Crearea unei surse de date pentru o îmbinare a corespondenței

Dacă informațiile dvs. nu sunt organizate deja într-un format de fișier sursă de date pe care să îl utilizeze Microsoft Office Publisher, aveți posibilitatea să creați o sursă de date de utilizat la îmbinarea corespondenței sau îmbinarea corespondenței de poștă electronică. O sursă de date poate conține numai o listă de nume și de adrese sau poate cuprinde și căi către imagini, numere ale părților de produse, coduri de bare poștale, istoricul achizițiilor clienților și o varietate de date suplimentare care se pot utiliza la îmbinarea corespondenței sau îmbinarea corespondenței de poștă electronică.

În acest articol

Structura unei surse de date

Crearea unei surse de date listă de adrese pentru o îmbinare de corespondență

Structura unei surse de date

Înainte să creați o sursă de date, trebuie să țineți cont de tipul de informații pe care doriți să le includeți în publicația îmbinată finală. Fișierul sursă de date trebuie structurat astfel încât să cuprindă toate datele necesare pentru îmbinarea corespondenței.

Primul rând din sursa de date, rândul de titlu din tabelul de mai jos, listează numele coloanelor. Numele de coloane reprezintă numele câmpurilor de date pe care le inserați în publicația de îmbinare de corespondență sau de îmbinare de corespondență de poștă electronică drept substituenți pentru datele text sau imagine.

Sub rândul de titlu, coloanele de date sau câmpurile de date conțin informațiile care se vor afișa în locul câmpului câmpului de îmbinare asociat. Fiecare rând sau înregistrare din tabel de sub rândul de titlu listează un set complet de informații pentru fiecare înregistrare.

Coloanele dintr-o foaie de calcul Excel se potrivesc câmpurilor dintr-o publicație carte poștală

Începutul paginii

Crearea unei surse de date listă de adrese pentru o îmbinare de corespondență

Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook sau Microsoft Office Outlook cu Business Contact Manager se pot utiliza pentru a crea o sursă de date pentru îmbinarea de corespondență sau pentru îmbinarea de corespondență de poștă electronică. După ce creați și salvați o listă de adrese, este posibil să o reutilizați oricând pentru proiecte care să implice îmbinarea corespondenței.

Mail Merge Recipients dialog box

Crearea unei liste de adrese în Publisher

  1. Deschideți o publicație.

  2. În meniul Instrumente, indicați spre Corespondențe și cataloage, apoi faceți clic pe Creare listă de adrese.

  3. Pentru a particulariza coloanele din caseta de dialog Listă de adrese nouă, faceți clic pe Particularizare coloane, apoi alegeți oricare dintre variantele următoare:

    • Pentru a adăuga un câmp, faceți clic pe Adăugare. În caseta de dialog Adăugare câmp, tastați un nume pentru noul câmp, apoi faceți clic pe OK.

    • Pentru a elimina un câmp, selectați numele câmpului din Nume câmpuri, apoi faceți clic pe Ștergere.

    • Pentru a redenumi un câmp, selectați un nume de câmp din Nume câmpuri, apoi faceți clic pe Redenumire. În caseta de dialog Redenumire câmp, tastați un nume nou în caseta Pentru, apoi faceți clic pe OK.

      După ce particularizați toate câmpurile dorite, faceți clic pe OK.

  4. În caseta de dialog Listă de adrese nouă, în primul rând necompletat, tastați informațiile pentru prima intrare în câmpurile relevante.

    Dacă intenționați să îmbinați imagini în publicația finală, trebuie să tastați numele sau cale de fișier pentru fiecare fișier imagine pe care doriți să îl utilizați, în coloana sau câmpul de date corespunzător fiecărei înregistrări. Alegeți una din următoarele variante:

    • Dacă ați salvat fișierele imagine și sursa de date în același folder, tastați numele de fișier al imaginii relevante. De exemplu, tastați primaimagine.jpg.

    • Dacă ați salvat fișierele imagine în alt folder decât cel în care se află sursa de date, tastați calea completă a imaginii relevante. De exemplu, tastați C:\Documents and Settings\numeutilizator\My Documents\My Images\Proiect catalog\primaimagine.jpg.

    • Dacă ați salvat fișierele imagine într-un subfolder al folderului care conține sursa de date, tastați calea parțială a imaginii relevante. De exemplu, dacă folderul sursei de date conține un subfolder Imagini, tastați \Imagini\primaimagine.jpg.

  5. Atunci când terminați de introdus informațiile pentru prima intrare, faceți clic pe Intrare nouă sau apăsați tasta TAB.

  6. Repetați pașii 4 și 5 până când ați terminat de adăugat intrările.

  7. Faceți clic pe OK.

  8. În caseta de dialog Salvare listă de adrese ca, tastați un nume pentru lista de adrese în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

    În mod implicit, lista de adrese se salvează în folderul Sursele mele de date. Se recomandă să păstrați aici listele de adrese, deoarece Sursele mele de date este folderul implicit în care Publisher caută surse de date. Dacă salvați fișierul sursă de date în altă locație decât folderul Sursele mele de date, trebuie să răsfoiți pentru a-l localiza atunci când vă conectați la o sursă de date în timpul unei îmbinări.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×