De ce ar trebui să faceți upgrade de liste de distribuire la grupurile din Outlook

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Pentru ani organizații s-au bazat pe grupuri de distribuire să comunice și să colaboreze cu grupurile de persoane atât din interiorul și din afara firmei. Acum, cu toate acestea, grupurile din Outlook oferă o soluție mai puternică pentru colaborare.

Ce sunt grupurile?

Atunci când configurați un grup în Outlook, puteți alege un set de persoanele pe care doriți să colaborați cu și configurarea cu ușurință o colecție de resurse pentru persoanele să îl partajați. Nu trebuie să vă faceți griji despre manual atribuirea permisiunilor de la toate aceste resurse pentru că adăugați membri la grupul le oferă automat permisiunile necesare pentru instrumentele din grupul oferă.

Aceste resurse suplimentare includ:

  • Shared inbox - unde conversațiile aveți tradițional în listele de distribuire au loc. Acest inbox partajat este complet de căutat, astfel încât acesta creează o arhivă de viață a mesajelor de grup. Puteți căuta începători la grup sau defilați înapoi prin istoricul pentru a începe rapid lucrul rapid pe care este fost publicat în grupul anterior. Consultați: aveți o conversație de grup în Outlook.

    Sfat : Dacă utilizatorii doriți mesajele de grup să apară în Inboxul lor personale, cum au făcut cu lista de distribuire, toate acestea trebuie să facă este abonarea la grup, făcând clic pe butonul calitatea de membru pe panglica din Outlook.

  • Bibliotecă de fișiere partajate - Grupul are o bibliotecă SharePoint de fișiere în cazul în care utilizatorii pot stoca, partajați și colaborați la documente, registre de lucru, prezentări, imagini sau orice alt tip de fișier care au nevoie pentru a lucra la. Consultați: partajarea fișierelor de grup în Outlook 2016.

  • Calendar partajat - grupul devine un calendar partajat pentru a publica evenimentele legate de grup. Fiecare membru care are abonat la grup este automat invitat la evenimentele publicat în calendar pentru ca aceste evenimente, de asemenea, să apară în calendarele personale dacă doresc. Consultați: programarea unei întâlniri într-un calendar de grup în Outlook 2016.

  • Blocnotes partajat OneNote - Grupul are automat un blocnotes OneNote partajat în cazul în care membrii grupului poate colecta și a colaborați la informații. Mai multe grupuri de utilizarea blocnotes pentru a crea un wiki de viață cu întrebări frecvente și alte resurse. Consultați: introducere în OneNote 2016.

  • Comentariile acces - ar putea adăuga persoane de contact externe la grupuri de distribuire înainte, dar tot ce au primit a fost e-mailul. Cu grupurile poate oferi invitaților acces la e-mailul conversații, fișiere și chiar blocnotes OneNote partajat. Vedeți: Comentarii acces în grupuri Office 365.

  • Conținutul este descoperit - grupurile din Outlook sunt publice în mod implicit, ceea ce înseamnă că sunt simplu pentru alte persoane din organizație să descoperiți și vă asociați sau examinați în materialele din grupul. În cazul în care conținutul grupului este mai sensibil care puteți comuta grupul la privat, care se ascunde conținutul din non-membri și necesită proprietarului grupului să aprobe orice solicitările pentru a vă asocia la.

  • Crearea de autoservire - l nu trebuie să se blochează din cauza în jos prin cereri de utilizatori pentru a crea grupuri. Utilizatorii pot crea propriile grupuri după cum este necesar. Dacă doriți pentru a controla ce utilizatorii din organizație poate crea grupuri consultați: Gestionarea Office 365 creării grupurilor.

Acelea sunt doar câteva dintre caracteristicile care fac grupuri o soluție mai puternică decât grupurilor de distribuire.

Administrare grupuri de persoane de

Office 365 oferă o serie de instrumente utile și capacitățile pentru mai multe informații, gestionarea și cu ușurință administrarea grupurile dvs. Pentru mai multe informații despre fiecare dintre aceste avantaje, faceți clic pe titlurile de mai jos.

Păstrarea directorul sub control este o problemă de fiecare administrator. Iată câteva dintre instrumentele Office 365 oferă pentru a ajuta la care face mai simplu:

  • Denumirea politici - politicile de denumire permite Definiți ce și nu, numele acceptabilă pentru grupurile dvs. Care împiedică utilizatorii să dați profan sau interzis numele grupurilor. În plus pot impune firmei prefixele standard sau sufixe la numele grupului.

    Apartenența dinamice - dinamice apartenența vă permite să setați apartenenței la grup de regulă, care adaugă (sau elimină) membri ai grupului bazate pe metadate (cum ar fi Departamentul sau rol) în active directory. Consultați utilizarea atributele pentru a crea reguli complexe pentru mai multe informații despre crearea de apartenență dinamică.

  • Apartenența ascunse - dacă aveți un motiv pentru a doriți membrii grupului să fie confidențial, de exemplu, dacă sunt membrii elevii/studenții, puteți ascunde apartenenței la părțile din exterior.

  • Crearea permisiuni - poate fi unele persoane din organizație care nu doriți să poată să creați grupuri noi. Există mai multe tehnici pentru gestionarea permisiunilor crearea în Director. Consultați gestionarea Office 365 grup creare.

  • Jurnalele de audit - puteți avea mai multe încredere care permite utilizatorilor să creați grupuri și gestionarea apartenenței la grup, deoarece jurnalele de audit grupuri Office 365 vă permit să găsiți care create sau șterse un anumit grup sau modificările aduse calitatea de membru al grupului. Consultați: audit conectarea Office 365 securitatea și conformitatea centru de căutare.

Gestionare livrări vă oferă câteva metode pentru a gestiona cum mesaje ar trebui să fie trimis sau primit de grup. În plus, există instrumente pentru a monitoriza fluxul de mesaje respective.

  • Trimitere ca sau trimitere în numele - aceste setări se permite utilizatorilor specificat pentru a trimite e-mailuri, ca în cazul în care au provenit, sau sunt în numele grupului.

  • Restricții de expeditor - aceste setări vă permit să controlați cine este permisiunea de a trimite mesaje de la grup. Grupul poate fi configurat pentru a permite e-mailul din afara părți, dar se recomandă să restricționați care doar anumite părți din exterior.

  • Asistență externă pentru utilizatori - invita vizitatorii la grupul dvs., puteți alege să le incluse în conversațiile de e-mail din grup. Vedeți: Comentarii accesul la grupuri Office 365 - ajutor pentru administratori.

  • Regulile de transport - Transport regulile de lucru pentru grupuri, la fel ca în care funcționează pentru Exchange server. Regulile să căutați mesajele care îndeplinesc anumite condiții și apoi să ia măsuri în acele mesaje.

  • Sfaturi corespondență - sfaturi corespondență sunt mesaje informative afișat utilizatorilor în timp ce când compuneți un mesaj. Acestea pot contribui la reducerea ndr de avertizare un utilizator dacă mesajul lor este probabil să accesați părți din exterior sau să depășească a cotei de mesaj.

  • Mai multe adrese proxy - un grup pot avea aliasuri pur și simplu ca o cutie poștală de utilizator nu. Adresele proxy suplimentare poate fi util pentru a accepta mesajele trimise către alte aceste aliasuri sau pentru a face mai simplu pentru a ajunge la un grup care are un lung sau greu de ortografie nume. Consultați: multi-domeniu de asistență pentru grupuri Office 365 - administrator ajutor

  • Dimensiune Max trimitere/primire - aceste cotelor poate contribui la reducerea probleme cu grupul primirii (sau trimiterii) mesaje extrem de mare pentru a mai bine gestionarea cerințe de stocare și lățimea de bandă.

Office 365, de asemenea, vă oferă câteva instrumente pentru a gestiona tip de conținut care este partajat în grupul dvs.

  • Utilizare reguli - veți putea să definiți utilizarea instrucțiuni pentru grupuri Office 365-să învățați utilizatorilor despre cele mai bune practici care vă ajută păstra lor grupuri eficiente și învățați-le pe interne politici de conținut. De exemplu o vedeți: Utilizarea regulilor pentru Microsoft clienții și partenerii.

  • Clasificare de date - veți putea să creați un sistem de clasificare de date particularizabile pentru grupuri Office 365, care permite separarea de grupuri de politică tip (exemplu, "neclasificate", "corporative confidențial" sau "secretul sus"). În acest mod, grupurile dvs poate avea politicilor de alte tipuri de conținut din organizația dvs. Extensible politică îi permite Organizației pentru a configura un punct de final, care este apelat ori de câte ori un grup este creat sau modificat- și apoi să implementeze propriile politici pentru crearea de grup sau modificarea.

Gestionarea modificărilor

Utilizatorii sunt incomode cu modificarea, uneori, deci este important să comunicați cu membrii existent de liste de distribuire pentru a le spune ce să vă așteptați. Iată câteva dintre informațiile de care ar trebui să includeți în acest mesaj, împreună cu câteva răspunsuri pot fi utile:

Ce sunt grupurile în Outlook?

Grupuri Office 365 în Outlook sunt o soluție de colaborare unic pentru echipele/grupuri care doresc un loc pentru a partaja discuții, fișiere, calendare și note într-un mod unificat care este ușor de găsit.  Probabil că caracteristica singură, cel mai bine este că Inbox pentru grupul păstrează un istoric al discuții, simplificarea anterior discuții de căutare.

De ce facem această schimbare?

Întrebări solicitate capacitatea de a căuta mesaje publicat în lista de distribuire pentru a găsi informații care este fost discutat în trecut. Upgrade-ul listă de distribuire la un grup înseamnă că persoane nu trebuie să solicitați sau răspundeți la întrebări același peste si peste.

De asemenea, grupul nou va include un calendar pentru noastre evenimente de grup, o bibliotecă de fișiere partajate și un blocnotes OneNote în cazul în care vă pot colabora și colectarea informațiilor pentru referințe ulterioare.

Trebuie să faceți nimic pentru a vă asocia acest grup dacă am fost deja membru al listă de distribuire?

Nu, dacă au fost deja membru liste de distribuire veți fi automat un membru al grupului nou.

Cum accesez grup nou în Outlook? Ce se întâmplă cu Outlook pe Web?

Pentru a accesa noul grup în Outlook doar salt la categoria grupuri în partea de jos a panoului de navigare din stânga. Dacă utilizați acest grup adesea luați în considerare fixându-l ca preferat făcând clic dreapta pe el și selectând Afișare ca preferat.

În plus sunt gratuite clienții mobili pentru grupuri Office 365 disponibile pe fiecare platformă mobilă (iOS, Android, etc.) astfel încât să puteți accesa cu ușurință grupul în deplasare.

Nu puteți încă doar prin e-mail

da, desigur. Același alias de e-mail ați utilizat pentru lista de distribuire vor funcționa în continuare bine pentru grup în Outlook.

De asemenea...

Nu uitați să spuneți-le atunci când apare această modificare și care ar trebui să contacteze dacă au în continuare întrebări.

Migrarea de liste de distribuire

Sunteți gata să faceți upgrade de listă de distribuire la un grup? Consultați liste de distribuire migrarea la grupuri Office 365 - ajutor pentru administratori.

Ce urmează?

După ce ați făcut upgrade de grup de distribuire la un grup Office 365, există câteva activități de urmărire, se recomandă să faceți pentru a vă asigura că merge fără probleme.

  • Urmărire cu utilizatorii - selectare cu le imediat după upgrade-ul s-a finalizat, și apoi din nou câteva zile mai târziu. Care arată că sunteți listening și răspunde la întrebări ei ar putea avea va ajuta spre a le face mulțumit și obișnuit cu modificarea.

  • Monitorizarea rapoarte implicarea - portalul Office 365 Admin are câteva bune rapoarte care vă pot arăta câți utilizatori utilizați grupul, cât de des și ce caracteristici care îl utilizați. Aceste rapoarte vă poate ajuta să proiectați de urmărire și instruirea utilizatorilor, precum evidențiere în cazul în care utilizatorii sunt noțiuni cea mai mare valoare din grupul nou. Consultați: rapoartele de activitate în centrul de administrare Office 365.

  • Partajare vă experiența - permite alte echipe din firmă că ați făcut upgrade de grup de distribuire și ceea ce vă ajută să luat pentru a face succes! Partajarea care pot fi utile informațiile cele alte echipe urmați de exemplu și să aveți un upgrade de succes al lor.

Consultați și

Aveți întrebări despre grupuri Office 365?

Vizitați comunitatea Microsoft Office 365 grupuri Tech.

Vă ascultăm

Acest articol a fost actualizat ultima pe 24 mai 2017 ca rezultat al feedback. Dacă ați găsit că acesta vă ghidată la informații utile și mai ales dacă nu vă rugăm să faceți clic pe controale feedback mai jos și lăsați-ne unele comentarii constructiv, astfel încât putem continua să-și îmbunătățească. mulţumesc!

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×