișierului destinație, apoi faceți clic pe OK din nou.

Access exportă datele și deschide documentul destinație în Word, în funcție de opțiunile de export specificate în expert. Access afișează și starea operațiunii pe ultima pagină a expertului.

Înțelegeți cum exportă Access obiectele în Word

Următorul tabel descrie cum Access exportă diverse obiecte și valori în Word. Acest lucru vă poate ajuta să determinați ce este în neregulă dacă operațiunea de export nu funcționează așa cum vă așteptați.

Articol

Considerente de export

Nume de câmpuri

Atunci când exportați un tabel, o interogare sau un formular, numele câmpurilor sunt plasate în primul rând al tabelului din documentul Word. Atunci când exportați un raport, amplasarea numelor de câmp în documentul Word variază în funcție de aspectul raportului.

Câmpuri multi-valoare

Un câmp din Access care acceptă mai multe valori este exportat într-o singură coloană în Word. Valorile sunt separate prin virgule (,).

Imagini, obiecte și atașări

Toate elementele grafice — sigle, date din câmpurile de obiecte OLE și atașări care fac parte din datele sursă - nu se exportă.

Grafice

Obiectele Microsoft Graph nu se exportă.

Expresii

Expresiile nu se exportă în documentul Word. Se exportă numai rezultatele expresiilor.

Subformulare și subfoi de date

Atunci când exportați un formular sau o foaie de date, se exportă numai formularul principal sau foaia de date principală. Trebuie să repetați operațiunea de export pentru fiecare subformular și subfoaie de date.

Ce altceva ar trebui să știu?

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×