Crearea unui Centru de înregistrări

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Centrul de înregistrări are intenția de a servi ca un depozit central în care o organizație să stocați și să gestionați toate înregistrările sale, cum ar fi documente legale sau financiare. Centrul de înregistrări acceptă întregul proces de gestionare înregistrările, la înregistrări colecție prin gestionare înregistrări la înregistrări distrugerii.

Șablonul de site-ul centru de înregistrări este similară cu alte site-uri SharePoint în care servește ca un depozit generale pentru documente și a permite colaborarea între utilizatorii site-ului. Șablonul de site-ul centru de înregistrări, cu toate acestea, este un site preconfigurată proiectat special pentru a ajuta organizațiile implementarea programelor de gestionarea și retenția lor înregistrări. Controlul versiunilor, auditarea, gestionarea metadatelor, eDiscovery și distribuirea personalizabilă a înregistrărilor sunt caracteristici predefinite care vă pot ajuta să gestionați înregistrări mai eficient.

Exemplu de flux de lucru pentru ținând înregistrări

Notă : SharePoint oferă, de asemenea, capacitatea de gestionare a înregistrărilor "." Cu gestionării înregistrărilor în locație, puteți utiliza orice caracteristici disponibile în centrul de înregistrări, cum ar fi informații despre gestionarea politică impunere, distribuirea și în așteptare, să gestionați înregistrări pe orice site.

Începutul paginii

Definirea unui plan de gestionare a înregistrărilor

La cel mai înalt nivel, există două etape importante implicate în proiectarea unui site centru de înregistrări pentru a implementa un program de gestionare a înregistrărilor:

  1. O organizație trebuie să dezvoltați o strategie de gestionare a înregistrărilor și formale un plan de gestionare a înregistrărilor. Acesta este un efort de colaborare care implică coordonarea între managerii de înregistrări, persoanele responsabile cu conformitatea, profesioniștilor IT și lucrătorii din tehnologia informației.

  2. O organizație trebuie să configurați una sau mai multe site-uri centru de înregistrări pentru a implementa său plan de gestionare a înregistrărilor.

Secțiunile de mai jos schițează elementele primare implicate în fiecare dintre acești pași.

Planificarea de gestionare a înregistrărilor

Înainte de a o organizație poate configura un site centru de înregistrări ca sa soluția de gestionare a înregistrărilor, acesta ar trebui să dezvolte un plan oficială pentru sa strategie de gestionare a înregistrărilor. Elemente specifice ale un plan de gestionare a înregistrărilor oficială au probabil să fie unice pentru organizațiile individuale sau întreprinderi. Cu toate acestea, practic toate planurile de gestionare a înregistrărilor include următoarele documente și procese:

Plan de fișier      Un plan de fișier descrie tipurile de documente sau elemente pe care o organizație recunoaște ca înregistrări de afaceri oficiale. Indică unde sunt stocate aceste înregistrări și furnizează informații care diferenţiază un singur tip de înregistrare la alta. Planul de fișier servește ca o colecție cuprinzătoare de politicile, procesele și recomandări pentru crearea, stocarea și gestionarea înregistrărilor. Un plan de fișier ar trebui să acopere toate înregistrările, indiferent de media, inclusiv hârtie, Bloguri, wiki-uri, e-mail și fișiere electronice. Aceasta, de asemenea, trebuie să specificați cum fiecare înregistrare este clasificate, securizată, și în cele din urmă distrus. De asemenea, trebuie să includă aspecte privind speciale categoriilor de înregistrări, cum ar fi confidențial, vitale, secretul comercial sau privilegiate înregistrările. În sfârșit, un plan de fișier trebuie să specificați persoanele care sunt responsabile pentru gestionarea fiecare tip de înregistrare.

Înregistrare biblioteci    înregistrare biblioteci sunt, în esență, biblioteci de documente care le creați pentru a clasifica și a depozita înregistrărilor importante. Creați o bibliotecă de înregistrare pentru fiecare tip de înregistrare pe care doriți să le păstrați. Înregistrările sunt distribuite automat în biblioteca corespunzătoare bazate pe setările configurate de Organizator conținut.

Tipuri de conținut    Puteți crea tipurile de conținut pentru a defini tipurile de înregistrări Organizației trebuie să stocați și să identificați orice proprietăți unice pentru fiecare tip de înregistrare. Prin definirea tipurile de conținut pentru anumite tipuri de înregistrări, organizației să asigurați-vă că fiecare dintre aceste grupuri de conținut este gestionat într-un mod uniform. Documente Office, PDF-uri, TIFF (imagini scanate), e-mail, conversațiile prin mesaje instant, videoclipuri și fizică înregistrările pot toate fi clasificate și stocate cu tipurile de conținut, puteți crea. Orice înregistrare numit un contract"," de exemplu, va fi tratat același fel și într-un mod consistent în SharePoint pe înregistrărilor sistemului de management. Utilizarea tipurilor de conținut pentru a clasifica și stocați înregistrări este o metodă alternativă la utilizarea bibliotecilor de înregistrări.

Planificarea de retenție    Un program de retenție specifică cât timp fiecare tip de înregistrare în planul de fișier trebuie să fie păstrate (sa perioada de retenție) și procesul de eliminare a acestuia atunci când se ajunge la sfârșitul acestei perioade (sa procesul distrugerii). Instrucțiuni într-un program de retenție, de obicei, se bazează pe cerințele legale, riscuri pentru organizație și cerință de afaceri. În plus, un program de retenție, de obicei, descrie neprevăzute gestionarea riscurilor care determină perioada de retenție pentru fiecare tip de înregistrare.

Documente de cerințe de conformitate    Un document de cerințe de conformitate definește regulile la ce sisteme IT pentru gestionarea înregistrărilor trebuie să respecte, capacitățile trebuie să aibă și tipurile de monitorizare periodică acestea trebuie să accepte pentru a asigura conformitatea.

  • Proces oficială pentru suspendarea distrugerii de înregistrări      Acest proces, care este adesea numit unei suspendări, detalii cum organizații suspendă distrugerii înregistrări atunci când au loc evenimente, cum ar fi litigii, auditări sau investigații.

  • Sistem pentru monitorizarea și gestionarea înregistrărilor de raportare      Pentru a vă asigura că angajați sunt îndosariere, accesarea și gestionarea înregistrărilor în funcție de politicile definite și procese, trebuie să aveți un program de gestionare a înregistrărilor un proces sau un sistem pentru monitorizarea și rapoarte despre gestionarea înregistrărilor.

Începutul paginii

Configurarea unui site centru de înregistrări

După o organizație se angajează în planificarea detaliată de gestionare a înregistrărilor și dezvoltă un plan oficială pentru gestionarea înregistrărilor, acesta poate crearea și configurarea unui site centru de înregistrări pentru a ajuta să implementeze acest program.

Trebuie să urmați acești pași pentru a configura un site centru de înregistrări:

  1. Crearea de înregistrări bibliotecilor sau listelor pentru a gestiona și a stoca fiecare tip de înregistrare pe care este specificat în planul de fișier.

    • Vă recomandăm să creați o bibliotecă de înregistrări pentru fiecare tip de conținut în planul de înregistrări.

    • Atunci când înregistrările sunt trimise la centrul de înregistrări, acestea sunt distribuite către relevante listă sau bibliotecă.

  2. Crearea coloanelor pentru bibliotecile de documente relevantă, liste sau tipuri de conținut pentru a conține și a afișa metadate pentru fiecare tip de înregistrare pe care este specificat în planul de fișier.

  3. Specificarea politicilor de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de înregistrare pe site-ul centru de înregistrări. Aceste politici ar trebui să reflecte perioadele de retenție și cerințele de audit care sunt specificate în planul de fișier al organizației și planificarea de retenție.

  4. Configurarea organizatorului de conținut pentru a distribui fiecare tip de înregistrare la locația corespunzătoare. Atunci când înregistrările sunt trimise la site-ul centru de înregistrări, fie manual, fie prin programare, aplicația utilizează această caracteristică pentru a determina cum să clasifice înregistrarea din site-ul centru de înregistrări și unde să trimiteți-l.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×