De ce ar trebui să faceți upgrade listelor de distribuire la grupuri în Outlook

Pentru organizațiile de ani de zile s-au bazat pe grupurile de distribuire pentru a comunica și a colabora cu grupuri de persoane, atât în interiorul, cât și în afara firmei. Acum, totuși, grupurile Office 365 din Outlook oferă o soluție mai puternică pentru colaborare.

Sfat: Dacă vă interesează informații despre utilizarea grupurilor de persoane de contact Outlook pentru a trimite mesaje de e-mail la o listă de persoane, cum ar fi un grup de prieteni, consultați crearea unui grup de persoane de contact sau a unei liste de distribuire în Outlook pentru PC.

Ce sunt grupurile Office 365?

Atunci când configurați un grup Office 365 în Outlook, puteți alege un set de persoane cu care doriți să colaborați și să configurați cu ușurință o colecție de resurse pentru ca aceste persoane să le partajeze. Nu trebuie să vă faceți griji pentru atribuirea manuală a permisiunilor pentru toate acele resurse, deoarece adăugarea membrilor la grup le oferă automat permisiunile de care au nevoie pentru instrumentele pe care le furnizează grupul dvs.

Aceste resurse suplimentare includ:

  • Inbox partajat -în care să aibă loc conversațiile pe care le aveți în mod tradițional în listele de distribuire. Acest Inbox partajat este pe deplin căutat, astfel încât creează o arhivă vie a mesajelor grupului. Nou-veniții la grup pot căuta sau defila înapoi prin istoric pentru a începe lucrul rapid cu ceea ce a fost publicat anterior în grup. Consultați: aveți o conversație de grup în Outlook.

    Sfat: Dacă utilizatorii încă doresc ca mesajele de grup să apară în inboxul personal, așa cum au procedat cu lista de distribuire, tot ce trebuie să facă este să se aboneze la grup făcând clic pe butonul apartenență din panglică în Outlook.

  • Bibliotecă de fișiere partajate -grupul dumneavoastră are o bibliotecă de fișiere SharePoint în care utilizatorii pot stoca, partaja și colabora în documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier la care trebuie să lucreze. Consultați: Partajarea fișierelor de grup.

  • Calendar partajat -grupul dumneavoastră primește un calendar partajat pentru a publica evenimente legate de grup. Fiecare membru care s-a abonat la grup este invitat automat la evenimente postate în calendar, astfel încât acele evenimente să apară și în calendarele personale, dacă doresc. Consultați: Planificarea unei întâlniri într-un calendar de grup în Outlook.

  • Blocnotes OneNote partajat -grupul are automat un blocnotes OneNote partajat, unde membrii grupului pot colecta și colabora la informații. Multe grupuri utilizează blocnotesul pentru a crea un wiki viu cu întrebări frecvente și alte resurse.

  • Acces invitați -puteți adăuga persoane de contact externe la grupuri de distribuire înainte, dar tot ce au primit a fost e-mailul. Cu grupurile, puteți oferi oaspeților acces la conversații prin e-mail, la fișiere și chiar la Blocnotesul OneNote partajat. Consultați: accesul invitaților în grupurile Office 365.

  • Conținutul este detectabil -grupurile din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că este ușor pentru alte persoane din organizația dvs., să descopere și să se asocieze sau să revizuiască materialele din grup. Dacă conținutul grupului este mai sensibil, puteți comuta grupul la privat, care ascunde conținutul de la non-membri și necesită ca proprietarul grupului să aprobe toate solicitările de asociere.

  • Crearea cu autoservire-nu trebuie să fie blocată de solicitările utilizatorilor pentru a crea grupuri. Utilizatorii își pot crea propriile grupuri după cum este necesar. Dacă doriți să controlați ce utilizatori din organizație pot crea grupuri, consultați: accesul invitaților în grupurile Office 365.

Acestea sunt doar câteva dintre caracteristicile care fac grupurile o soluție mai puternică decât grupurile de distribuire.

Administrarea grupurilor dumneavoastră

Office 365 oferă o serie de instrumente și capacități utile pentru a gestiona și a administra mai ușor grupurile. Pentru mai multe informații despre fiecare dintre aceste beneficii, faceți clic pe titlurile de mai jos.

Menținerea directorului sub control este o problemă a fiecărui administrator. Iată câteva dintre instrumentele Office 365 pe care le oferă pentru a vă ajuta să Simplificați:

  • Politicile de denumire a politicilor de denumire vă permit să definiți ce sunt și nu sunt numele acceptate pentru grupurile dvs. Ceea ce îi împiedică pe utilizatori să ofere nume profane sau interzise grupurilor. În plus, puteți aplica prefixele standard ale firmei sau sufixele la numele grupurilor.

    Calitatea de membru dinamic -apartenența dinamică vă permite să setați apartenența la grup după regulă, care adaugă (sau elimină) membri ai grupului pe baza metadatelor (cum ar fi departamentul sau rolul) în Active Directory. Consultați Utilizarea atributelor pentru a crea reguli complexe pentru mai multe informații despre crearea calității de membru dinamic.

  • Apartenență ascunsă -dacă aveți un motiv să doriți ca apartenența grupului dumneavoastră să fie confidențială, de exemplu, dacă membrii sunt studenți, puteți să ascundeți apartenența la părțile externe.

  • Permisiuni de creare -pot exista unele persoane din organizația dvs., care nu doriți să poată crea grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor de creare în directorul dvs. Consultați gestionarea creării de grupuri Office 365.

  • Jurnalele de audit -puteți avea mai multă încredere în a permite utilizatorilor să creeze grupuri și să gestioneze apartenența la grup, deoarece jurnalele de audit ale grupurilor Office 365 vă permit să depistați cine a creat sau șters un anumit grup sau a efectuat modificări la apartenența la grup. Consultați: Căutați în Jurnalul de auditare din Office 365 Security & Conformity Center.

Gestionarea livrărilor vă oferă câteva metode de a gestiona modul în care ar trebui să fie trimise sau primite mesajele de către grup. În plus, există instrumente pentru a monitoriza fluxul acestor mesaje.

  • Trimitere ca sau trimitere în numele acestor setări permit utilizatorilor specifici să trimită mesaje de e-mail ca și cum ar fi provenit de la sau sunt în numele grupului.

  • Restricții expeditor -aceste setări vă permit să controlați persoanele cărora li se permite să trimită mesaje către grup. Grupul poate fi configurat pentru a permite mesaje de e-mail de la părțile externe, dar este posibil să doriți să restricționați acest lucru doar la anumite părți externe.

  • Suport pentru utilizatori externi -invitând oaspeții în grupul dvs., puteți alege să le includeți în conversațiile de e-mail din grup. Consultați: accesul invitaților în grupurile Office 365.

  • Reguli de transport -regulile de transport funcționează pentru grupuri la fel ca pentru serverul Exchange. Regulile pot căuta mesaje care îndeplinesc anumite condiții și pot lua măsuri pentru aceste mesaje.

  • Sfaturi corespondență -sfaturi corespondență sunt mesaje informative afișate utilizatorilor în timp ce compun un mesaj. Aceștia pot ajuta la reducerea rapoarte NDR, avertizând un utilizator dacă mesajul său este posibil să meargă în afara părților sau să depășească cotele mesajelor.

  • Mai multe adrese proxy -un grup poate avea aliasuri la fel ca în cazul unei cutii poștale de utilizator. Adresele proxy suplimentare pot fi utile pentru acceptarea mesajelor trimise către acele aliasuri sau pentru a facilita ajungerea la un grup care are un nume lung sau greu de ortografiat. Consultați: suport pentru mai multe domenii pentru Office 365 Groups-ajutor pentru administratori

  • Dimensiunea maximă trimitere/primire -aceste contingente pot contribui la reducerea problemelor cu mesajele de grup care primesc (sau trimit) mesaje extrem de mari, pentru a gestiona mai bine cerințele de stocare și lățimea de bandă.

Office 365 vă oferă, de asemenea, câteva instrumente pentru a gestiona tipul de conținut care este partajat în grupul dvs.

  • Instrucțiuni de utilizare -veți putea defini regulile de utilizare pentru grupurile Office 365-pentru a vă educa utilizatorii cu privire la cele mai bune practici care ajută la menținerea grupurilor efective și educarea lor în politicile de conținut intern. Pentru un exemplu, consultați: instrucțiuni de utilizare pentru clienții și partenerii Microsoft.

  • Clasificarea datelor -veți putea crea un sistem de clasificare a datelor personalizabil pentru grupurile Office 365 care permit separarea grupurilor după tipul de politică (de exemplu, "Neclasificat", "confidențial corporativ" sau "top secret"). În acest mod, grupurile pot expune politicile altor tipuri de conținut din organizația dvs. Politica Extensible permite organizației să configureze un punct final care se numește de fiecare dată când este creat sau modificat un grup, apoi puteți implementa propriile politici pentru crearea sau modificarea grupurilor.

Gestionarea modificărilor

Utilizatorii sunt uneori inconfortabili cu modificările, așadar este important să comunicați cu membrii existenți ai listelor de distribuire, pentru a le spune la ce să se aștepte. Iată câteva dintre informațiile pe care ar trebui să le includeți în acest mesaj, împreună cu câteva răspunsuri pe care le puteți găsi utile:

Ce sunt grupurile din Outlook?

Grupurile Office 365 din Outlook sunt o soluție de colaborare unică pentru teams/Groups care doresc un loc unde să partajeze discuții, fișiere, calendare și note într-un mod unificat, care este ușor de găsit.  Probabil cea mai bună caracteristică este că inboxul pentru grup păstrează un istoric al discuțiilor, facilitând căutarea în discuții anterioare.

De ce facem această modificare?

Persoanele au solicitat frecvent capacitatea de a căuta în lista de distribuire a mesajelor, pentru a găsi informațiile care au fost discutate în trecut. Upgrade-ul listei de distribuire la un grup înseamnă că persoanele nu trebuie să solicite sau să răspundă la aceleași întrebări.

De asemenea, noul grup va include un calendar pentru evenimentele din grup, o bibliotecă de fișiere partajate și un blocnotes OneNote, unde putem colabora și colecta informații pentru referințe ulterioare.

Trebuie să fac ceva pentru a mă alătura acestui grup dacă am fost deja membru al listei de distribuire?

Nu, dacă ați fost deja membru al listei de distribuire, veți deveni automat membru al grupului nou.

Cum accesez grupul nou în Outlook? Ce se întâmplă cu Outlook pe web?

Pentru a accesa grupul nou din Outlook, accesați categoria grupuri în partea de jos a panoului de navigare din stânga. Dacă utilizați acest grup, luați în considerare adesea fixarea ei ca preferință, făcând clic dreapta pe el și alegând Afișare ca preferat.

În plus, există clienți mobili gratuit pentru grupurile Office 365 disponibile pe fiecare platformă mobilă (iOS, Android etc.), astfel încât să puteți accesa cu ușurință grupul din mers.

Nu pot încă să trimit mesaje de e-mail

da, desigur. Același alias de e-mail pe care l-ați utilizat pentru lista de distribuire va funcționa în continuare foarte bine pentru grup în Outlook.

De asemenea...

Nu uitați să le spuneți când se produce această modificare și pe cine trebuie să contacteze dacă au întrebări ulterioare.

Migrarea listelor de distribuire

Sunteți gata să faceți upgrade listei de distribuire la un grup? Consultați migrarea listelor de distribuire la Office 365 Groups-ajutor pentru administratori.

Ce urmează?

După ce ați actualizat grupul de distribuire într-un grup Office 365, există câteva activități de urmărire pe care ar trebui să le faceți pentru a vă asigura că aceasta merge fără probleme.

  • Urmărirea cu utilizatorii -arhivați-le imediat după finalizarea upgrade-ului, apoi, din nou, câteva zile mai târziu. Arătând că ascultați și răspundeți la orice întrebări pe care le-ar putea avea vor merge departe pentru a le face fericite și confortabile cu modificarea.

  • Monitorizarea rapoartelor de angajament -portalul de administrare Office 365 are câteva rapoarte bune care vă pot arăta câți utilizatori utilizează grupul, cât de des și ce caracteristici utilizează acestea. Acele rapoarte vă pot ajuta să proiectați urmărirea și instruirea utilizatorilor, precum și să evidențiați de unde utilizatorii obțin cea mai mare valoare din grupul nou. Consultați: rapoartele de activitate din centrul de administrare Microsoft 365.

  • Împărtășiți-vă experiența -Permiteți altor echipe din firmă să știe că ați făcut upgrade grupului de distribuire și ce pași ați luat pentru a-l face să aibă succes! Partajarea informațiilor pot ajuta celelalte echipe să urmeze exemplul dumneavoastră și să aibă un upgrade de succes propriu.

Consultați și

Aveți întrebări despre grupurile Office 365?

Vizitați comunitatea tehnică Microsoft Office 365 Groups.

Vă ascultăm

Acest articol a fost actualizat ultima oară pe 22 decembrie, 2017 ca rezultat al feedbackului dvs. Dacă ați constatat că acesta v-a ghidat la informații utile și, mai ales, dacă nu ați făcut acest lucru, faceți clic pe controalele de feedback de mai jos și lăsați-ne câteva comentarii constructive, pentru a putea continua să le îmbunătățim. Mulțumim!

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×