Crearea unui tabel

Atunci când creați o bază de date Access, stocați datele în tabele, liste bazate pe subiecte care conțin rânduri și coloane. De exemplu, puteți crea un tabel Persoane de contact pentru a stoca o listă de nume, adrese și numere de telefon sau un tabel Produse pentru a stoca informații despre produse.

Acest articol vă arată cum să creați un tabel, cum să adăugați câmpuri într-un tabel și cum să setați cheie primară pentru un tabel. De asemenea, vă explică setarea proprietăților de tabel și de câmp.

Deoarece alte obiecte ale bazei de date depind atât de mult de tabele, ar trebui să începeți întotdeauna proiectarea unei baze de date prin crearea tuturor tabelelor și apoi crearea altor obiecte. Înainte de a crea tabele, luați în considerare cerințele dvs. și stabiliți toate tabelele de care aveți nevoie. Pentru o introducere în pregătirea și proiectarea unei baze de date, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

În acest articol

Prezentare generală

Crearea unui tabel nou

Adăugarea unui câmp la un tabel

Salvarea unui tabel

Prezentare generală

Un tabel este un obiect de bază de date pe care îl utilizați pentru a stoca date despre un anumit subiect, cum ar fi angajații sau produsele. Un tabel este format din înregistrări și câmpuri.

Fiecare înregistrare conține date despre o instanță a subiectului tabelului, cum ar fi un anumit angajat. O înregistrare este se mai numește și rând sau instanță.

Fiecare câmp conține date despre un aspect al subiectului tabelului, cum ar fi prenumele sau adresa de e-mail. De asemenea, un câmp este numit, de regulă, coloană sau atribut.

O înregistrare conține valori de câmp, cum ar fi Contoso, Ltd. sau cineva@example.com. O valoare de câmp se mai numește și fapt.

Tabelul Clienți din Access afișând aspectul înregistrărilor și al câmpurilor

1. O înregistrare

2. Un câmp

3. O valoare de câmp

O bază de date Access poate conține mai multe tabele, fiecare stocând informații despre un alt subiect. Fiecare tabel poate conține mai multe câmpuri de tipuri diferite de date, cum ar fi text, numere, date calendaristice și hyperlinkuri.

Proprietățile tabelelor și câmpurilor

În plus, tabelele și câmpurile au proprietăți pe care le puteți seta pentru a le controla caracteristicile sau comportamentul.

Foi de proprietăți de tabel și câmp
Un tabel deschis în vizualizarea Proiect.

1. Proprietăți de tabel

2. Proprietăți de câmp

Într-o bază de date Access, proprietățile de tabel sunt atributele unui tabel care afectează aspectul sau comportamentul tabelului ca întreg. Proprietățile tabelului sunt setate în foaia de proprietăți a tabelului, în vizualizarea Proiect. De exemplu, puteți seta proprietatea Vizualizare implicită a unui tabel pentru a specifica modul în care se afișează tabelul în mod implicit.

O proprietate de câmp se aplică la un anumit câmp dintr-un tabel și definește una dintre caracteristicile câmpului sau un aspect de comportament al câmpului. Puteți seta unele proprietăți de câmp în vizualizare Foaie de date. De asemenea, puteți seta orice proprietate de câmp în vizualizarea Proiect, utilizând panoul Proprietăți câmp.

Tipuri de date

Fiecare câmp are un tip de date. Tipul de date al unui câmp indică tipul de date pe care le stochează acesta, cum ar fi volume mari de text sau fișiere atașate.

Setare tip de date

Un tip de date este o proprietate de câmp, dar aceasta diferă de alte proprietăți de câmp după cum urmează:

  • Setați tipul de date al unui câmp în grila de proiectare a tabelului, nu în panoul Proprietăți câmp.

  • Tipul de date al unui câmp determină ce alte proprietăți are câmpul.

  • Trebuie să setați tipul de date al unui câmp atunci când creați câmpul.

    Puteți crea un câmp nou în Access introducând date într-o coloană nouă în Vizualizarea foaie de date. Atunci când creați un câmp introducând date în Vizualizarea foaie de date, Access atribuie automat un tip de date pentru câmp, pe baza valorii pe care o introduceți. Dacă intrarea dvs. nu implică niciun alt tip de date, Access setează tipul de date la Text. Dacă este necesar, puteți modifica tipul de date folosind Panglica.

Exemple de detectare automată a tipului de date

Următorul tabel prezintă modul de funcționare a detectării automate a tipului de date în vizualizarea Foaie de date.

Dacă introduceți:

Access creează un câmp cu un tip de date:

Cornel

Text

http://www.contoso.com

Puteți utiliza orice prefix de protocol internet valid. De exemplu, http://, https:// și mailto: sunt prefixe valide.

Hyperlink

1

Număr, Întreg lung

50.000

Număr, Întreg lung

50.000,99

Număr, Dublu

50000,389

Număr, Dublu

12/67

Formatele de dată și oră recunoscute sunt cele ale setărilor regionale de utilizator.

Dată/Oră

31 decembrie 2016

Dată/Oră

10:50:23

Dată/Oră

10:50

Dată/Oră

17:50

Dată/Oră

12,50 lei

Simbolul monetar recunoscut este acela al setării regionale de utilizator.

Monedă

21,75

Număr, Dublu

123,00%

Număr, Dublu

3,46E+03

Număr, Dublu

Relații de tabel

Deși fiecare tabel stochează date despre alt subiect, tabelele dintr-o bază de date Access stochează, de obicei, date despre subiecte care sunt legate între ele. De exemplu, o bază de date poate conține:

  • Un tabel de clienți care listează clienții firmei și adresele lor.

  • Un tabel de produse care listează produsele pe care le vindeți, inclusiv prețurile și imaginile pentru fiecare element.

  • Un tabel de comenzi care urmărește comenzile clienților.

Deoarece stocați date despre subiecte diferite în tabele separate, aveți nevoie de un mod de a lega datele, astfel încât să puteți combina cu ușurință datele corelate din cele două tabele separate. Pentru a conecta datele stocate în tabele diferite, puteți crea relații. O relație este o conexiune logică între două tabele care specifică câmpurile pe care tabelele le au în comun.

Chei

Câmpurile care fac parte dintr-o relație de tabel se numesc chei. O cheie constă de obicei dintr-un câmp, dar poate consta din mai multe câmpuri. Există două tipuri de chei:

  • Cheie primară    Un tabel poate avea o singură cheie primară. O cheie primară constă într-unul sau mai multe câmpuri care identifică în mod unic fiecare înregistrare stocată în tabel. Deseori, există un număr unic de identificare, cum ar fi un număr de identificare, un număr de serie sau un cod, care servește drept cheie primară. De exemplu, puteți avea un tabel Clienți în care fiecare client are un număr de ID client unic. Câmpul ID client este cheia primară a tabelului Clienți. Atunci când o cheie primară conține mai multe câmpuri, de obicei, este compusă din câmpuri pre-existente care luate împreună, furnizează valori unice. De exemplu, puteți utiliza o combinație între numele de familie, prenumele și data nașterii drept cheie primară pentru un tabel despre persoane.

  • Cheie străină:    Un tabel poate avea una sau mai multe chei străine. O cheie străină conține valorile care corespund valorilor din cheia primară a altui tabel. De exemplu, este posibil să aveți un tabel Comenzi în care fiecare comandă să aibă un număr ID de client care corespunde cu o înregistrare din tabelul Clienți. Câmpul ID client este o cheie străină a tabelului Comenzi.

Corespondența de valori dintre câmpurile cheie formează baza unei relații de tabel. Utilizați o relație de tabel pentru a combina datele din tabelele asociate. De exemplu, să presupunem că aveți un tabel Clienți și un tabel Comenzi. În tabelul Clienți, fiecare înregistrare este identificată după câmpul cheie primară, ID.

Pentru a asocia fiecare comandă cu un client, adăugați un câmp de cheie externă la tabelul Comenzi, care corespunde cu câmpul ID din tabelul Clienți, apoi creați o relație între cele două chei. Când adăugați o înregistrare la tabelul Comenzi, utilizați o valoare pentru ID client care provine din tabelul Clienți. Oricând doriți să vizualizați orice informații despre comanda unui client, utilizați relația pentru a identifica datele din tabelul Clienți corespondente cu înregistrările din tabelul Comenzi.

O relație de tabel Access afișată în fereastra Relații
O relație de tabel afișată în fereastra Relații.

1. O cheie primară este identificată după pictograma cheie de lângă numele câmpului.

2. O cheie străină: observați absența pictogramei cheie.

Beneficii ale utilizării relațiilor

Păstrarea datelor separate în tabele asociate are următoarele beneficii:

  • Consistență    Deoarece fiecare element de date este înregistrat o singură dată, într-un singur tabel, scad șansele să apară ambiguități sau inconsistențe. De exemplu, stocați numele unui client o singură dată, într-un tabel despre clienți, în loc să-l stocați în mod repetat (și posibil cu greșeli) într-un tabel care conține date despre clienți.

  • Eficiență    Înregistrarea datelor într-un singur loc înseamnă că utilizați mai puțin spațiu pe disc. Mai mult, tabelele mai mici oferă date mai rapid decât cele mari. În fine, dacă nu utilizați tabele separate pentru subiecte separate, veți introduce valori Null (date absente) și redundanțe în tabelele dvs., ambele fiind o risipă de spațiu și un factor de scădere a performanțelor.

  • Claritate    Designul unei baze de date este mai ușor de înțeles dacă subiectele sunt repartizate în mod potrivit în tabele.

Sfat : Planificați-vă tabelele luând în considerare relațiile dintre ele. Puteți utiliza Expertul căutare pentru a crea un câmp cheie străină dacă tabelul care conține deja cheia primară corespunzătoare există deja. Expertul de căutare creează relația pentru dvs.

Începutul paginii

Crearea unui tabel nou

O bază de date simplă, cum ar fi o listă de persoane de contact, poate să utilizeze doar un singur tabel. Cu toate acestea, multe baze de date utilizează mai multe tabele. Atunci când creați o nouă bază de date, creați un fișier nou pe computer, care se comportă ca un container pentru toate obiectele din baza de date, inclusiv tabelele.

Puteți crea un tabel prin crearea unei baze de date noi, prin inserarea unui tabel într-o bază de date existentă sau prin importul sau legarea la un tabel din altă sursă de date, cum ar fi un registru de lucru Microsoft Excel, un document Microsoft Word, un fișier text sau altă bază de date. Când creați o bază de date nouă, necompletată, se inserează automat un tabel nou, necompletat. Puteți introduce date în tabel pentru a începe să definiți câmpurile.

Ce intenționați?

Crearea unui tabel nou într-o bază de date nouă

Crearea unui tabel nou într-o bază de date existentă

Crearea unui tabel prin import sau legare

Utilizarea unui site SharePoint pentru crearea unui tabel

Setarea cheii primare a unui tabel

Setarea proprietăților unui tabel

Crearea unui tabel nou într-o bază de date nouă

  1. Faceți clic pe Fișier > Nou. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office > Nou.

  2. În caseta Nume fișier, tastați un nume de fișier pentru baza de date nouă.

  3. Pentru a naviga la o altă locație în care să salvați baza de date, faceți clic pe pictograma folder.

  4. Faceți clic pe Creare.

    Se deschide noua bază de date și un tabel nou, numit Tabel1 se creează și se deschide în vizualizarea Foaie de date.

Crearea unui tabel nou într-o bază de date existentă

  1. Faceți clic pe Fișier > Deschidere. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office > Deschidere.

  2. În caseta de dialog Deschidere, selectați baza de date pe care doriți s-o deschideți, apoi faceți clic pe Deschidere.

  3. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Tabel.

    Un nou tabel este inserat în baza de date și tabelul se deschide în vizualizarea Foaie de date.

Crearea unui tabel prin import sau legare

Puteți crea un tabel prin importul unor date stocate în altă parte sau prin legare la acestea. Puteți importa sau crea o legătură la date dintr-un registru de lucru Excel, o listă SharePoint, un fișier XML, o altă bază de date Access, un folder Microsoft Outlook și altele.

Când importați date, creați o copie a datelor într-un tabel nou din baza de date curentă. Modificările ulterioare din datele sursă nu vor avea efect asupra datelor importate, iar modificările din datele importate nu vor afecta datele sursă. După ce vă conectați la o sursă de date și efectuați importul, aveți posibilitatea să utilizați datele importate fără a vă conecta la sursă. De asemenea, aveți posibilitatea să modificați proiectarea unui tabel importat.

Când creați o legătură la date, creați un tabel legat în baza de date curentă, care reprezintă o legătură directă la informațiile existente stocate în altă sursă. Când modificați datele dintr-un tabel legat, le modificați și în sursă. Oricând se modifică datele în sursă, modificarea se va reflecta și în tabelul legat. Trebuie să aveți posibilitatea să vă conectați la sursa de date oricând utilizați un tabel legat. Nu aveți posibilitatea să modificați proiectarea unui tabel legat.

Notă : Nu puteți edita datele dintr-o foaie de lucru Excel utilizând un tabel legat. Ca soluție, importați datele sursă într-o bază de date Acces, apoi creați o legătură la baza de date din Excel.

Crearea unui tabel nou prin import sau prin legarea la date externe

  1. Faceți clic pe Fișier > Deschidere. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office > Deschidere.

  2. În caseta de dialog Deschidere, selectați și deschideți baza de date în care doriți să creați un tabel nou.

  3. În fila Date externe, în grupul Import și legare, faceți clic pe una dintre sursele de date disponibile. Dacă utilizați Access 2007, sursele de date sunt în grupul Import.

    Imaginea panglicii Access

  4. Urmați instrucțiunile din casetele de dialog care apar în fiecare etapă.

    Access creează tabelele noi și le afișează în Panoul de navigare.

De asemenea, puteți importa sau lega la o listă SharePoint utilizând o comandă de pe fila Creare.

Începutul paginii

Utilizarea unui site SharePoint pentru crearea unui tabel

Puteți crea un tabel în baza de date care importă date dintr-o listă SharePoint sau creează o legătură la aceasta. De asemenea, puteți crea o listă SharePoint nouă utilizând un șablon predefinit. Șabloanele predefinite din Access includ Persoane de contact, Activități, Probleme și Evenimente.

  1. Faceți clic pe Fișier > Deschidere. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office > Deschidere.

  2. În caseta de dialog Deschidere, selectați baza de date în care doriți să creați noul tabel, apoi faceți clic pe Deschidere.

  3. Pe fila Creare, în grupul Tabele, faceți clic pe Liste SharePoint.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Crearea unei liste SharePoint care este bazată pe un șablon

      1. Faceți clic pe Persoane de contact, Activități, Probleme sau Evenimente.

      2. În caseta de dialog Creare listă nouă, tastați URL-ul site-ului SharePoint în care doriți să creați lista.

      3. Introduceți un nume pentru noua listă și descrierea sa în casetele Specificați un nume pentru noua listă și Descriere.

      4. Pentru a deschide tabelul legat după ce este creat, bifați caseta de selectare Se deschide lista la terminare (selectată implicit).

    • Crearea unei liste noi particularizate

      1. Faceți clic pe Particularizat.

      2. În caseta de dialog Creare listă nouă, tastați URL-ul site-ului SharePoint în care doriți să creați lista.

      3. Introduceți un nume pentru noua listă și descrierea sa în casetele Specificați un nume pentru noua listă și Descriere.

      4. Pentru a deschide tabelul legat după ce este creat, bifați caseta de selectare Se deschide lista la terminare (selectată implicit).

    • Importul datelor dintr-o listă existentă

      1. Faceți clic pe Listă SharePoint existentă.

      2. În caseta de dialog Preluare date externe, tastați URL-ul site-ului SharePoint care conține datele pe care doriți să le importați.

      3. Faceți clic pe Se importă datele sursă într-un tabel nou din baza de date curentă, apoi faceți clic pe Următorul.

      4. Bifați caseta de selectare de lângă fiecare listă SharePoint pe care doriți să o importați.

    • Legarea la o listă existentă

      1. Faceți clic pe Listă SharePoint existentă.

      2. În caseta de dialog Preluare date externe - site SharePoint, tastați URL-ul site-ului SharePoint care conține listele la care doriți să creați legătura.

      3. Faceți clic pe Se face legătura la sursa de date prin crearea unui tabel legat, apoi faceți clic pe Următorul.

      4. Bifați caseta de selectare de lângă fiecare listă SharePoint la care doriți să creați legături.

Începutul paginii

Setarea cheii primare a unui tabel

Dacă nu aveți un motiv special să nu faceți acest lucru, ar trebui să specificați o cheie primară pentru un tabel. Access creează automat un index pentru cheia primară, care poate contribui la îmbunătățirea performanței bazei de date. În plus, Access se asigură că fiecare înregistrare are o valoare în câmpul cheie primară și că valoarea este întotdeauna unică. Valorile unice sunt importante, deoarece altfel nu există nicio modalitate de a distinge clar un rând de altele.

La crearea unui tabel nou în vizualizarea Foaie de date, Access creează automat o cheie primară și îi desemnează numele de câmp ID și tipul de date Numerotare automată.

În vizualizarea Proiect, puteți să modificați sau să eliminați cheia primară sau să setați cheia primară pentru un tabel care nu are deja una.

Determinați ce câmpuri să utilizați drept cheie primară

Uneori, este posibil să aveți deja datele pe care doriți să le utilizați drept cheie primară. De exemplu, puteți avea numere ID existente pentru angajații dvs. Dacă creați un tabel pentru a urmări informațiile despre angajați, puteți decide să utilizați ID-ul de angajat existent drept cheie primară pentru tabel. Sau poate că ID-ul de angajat este unic doar în combinație cu ID-ul de departament, ceea ce necesită să utilizați ambele câmpuri împreună drept cheie primară. Un bun candidat pentru o cheie primară are următoarele caracteristici:

  • Fiecare înregistrare are o valoare unică pentru câmpul sau combinația de câmpuri respectivă.

  • Câmpul sau combinația de câmpuri nu este niciodată goală sau nulă; există întotdeauna o valoare.

  • Valorile nu se modifică.

Dacă nu există date potrivite pentru utilizare drept cheie primară, puteți crea un câmp nou de utilizat drept cheie primară. Atunci când creați un câmp nou de utilizat drept cheie primară, setați tipul de date al câmpului la Numerotare automată pentru a vă asigura că îndeplinește cele trei caracteristici din lista anterioară.

Setarea sau modificarea cheii primare

  1. Selectați tabelul a cărui cheie primară doriți să o setați sau să o modificați.

  2. În fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare proiect.

  3. În grila de proiectare a tabelului, selectați câmpul sau câmpurile pe care doriți să le utilizați drept cheie primară.

    Pentru a selecta un câmp, faceți clic pe selector de rând pentru câmpul dorit.

    Pentru selectarea mai multor câmpuri, țineți apăsată tasta CTRL, apoi faceți clic pe selectorul de rând pentru fiecare câmp.

  4. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Cheie primară.

    Grupul Instrumente din fila Proiectare

    Un indicator de cheie apare în partea stângă a câmpului sau a câmpurilor pe care le specificați drept cheie primară.

Eliminarea cheii primare

  1. Selectați tabelul a cărui cheie primară doriți să o eliminați.

  2. În fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare proiect.

  3. Faceți clic pe selector de rând pentru cheia primară curentă. Dacă cheia primară constă în mai multe câmpuri, țineți apăsat CTRL, apoi faceți clic pe selectorul de rând pentru fiecare câmp.

  4. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Cheie primară.

    Grupul Instrumente din fila Proiectare

    Indicatorul de cheie este eliminat din câmpul sau câmpurile la care s-a referit anterior ca fiind cheia primară.

Notă : Atunci când salvați un tabel nou fără a stabili o cheie primară, Access vă solicită să creați un câmp nou pentru cheia primară. Dacă faceți clic pe Da, Access creează un câmp de ID, care utilizează tipul de date Numerotare automată pentru a furniza o valoare unică pentru fiecare înregistrare. Dacă tabelul dvs. include deja un câmp Numerotare automată, Access îl utilizează drept cheie primară. Dacă faceți clic pe Nu, Access nu adaugă un câmp și nu setează nicio cheie primară.

Începutul paginii

Setarea proprietăților unui tabel

Pe lângă setarea câmpurilor de proprietate, puteți seta și proprietăți care se aplică la un întreg tabel sau la înregistrări întregi.

  1. Selectați tabelul pentru care doriți să setați proprietățile.

  2. În fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare proiect.

  3. Pe fila Proiectare, în grupul Afișare/ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

    Grupul Afișare/Ascundere de pe fila Proiect din Access

    Se afișează foaia de proprietăți de tabel.

  4. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila General.

  5. Faceți clic pe caseta din partea stângă a proprietății pe care doriți s-o setați și introduceți o setare pentru proprietate.

    Proprietăți de tabel disponibile

    Utilizați această proprietate de tabel

    Pentru

    Afișare vizualizări pe site SharePoint

    Specificați dacă vizualizările care se bazează pe tabel pot fi afișate pe site-ul SharePoint.

    Notă : Efectele acestei setări depind de setarea din proprietatea bazei de date Afișarea vizualizărilor în site-ul SharePoint.

    Extindere subfoaie date

    Extindeți toate subfoile de date atunci când deschideți tabelul.

    Înălțime subfoaie date

    Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă doriți ca fereastra subfoii de date să se extindă pentru a afișa toate rândurile, lăsați această proprietate setată la 0".

    • Dacă doriți să controlați înălțimea subfoii de date, introduceți înălțimea dorită în inchi.

    Orientare

    Setarea orientării vizualizării, în funcție sensul de citire dat de limba utilizată, de la stânga la dreapta sau de la dreapta la stânga.

    Descriere

    Oferiți o descriere pentru tabel. Descrierea va apărea în sfaturile ecran pentru tabel.

    Vizualizare implicită

    Setați Foaie de date, PivotTable sau PivotChart ca vizualizare implicită atunci când deschideți tabelul. Rețineți, opțiunile PivotTable și PivotChart au fost eliminate din Access începând cu Access 2013.

    Regulă de validare

    Introduceți o expresie care trebuie să fie adevărată oricând adăugați sau modificați o înregistrare.

    Text de validare

    Introduceți un mesaj care se afișează atunci când o înregistrare încalcă expresia din proprietatea Regulă validare.

    Filtru

    Definirea criteriilor pentru a afișa numai rândurile care se potrivesc în Vizualizarea foaie de date.

    Ordonare după

    Selectare după unul sau mai multe câmpuri pentru a specifica ordinea implicită de sortare a rândurilor în Vizualizarea foaie de date.

    Nume subfoaie date

    Specificarea afișării unei subfoi de date în Vizualizarea foaie de date, și, dacă este cazul, a tabelului sau interogării care va furniza rândurile pentru subfoaia de date.

    Legare câmpuri descendente

    Listează câmpurile din tabelul sau interogarea care se utilizează pentru subfoaia care se potrivește cu proprietatea Legare câmpuri principale care este specificată pentru tabel.

    Legare câmpuri principale

    Listează câmpurile din tabel care se potrivesc cu proprietatea Legare câmpuri descendente specificată pentru tabel.

    Filtrare la încărcare

    Aplică automat criteriile de filtrare din proprietatea Filtru (setând la Da) atunci când se deschide tabelul în Vizualizarea foaie de date.

    Ordonare după încărcare

    Aplică automat criteriile de sortare din proprietatea Ordonare după (setând la Da) atunci când tabelul se deschide în Vizualizarea foaie de date.

    Sfat : Pentru a furniza mai mult spațiu pentru introducerea și editarea unei setări în caseta de proprietăți, apăsați SHIFT+F2 pentru a afișa caseta Zoom. Dacă setați proprietatea Regulă de validare la o expresie și doriți ajutor cu generarea ei, faceți clic Butonul Generator lângă caseta de proprietăți ValidationRule pentru a se afișa Generatorul de expresii.

  6. Apăsați CTRL+S pentru a salva modificările.

Începutul secțiunii

Începutul paginii

Adăugarea unui câmp la un tabel

Stocați fiecare element de date pe care doriți să-l urmăriți într-un câmp. De exemplu, într-un tabel de persoane de contact, creați câmpuri pentru Nume, Prenume, Număr de telefon și Adresă. Într-un tabel de produse, creați câmpuri pentru Nume produs, ID produs și Preț.

Înainte să creați câmpuri, încercați să separați datele în cele mai mici părți utile. Este mult mai ușor să combinați date mai târziu decât să le despărțiți. De exemplu, în loc de un câmp Nume complet, luați în calcul crearea de câmpuri separate pentru Nume și Prenume. Apoi, puteți sorta sau căuta cu ușurință după Prenume, Nume sau ambele. Dacă plănuiți să raportați, să sortați, să căutați sau să calculați după un element de date, puneți acel element într-un câmp separat.

După crearea unui câmp, aveți posibilitatea și să setați proprietățile de câmp pentru a-i controla aspectul și comportamentul.

Ce intenționați?

Adăugarea unui câmp prin introducerea de date

Când creați un tabel nou sau deschideți un tabel existent în Vizualizarea foaie de date, aveți posibilitatea să adăugați un câmp la tabel prin introducerea datelor în coloana Adăugare câmp nou din foaia de date.

Foaie de date din Access cu coloana Adăugare câmp nou

1. Introduceți date în coloana Adăugare câmp nou.

  1. Creați sau deschideți un tabel în Vizualizarea foaie de date făcând clic dreapta pe tabelul dorit în Panoul de navigare, iar apoi pe Vizualizare foaie de date din meniul de comenzi rapide.

  2. În coloana Adăugare câmp nou, introduceți numele câmpului pe care doriți să-l creați.

    Utilizați un nume descriptiv, astfel încât câmpul să fie mai ușor de identificat.

  3. Introduceți date în câmpul nou.

Adăugarea unui câmp utilizând un șablon de câmp

Uneori este mai ușor să alegeți dintr-o listă predefinită de câmpuri care corespund necesităților dvs. decât să creați manual un câmp. Puteți utiliza lista Mai multe câmpuri în Access 2010, 2013 sau 2016 sau panoul de activități Șabloane de câmp în Access 2007 pentru a alege dintr-o listă de șabloane de câmp. Un șablon de câmp este un set predefinit de caracteristici și proprietăți care descrie un câmp. Definiția șablonului de câmp include un nume de câmp, un tip de date, o setare pentru proprietatea Format a câmpului și alte proprietăți de câmp.

Dacă utilizați Access 2010, 2013 sau 2016, urmați acești pași.

  1. Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare foaie de date.

  2. Pe fila Câmpuri, în grupul Adăugare și ștergere, faceți clic peMai multe câmpuri.

    Captură de ecran cu grupul Adăugare și ștergere pe fila Câmpuri din panglică.

  3. Selectați un câmp din lista Mai multe câmpuri pentru a insera noua coloană. Access plasează câmpul în partea dreaptă a coloanei unde se află în prezent cursorul. Dacă alegeți una dintre opțiunile de câmp de sub titlul Pornire rapidă, cum ar fi Adresă, Access creează mai multe câmpuri în tabel care să conțină diferitele părți ale unei adrese.

Dacă utilizați Access 2007, urmați acești pași.

  1. Pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi pe Vizualizare foaie de date.

  2. Pe fila Foaie de date, în grupul Câmpuri și coloane, faceți clic pe Câmp nou.

    Imaginea panglicii Access

  3. Selectați unul sau mai multe câmpuri din panoul Șabloane de câmp și glisați-le spre tabelul în care doriți să inserați noua coloană.

Setarea proprietăților câmpului

După ce creați un câmp, aveți posibilitatea să setați proprietățile câmpului pentru a-i controla aspectul și comportamentul.

De exemplu, prin setarea proprietăților câmpului, aveți posibilitatea să:

  • Controlați aspectul datelor dintr-un câmp

  • Ajutați la împiedicarea introducerii incorecte de date într-un câmp

  • Specificați valorile specifice pentru un câmp

  • Măriți viteza de sortare și căutare dintr-un câmp

Aveți posibilitatea să setați unele dintre proprietățile de câmpuri disponibile în timp ce lucrați în Vizualizarea foaie de date. Pentru a avea acces la și a seta lista completă de proprietăți de câmp; este însă necesar să utilizați Vizualizarea proiect.

Setarea proprietăților de câmp în vizualizarea Foaie de date

Puteți să redenumiți un câmp, să-i modificați tipul de date, să-i modificați proprietatea Format și să modificați unele dintre celelalte proprietăți ale câmpului în timp ce lucrați în Vizualizarea foaie de date.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Foaie de date

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să-l deschideți.

  2. În meniul de comenzi rapide, faceți clic pe Vizualizare foaie de date.

Redenumirea unui câmp

Când adăugați un câmp prin introducerea de date în vizualizarea Foaie de date, Access atribuie automat un nume generic pentru câmp. Access atribuie numele Câmp1 pentru primul câmp nou, Câmp2 pentru al doilea câmp nou și așa mai departe. Implicit, numele unui câmp se utilizează ca etichetă oriunde se afișează câmpul, cum ar fi ca antet de coloană într-o foaie de date. Redenumirea câmpurilor astfel încât să fie mai descriptive le face mai ușor de utilizat atunci când vizualizați sau editați înregistrări.

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe antetul câmpul pe care doriți să-l redenumiți (de exemplu, Câmp1).

  2. În meniul de comenzi rapide, faceți clic pe Redenumire câmp. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe Redenumire coloană în meniul de comenzi rapide.

  3. Introduceți numele nou în titlul câmpului.

    Numele câmpurilor pot conține până la 64 de caractere (litere și numere), incluzând spațiile.

Modificarea tipului de date al unui câmp

Când creați un câmp prin introducerea datelor în Vizualizarea foaie de date, Access examinează datele respective pentru a stabili tipul de date potrivit pentru câmp. De exemplu, dacă introduceți 1.1.2017, Access recunoaște datele respective ca dată calendaristică și setează tipul de date pentru câmpul Dată/Oră. Dacă Access nu poate determina clar tipul de date, tipul de date este setat în mod implicit pe Text (Text scurt dacă utilizați Access 2016).

Tipul de date al câmpului determină ce alte proprietăți puteți seta pentru câmp. De exemplu, puteți seta doar proprietatea Numai adăugare pentru un câmp care are tipul de date Hyperlink sau tipul de date Memo (Text lung dacă utilizați Access 2016).

Pot fi cazuri în care să doriți să modificați manual tipul de date al unui câmp. De exemplu, să presupunem că aveți numere de cameră care seamănă cu date, cum ar fi 10/2017. Dacă introduceți 10/2017 într-un câmp nou în Vizualizarea foaie de date, caracteristica de detectare automată a tipului de date selectează tipul de date Dată/Oră pentru câmp. Deoarece numerele de cameră sunt etichete și nu date, ele trebuie să utilizeze tipul de date Text. Utilizați următoarea procedură pentru a modifica tipul de date al unui câmp.

  1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Câmpuri. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe fila Foaie de date.

  2. În lista Tip de date, în grupul Formatare, selectați tipul de date dorit. Dacă utilizați Access 2007, în lista Tip de date, în grupul Tip de date și formatare, selectați tipul de date dorit.

    Ce tipuri de date sunt disponibile?

    Consultați Tipuri de date pentru bazele de date desktop Access pentru o listă completă a tipurilor de date disponibile în bazele de date Access.

    Notă : Dimensiunea maximă a unui fișier bază de date Access este de 2 gigabyți.

    Sfaturi cu privire la tipurile de date

    • Pentru a optimiza performanța, trebuie să utilizați cea mai adecvată Dimensiune de câmp atunci când creați un câmp Text sau Număr. De exemplu, dacă vă așteptați să stocați coduri poștale de lungime previzibilă, specificați lungimea ca dimensiune de câmp. Puteți specifica dimensiunea câmpului setând o valoare în caseta de proprietăți Dimensiune câmp. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea Setarea altor proprietăți de câmp.

    • Pentru numere de telefon, coduri de produs și alte numere pe care nu intenționați să le utilizați pentru calcule matematice, selectați tipul de date Text în locul tipului Număr. O valoare numerică stocată ca text poate fi sortată și filtrată mai logic.

Modificarea formatului unui câmp

Pe lângă determinarea tipului de date pentru un câmp nou, Access poate și să seteze proprietatea Format pentru câmp, în funcție de ceea ce introduceți. De exemplu, dacă introduceți 10.50 a.m., Access setează tipul de date la Dată/Oră și proprietatea Format la Oră fmt. mediu. Pentru a modifica manual proprietatea Format pentru un câmp, efectuați următoarele:

  1. Pe Panglică, faceți clic pe fila Câmpuri. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe fila Foaie de date.

  2. În lista Format, în grupul Formatare, introduceți formatul dorit. Dacă utilizați Access 2007, în lista Format, în grupul Tip de date și formatare, introduceți formatul dorit.

    Notă : Lista Format poate fi indisponibilă pentru unele câmpuri (de exemplu, Text), în funcție de tipul de date al câmpului.

Setarea altor proprietăți de câmp

  1. În Vizualizarea foaie de date, faceți clic pe câmpul pentru care doriți să setați proprietatea.

  2. Dacă utilizați Access 2010, 2013 sau 2016, pe fila Câmpuri, în grupurile Proprietăți, Formatare sau Validare câmp, selectați proprietățile dorite.

  3. Dacă utilizați Access 2007, în fila Foaie de date, în grupul Tip de date și formatare, selectați proprietățile dorite.

Setarea proprietăților de câmp în vizualizarea Proiect

Puteți seta orice proprietate de câmp în timp ce lucrați cu un tabel în vizualizarea Proiect. În vizualizarea Proiect, setați tipul de date al unui câmp în grila de proiectare a tabelului și alte proprietăți în panoul Proprietăți câmp.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Proiect

  1. În Panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabel.

  2. În meniul de comenzi rapide, faceți clic pe Vizualizare proiect.

Modificarea tipului de date al unui câmp

  1. În grila de proiectare a tabelului, selectați câmpul pentru care doriți să setați tipul de date.

  2. În coloana Tip de date, alegeți un tip de date din listă.

    Ce tipuri de date sunt disponibile?

    Consultați Tipuri de date pentru bazele de date desktop Access pentru o listă completă a tipurilor de date disponibile în bazele de date Access.

    Notă : Dimensiunea maximă a unui fișier bază de date Access este de 2 gigabyți.

    Sfaturi cu privire la tipurile de date

    • Pentru numere de telefon, coduri de produs și alte numere pe care nu intenționați să le utilizați pentru calcule matematice, selectați tipul de date Text în locul tipului Număr. O valoare numerică stocată ca text poate fi sortată și filtrată mai logic, dar nu poate fi utilizată ușor în calcule.

    • Pentru tipurile de date Text și Număr, puteți specifica mai precis tipul de date sau dimensiunea câmpului prin setarea unei valori în caseta de proprietăți Dimensiune câmp.

Setarea altor proprietăți de câmp

  1. În grila de proiectare a tabelului, selectați câmpul pentru care doriți să setați proprietățile. Access afișează proprietățile pentru acest câmp în panoul Proprietăți câmp.

    Tipul de date al câmpului depinde de proprietățile pe care le puteți seta.

  2. În panoul Proprietăți câmp, introduceți setările dorite pentru fiecare proprietate sau apăsați F6, apoi utilizați tastele săgeată pentru a selecta o proprietate.

    Ce proprietăți de câmp sunt disponibile?

    Consultați Introducere în tipurile de date și proprietățile câmpurilor pentru o listă completă de proprietăți de câmp disponibile pentru fiecare tip de date din bazele de date Access.

    Notă : Nu toate proprietățile sunt disponibile pentru fiecare câmp. Tipul de date al unui câmp determină ce proprietăți va avea.

  3. Pentru a oferi mai mult spațiu pentru introducerea sau editarea unei setări de proprietate în caseta de proprietăți, apăsați SHIFT+F2 pentru a afișa caseta Zoom.

    Sfat : Dacă introduceți o mască de intrare mască sau o expresie de validare și doriți ajutor la generarea ei, faceți clic pe Butonul Generator lângă caseta de proprietăți pentru a afișa generatorul corespunzător.

  4. Apăsați CTRL+S pentru a salva modificările.

Salvarea unui tabel

După ce creați sau modificați un tabel, ar trebui să salvați proiectul. Când salvați un tabel pentru prima dată, acordați-i un nume care să descrie datele pe care le conține. Puteți utiliza până la 64 de caractere alfanumerice, inclusiv spații. De exemplu, puteți denumi un tabel Clienți, Piese de inventar sau Produse.

Sfat : Trebuie să stabiliți o convenție de denumire pentru obiectele din baza de date și s-o utilizați în mod unitar.

  1. Dacă utilizați Access 2010, 2013 sau 2016, faceți clic pe Fișier > Salvare sau apăsați CTRL+S.

  2. Dacă utilizați Access 2007, faceți clic pe butonul Microsoft Office, apoi pe Salvare sau apăsați CTRL+S.

  3. Dacă salvați tabelul pentru prima dată, tastați un nume pentru tabel, apoi faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×