Crearea unei cutii poștale partajate

Colaboratori: Diane Faigel Nino Bilic
Ultima actualizare: 19 iulie 2017

Este ușor să creați cutii poștale partajate astfel încât un grup de persoane să monitorizeze și să trimită e-mail de la o adresă de e-mail comună, cum ar fi info@contoso.com. Atunci când o persoană din grup răspunde la un mesaj trimis către cutia poștală partajată, mesajul de e-mail apare ca fiind de la cutia poștală partajată, nu de la utilizatorul individual.

Cutiile poștale partajate conțin un calendar partajat! Multe firme mici preferă să utilizeze calendarul partajat ca un loc în care toată lumea își introduce rezervările. De exemplu, dacă există 3 persoane care fac vizite clienților, acestea pot utiliza calendarul partajat pentru a introduce rezervările. Aceasta este o modalitate simplă de a ține pe toată lumea la curent cu locul unde se află fiecare.

Crearea unei cutii poștale partajate și adăugarea membrilor

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.
Video - Crearea unei cutii poștale partajate

Încercați!

  1. Conectați-vă cu contul de administrator Office 365 la https://portal.office.com/adminportal/home.

    Conectați-vă cu contul de administrator global Office 365.

    Conectați-vă la Office 365 operat de 21Vianet

  2. În centrul de administrare, accesați Grupuri > Cutii poștale partajate.

    Selectați pentru a deschide cutia poștală partajată
  3. Pe pagina Adăugați o cutie poștală, introduceți un nume pentru cutia poștală partajată. Expertul alege apoi adresa de e-mail, dar o puteți edita.

    Denumiți cutia poștală partajată.

  4. Faceți clic pe Adăugare. Poate dura câteva minute până veți putea adăuga membri.

  5. Sub Pașii următori, alegeți Adăugați membri la această cutie poștală. Membrii sunt persoanele care vor putea să vadă mesajele de e-mail primite la această cutie poștală partajată și răspunsurile trimise.

    Alegeți Adăugați membri

  6. Alegeți butonul +Adăugați membri. Bifați persoanele care doriți să utilizeze această cutie poștală partajată și faceți clic pe Salvare.

    Alegeți membri pe care să îi atribuiți la cutia poștală partajată.

  7. Alegeți Închidere.

Gata! Acum treceți la pasul următor: permiteți tuturor să vadă mesajele de e-mail trimise.

Permiteți tuturor să vadă mesajele de e-mail trimise (răspunsurile)

În mod implicit, mesajele trimise de la cutia poștală partajată nu sunt salvate în folderul Elemente trimise al cutiei poștale partajate. În schimb, sunt salvate în folderul Elemente trimise al persoanei care a trimis mesajul.

Dacă doriți să permiteți tuturor să vadă mesajele de e-mail trimise, în centrul de administrare Office 365, editați setările de cutie poștală partajată și alegeți Elemente trimise > Editare.

Alegeți Elemente trimise > Editare.

Adăugarea cutiei poștale partajate în Outlook

Dacă aveți maparea automată activată în firmă (în mod implicit, majoritatea persoanelor o au activată), cutia poștală partajată va apărea în aplicația Outlook a utilizatorilor dvs. automat după ce aceștia închid și repornesc Outlook.

Pentru a afla mai multe, consultați:

  • Deschiderea și utilizarea unei cutii poștale partajate în Outlook 2016 și Outlook 2013

  • Deschiderea și utilizarea unei cutii poștale partajate în Outlook pe web: Răspunsul ca adresa partajată (cum ar fi vânzări@contoso.com) POATE FI DESTUL DE COMPLICAT PRIMA DATĂ! . Va fi necesar ca utilizatorii să aplice această soluție (această problemă nu va fi rezolvată):

    1. Deschideți Outlook pe web și accesați cutia poștală partajată.

    2. Deschideți un mesaj care a fost trimis la adresa partajată.

    3. Faceți clic pe Răspuns.

    4. În partea de jos a mesajului, faceți clic pe săgeata Mai multe > Afișați De la.

      Faceți clic pe săgeata Mai multe, apoi faceți clic pe Afișați De la

    5. Faceți clic dreapta pe adresa De la, cum ar fi Crina@weewalter.me, apoi faceți clic pe Eliminare.

      Eliminați aliasul DE LA.

    6. Apoi tastați adresa partajată, cum ar fi asistență@contoso.com, și trimiteți mesajul. Data viitoare când răspundeți de la cutia poștală partajată, adresa sa va apărea ca opțiune în lista verticală De la.

      Aliasul de cutie poștală partajată apare în caseta verticală DE LA.

Utilizarea unei cutii poștale partajate pe un dispozitiv mobil (telefon sau tabletă)

Pentru a accesa o cutie poștală partajată pe un dispozitiv mobil, deschideți browserul, conectați-vă la Office 365, apoi accesați Outlook pe web. Pentru instrucțiuni, consultați paragraful cu marcator de mai sus pentru Deschiderea și utilizarea unei cutii poștale partajate în Outlook pe web. Din Outlook pe web veți putea să accesați cutia poștală partajată.

Nu puteți accesa cutia poștală partajată din aplicația Outlook instalată pe dispozitivul mobil.

Utilizarea calendarului partajat

Ne place calendarul partajat al cutiei poștale, mai mult decât un calendar SharePoint, pentru a urmări rezervările și locul unde se află alte persoane. Un calendar partajat este integrat cu Outlook, generează mementouri și este mult mai ușor de creat și de utilizat decât un calendar SharePoint.

  1. În aplicația Outlook, accesați vizualizarea calendar și alegeți cutia poștală partajată.

    Alegeți vizualizarea calendarului

  2. Atunci când introduceți rezervări, orice persoană care este membru al cutiei poștale partajate le va putea vedea.

Redirecționarea e-mailului trimis la o cutie poștală partajată

  1. În centrul de administrare Office 365, alegeți cutia poștală partajată pe care doriți să o editați.

  2. Alegeți Redirecționare e-mail > Editare.

  3. Setați comutatorul la Activat și introduceți o adresă de e-mail pentru redirecționare. Puteți introduce O SINGURĂ adresă de e-mail. Aceasta poate fi din afara organizației dvs., de exemplu, o adresă Gmail sau o altă cutie poștală partajată.

  4. Alegeți Salvare.

Trimiterea răspunsurilor automate de la o cutie poștală partajată

  1. În centrul de administrare Office 365, alegeți cutia poștală partajată pe care doriți să o editați.

  2. Alegeți Răspunsuri automate > Editare.

  3. Setați comutatorul la Activat, alegeți dacă trimiteți răspunsul la persoane din organizația dvs. sau din afara acesteia și introduceți mesajul.

  4. Introduceți răspunsul pe care doriți să îl trimiteți persoanelor din organizația dvs. Nu puteți adăuga imagini, doar text.

  5. Dacă doriți să trimiteți un răspuns și persoanelor din afara organizației, bifați caseta de selectare, alegeți persoanele care doriți să primească răspunsul și tastați textul. Nu există nicio modalitate de a trimite un răspuns numai persoanelor din afara organizației, fără a-l trimite și persoanelor din organizație.

  6. Alegeți Salvare.

Limita cutiei poștale partajate: 50 GB

Cutia poștală partajată poate stoca până la 50 GB de date fără a-i atribui o licență. Apoi va trebui să atribuiți o licență cutiei poștale pentru a stoca mai multe date.

Atunci când o cutie poștală partajată atinge limita de spațiu de stocare, veți putea să primiți mesaje de e-mail o perioadă, dar nu veți putea să trimiteți mesaje de e-mail noi. Apoi nu veți mai primi mesaje de e-mail. Expeditorii care trimit mesaje în cutia poștală vor primi un raport de nelivrare.

Împiedicați membrii să șteargă mesajele dintr-o cutie poștală partajată

Din păcate, nu puteți împiedica utilizatorii să șteargă mesajele dintr-o cutie poștală partajată. De exemplu, să presupunem că 5 persoane utilizează o cutie poștală partajată. Una dintre ele șterge un mesaj de e-mail după ce îl citește. Acum mesajul de e-mail a fost șters pentru toți, chiar dacă nu l-au citit. Singura modalitate de a evita acest lucru este să creați un Grup Office 365 în locul unei cutii poștale partajate.

Un grup din Outlook este ca o cutie poștală partajată. Pentru o comparație între cele două, consultați Compararea grupurilor. Pentru a afla mai multe despre grupuri, consultați Aflați mai multe despre grupuri, mai ales secțiunea Grupurile din Outlook din partea de jos a paginii.

Ce mai trebuie să știți despre cutiile poștale partajate

  • Nu trebuie să atribuiți licențe pentru cutiile poștale partajate care au sub 50 GB.

  • Trebuie să le oferiți utilizatorilor permisiuni (apartenență) pentru a utiliza cutia poștală partajată. Doar persoanele din organizația dvs. pot utiliza o cutie poștală partajată.

  • Nu le puteți oferi persoanelor din afara firmei (cum ar fi cele cu un cont Gmail) acces la cutia poștală partajată. Dacă doriți să faceți acest lucru, luați în considerare în schimb crearea unui grup pentru Outlook. Pentru a afla mai multe, consultați Crearea unui grup Office 365 în centrul de administrare.

  • Nu puteți accesa o cutie poștală partajată din Outlook pentru iPhone, Android sau Mac. Dacă doriți să accesați o cutie poștală partajată de pe unul dintre aceste dispozitive, utilizați Outlook pe web.

  • Nu puteți cripta mesajele de e-mail trimise de la o cutie poștală partajată.

  • Puteți efectua conversia cutiilor poștale de utilizator la cutii poștale partajate. Consultați Conversia unei cutii poștale de utilizator la o cutie poștală partajată.

Remedierea problemelor la crearea de cutii poștale partajate

  • Mesaj de eroare: Adresa proxy „smtp:<nume cutie poștală partajată>” este utilizată de adresele proxy sau valoarea LegacyExchangeDN pentru „<nume>”. Alegeți o altă adresă proxy.

    Această problemă apare atunci când încercați să dați cutiei poștale partajate un nume care este deja în uz. De exemplu, să presupunem că doriți cutii poștale partajate denumite info@domeniul1 și info@domeniul2. Există două modalități de a face acest lucru:

Cum funcționează maparea automată cu cutiile poștale partajate

Maparea automată este setată pentru cutia poștală a utilizatorului, nu pentru cutia poștală partajată.

Aceasta înseamnă că dacă încercați să utilizați un grup de securitate pentru a gestiona cine are acces la cutia poștală partajată, maparea automată nu va funcționa. Așadar, dacă doriți mapare automată, trebuie să atribuiți permisiuni în mod explicit.

Cum se creează o cutie poștală partajată în centrul de administrare Exchange

Unii clienți efectuează toate operațiunile de gestionare a cutiilor poștale în centrul de administrare Exchange. Acestea sunt instrucțiunile pentru crearea de cutii poștale partajate folosind această interfață.

Pentru a vedea permisiunile necesare pentru a efectua acești pași, consultați intrarea „Cutiile poștale de utilizator” din Permisiunile destinatarilor.

  1. Accesați Destinatari > Partajat > Adăugare .

  2. Completați câmpurile necesare:

    • Nume afișat

    • Adresă de e-mail

  3. Pentru a acorda permisiunile Acces complet sau Trimitere ca, faceți clic pe Adăugare, apoi selectați utilizatorii cărora doriți să le acordați permisiuni. Puteți să utilizați tasta CTRL pentru a selecta mai mulți utilizatori. Nu sunteți sigur ce permisiuni ar trebui să utilizați? Consultați Ce permisiuni trebuie să utilizați?.

    Notă : Permisiunea Acces complet permite unui utilizator să deschidă cutia poștală și să creeze și să modifice elemente din aceasta. Permisiunea Trimitere ca permite oricărei alte persoane în afara proprietarului cutiei poștale să trimită mesaje de e-mail de la această cutie poștală partajată. Ambele permisiuni sunt necesare pentru funcționarea cu succes a cutiei poștale partajate.

  4. Faceți clic pe Salvare pentru a salva modificările și a crea cutia poștală partajată.

  1. Accesați Destinatari > Partajat > Editare .

  2. Faceți clic pe Delegare cutie poștală.

  3. Pentru a acorda permisiunile Acces complet și Trimitere ca, faceți clic pe Adăugare sau pe Eliminare, apoi selectați utilizatorii cărora doriți să le acordați permisiuni.

    Notă : Permisiunea Acces complet permite unui utilizator să deschidă cutia poștală și să creeze și să modifice elemente din aceasta. Permisiunea Trimitere ca permite oricărei alte persoane în afara proprietarului cutiei poștale să trimită mesaje de e-mail de la această cutie poștală partajată. Ambele permisiuni sunt necesare pentru funcționarea cu succes a cutiei poștale partajate.

  4. Faceți clic pe Salvare pentru a salva modificările.

  • Acces complet Permisiunea Acces complet permite unui utilizator să se conecteze la cutia poștală partajată și să acționeze ca proprietar al acelei cutii. Cât timp este conectat, utilizatorul poate să creeze elemente de calendar, să citească, să vizualizeze, să șteargă și să modifice mesaje de e-mail și să creeze activități și persoane de contact de calendar. Însă un utilizator cu permisiunea Acces complet nu poate să trimită mesaje de e-mail de la cutia poștală partajată dacă nu are și permisiunea Trimitere ca sau Trimitere în numele.

  • Trimitere ca Permisiunea Trimitere ca permite unui utilizator să își asume identitatea cutiei poștale partajate când trimite mesaje de e-mail. De exemplu, dacă Iulian se conectează la cutia poștală partajată Departamentul de marketing și trimite un mesaj de e-mail, va părea că Departamentul de marketing a trimis mesajul.

    Totuși, el nu va putea vedea niciunul dintre e-mailurile care sunt trimise către sau de la adresa partajată.

  • Trimitere în numele Permisiunea Trimitere în numele permite unui utilizator să trimită mesaje de e-mail în numele cutiei poștale partajate. De exemplu, dacă Aurel se conectează la cutia poștală partajată Centrul de primire 32 și trimite un mesaj de e-mail, va părea că mesajul de e-mail a fost trimis de „Aurel în numele Centrului de primire 32”. Nu puteți utiliza EAC pentru a acorda permisiuni Trimitere în numele, trebuie să utilizați cmdletul Set-Mailbox cu parametrul GrantSendonBehalf.

Utilizați cmdletul PowerShell New-Mailbox pentru a crea cutii poștale partajate.

Următorul exemplu vă arată cum să creați cutia poștală partajată Departamentul de vânzări și să acordați permisiunile Acces complet și Trimitere în numele pentru grupul de securitate GSMarketing. Utilizatorilor care sunt membri ai grupului de securitate li se vor acorda permisiunile pentru cutia poștală.

Notă : Acest exemplu presupune că ați creat deja grupul de securitate GSMarketing și că acesta este activat pentru e-mail. Consultați Gestionarea grupurilor de securitate activate pentru e-mail.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Ar trebui să creez o cutie poștală partajată sau un grup Office 365 pentru Outlook?

Consultați Compararea grupurilor pentru câteva instrucțiuni.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×