Crearea unei expresii

Acest articol explică modul în care se creează și se utilizează expresiile în Microsoft Office Access 2007, echivalentul formulelor din Microsoft Office Excel 2007. Furnizează informații generale despre expresii — ce sunt și de ce se utilizează. În plus, articolul explică modul în care se creează expresii de la zero sau prin utilizarea unui instrument denumit Generator de expresii. Rețineți că informațiile generice din acest articol se aplică pentru expresii în mod general, dar că pașii care descriu proceduri se aplică numai pentru Office Access 2007.

Notă   Dacă doriți informații despre crearea expresiilor condiționale — expresii care returnează numai valori care satisfac o condiție pe care o specificați  — consultați articolul Crearea expresiilor condiționale (de tip Boolean).

În acest articol

Despre expresii

De ce se utilizează expresiile

Unde și cum se utilizează expresiile

Utilizarea Generatorului de expresii pentru a crea expresii

Utilizarea expresiilor pentru scopuri practice

Crearea controalelor calculate pentru efectuarea calculelor aritmetice

Adăugarea valorilor în două controale

Înmulțirea a două valori pentru a calcula taxele pe vânzări sau taxa TVA

Căutarea unei valori într-un tabel

Adăugarea unei date imprimate la un raport

Imprimarea numărului de pagină într-un raport

Imprimarea echivalentului numeric al unei date calendaristice

Compararea rezultatelor pentru mai mulți ani

Calcularea totalurilor de elemente de linie

Tabel de operatori

Despre expresii

În Office Access 2007, o expresie este echivalentul unei formule din Office Excel 2007. O expresie constă într-un număr de elemente posibile care pot fi utilizate individual sau în combinații pentru a produce un rezultat. Aceste elemente includ:

  • Identificatori — numele câmpurilor de tabele sau a controalelor din formulare sau rapoarte, sau a proprietăților acelor câmpuri sau controale.

  • Operatori, cum ar fi + (plus) sau - (minus).

  • Funcții, cum ar fi SUM sau AVG, și argumentele care se utilizează cu ele.

  • Constante — valori care nu se schimbă — cum ar fi un șir text sau numere care nu sunt calculate printr-o expresie.

O expresie poate fi utilizată pentru a efectua calcule, pentru a regăsi valoarea unui câmp sau control, a furniza criterii pentru o interogare, a defini reguli, a crea controale calculate și câmpuri calculate și pentru a defini un nivel de grupare pentru un raport.

Utilizați o expresie atunci când doriți să creați valori care nu se află direct în datele dvs. De exemplu, este posibil să doriți să calculați valoarea TVA pentru o comandă sau să calculați valoarea totală pentru comanda în sine. Alteori, veți dori să adăugați criterii la o interogare sau la un filtru — informații care determină care înregistrări sunt returnate de interogare sau care se afișează când este aplicat un filtru. În alte cazuri, veți dori să setați o valoare implicită sau o regulă de validare pentru un câmp sau un control. În toate aceste situații, veți utiliza o expresie.

Următorul tabel afișează niște exemple de expresii și cum se utilizează de obicei:

Expresie

Scop

=[DatăCerută]-[DatăExpediere]

Calculează diferența dintre valorile de date din două controale casetă text (denumite DatăCerută și DatăExpediere) într-un raport.

Date()

Setează valoarea implicită pentru un câmp Dată/Oră de tabel la data curentă.

PrețExtins: CCur([Detalii comandă].Preț Unitar*[Cantitate]*(1-[Reducere])/100)*100

Creează un câmp calculat într-o interogare.

Between #1.1.2005# And #31.12.2005#

Se utilizează pentru a introduce criterii pentru un câmp Dată/Oră într-o interogare.

=[Subformular Comenzi].Form!SubtotalComandă

Returnează valoare din controlul SubtotalComandă din subformularul Comenzi care se află în formularul Comenzi.

> 0

Setează o regulă de validare pentru un câmp numeric într-un tabel — utilizatorii trebuie să introducă valori mai mari decât zero.

După cum vedeți din exemplul anterior, o expresie din Access nu este doar un calcul matematic. În schimb, o expresie servește mai multor scopuri. Veți observa de asemenea că expresiile mostră diferă între ele sub mai multe aspecte. De exemplu, unele expresii încep cu operatorul = (egal). Când calculați o valoare pentru un control dintr-un formular sau raport, utilizați operatorul = pentru a începe expresia. Alteori, nu utilizați operatorul =. De exemplu, când tastați o expresie într-o interogare sau în proprietatea Valoare implicită sau Regulă de validare a unui câmp sau control, nu utilizați operatorul = decât dacă adăugați expresia la un câmp Text dintr-un tabel. În unele cazuri, ca atunci când se adaugă expresii la interogări, Access elimină automat operatorul =. Pentru mai multe informații despre sintaxa expresiilor, consultați articolul Ghid pentru sintaxa expresiilor.

Următoarele secțiuni descriu mai detaliat diversele părți componente ale unei expresii. Exemplele din secțiuni furnizează și descrieri pe scurt a sintaxei utilizate de expresii.

Identificatori

Un identificator este numele unui câmp, proprietate sau control.Utilizați un identificator într-o expresie pentru a vă referi la valoarea asociată cu acel câmp, proprietate sau control. De exemplu, să considerăm expresia =[DatăCerută]-[DatăExpediere]. Această expresie scade valoarea câmpului sau controlului DatăExpediere din valoarea câmpului sau controlului DatăCerută. În această expresie, atât DatăCerută cât și DatăExpediere au rol de identificatori.

Operatori

Access acceptă diverși operatori, inclusiv cei aritmetici, cum ar fi +, -, * (înmulțire), / (împărțire). De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați operatorii de comparație pentru a compara valori, operatori text pentru concatenarea textului (combinarea lui), operatori logici pentru a determina valori adevărate sau false și alți operatori specifici pentru Access. Pentru detalii despre operatori, consultați secțiunea Tabel de operatori.

Funcții și argumente

Funcțiile sunt proceduri predefinite, care pot fi utilizate în expresii. Utilizați funcții pentru o varietate de operațiuni, cum ar fi calcularea valorilor, manipularea textului și a datelor și rezumarea datelor. De exemplu, o funcție utilizată de obicei este Date, care returnează data curentă calendaristică. Aveți posibilitatea să utilizați funcția Date în mai multe moduri, cum ar fi într-o expresie care setează valoarea implicită pentru un câmp dintr-un tabel. Astfel, oricând se adaugă o înregistrare, valoarea din acel câmp va avea valoarea implicită a datei curente.

Anumite funcții necesită argumente. Un argument este o valoare care furnizează intrare funcției. Dacă o funcție necesită mai mult de un argument, separați argumentele cu o virgulă. De exemplu, funcția Date în următorul exemplu:

=Format(Date(),"d mmmm yyyy")    

Acest exemplu utilizează două argumente. Mai întâi, funcția Date furnizează data curentă. Al doilea argument, separat de primul prin virgulă, este un șir text care oferă instrucțiuni funcției Format cu privire la formatarea valorii de dată. Observați că șirul text care se află între ghilimele. Ca regulă generală, când trebuie să introduceți text, îl plasați între ghilimele. Această expresie ilustrează și un principiu care trebuie reținut: o valoare returnată de o funcție poate fi utilizată deseori ca argument pentru altă funcție.

Pentru mai multe informații despre cum se utilizează ghilimelele și sintaxa expresiilor în general, consultați articolul Ghid pentru sintaxa expresiilor

În fine, Access acceptă un număr mare de funcții predefinite. Pentru linkuri către mai multe informații despre funcții, consultați articolul Funcții (ordonate după categorie).

Constante

O constantă este un element denumit a cărui valoare rămâne constantă în timp ce se execută Access. De obicei, utilizați constantele True, False și Null de cele mai multe ori în expresii. De asemenea, aveți posibilitatea să definiți propriile constante în cod VBA (Visual Basic for Applications), care se pot utiliza în procedurile VBA. VBA este limbajul de programare utilizat de Access.

Notă   Constantele Microsoft Visual Basic nu se pot utiliza în funcțiile particularizate pe care le utilizați în expresiile dvs. De exemplu, Visual Basic are constante pentru zilele săptămânii: vbSunday reprezintă duminică, vbMonday reprezintă luni, etc. Fiecare dintre aceste constante are o valoare corespondentă numerică: valoarea numerică pentru vbSunday este 1, pentru vbMonday este 2, etc. Aceste constante nu se pot utiliza într-o funcție particularizată care este apelată dintr-o expresie. În schimb, utilizați valori numerice.

Valori

Aveți posibilitatea să utilizați valori literale în expresiile dvs., cum ar fi numărul 1.254 sau șirul "Introduceți un număr între 1 și 10". Valorile numerice pot fi o serie de cifre, inclusiv un semn și o virgulă zecimală. În absența unui semn Access presupune că este vorba de o valoare pozitivă. Pentru a face valoarea negativă, adăugați semnul minus (-). De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați notația științifică. Pentru a face aceasta, adăugați semnul "E" sau "e" al exponentului (de exemplu, 1,0E-6).

Când utilizați șiruri text pe post de constante, încadrați-le sub formă de constante. Uneori, Access va furniza ghilimelele. De exemplu, când tastați text într-o expresie pentru o regulă de validare sau pentru criterii de interogare, Access încadrează șirurile text în ghilimele în mod automat.

De exemplu, dacă tastați textul București, Access afișează "București" în expresie. Dacă doriți ca expresia să producă un șir text încadrat în ghilimele duble, încadrați șirul imbricat între ghilimele simple ' sau între trei seturi de ghilimele duble ". De exemplu, următoarele expresii sunt echivalente:

Forms![Persoane de contact]![Oraș].DefaultValue= ' "București" '    

Forms![Persoane de contact]![Oraș].DefaultValue= " " "București" " "    

Pentru a utiliza valori de tip dată/oră, încadrați-le în simboluri diez (#). De exemplu, #03.07.07#, #7 martie 07# și #07 martie 2007# sunt toate valori valide de dată/oră. Când Access întâlnește o valoare validă de dată/oră între caractere #, tratează automat valoare ca tip de date Dată/oră.

Începutul paginii

De ce se utilizează expresiile

În Access, utilizați expresii atunci când doriți să:

  • Calculați valori care nu există direct în datele dvs. Aveți posibilitatea să calculați valori pentru câmpuri de tabel, pentru interogări și controale din formulare și rapoarte.

  • Setați o valoare implicită pentru un câmp de tabel sau un control dintr-un formular sau un raport. Valorile implicite apar apoi oricând deschideți un tabel, formular sau raport pentru utilizare.

  • Creați o regulă de validare. Regulile de validare controlează ce valori se pot sau nu se pot introduce într-un câmp sau control.

  • Setați criterii pentru o interogare.

Următoarea ilustrație afișează câteva expresii tipice utilizate în scenariile descrise aici:

De exemplu, să presupunem că aveți nevoie să calculați suma totală de lei pentru un element de linie dintr-o factură. De obicei, nu stocați totalul elementului în baza de date. În schimb, îl calculați după cum este necesar din două elemente care ar trebui să fie stocate în baza de date — cantitate și preț. Apoi, utilizați o expresie pentru a calcula valoarea, cum ar fi cea de mai jos:

=CCur([Cantitate]*[Preț])    

Această expresie înmulțește cantitatea cu prețul și utilizează apoi funcția CCur (conversie în monedă) pentru a efectua conversia rezultatul la tipul de date Monedă. De asemenea, aveți posibilitatea să calculați o reducere pentru fiecare comandă.

Aveți posibilitatea să creați un câmp într-o interogare care calculează un total al elementelor de linie, apoi să utilizați valoarea într-un formular sau raport. O coloană dintr-o interogare care rezultă dintr-un astfel de calcul este denumită câmp calculat. De exemplu, următoarea expresie dintr-o interogare calculează totalurile elemente de linie cu o reducere aplicată:

PrețDetaliat: CCur([Detalii comenzi].[Preț unitar]*[Cantitate]*(1-[Reducere])/100)*100    

Expresia denumește coloana rezultată PrețDetaliat. Creați un câmp calculat oricând aveți nevoie să calculați sau să efectuați operațiuni cu datele din două sau mai multe câmpuri de tabel. De exemplu, multe tabele stochează prenumele și numele de familie în câmpuri separate. Dacă doriți să le combinați într-un singur câmp, creați un câmp calculat într-o interogare. Unii utilizatori încearcă să creeze acele tipuri de câmpuri direct în tabel, dar, în mod implicit, tabelele nu acceptă aceste tipuri de operațiuni — nu furnizează un câmp sau o proprietate în care să se poată adăuga expresia necesară.

Un câmp calculat care combină prenumele și numele de familie arată astfel: [Prenume] & " " & [NumeDeFamilie]. În acest caz, ampersandul combină valorile din câmpurile Prenume și NumeDeFamilie cu un spațiu  — ghilimelele duble cu un spațiu între ele.

De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați expresii pentru a furniza o valoare implicită pentru un câmp dintr-un tabel sau pentru un control. De exemplu, dacă aveți un câmp de date pe care doriți să îl setați implicit la data curentă, tastați Date() în caseta proprietății Valoare implicită pentru acel câmp.

De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați o expresie pentru a seta o regulă de validare. De exemplu, utilizați o regulă de validare care necesită ca data care este introdusă să fie mai mare sau egală cu data curentă. În acest caz, setați valoarea din caseta proprietății Regulă de validare la >= Date().

În fine, aveți posibilitatea să utilizați o expresie pentru a seta criterii pentru o interogare. De exemplu, să presupunem că doriți să vedeți vânzările de produse pentru comenzile care au fost expediate cu o anumită limită de timp. Aveți posibilitatea să introduceți criteriile pentru a defini un interval de date calendaristice, apoi Access returnează numai rândurile care se potrivesc criteriilor:

Between #01.01.07# And #31.12.07#    

Când adăugați criterii la interogare și executați apoi interogarea, returnează numai valorile care se potrivesc datelor specificate.

Începutul paginii

Unde și cum se utilizează expresiile

Aveți posibilitatea să utilizați o expresie în multe locuri dintr-o bază de date. De exemplu, tabelele, interogările, formularele, rapoartele și macrocomenzile au proprietăți care acceptă o expresie. De exemplu, se poate utiliza o expresie în proprietățile Sursă control și Valoare implicită ale controalelor. De asemenea, se pot utiliza în proprietatea Regulă de validare din câmpurile de tabel. În plus, când scrieți cod VBA pentru o procedură eveniment sau pentru un modul, utilizați deseori expresii care sunt similare cu cele pe care le utilizați într-un obiect Access, cum ar fi un tabel sau o interogare.

Scurtă descriere a sintaxei expresiilor

Expresiile utilizează deseori date în tabele și interogări și date stocate în controale în formulare și rapoarte. Pentru a utiliza acele date, expresiile fac referire la câmpurile din tabele și interogări, cât și la numele controalelor. Pentru a utiliza nume de câmpuri și controale în expresii, le încadrați în paranteze drepte ([ ]). De exemplu, dacă doriți să utilizați un tabel denumit Preț unitar într-o expresie, îl introduceți ca [Preț unitar]. Dacă introduceți un nume care nu include spații sau caractere speciale, Access le încadrează automat în paranteze drepte. Dacă un nume include spații sau caractere speciale, parantezele drepte trebuie introduse de utilizator.

Pentru mai multe informații despre sintaxa expresiilor, consultați articolul Ghid pentru sintaxa expresiilor.

Utilizarea expresiilor în controale de formulare și rapoarte

Aveți posibilitatea să denumiți un control calculat setând proprietatea Nume a controlului. Numele trebuie să fie unic între toate numele de controale din formular sau raport. De asemenea, trebuie să fie diferit de orice nume de câmp sau control care este utilizat în expresia pentru acel control și ar trebui să fie diferit de orice nume de câmp din tabelul subiacent sau interogarea subiacentă. Acest nume poate fi utilizat când doriți să faceți referire la valoarea din control în alte expresii din formular sau raport.

Cele mai obișnuite locuri unde se pot utiliza expresii includ următoarele:

  • Într-un control casetă text dintr-un formular sau raport    Astfel, se creează un control calculat. De exemplu, să presupunem că doriți să creați un subtotal care însumează toate elementele de linie dintr-un formular de comandă. Subtotalul poate arăta în formular asemănător cu cel de mai jos:

    Subtotal într-un formular de comandă

    Pentru a calcula subtotalul, plasați un control casetă text în formular și setați proprietatea Sursă control a casetei text la următoarea expresie:

    =Sum([câmp_tabel])    

    În acest caz, câmp_tabel este numele câmpului care conține valorile de subtotal. Câmpul se poate afla într-un tabel sau într-o interogare. Funcția Sum calculează totalul pentru un set de valori din sursa de înregistrări.

    Următorii pași explică modul în care se introduce o expresie într-un control casetă text.

    Introducerea unei expresii într-un control casetă text

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect.

    2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text pe care doriți s-o modificați, apoi faceți clic pe Proprietăți pentru a afișa foaia de proprietăți a controlului.

      -sau-

      În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

    3. În fila Date sau în fila Toate a foii de proprietăți, faceți clic pe proprietatea Sursă control a casetei text, apoi introduceți = și restul expresiei. De exemplu, pentru a calcula subtotalul afișat mai sus, tastați =Sum([câmp_tabel]), asigurându-vă că înlocuiți numele câmpului cu câmp_tabel.

      -sau-

      Faceți clic pe butonul Generare Builder button în partea dreaptă a casetei de proprietăți pentru a crea o expresie utilizând Generatorul de expresii.

      Foaia de proprietăți va arăta similar cu următoarea ilustrație:

      O expresie mostră în proprietatea Sursă control.

    4. Închideți foaia de proprietăți și salvați modificările.

  • Utilizarea expresiilor în criterii de interogare

    Expresiile pot fi utilizate pentru a defini criterii într-o interogare. Access returnează apoi rândurile care se potrivesc cu criteriile. De exemplu, să presupunem că doriți să vedeți toate comenzile a căror dată de expediere a avut loc în 2004. Pentru a introduce criteriile, introduceți expresia următoare în celula Criterii pentru coloana Dată/Oră din interogarea dvs. Acest exemplu utilizează o coloană Dată/Oră denumită DatăExpediere. Pentru a defini un interval de date, introduceți următoarele criterii:

    Between #01.01.04# And #31.12.04#    

    Coloana DatăExpediere va arăta semănător cu următoarea ilustrație.

    Utilizarea operatorului Between în grila de proiectare a interogării

    Expresia determină dacă valorile din coloana DatăExpediere se încadrează în intervalul specificat de dvs. Rețineți că trebuie să încadrați datele cu semne diez (#). Access tratează o valoare încadrată în semne diez ca tip de date Dată/Oră. Tratarea acelor valori ca date de tip dată/oră vă permite să efectuați calcule cu acele valori.

    Pentru mai multe informații despre utilizarea datelor de tip dată/oră, consultați articolele Introducerea unei valori de dată sau oră și Inserarea, crearea, sau ștergerea unui câmp care stochează valori de tip dată.

    Introducerea criteriilor în grila de proiectare a interogării

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea pe care doriți să o modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    2. Faceți clic în celula Criterii din coloana pentru care doriți să introduceți criteriile.

    3. Tastați expresia cu criterii.

      -sau-

      În fila Proiectare, în grupul Inițializare interogare, faceți clic pe Generator pentru a porni Generatorul de expresii și a genera criteriile.

      Notă   Nu puneți operatorul egal (=) înaintea expresiei cu criterii..

      Dacă doriți o zonă mai mare în care să tastați expresia, apăsați SHIFT+F2 pentru a afișa caseta Panoramare.

      Caseta text Panoramare

  • Utilizarea expresiilor pentru a crea câmpuri calculate într-o interogare

    Expresiile pot fi utilizate pentru a crea un câmp calculat într-o interogare. De exemplu, să presupunem că doriți să afișați anul în care s-a expediat o comandă ca parte dintr-o interogare. Pentru a crea un câmp calculat, plasați următoarea expresie într-o celulă necompletată din rândul Câmp în interogarea dvs.:

    An expediere: Format([DatăExpediere],"yyyy")    

    În acest caz, expresia utilizează funcția Format pentru a extrage anul din valorile dintr-un câmp denumit DatăExpediere. Funcția Format formatează apoi anul cu patru cifre. Prefațarea expresiei cu An expediere: denumește coloana rezultată An expediere.

    O expresie care extrage anul dintr-o valoare de dată

    Introducerea unui câmp calculat în vizualizarea Proiectare a interogării

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea pe care doriți să o modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    2. Faceți clic pe celula Câmp din coloana în care doriți să creați câmpul calculat.

    3. Tastați expresia.

      -sau-

      În fila Proiectare, în grupul Inițializare interogare, faceți clic pe Generator pentru a porni Generatorul de expresii și a genera criteriile.

      Notă   Nu puneți operatorul = înaintea criteriilor din expresie, dar începeți expresia cu un nume urmat de simbolul două puncte. De exemplu, tastați PrețDetaliat: pentru a începe o expresie care creează un câmp calculat denumit PrețDetaliat.

  • Utilizarea expresiilor în proprietatea Regulă de validare a unui câmp de tabel

    Alt loc în care expresiile sunt utile este proprietatea Regulă de validare a unui câmp dintr-un tabel. Să presupunem că aveți un tabel denumit Inventar cu un câmp denumit Unități disponibile și că doriți să setați o regulă care impune introducerea unei valori mai mari sau egale ca zero. Cu alte cuvinte, nu pot să apară numere negative în inventar. Aveți posibilitatea să efectuați aceasta utilizând expresia afișată în următoarea ilustrație.

    Introducerea unei reguli de validare pentru un câmp dintr-un tabel

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriți să îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    2. În coloana Nume câmp, faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l modificați.

    3. În fila General, faceți clic pe caseta proprietății Regulă de validare.

    4. Tastați expresia.

      -sau-

      Faceți clic pe butonul Generare Builder button în partea dreaptă a casetei de proprietăți pentru porni Generatorul de expresii și a crea expresia.

      -sau-

      În fila Proiectare, în grupul Instrumente, faceți clic pe Generator pentru a porni Generator de expresii.

      Notă   Nu puneți operatorul = înaintea expresiei atunci când creați o regulă de validare.

      Ceea ce trebuie să rețineți atunci când lucrați cu expresii de reguli de validare este că trebuie să aibă ca rezultat valoarea True pentru a fi acceptate. Astfel, în acest exemplu, valoarea pentru [Unități disponibile] trebuie să fie >=0. Dacă nu este, Access afișează textul din caseta proprietății Text de validare. Dacă nu ați introdus text în caseta proprietății Text de validare, Access afișează propriul mesaj pentru a indica faptul că valoarea pe care ați introdus-o este interzisă de regula de validare pentru câmp.

      Pentru mai multe informații despre crearea regulilor de validare, consultați articolul Crearea unei reguli de validare pentru validarea datelor dintr-un câmp.

  • Utilizarea expresiilor în proprietatea Regulă de validare pentru un control

    Proprietatea Regulă de validare poate fi setată și pentru un control. De exemplu, să presupunem că utilizați un formular pentru a introduce intervalul de date pentru un raport și că doriți să vă asigurați că data de început nu este înainte de 1.1.2004. Aveți posibilitatea să setați proprietățile Regulă de validare și Text de validare pentru caseta text în care se introduce data de început astfel:

Proprietate

Setare

Regulă de validare

>=#1.1.2004#

Text de validare

Nu se poate introduce o dată înainte de 1.1.2004.

Dacă încercați să introduceți o dată anterioară datei 1.1.2004, apare un mesaj. După ce faceți clic pe OK, Access revine la caseta text.

Caseta mesaj cu text de validare pentru caseta de dialog Vânzări după an

Introducerea unei reguli de validare pentru un control

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau pe raportul pe care îl modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rapide.

    -sau-

    Dacă raportul sau formularul este deja deschis, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    -sau-

    În fila Pagină de pornire, în grupul Vizualizare, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta între vizualizările disponibile. Alternativ, faceți clic pe săgeata de sub Vizualizare, apoi selectați una dintre vizualizările disponibile din meniu.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe controlul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

    Access afișează foaia de proprietăți a formularului.

  3. Faceți clic pe fila Toate, apoi pe caseta de proprietăți Regulă de validare.

  4. Tastați expresia sau faceți clic pe butonul Generare Builder button în partea dreaptă a casetei de proprietăți pentru a crea o expresie utilizând Generatorul de expresii.

    Notă   Nu puneți operatorul = înaintea expresiei atunci când creați o regulă de validare.

  5. Opțional, modificați proprietatea Text de validare.

  6. Închideți foaia de proprietăți și salvați modificările.

    Când introduceți o valoare care este interzisă de regula de validare, apăsați ESC în timp ce cursorul se află în control pentru a restabili valoarea originală sau implicită. Apoi, introduceți o valoare care satisface regula de validare.

    Dacă proprietatea Sursă control a controlului este un câmp dintr-un tabel, se recomandă să setați proprietatea Regulă de validare a câmpului în plus față de cea a controlului. Astfel, regula se impune tot timpul, indiferent de formularul sau interogarea utilizate pentru actualizarea câmpului.

    Pentru mai multe informații despre crearea regulilor de validare, consultați articolul Crearea unei reguli de validare pentru validarea datelor dintr-un câmp.

  • Utilizarea expresiilor pentru a seta valori implicite pentru un câmp de tabel

    Expresiile pot fi utilizate pentru stocarea unei valori implicite într-un câmp dintr-un tabel. De exemplu, să presupunem că doriți să inserați automat data și ora într-un câmp denumit DatăComandă atunci când adăugați o înregistrare nouă. Aveți posibilitatea să utilizați expresii ca cele de mai jos:

    Expresia utilizează funcția Now pentru a insera data și ora în câmpul DatăComandă.

    Introducerea unei valori implicite pentru un câmp dintr-un tabel

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care îl modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rapide.

    2. În coloana Nume câmp, faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l modificați.

    3. În fila General, faceți clic pe caseta proprietății Valoare implicită.

    4. Tastați expresia sau faceți clic pe butonul Generare Builder button în partea dreaptă a casetei de proprietăți pentru a crea o expresie utilizând Generatorul de expresii.

      Dacă legați un control la un câmp de tabel, iar controlul și câmpul au o valoare implicită, valoarea implicită a controlului are prioritate.

      Pentru mai multe informații despre setarea valorilor implicite, consultați articolul Setarea valorilor implicite pentru câmpuri sau controale.

  • Utilizarea expresiilor pentru setarea valorilor implicite pentru controale

    Alt loc în care se utilizează de obicei o expresie este proprietatea Valoare implicită a unui control. Proprietatea Valoare implicită a unui control se comportă similar cu proprietatea Valoare implicită a unui câmp dintr-un tabel. De exemplu, dacă doriți să introduceți data curentă ca valoare implicită pentru o casetă text denumită DatăComandă, aveți posibilitatea să utilizați o expresie ca următoarea:

    Această expresie utilizează funcția Date pentru a returna data curentă, dar nu și ora. Dacă legați caseta text la un câmp de tabel și câmpul are o valoare implicită, valoarea implicită a a controlului are prioritate. Deseori, este mai bine să se seteze proprietatea Valoare implicită pentru câmpul din tabel, deoarece valoarea implicită se aplică întotdeauna controlului, în afara cazului în care controlul trece peste ea.

    Introducerea unei valori implicite pentru un control

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau pe raportul pe care îl modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rapide.

      -sau-

      Dacă raportul sau formularul este deja deschis, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

      -sau-

      În fila Pagină de pornire, în grupul Vizualizare, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta între vizualizările disponibile. Alternativ, faceți clic pe săgeata de sub Vizualizare, apoi selectați una dintre vizualizările disponibile din meniu.

    2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe controlul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Proprietăți.

      -sau-

      În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

      Access afișează foaia de proprietăți a formularului.

    3. Faceți clic pe fila Toate, apoi pe caseta proprietății Valoare implicită.

    4. Tastați expresia sau faceți clic pe butonul Generare Builder button în partea dreaptă a casetei de proprietăți pentru a crea o expresie utilizând Generatorul de expresii.

    5. Închideți foaia de proprietăți.

      Pentru mai multe informații despre setarea valorilor implicite, consultați articolul Setarea valorilor implicite pentru câmpuri sau controale.

  • Utilizarea expresiilor pentru efectuarea acțiunilor de macrocomandă

    Uneori, veți dori să efectuați o acțiune sau o serie de acțiuni într-o macrocomandă numai dacă este adevărată o anumită condiție. De exemplu, să presupunem că doriți ca o acțiune de macrocomandă să se execute numai atunci când valoarea dintr-o casetă text este egală cu 10. Pentru a face aceasta, utilizați o expresie pentru a defini condiția în coloana Condiție a macrocomenzii.

    În acest exemplu, presupunem că numele casetei text este "Elemente".

    O expresie condițională într-o macrocomandă

    Introducerea unei condiții pentru o acțiune de macrocomandă

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe macrocomanda pe care o modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    2. Dacă nu vedeți coloana Condiție în proiectantul de interogări, atunci, în fila Proiectare, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Condiții.

    3. În coloana Condiție, faceți clic pe celula necompletată de lângă acțiunea de macrocomandă pe care doriți să o modificați, apoi tastați expresia condițională.

    4. Salvați modificările, apoi închideți macrocomanda.

      La fel ca în cazul proprietății Regulă de validare, expresia din coloana Condiție trebuie să aibă ca rezultat valoarea True sau False. Acțiunea de macrocomandă se execută numai atunci când condiția are valoarea True.

      Pentru mai multe informații despre crearea macrocomenzilor, consultați articolele Noțiuni de bază despre macrocomenzi în Access 2007 și Crearea unei macrocomenzi.

  • Utilizarea expresiilor pentru gruparea și sortarea datelor în rapoarte

    Utilizați panoul Grupare, sortare și totaluri pentru a defini nivelurile de grupare și ordinile de sortare pentru datele dintr-un raport. Panoul înlocuiește caseta de dialog Sortare și grupare furnizată în versiunile anterioare de Access. Aveți posibilitatea să afișați și să utilizați panoul numai atunci când deschideți un raport în vizualizarea Proiectare — panoul apare în aceeași fereastră cu raportul.

    Următoarea ilustrație arată panoul așa cum se afișează când se deschide prima oară:

    Panoul Grupare, sortare și totaluri

    Dacă sunteți nou în Access, gruparea este procesul de combinare a coloanelor care conțin valori dublură. De exemplu, să presupunem că baza dvs. de date conține informații despre vânzările din filialele aflate în diferite orașe. Într-o astfel de bază de date, unul din cele mai obișnuite rapoarte este "Vânzări după oraș", iar interogarea care furnizează datele pentru raport grupează datele după valorile de oraș. Gruparea poate face informațiile mai ușor de citit și înțeles.

    Prin contrast, sortarea este procesul de impunere a unei ordini de rânduri (înregistrări) în rezultatele interogării. De exemplu, aveți posibilitatea să sortați înregistrările după valorile de cheie primară (sau alt set de valori din alt câmp) în ordine ascendentă sau descendentă sau să le sortați după unul sau mai multe caractere în (de exemplu) ordine alfabetică. Rețineți că, implicit, interogările din Access returnează înregistrări cât mai rapid posibil. Când creați prima oară o interogare, este posibil ca Access să returneze datele într-un mod care are sens, cum ar fi în secvența cheilor primare. Cu toate acestea, pe măsură ce utilizatorii modifică datele și adaugă sau elimină rânduri, Access poate returna datele în altă ordine, deoarece ordinea nouă este mai rapidă. Impuneți o ordine de sortare atunci când doriți ca interogările dvs. să returneze date în aceeași ordine, indiferent de modificările efectuate asupra datelor.

    Pentru mai multe informații despre combinarea valorilor text, consultați secțiunea Combinarea valorilor text.

    Adăugarea grupării și sortării la un raport

    1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

      -sau-

      Dacă raportul este deja deschis, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

      -sau-

      În fila Pagină de pornire, în grupul Vizualizare, faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta între vizualizările disponibile. Alternativ, faceți clic pe săgeata de sub Vizualizare, apoi selectați una dintre vizualizările disponibile din meniu.

    2. În fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.

      Se afișează panoul Grupare, sortare și totaluri în partea de jos a zonei de lucru.

    3. Faceți clic pe Adăugare grup pentru a adăuga un nivel de grupare la raport.

      -sau-

      Faceți clic pe Adăugare sortare pentru a adăuga o ordine de sortare la raport.

      Apare o ordine nouă de grupare sau sortare în panou, plus o listă de câmpuri care furnizează date pentru raport. Această ilustrație afișează un grup nou și ordine de sortare tipice, plus o fereastră care conține câmpurile disponibile:

      Panoul Grupare, sortare și totaluri, cu lista de câmpuri afișând

    4. În fereastra care conține câmpurile disponibile, faceți clic pe expresie pentru a porni Generatorul de expresii.

    5. Introduceți expresia în caseta de expresii (caseta de sus) din Generatorul de expresii. Asigurați-vă că începeți expresia cu operatorul egal (=).

Adăugarea unei expresii la o grupare sau sortare existentă
  1. Repetați pasul 1 din secțiunea anterioară pentru a deschide raportul în vizualizarea Proiectare.

  2. Faceți clic pe gruparea sau sortarea pe care doriți să o modificați.

  3. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă Grupare după (pentru niveluri de grupare) sau pe Sortare după (pentru ordini de sortare).

    Se afișează o fereastră care conține câmpurile disponibile.

  4. În partea de jos a ferestrei care conține câmpurile, faceți clic pe expresie pentru a porni Generatorul de expresii.

  5. Tastați expresia în caseta de expresii din Generatorul de expresii. Asigurați-vă că începeți expresia cu operatorul egal (=).

Pentru mai multe informații despre utilizarea Generatorului de expresii, consultați următoarea secțiune.

Pentru mai multe informații despre gruparea și sortarea datelor din rapoarte, consultați articolul Crearea unui raport rezumat sau grupat.

Începutul paginii

Utilizarea Generatorului de expresii pentru a crea expresii

Generatorul de expresii se utilizează pentru a genera expresii. El furnizează acces rapid la numele câmpurilor și controalelor din baza dvs. de date și la multe funcții predefinite care sunt disponibile când scrieți expresii. Generatorul de expresii poate fi văzut și ca un mod de a căuta și insera lucruri care vă este greu să le rețineți, cum ar fi numele de identificatori (de exemplu, câmpuri, tabele, formular și interogări) și nume de funții și argumente.

Generatorul de expresii poate fi utilizat pentru a crea o expresie de la zero sau pentru a selecta expresii predefinite pentru a afișa numere de pagină, data curentă sau data și ora curente.

Aveți posibilitatea să porniți Generatorul de expresii din majoritatea locurilor în care ați scrie expresii în mod manual, cum ar fi proprietatea Sursă control a unui control sau proprietatea Regulă de validare a unui câmp de tabel. Ca regulă, dacă vedeți butonul Generare(Builder button), aveți posibilitatea să faceți clic pe el pentru a porni Generatorul de expresii.

Această ilustrație și textul care urmează afișează Generatorul de expresii:

Caseta de dialog Generator de expresii

1. Caseta de expresii

Secțiunea superioară a generatorului conține o casetă de expresii, unde se construiește expresia. Aveți posibilitatea să tastați expresia în casetă în mod manual sau să selectați elemente din cele trei coloane din secțiunea inferioară a Generatorului de expresii și să le adăugați apoi la caseta de expresii. Pentru a adăuga un element, faceți dublu clic pe el sau selectați-l din una sau mai multe coloane și faceți clic pe Lipire.

2. Butoanele de operatori

Secțiunea mediană a Generatorului de expresii afișează butoane pentru inserarea operatorilor aritmetici și logici obișnuiți în expresii. Pentru a insera un operator în caseta de expresii, faceți clic pe butonul potrivit. Pentru a afișa o listă mai lungă de operatori care pot fi utilizați în expresii, faceți clic pe folderul Operatori în coloana din stânga jos, apoi pe categoria dorită în coloana din mijloc. Coloana din dreapta afișează apoi toți operatorii din categoria selectată. Pentru a insera un operator, faceți dublu clic pe operator sau selectați-l și faceți clic pe Lipire.

3. Elementele de expresii

Secțiunea inferioară conține aceste trei coloane:

  • Coloana din stânga afișează foldere care listează tabelele, interogările, formularele și rapoartele din baza de date, cât și funcțiile predefinite disponibile și funcțiile definite de utilizator, constantele, operatorii și expresiile obișnuite.

  • Coloana din mijloc afișează elemente sau categorii specifice de elemente pentru folderul care este selectat în coloana din stânga. De exemplu, dacă faceți clic pe Funcții predefinite în coloana din stânga, coloana din mijloc afișează categorii de funcții.

  • Coloana din dreapta afișează valorile, dacă există, pentru elementele care le selectați în coloanele din stânga și din dreapta. De exemplu, dacă faceți clic pe Funcții predefinite în coloana din stânga, apoi pe o categorie de funcții în coloana din mijloc, coloana din dreapta listează toate funcțiile predefinite în categoria selectată.

Generați expresia tastând text în caseta de expresii și lipind elemente din alte zone în Generatorul de expresii. De exemplu, aveți posibilitatea să faceți clic pe în coloana din stânga jos pentru a vedea oricare dintre obiectele din baza de date, cât și funcțiile, constantele, operatorii și expresiile obișnuite. Când faceți clic pe un element din coloana din stânga, celelalte coloane se modifică corespunzător. De exemplu, când faceți clic pe numele unui tabel în coloana din stânga, coloana din mijloc listează câmpurile din acel tabel. Când faceți dublu clic pe Funcții, apoi pe Funcții predefinite, coloana din mijloc listează toate categoriile de funcții, iar coloana din dreapta listează funcțiile din acele categorii. Când faceți dublu clic pe o funcție pentru a o insera în expresie, funcția și textul are indică argumentele necesare pentru acea funcție apar ca text substituent în caseta expresiei. Apoi, aveți posibilitatea să înlocuiți textul cu valorile argumentelor.

Când lipiți un identificator (numele unui câmp sau control de tabel) în expresie, Generatorul de expresii inserează numai părțile identificatorului care sunt necesare în contextul curent. De exemplu, dacă porniți Generatorul de expresii din foaia de proprietăți a unui formular denumit Clienți, apoi lipiți un identificator pentru proprietatea Vizibil a formularului în expresie, Generatorul de expresii lipește numai numele proprietății Vizibil. Dacă utilizați această expresie în afara contextului formularului, trebuie să includeți identificatorul complet: Forms![Clienți].Vizibil.

Pornirea Generatorului de expresii dintr-un tabel, formular sau raport

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul, formularul sau raportul pe care îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Dacă deschideți un tabel, în coloana Nume câmp, faceți clic pe câmpul pe care doriți să-l modificați, apoi, în fila General, faceți clic pe proprietatea care va conține expresia, apoi faceți clic pe butonul Generare Builder button de lângă proprietate.

    -sau-

    Dacă deschideți un formular sau raport, faceți clic cu butonul din dreapta pe controlul pe care doriți să-l modificați, faceți clic pe Proprietăți, găsiți proprietatea care va conține expresia, apoi faceți clic pe butonul Generare Builder button de lângă proprietate.

Pornirea Generatorului de expresii într-o interogare

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea pe care doriți să o modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    -sau-

    Dacă interogarea este deschisă, faceți clic cu butonul din dreapta pe fila interogării, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe celula din grila de proiectare care va conține expresia. De exemplu, faceți clic pe celula Criterii pentru coloana în care doriți să furnizați criteriile sau pe celula Câmp pentru coloana în care doriți să creați un câmp calculat.

  3. În fila Proiectare, în grupul Inițializare interogare, faceți clic pe Generator.

Pentru mai multe informații despre crearea expresiilor, incluzând expresiile mostră și sintaxa expresiilor, consultați articolul Ghid pentru sintaxa expresiilor.

Începutul paginii

Utilizarea expresiilor pentru scopuri practice

Această secțiune prezintă câteva dintre modurile în care se pot utiliza expresii pentru a rezolva probleme și a calcula informații necesare pentru formulare, rapoarte și tabele.

"Eșantionarea" unei înregistrări noi cu data și ora curente

În unele tabele, este important să țineți evidența datei sau a datei și a orei (să marcați data și ora) când adăugați o înregistrare. Pentru ca Access să completeze automat acea valoare pentru dvs., aveți posibilitatea să creați un câmp cu tipul de date Dată/Oră și să setați proprietatea Valoare implicită a câmpului la Date() sau Now(). Funcția Date returnează data curentă, așa cum este stocată de ceasul de sistem al computerului. Funcția Now returnează data și ora curente.

Următorii pași explică modul în care se adaugă un câmp la un tabel, cum se setează tipul de date al unui câmp la Dată/Oră și cum se adaugă funcțiile Now sau Date la acel câmp.

Adăugarea unui câmp Dată/Oră și a unui câmp marcă de timp

  1. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să-l modificați.

    Access deschide tabelul în Vizualizare foaie de date.

  2. Faceți clic pe prima coloană necompletată, aflată la marginea tabelului. Dacă nu găsiți coloana necompletată, căutați cuvintele Adăugare câmp nou în antetul coloanei.

  3. Faceți dublu clic pe antetul de coloană și tastați un nume pentru câmp, cum ar fi Dată adăugată, apoi apăsați ENTER.

    -sau-

    Faceți clic cu butonul din dreapta pe coloană, faceți clic pe Redenumire, tastați un nume pentru câmp, apoi apăsați ENTER.

  4. În fila fila Foaie de date, în grupul Tip de date și formatare,faceți clic pe săgeata în jos de lângă lista Tip de date și selectați Dată/Oră.

  5. Salvați modificările, țineți tabelul deschis și treceți la următorul set de pași.

Adăugarea unei expresii de dată la un câmp Dată/Oră

  1. Faceți clic cu butonul din dreapta pe fila document, apoi pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În coloana Nume câmp, faceți clic pe câmpul nou.

  3. În fila General, faceți clic pe caseta proprietății Valoare implicită.

  4. Tastați Now() sau Date().

  5. Faceți clic pe caseta proprietății Afișare Selecție date și setați valoarea la Niciodată.

  6. Salvați modificările, apoi închideți tabelul.

Acum, când adăugați o înregistrare la tabel, Access inserează automat data sau data și ora în câmpul Dată adăugată.

Combinarea valorilor text

Când doriți să combinați valorile din două sau mai multe câmpuri text, utilizați operatorul ampersand (&). De exemplu, să presupunem că aveți un câmp denumit Angajați. Introduceți prenumele și numele de familie al angajaților în câmpuri separate, dar doriți să se afișeze numele complet în antetul formularului.

Pentru a afișa numele complet, utilizați această expresie:

=[Prenume] & " " & [Nume]    

Expresia utilizează operatorul & pentru a combina valorile din câmpurile Prenume și NumeDeFamilie. Expresia utilizează o pereche de ghilimele duble separate de caracterul spațiu pentru a insera un spațiu între prenume și nume de familie. Rețineți că spațiile dintre numele câmpurilor și operatorii ampersand nu afectează afișarea datelor (rolul lor este de a face expresia mai ușor de citit). Când doriți să inserați un element între câmpuri, cum ar fi un spațiu, semn de punctuație sau text literal, trebuie să încadrați valoarea suplimentară între ghilimele.

Ca alt exemplu, aveți posibilitatea să utilizați această expresie pentru a afișa numele de familie și prenumele separate prin virgulă:

=[NumeDeFamilie] & ", " & [Prenume]    

În acest caz, valorile încadrate de ghilimele inserează o virgulă și u spațiu între nume.

În pașii din această secțiune se presupune că aveți un formular și că aveți un tabel cu câmpuri denumite Prenume și NumeDeFamilie. Dacă nu, aveți posibilitatea să modificați expresia din acești pași pentru a se potrivi cu datele dvs.

Adăugarea unei casete text cu o expresie pentru nume complete

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau raportul pe care îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Glisați indicatorul în formular sau raport pentru a crea o casetă text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Date.

  6. Modificați valoarea din caseta Sursă control la =[Prenume] & " " & [NumeDeFamilie], apoi apăsați TAB.

  7. Închideți foaia de proprietăți și salvați modificările.

Uneori, veți încerca să combinați înregistrări care nu au o valoare introdusă într-un câmp. Valoarea absentă este denumită valoare nulă. Când utilizați operatorul & și un câmp nu are nicio valoare, Access returnează un șir de lungime zero pentru acel câmp. De exemplu, dacă înregistrarea unui angajat are numai de familie, expresia din exemplul anterior returnează un șir de lungime zero pentru câmpul Prenume, un caracter spațiu, apoi valoarea din câmpul NumeDeFamilie.

Când combinați valorile, este posibil să doriți să includeți o valoare, cum ar fi virgula, numai atunci când există date într-un anumit câmp. Pentru a efectua acest lucru, utilizați operatorul + în loc de operatorul &.

De exemplu, să presupunem că aveți un tabel denumit Clienți, iar tabelul conține câmpurile denumite Oraș, Județ și Cod poștal. Doriți să combinați aceste câmpuri pentru un raport și este posibil ca unele înregistrări să nu aibă o valoare în câmpul Județ. În acest caz, veți avea o virgulă nedorită înainte de codul poștal dacă utilizați operatorul &.

Pentru a elimina virgula nedorită, utilizați operatorul (+), ca în următorul exemplu:

=([Oraș] & (", " + [Județ]) & " " & [CodPoștal])    

Operatorul + combină textul în același mod ca și operatorul &. Cu toate acestea, operatorul + acceptă ceea ce se numește Propagare de valori nule. Acest lucru înseamnă că, dacă orice componentă din expresie este nulă, întreaga expresie va fi nulă. În exemplul de mai sus, observați secțiunea (", " [Județ]). Deoarece se utilizează operatorul +, expresia din paranteze interioare include o virgulă numai dacă există o valoare în câmpul Județ. Dacă nu există o valoare, propagarea de valori nule intră în efect și întreaga expresie cu paranteze interioare are ca rezultat o valoare nulă, "ascunzând" astfel virgula.

Crearea controalelor calculate pentru efectuarea calculelor aritmetice

Aveți posibilitatea să utilizați expresii pentru a adăuga, scădea, înmulți și împărți valori din două sau mai multe câmpuri sau controale. De exemplu, să presupunem că înregistrați data la care un client trebuie să primească o comandă și data la care se expediază comanda. Aveți posibilitatea să aflați cu câte zile mai devreme (sau mai târziu) a fost expediată o comandă dacă scădeți valoarea din câmpul DatăExpediere din valoare din câmpul DatăCerută. Aveți posibilitatea să faceți aceasta deoarece Access poate efectua calcule aritmetice cu date.

Rezultatul unui calcul de dată este denumit interval. Această valoare conține o componentă zile în partea stângă a virgulei zecimale și o componentă oră în partea dreaptă. Dacă valoarea returnată este un număr pozitiv, știți cu câte zile înainte de termen a fost expediată comanda. Dacă valoare este negativă, știți cu câte zile întârziere a fost expediată comanda. Dacă valoarea este 0, înseamnă că acea comandă a fost expediată la timp.

Pașii din această secțiune presupun că aveți un formular și că formularul este legat la un tabel de date care conțin comenzi. La rândul său, tabelul Comenzi conține câmpuri denumite DatăCerută și DatăExpediere. Aveți posibilitatea să modificați expresia în următorii pași pentru a lucra cu baza de date.

Adăugarea unei casete text care conține o expresie pentru a calcula numărul de zile diferență între data cerută pentru expediere și data expedierii efective

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau pe raportul pe care îl modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Glisați indicatorul în formular sau raport pentru a crea o casetă text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Date.

  6. În caseta proprietății Sursă control, tastați =[DatăCerută]-[DatăExpediere], apoi apăsați TAB.

    Notă   Nu uitați să înlocuiți identificatorii DatăCerută și DatăExpediere cu numele proprii de câmpuri de tabel.

  7. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Când utilizați operatorii +, , *, / sau \ pentru a efectua calcule cu două valori și una dintre valori este nulă (adică nu s-a introdus nicio valoare), valoarea expresiei va fi tot nulă. De exemplu, dacă una din datele din expresiile anterioare este nulă, valoarea întregii expresii va fi tot nulă. Într-un raport, acel rezultat va afișa un spațiu gol. Dacă doriți să înlocuiți valoarea nulă cu 0, aveți posibilitatea să utilizați funcția Nz pentru a efectua conversia valorii în zero. De exemplu:

=Nz([DatăCerută]-[DatăExpediere],0)    

Notă   De asemenea, aveți posibilitatea să setați câmpurile din tabel astfel încât utilizatorii să nu poată introduce valori nule. Când proiectați tabele, setați proprietatea Cerut pentru acel câmp la Da. De asemenea, ar trebui să setați proprietatea Valoare implicită pentru acel câmp la o valoare diferită de nul.

Adăugarea valorilor în două controale

Deseori, veți dori să adăugați valori în două coloane. De exemplu, pentru a calcula costul total al unei comenzi, adăugați valorile în controalele Subtotal și Transport marfă, după cum se arată în următoarea ilustrație

În următorii pași se presupune că aveți un formular cu două controale care conțin date numerice. În acest caz, controalele sunt denumite Subtotal și Transport marfă. Modificați numele controalelor din următoarea expresie pentru a funcționa cu propriile date.

Adăugarea unei casete text cu o expresie care calculează un total

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau pe raportul pe care îl modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Glisați indicatorul în formular sau raport pentru a crea o casetă text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Toate.

  6. Setați valorile proprietății după cum este afișat în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

Total

Sursă control 

=[Subtotal]+[Transport marfă]

Format

Monedă

  1. Notă   Rețineți să modificați identificatorii din expresie (Subtotal și Transport marfă) pentru a se potrivi cu numele de controale din formularul dvs.

  2. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Înmulțirea a două valori pentru a calcula taxele pe vânzări sau taxa TVA

Să presupunem că doriți să calculați taxele pe vânzare sau taxa TVA pentru o comandă. Aveți posibilitatea să faceți aceasta utilizând o expresie care înmulțește două valori existente — procentul TVA și cantitatea pentru fiecare comandă. Aveți posibilitatea să plasați expresia într-un control casetă text și să afișați rezultatele într-un formular sau raport.

Pentru acest exercițiu, să presupunem că există două tabele, TVA și Subtotal. De asemenea, aveți posibilitatea să stocați aceste valori în controalele dintr-un formular sau raport, dar pentru acest exercițiu să presupunem că se află într-un tabel.

Adăugarea unei casete text cu o expresie pentru a calcula volumul taxei

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul sau raportul pe care îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Glisați indicatorul în formular sau raport pentru a crea o casetă text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Toate.

  6. Setați valorile proprietății după cum este afișat în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

TVA

Sursă control 

=[Subtotal]*[TVA]

Format

Simbol monetar

  1. Notă   Rețineți să modificați identificatorii de câmp (Subtotal și TVA) pentru a se potrivi cu numele de câmpuri din propria bază de date.

  2. Închideți foaia de proprietăți.

Însumarea și numărarea grupurilor de înregistrări

Deseori, trebuie să calculați o sumă de valori stocate într-un grup de înregistrări. De exemplu, este posibil să doriți să calculați un total de grup pentru un subsol de grup într-un raport sau un subtotal de comandă pentru elementele de linie dintr-un formular. Alteori, va fi necesar să numărați elementele în loc să le însumați. Pentru a calcula suma pentru un grup de înregistrări, utilizați funcția Sum, iar pentru a număra un grup de înregistrări, utilizați funcția Count.

De exemplu, pentru a contoriza numărul de comenzi dintr-un raport care afișează comenzile grupate după client, se poate utiliza următoarea expresie:

=Count([IDComandă])    

Utilizați numele de câmpuri în expresia argument pentru funcțiile Sum și Count, dar nu utilizați nume de control. Numele de câmp pot proveni dintr-un tabel sau dintr-o interogare. Aveți posibilitatea să utilizați și numele unui câmp calculat dintr-o interogare. Totuși, când doriți să aflați totalul valorilor dintr-un control calculat, trebuie să repetați expresia care este utilizată în controlul calculat în funcție.

Când doriți să vă referiți la aceeași expresie de mai multe ori sau dacă veți utiliza o funcție, cum ar fi Sum, se recomandă să includeți expresia în interogarea subiacentă formularului. Astfel, calculul poate fi efectuat în interogare în loc să fie efectuat în formular. Este deseori mai rapid să se efectueze un calcul într-o interogare.

Pentru mai multe informații despre însumare și contorizare, consultați următoarele articole:

Următoarele secțiuni explică unele moduri în care se pot utiliza aceste funcții.

Crearea unui control calculat într-un formular și referirea la acel control din alt formular

Uneori, va fi necesar să creați un control calculat — un control care utilizează o expresie ca sursă de date — apoi să faceți referire la valorile din control dintr-un control separat aflat în alt formular. Pașii din această secțiune explică modul în care se utilizează funcția SUM într-un control calculat și cum se face referire la acel control din alt formular.

În pașii următori se presupune că utilizați o bază de date e comenzi și un formular de introducere de comenzi, format din două componente — un formular principal și un subformular. Formularul principal conține date despre comanda completă, cum ar fi informații de „facturare” și „livrare”. Subformularul conține detalii despre elementele din liniile de comandă, cum ar fi produsele, cantitățile din fiecare produs și prețul unitar al fiecărui produs.

Interogări separate furnizează date pentru fiecare componentă, iar interogarea pentru subformular are un câmp calculat denumit PrețDetaliat. În acest exemplu, "prețul detaliat" este cantitatea din fiecare produs din fiecare linie de element înmulțită cu numărul de elemente, cu reducerile, etc.

Pentru a calcula cantitățile subtotale pentru fiecare comandă, trebuie să însumați valorile din câmpul PrețDetaliat. Efectuați aceasta introducând expresia de mai jos într-o casetă text. În acest exemplu, caseta text se află în subsolul subformularului:

Pașii următori explică modul în care se adaugă controlul calculat la subformular. Informațiile care urmează acestor pași explică modul în care se face referire la control din alt control.

Adăugarea unei casete text cu o expresie care calculează subtotaluri într-un formular

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe subformularul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Dacă nu vedeți secțiunea subsol a formularului în formular, faceți clic pe bara Subsol formular, apoi glisați în jos marginea inferioară a barei.

  3. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  4. În secțiunea subsol a formularului, glisați indicatorul din formular pentru a crea caseta text.

  5. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi faceți clic pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  6. Faceți clic pe fila Toate, apoi setați valorile proprietății după cum se afișează în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

Subtotal comandă

Sursă control 

=Sum([Preț detaliat])

Format

Monedă

  1. Notă   Dacă adaptați acești pași pentru a funcționa cu propriile date, nu uitați să modificați numele câmpului (Preț detaliat) pentru a se potrivi cu numele câmpului din baza dvs. de date.

  2. Faceți clic pe caseta din colțul din stânga sus al subformularului — caseta de lângă riglă — pentru a afișa proprietățile pentru întregul subformular.

  3. Găsiți caseta de proprietăți Vizualizare implicită și modificați valoarea ei la Foaie de date.

  4. Salvați modificările, închideți foaia de proprietăți, apoi treceți la pașii următori.

Deși caseta text din subformular calculează subtotalul comenzii, este posibil să nu doriți să se afișeze valorile rezultate în subformular, deoarece subformularele apar deseori ca foi de date. Adăugarea unui subtotal va însemna, cel puțin, că utilizatorii vor vedea aceeași valoare de mai multe ori. De exemplu, este posibil să vedeți acest tip de rezultat:

Produs

Cantitate

Preț unitar

Reducere

Preț detaliat

Subtotal

Produs 1

4

8 lei

0.00%

32 lei

137 lei

Produs 2

5

9 lei

0.00%

45 lei

137 lei

Produs 3

6

10 lei

0.00%

60 lei

137 lei

După cum vedeți, un element de rezumare de date aparține unui singur câmp, și este logic să se plaseze acel câmp într-un formular principal. Pentru a efectua aceasta, adăugați controlul în formularul principal care face referire la controlul din subformular. Următoarea ilustrație afișează cum se efectuează aceasta:

1. Numele controlului din subformular în formularul principal

2. Proprietatea Formular , care furnizează acces la proprietățile și controalele subformularului

3. Numele controlului casetă text din subformular

Următorii pași explică modul în care se creează o casetă text care face referire la valori din alt control.

Crearea controlului

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul principal pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Găsiți zona din formular în care doriți să adăugați controlul, apoi glisați indicatorul în formular pentru a crea caseta text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Toate.

  6. Setați valorile proprietății după cum este afișat în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

Subtotal

Sursă control 

=[Subformular Comenzi].Form![SubtotalComandă]

Format

Simbol monetar

  1. Notă   Dacă adaptați acești pași pentru a funcționa cu propriile date, rețineți să modificați identificatorii (numele de control și formular furnizate între paranteze drepte) pentru a se potrivi cu numele celor din baza dvs. de date.

  2. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.


Căutarea unei valori într-un tabel

Când proiectați un formular, este posibil să doriți să afișați o valoare dintr-un tabel sau interogare, diferită de cea la care este legat formularul. De exemplu, să presupunem că aveți un formular Produse, care este legat la un tabel Produse. După ce proiectați formularul, decideți că doriți ca formularul să afișeze și numele persoanei de contact care reprezintă furnizorul pentru fiecare produs — date care se află într-un tabel denumit Furnizori.

Access oferă două modalități pentru a efectua acest tip de activitate. Aveți posibilitatea să utilizați expertul Căutare pentru a crea un câmp de căutare (cea mai obișnuită tehnică) sau să creați o expresie. Pentru mai multe informații despre expertul Căutare, a cărui descriere depășește subiectul curent, consultați Adăugare sau modificarea unui câmp pentru a căuta o valoare în alt tabel.

Pentru a crea o expresie care caută valori în alt tabel, utilizați funcția DLookup. Furnizați trei argumente funcției DLookup:

  • Numele câmpului a cărui valoare doriți să o căutați

  • Tabelul sau interogarea unde se află câmpul

  • Opțional, criteriile de utilizat pentru găsirea înregistrării

Pentru a adăuga persoana de contact a furnizorului, deschideți formularul Produse în vizualizarea Proiectare și adăugați o casetă text cu eticheta Nume persoană de contact. Expresia de utilizat pentru această casetă text este:

=DLookup("[NumePersoanăDeContact]","[Furnizori]","[IDFurnizor]=" & Forms!Produse!IDFurnizor)    

Adăugarea castei text a persoanei de contact a furnizorilor

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe formularul principal pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  3. Găsiți zona din formular în care doriți să adăugați controlul, apoi glisați indicatorul în formular pentru a crea caseta text.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  5. Faceți clic pe fila Toate.

  6. Setați valorile proprietății după cum este afișat în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Etichetă

Nume persoană de contact

Sursă control 

=DLookup("[NumePersoanăDeContact]","[Furnizori]","[IDFurnizor]=" & Forms!Produse!IDFurnizor)

  1. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Această expresie caută în tabelul Furnizori și returnează numele persoanei de contact a furnizorului al cărui ID se potrivește cu valoarea din controlul IDFurnizor din formularul Produse. Observați cum este utilizat operatorul & pentru a genera al treilea argument. O eroare obișnuită pe care trebuie să o evitați este de a încadra în ghilimele întregul argument în loc de a încadra numai porțiunea text dinaintea operatorului &.

Notă   Ca alternativă la utilizarea funcției DLookup, aveți posibilitatea să modificați interogarea subiacentă pentru a include numai informațiile de care aveți nevoie. Utilizarea unei interogări este deseori mai eficientă.

Adăugarea unei date imprimate la un raport

Utilizatorii de rapoarte doresc deseori să știe când s-a imprimat un raport. Acest lucru le poate spune dacă datele sunt actuale sau nu. Pentru ca Access să completeze data pentru dvs., utilizați funcția Now sau Date. Funcția Now returnează data și ora curente, după cum sunt stocate de ceasul computerului. Funcția Date returnează numai data curentă. Aveți posibilitatea să utilizați funcția Format pentru a formata rezultatul oricărei funcții în oricare dintre formatele disponibile de dată și oră.

Adăugarea datei imprimate la un raport

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Dacă nu vedeți secțiunea de subsol a formularului în formular, faceți clic pe bara Subsol formular, apoi glisați în jos marginea inferioară a barei pentru a extinde raportul.

  3. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  4. În secțiunea subsol a raportului, glisați indicatorul pentru a crea caseta text.

  5. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta text, apoi pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  6. Faceți clic pe fila Toate, apoi setați valorile proprietății după cum se afișează în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

Imprimare dată

Sursă control 

="Imprimat la " & Date()

Format

Dată medie

  1. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Imprimarea numărului de pagină într-un raport

Când proiectați un raport care completează mai mult de o pagină imprimată, se recomandă să adăugați numere de pagină. Acestea se pot adăuga utilizând proprietateaPagină, care numără paginile automat când examinați sau imprimați raportul. Proprietatea Pagină este disponibilă numai când examinați sau imprimați un raport, astfel că nu apare în foaia de proprietăți a raportului. Pentru a utiliza proprietatea Pagină, plasați o casetă text în antetul sau subsolul raportului, apoi tastați Pagină în proprietatea Sursă control a casetei text.

Aceasta este aceeași procedură cu cea pe care o urmați când utilizați o funcție precum Now sau Date, cu excepția faptului că nu includeți paranteze după proprietatea Pagină.

Această ilustrație afișează cum se poate adăuga proprietatea Pagină direct la un control casetă text:

În plus, aveți posibilitatea să generați o expresie care utilizează proprietățile Pagină și Pagini. Proprietatea Pagini returnează numărul total de pagini al raportului. De exemplu, următoarea expresie produce numerotarea paginilor în formatul Pagina 1 din 10.

="Pagină " & [Pagină] &" din " & [Pagini]    

Următorii pași explică modul în care se adaugă o expresie care utilizează ambele proprietăți în subsolul unui raport. Pașii explică modul în care se adaugă numere de pagină utilizând vizualizarea Proiectare și vizualizarea Aspect.

Utilizarea vizualizării Proiectare pentru a adăuga numere de pagină

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Dacă nu vedeți secțiunea subsol a formularului în formular, faceți clic pe bara Subsol formular, apoi glisați în jos marginea inferioară a barei pentru a extinde raportul.

  3. În fila Proiect, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă text.

  4. În secțiunea subsol a raportului, glisați indicatorul pentru a crea caseta text.

  5. Faceți clic cu butonul din dreapta pe casta text, apoi faceți clic pe Proprietăți.

    -sau-

    În fila Proiect, în grupul Afișare/Ascundere, faceți clic pe Foaie de proprietăți.

  6. Faceți clic pe fila Date, apoi modificați valoarea din caseta de proprietăți Sursă control în: ="Pagină " & [Pagină] &" din " & [Pagini].

  7. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Utilizarea vizualizării Aspect pentru a adăuga numere de pagină

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

  2. În fila Formatare, în grupul Controale, faceți clic pe Numere de pagină.

    Se afișează caseta de dialog Numere de pagină.

  3. Sub Format, faceți clic pe Pagina N din M.

  4. Sub Poziție, selectați o opțiune.

  5. Sub Aliniere, selectați o opțiune in listă.

  6. Bifați sau de bifați caseta de selectare Afișare număr pe prima pagină, apoi faceți clic pe OK.

Notă   Generatorul de expresii include unele expresii obișnuite care se pot utiliza pentru creare numerelor de pagină. Pentru mai multe informații despre utilizarea Generatorului de expresii, consultați articolul Utilizarea Generatorului de expresii pentru crearea expresiilor.

Imprimarea unei părți a unei valori valoare dintr-un raport

Dacă primele sau ultimele câteva caractere dintr-un câmp au o semnificație specială, aveți posibilitatea să organizați un raport în funcție de ele. De exemplu, dacă primele două caractere dintr-un cod de identificare a unui produs indică tipul produsului, aveți posibilitatea să grupați produsele după primele două caractere din cod, apoi să identificați fiecare grup imprimând caracterele din antetul grupului.

Pentru a aceasta, se utilizează funcția Left pentru a extrage primele n caractere dintr-o valoare dintr-un câmp Text și funcția Right pentru a extrage ultimele n caractere. În ambele cazuri, primul argument este numele câmpului sau expresia text, iar al doilea este numărul de caractere pe care doriți să le extrageți.

Următorul tabel afișează expresiile care utilizează aceste funcții. Se presupune că datele se află într-un tabel denumit IDComponentă.

Dacă valoarea din IDComponentă este:

Această expresie

Returnează

AA105

=Left([IdComponentă],2)

AA

AA105

=Right([IDComponentă],3)

105

Pentru mai multe informații despre funcțiile Left și Right, consultați articolele Funcția Left și Funcția Right.

Utilizarea separatorilor de litere într-o listă alfabetică

Pentru identificarea rapidă într-o listă de produse, aveți posibilitatea să grupați produsele după prima literă din numele lor și să imprimați litera într-un antet de grup, după cum se afișează în următoarea ilustrație.

Pentru a începe un grup nou de fiecare dată când se modifică prima literă a produsului și pentru a sorta apoi produsele din fiecare grup în ordine alfabetică, creați două grupuri în panoul Grupare, sortare și totaluri, apoi setați fiecare grup după cum se afișează în următoarele tabele.

Grupare după NumeProdus

cu A deasupra

după primul caracter

fără totaluri

cu clic pe titlu pentru adăugare

cu o secțiune antet

fără o secțiune subsol

se menține grupul reunit pe o pagină

Sortare după NumeProdus

cu A deasupra

după valoarea întreagă

fără totaluri

cu clic pe titlu pentru adăugare

cu o secțiune antet

cu o secțiune subsol

nu se menține grupul reunit pe o pagină

Afișarea panoului Grupare, sortare și totaluri

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.

Pentru a imprima numai prima literă dintr-un nume la începutul unui grup nou, utilizați expresia din caseta text din antetul NumeProdus:

=Left([NumeProdus],1)    

Imprimarea echivalentului numeric al unei date calendaristice

Aveți posibilitatea să organizați înregistrările utilizând valori numerice pentru o perioadă de timp — o perioadă cum ar fi un an, un trimestru, o lună sau o săptămână. De exemplu, un an se împarte în 53 de săptămâni calendaristice (prima și ultima săptămână sunt deseori parțiale). Utilizând acea valoare numerică, aveți posibilitatea să grupați comenzile care au fost expediate în funcție de săptămâna anului.

Pentru a găsi o parte a unei valori de date numerice, cum ar fi numai luna anului, utilizați funcția DatePart. Funcția utilizează următoarea sintaxă:

DatePart    (interval, dată[, primaziasăptămânii] [, primasăptămânăaanului])

Argumentul interval este prescurtarea părții datei care doriți să se returneze. Exemple de prescurtări valide sunt "yyyy" pentru un an format din patru cifre, , "q" pentru un trimestru calendaristic și "m" pentru o lună. Argumentul dată este un nume de câmp sau de element literal, cum ar fi "1 iulie 2007".

Argumentele primaziasăptămânii și primasăptămânăaanului sunt opționale. Argumentul primaziasăptămânii returnează duminică, dacă nu specificați altă zi. Pentru a specifica altă zi, introduceți o valoare între 2 și 7 (valoarea 1 este implicită). Argumentul primasăptămânăaanului returnează săptămâna în care are loc 1 ianuarie. Pentru a specifica altă săptămână, introduceți 2 sau 3. Utilizați 2 pentru a specifica prima săptămână care conține cel puțin patru zile în anul nou; utilizați 3 pentru a specifica prima săptămână completă din an.

Următorul tabel listează exemple de rezultate care sunt returnate pentru un câmp denumit "Sărbătoare". Câmpul Sărbătoare poate stoca sărbătorile care au loc în țările sau regiunile unde firma dvs. are filiale.

Dacă valoarea din Sărbătoare este 

Această expresie

Returnează

1 ianuarie 2007

=DatePart("w",[Sărbătoare])

2 (ziua săptămânii)

31 decembrie 2007

=DatePart("ww",[Sărbătoare])

53 (săptămână din an)

31 decembrie 2007

=DatePart("yyyy",[Sărbătoare])

2007 (număr de an format din patru cifre)

Pentru mai multe informații, consultați articolul Funcția DatePart.

Pentru mai multe informații despre crearea rapoartelor grupate, consultați articolul Crearea unui raport rezumat sau grupat.

Compararea rezultatelor pentru mai mulți ani

Când doriți să analizați rezultatele de vânzări pentru mai mult de un an, este convenabil să grupați rezultatele pentru o perioadă de timp, cum ar fi trimestru sau lună. Astfel, aveți posibilitatea să vedeți rapid cum se compară performanța pentru o perioadă de timp de un an cu aceeași perioadă de timp din alt an. De exemplu, să presupunem că doriți să vedeți un raport denumit Rezumat de vânzări după trimestru, care afișează numărul de comenzi care au fost expediate și totalurile de vânzări.

Pentru a crea anteturile și subsolurile grupului și a specifica ordinea de sortare pentru acest raport, creați două grupuri, fiecare cu propria ordine de sortare, apoi setați proprietățile din panoul Grupare, sortare și totaluri pentru fiecare grup și ordine de sortare după cum se afișează în următoarele tabele. Rețineți că utilizați o expresie pentru a grupa după trimestru atunci când comenzile au fost expediate.

Grupare după expresie
Utilizați această expresie: =DatePart("q",[DatăExpediere])

ascendent

după valoarea întreagă

fără totaluri

cu titlu Trimestru

cu o secțiune antet

cu o secțiune subsol

se menține grupul reunit pe o pagină

Grupare după DatăExpediere

de la cel mai vechi la cel mai nou

după an

fără totaluri

cu clic pe titlu pentru adăugare

fără o secțiune antet

cu o secțiune subsol

nu se menține grupul reunit pe o pagină

Afișarea panoului Grupare, sortare și totaluri

  1. Deschideți raportul în vizualizarea Proiectare.

  2. În fila Proiectare, în grupul Grupare și totaluri, faceți clic pe Grupare și sortare.

Pentru a imprima numărul trimestrului la începutul unui grup nou, plasați caseta text în antetul grupului utilizând aceeași expresie care ați utilizat-o în caseta Sortare și grupare:

=DatePart("q", [DatăExpediere])    

Calcularea totalurilor de elemente de linie

Să presupunem că doriți un raport factură, care afișează informații despre o comandă. Trebuie să calculați prețul detaliat (vânzările totale pentru fiecare produs) pentru elementele linie. Mai întâi, creați o interogare care furnizează date pentru raport. Includeți în acea interogare toate câmpurile necesare pentru din toate tabelele de care aveți nevoie, cum ar fi tabelul Comenzi, tabelul Detalii comenzi și tabelul Clienți. Aveți posibilitatea să creați un câmp calculat în grila de proiectare a interogării, care calculează prețul detaliat pentru fiecare produs din factură.

Crearea unui câmp calculat

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe interogarea pe care doriți să o modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe rândul Câmp într-o coloană goală din grila de proiectare a interogării.

  3. Tastați un nume, două puncte (:), apoi o expresie în celula Câmp. Numele și simbolul două puncte definesc un nume prietenos pentru câmpul calculat. Pentru a calcula un preț detaliat, utilizați o expresie precum următoarea:

    PrețDetaliat: CCur([Detalii comenzi].Preț unitar*[Cantitate]*(1-[Reducere])/100)*100    

    Rețineți că, atunci când creați un câmp calculat în grila de proiectare a interogării, nu trebuie să puneți operatorul = înaintea expresiei.

Identificarea comenzilor care au fost expediate cu întârziere

În condiții optime, toate comenzile sunt expediate la timp. Ocazional, unele comenzi pot depăși data cerută de expediere și veți dori să le identificați într-un raport. Pentru a marca toate comenzile care au fost expediate cu întârziere într-un raport care urmărește livrările, aveți posibilitatea să imprimați un semn de bifare într-o casetă de selectare care este etichetată Expediere întârziată. Deoarece majoritatea comenzilor se expediază la timp, semnul este mai ușor de remarcat decât un text de genul La timp sau Cu întârziere.

Expresia pentru acest raport compară valoare din câmpul Dată expediere cu valoare din câmpul Dată cerută. Dacă valoarea din câmpul Dată expediere este mai mare (adică reprezintă o dată mai târzie) decât valoarea din câmpul Dată cerută, expresia returnează valoarea True, iar raportul afișează un semn de bifare în caseta de selectare. Dacă valoarea este False, raportul lasă caseta de selectare nebifată.

Adăugarea casetei de selectare ExpediereÎntârziată la un raport

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe raportul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În fila Proiectare, în grupul Controale, faceți clic pe Casetă de selectare.

  3. Glisați indicatorul în secțiunea detaliu a raportului pentru a crea caseta de selectare.

  4. Faceți clic cu butonul din dreapta pe caseta de selectare, pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide, apoi pe fila Toate în foaia de proprietăți.

  5. Setați proprietățile pentru caseta de selectare, după cum se afișează în următorul tabel.

Proprietate

Setare

Nume

ExpediereÎntârziată

Sursă control 

=[Data expedierii]>[Data cerută]

Vizibil

Da

  1. Notă   Dacă adaptați acești pași pentru a funcționa cu propriile date, nu uitați să modificați numele câmpurilor în identificatori, pentru a se potrivi cu baza dvs. de date.

  2. Salvați modificările, apoi închideți foaia de proprietăți.

Începutul paginii

Tabel de operatori

Access acceptă diverși operatori, inclusiv cei aritmetici, cum ar fi +, -, * (înmulțire), și / (împărțire), în plus față de operatorii de comparație pentru a compara valori, operatori text pentru concatenarea textului, operatori logici pentru a determina valori adevărate sau false și alți operatori specifici pentru Access. Pentru detalii despre utilizarea acestor operatori, consultați secțiunea Tabel de operatori.

Operatori aritmetici

Operatorii aritmetici se utilizează pentru a calcula o valoare din două sau mai multe numere sau pentru modifica semnul unui număr din pozitiv în negativ.

Operator

Scop

Exemplu

+

Suma a două numere.

[Subtotal]+[TVA]

-

Diferența dintre două numere sau indicarea valorii negative a unui număr.

[Preț]-[Reducere]

*

Înmulțirea a două numere.

[Cantitate]*[Preț]

/

Împărțirea primului număr la al doilea număr.

[Total]/[NumărătoareElemente]

\

Rotunjirea ambelor numere la numere întregi, apoi împărțirea primului număr la al doilea. Apoi, rotunjirea rezultatului la un număr întreg.

[Înregistrări]\[Camere]

Mod

Împărțirea primului număr la a doilea și returnarea restului.

[Înregistrați] Mod [Camere]

^

Ridicarea unui număr la puterea exponentului.

Număr ^ Exponent

Operatori de comparație

Operatorii de comparație se utilizează pentru a compara valorile și a returna un rezultat care este adevărat, fals sau Null.

Operator

Scop

<

Determină dacă prima valoare este mai mică ca a doua.

<=

Determină dacă prima valoare este mai mică sau egală ca a doua.

>

Determină dacă prima valoare este mai mare ca a doua valoare.

>=

Determină dacă prima valoare este mai mare sau egală ca a doua valoare.

=

Determină dacă prima valoare este egală cu a doua valoare.

<>

Determină dacă prima valoare nu este egală cu a doua valoare.

În toate aceste cazuri, dacă oricare dintre valori este nulă, rezultatul va fi de asemenea nul. Deoarece o valoare nulă înseamnă o valoare necunoscută, rezultatul oricărei comparații cu o valoare nulă va fi necunoscut.

Operatori logici

Operatorii logici se utilizează pentru a combina două valori și a returna un rezultat adevărat, fals sau nul. Acești operatori mai sunt numiți și operatori de tip Boolean.

Operator

Utilizare

Descriere

And

Expr1 And Expr2

Adevărat când Expr1 și Expr2 sunt adevărate.

Or

Expr1 Or Expr2

Adevărat când Expr1 sau Expr2 este adevărată.

Eqv

Expr1 Eqv Expr2

Adevărat când atât Expr1 cât și Expr2 sunt adevărate sau ambele Expr1 și Expr2 sunt false.

Not

Not Expr

Adevărat când Expr nu este adevărat.

Xor

Expr1 Xor Expr2

Adevărat când fie Expr1 este adevărată sau Expr2 este adevărată, dar nu ambele.

Operatori de concatenare

Utilizați operatorii de concatenare pentru a combina două valori text într-una.

Operator

Utilizare

Descriere

&

șir1 & șir2

Combină două șiruri pentru a forma unul singur.

+

șir1 + șir2

Combină două șiruri pentru a forma un șir și propagă valorile nule.

Operatori speciali

Operatorii speciali se utilizează după cum este descris în următorul tabel.

Operator

Descriere

Pentru mai multe informații

Is Null sau Is Not Null

Determină dacă o valoare este nulă sau nu.

Like "model"

Potrivește valori șir utilizând operatorii de metacaractere ? și *.

Operatorul Like

Between val1 And val2

Determină dacă o valoare numerică sau de dată se află într-un interval.

Operatorul Between...And

In(șir1,șir2...)

Determină dacă o valoare șir este conținută într-un set de valori șir.

Operatorul In

Pentru mai multe informații despre modurile de utilizare a acestor operatori, consultați articolul Ghid pentru sintaxa expresiilor.

Începutul paginii

Se aplică la: Access 2007, Access 2010



Au fost utile aceste informații?

Da Nu

Cum putem îmbunătăți?

255 caractere ramase

Pentru a vă proteja confidențialitatea, nu includeți informații de contact în feedback. Revizuiți Politică de confidențialitate.

Vă mulțumim pentru feedback!

Resurse de asistență

Modificați limba