Crearea unei îmbinări de corespondență

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Îmbinarea corespondenței se utilizează atunci când doriți să creați un număr mare de documente care sunt aproape identice, dar care cuprind câteva informații unice. De exemplu, îmbinarea corespondenței se poate utiliza pentru a crea publicații particularizate cu note personale. De asemenea, îmbinarea corespondenței se poate utiliza la crearea unui anunț de produs pe care să îl trimiteți primelor 100 de clienți. Textul publicației este întotdeauna același, dar numele și adresa sunt diferite pentru fiecare client.

Utilizați panoul de instrumente Îmbinare corespondență pentru a vă ghida în pașii pe care îi presupune îmbinarea corespondenței. Pentru a deschide panoul de instrumente Îmbinare corespondență într-o publicație nouă sau existentă, faceți clic pe meniul Instrumente, indicați spre Corespondență și cataloage, apoi faceți clic pe Îmbinare corespondență.

În acest articol

Creați sau să vă conectați la lista de destinatari

Pregătirea publicației

Crearea îmbinate publicație

Anularea unei îmbinări

Creați sau conectați-vă la o listă de destinatari

Pentru a efectua o îmbinare a corespondenței, trebuie să deschideți o publicație nouă sau existentă, apoi să vă conectați la o sursă de date, adică la un fișier care conține informațiile unice pe care doriți să le includeți. Un fișier de date poate cuprinde o listă de nume și adrese, date despre produse sau imagini. Fișierul de date poate fi într-o varietate de formate, între care se numără:

  • Lista Persoane de contact în Microsoft Office Outlook

  • Foi de lucru Microsoft Office Excel

  • Tabele Microsoft Office Word

  • Tabele de baze de date Microsoft Office Access

  • Fișiere text în care coloanele sunt separate prin alineate sau prin virgulă și în care întoarcerile de paragraf separă rândurile

Aveți posibilitatea să vă conectați la o listă sau la o sursă de date existentă sau să creați o nouă listă de destinatari. Dacă doriți să utilizați numai anumite intrări din listă, trebuie să filtrați lista după un criteriu specific. De asemenea, este posibil să sortați elementele în ordine alfabetică.

Notă : Dacă doriți să îmbinați imagini în paginile publicației, sursa de date trebuie să includă nume de fișiere sau căi pentru fișierele imagine pe care doriți să le îmbinați. Nu includeți fotografiile sau imaginile în sursa de date.

Utilizarea unei liste existente

  1. Sub Creare listă destinatari, faceți clic pe Se utilizează o listă existentă, apoi faceți clic pe Următorul: Creați sau conectați-vă la o listă de destinatari.

    În mod implicit, Microsoft Publisher depozitează sursele de date în folderul Sursele mele de date. Se poate să fie cazul să răsfoiți pentru a localiza sursa de date.

  2. În caseta de dialog Selectare sursă de date, faceți clic pe sursa de date dorită.

  3. Faceți clic pe Deschidere.

    În funcție de tipul de sursă de date selectat, este posibil să apară și alte casete de dialog care să solicite anumite informații.

    De exemplu, dacă sursa de date este un registru de lucru Microsoft Excel care conține informații pe mai multe foi de lucru, trebuie mai întâi să selectați foaia de lucru ce conține informațiile dorite, apoi să faceți clic pe OK.

Selectare din Persoane de contact Outlook

  1. Sub Creare listă de destinatari, faceți clic pe Selectare din Persoane de contact Outlook, apoi faceți clic pe Următorul: Creați sau conectați-vă la o listă de destinatari.

  2. Dacă vi se solicită să alegeți un profil de corespondență, faceți clic pe profilul dorit, apoi faceți clic pe OK.

  3. În caseta de dialog Selectare persoane de contact, faceți clic pe lista de persoane de contact dorită, apoi faceți clic pe OK.

    Toate persoanele de contact din folder apar în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, unde este posibil să filtrați și să sortați lista de destinatari de inclus în îmbinare.

Tastarea unei liste noi

Dacă nu aveți deja o listă la care să vă conectați, aveți posibilitatea să creați o listă nouă.

  1. Sub Creare listă de destinatari, faceți clic pe Tastați o listă nouă, apoi faceți clic pe Următorul: Creați sau conectați-vă la o listă de destinatari.

  2. În caseta de dialog Listă de adrese nouă, tastați informațiile pentru prima intrare în câmpurile relevante. Nu este necesar să completați fiecare câmp.

  3. Atunci când terminați de introdus informațiile pentru prima intrare, faceți clic pe Intrare nouă.

  4. Repetați pașii 2 și 3 până când ați terminat de adăugat intrări, apoi faceți clic pe OK.

  5. În caseta de dialog Salvare listă de adrese, tastați un nume pentru lista de adrese în caseta Nume fișier și selectați un folder în care să se salveze lista.

    În mod implicit, Microsoft Publisher salvează listele de adrese în folderul Sursele mele de date. Se recomandă să păstrați aici listele de adrese, deoarece Sursele mele de date este, de asemenea, folderul implicit în care Publisher caută surse de date.

    Toate persoanele de contact din lista nouă apar în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, unde este posibil să filtrați și să sortați lista de destinatari ce vor fi incluși în îmbinare.

Selectarea destinatarilor

În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, se pot selecta destinatarii de inclus în îmbinare. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor pe care doriți să îi includeți și debifați casetele de lângă destinatarii pe care îi excludeți.

Pentru a utiliza doar anumite intrări din listă, se poate filtra lista după un anumit câmp sau criteriu. După filtrarea listei, se pot utiliza casetele de selectare pentru a include și exclude înregistrări.

Filtrarea elementelor din listă

  1. Faceți clic pe săgeata de lângă antetul coloanei elementului după care doriți să filtrați.

  2. Faceți clic pe oricare dintre următoarele:

    • (Necompletate) afișează toate înregistrările în care câmpul respectiv este necompletat.

    • (Completate) afișează toate înregistrările în care câmpul respectiv conține informații.

    • (Complex) deschide caseta de dialog Filtrare și sortare, care se poate utiliza pentru a filtra după mai multe criterii. De asemenea, se poate face clic pe Filtrare sub Ajustare listă destinatari în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, pentru a deschide caseta de dialog Filtrare și sortare.

      Sfat : Dacă sursa de date conţine înregistrări care partajează aceleaşi informaţii şi dacă există zece sau mai puţine valori unice în coloane, este posibilă filtrarea după informaţia specificată. De exemplu, dacă există adrese multiple care listează Australia ca ţară/regiune, este posibilă filtrarea după Australia.

      Caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență afișează doar înregistrările desemnate. Pentru a afișa din nou toate înregistrările, faceți clic pe (Toate).

Dacă doriți să vedeți elementele în ordine alfabetică, este posibil să sortați elementele din listă.

Sortarea elementelor din listă

  • În caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență, faceți clic pe titlul coloanei care aparține elementului după care doriți să se efectueze sortarea.

    De exemplu, dacă doriți să afișați lista în ordine alfabetică, după numele de familie, faceți clic pe titlul coloanei Nume.

  • Pentru a selecta sau elimina rapid toate elementele, bifați sau debifați titlul coloanei pentru casetele de selectare.

  • Pentru a utiliza mai multe criterii de sortare, faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari, în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență. În caseta de dialog Filtrare și sortare selectați criteriile după care doriți să se efectueze sortarea.

Faceți clic pe OK pentru a reveni la panoul de activitate Îmbinare corespondență.

Începutul paginii

Pregătiți publicația

O îmbinare a corespondenței combină un document care cuprinde informații identice în fiecare copie și câțiva substituenți pentru informațiile unice din fiecare copie. După crearea publicației, inserați orice text suplimentar care doriți să apară în fiecare versiune a publicației îmbinării corespondenței, cum ar fi o formulă de salut și substituenții pentru informațiile unice, cum ar fi adresele.

Inserați o casetă text dacă nu ați inserat-o deja, tastați textul care să apară în fiecare versiune a publicației îmbinării corespondenței și adăugați substituenții pentru informațiile unice.

Inserarea unei casete text

  1. Pe bara de instrumente obiecte , faceți clic pe Caseta Text Imagine buton .

  2. Indicați spre locația din publicație unde să apară un colț al casetei text, apoi glisați pe diagonală până când caseta text capătă dimensiunea dorită.

Inserarea textului în fiecare versiune

  • Faceți clic în caseta text, apoi tastați textul care să apară în fiecare versiune a publicației îmbinării corespondenței.

Inserarea câmpurilor de date în publicație

  1. În publicație de îmbinare a corespondenței, faceți clic în caseta text în care inserați câmp de date.

  2. Inserați oricare dintre următoarele:

    Bloc adresă cu nume, adresă și alte informații

    1. În panoul de activitate Îmbinare corespondență (Pasul 2: Pregătirea publicației), sub Mai multe elemente, faceți clic pe Bloc adresă.

    2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, faceți clic pe elementele din adresă pe care doriți să le includeți, apoi faceți clic pe OK.

      Notă : Dacă numele câmp de date din sursa de date nu se potrivesc cu numele câmpurilor utilizate de Publisher pentru blocul de adrese, se poate să fie cazul să faceți clic pe Potrivire câmpuri în caseta de dialog Inserare bloc adresă. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

    Linie de salut

    1. În panoul de activitate Îmbinare corespondență (Pasul 2: Pregătiți publicația), sub Mai multe elemente, faceți clic pe Linie de întâmpinare.

    2. În caseta de dialog Linie de întâmpinare, selectați formatul liniei de întâmpinare, care cuprinde formula de salut, formatul de nume și punctuația utilizată.

    3. Selectați textul care să apară în situația în care Publisher nu poate interpreta numele unui destinatar; de exemplu, dacă sursa de date nu conține niciun nume și niciun prenume pentru un destinatar, numai numele companiei.

    4. Faceți clic pe OK.

      Notă : Dacă numele câmpurilor de date din sursa de date nu se potrivesc cu numele câmpurilor utilizate de Publisher pentru linia de salut, faceți clic pe Potrivire câmpuri, în caseta de dialog Linie de întâmpinare. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, utilizați listele verticale pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor Publisher.

    Câmpurile de adrese

    1. În panoul de activitate Îmbinare corespondență (Pasul 2: Pregătiți publicația), sub Mai multe elemente, faceți clic pe Câmpuri adresă.

    2. În caseta de dialog Inserare câmp adresă, faceți clic pe fiecare element din adresă pe care îl includeți.

      Notă : Dacă numele câmpurilor de date din sursa de date nu se potrivesc cu numele câmpurilor utilizate de Publisher pentru câmpurile adresă, se poate să fie cazul să faceți clic pe Potrivire câmpuri în caseta de dialog Inserare câmp adresă. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, utilizați listele verticale, pentru a selecta câmpurile din sursa de date care corespund câmpurilor din Publisher.

    Alte câmpuri de informații

    În panoul de activitate Îmbinare corespondență (Pasul 2: Pregătiți publicația), în caseta listă de sub Pregătiți publicația, glisați câmpul pe care doriți să îl includeți în caseta text pe care ați creat-o pentru acesta.

Formatarea câmpurilor de date

Dacă doriți, se poate să aplicați formatări la câmpurile de date și la oricare alt text adăugat (cum ar fi formula de întâmpinare Salut sau formula Dragă...), pentru a modifica aspectul datelor îmbinate. Pentru a formata datele îmbinate, trebuie să formatați câmpurile de date din publicația îmbinării corespondenței.

  1. În publicația îmbinării corespondenței, selectați câmpul care conține informațiile pe care intenționați să le formatați.

  2. În meniul Format, faceți clic pe Font, apoi selectați opțiunile dorite.

Examinarea datelor despre destinatari în câmpurile de date din publicație

Acum este posibil să vedeți cum va apărea publicația cu datele din câmpurile îmbinate.

  1. Pentru a examina publicația, alegeți oricare dintre variantele următoare:

    • Pentru a examina intrările în ordine, faceți clic pe navigare butoanele Butoane de redirecționare Butonul Înapoi pentru a vedea cum va apărea fiecare intrare din publicație îmbinată.

      Informațiile din prima înregistrare a sursei de date populează câmpurile de îmbinare. Nu este posibil să editați intrările sursei de date pe paginile publicației, dar este posibil să formatați, să mutați sau să ștergeți câmpuri.

    • Pentru a găsi și examina o anumită intrare din sursa de date, faceți clic pe Găsire destinatar, apoi introduceți criteriile de căutare în caseta de dialog Găsire intrare.

  2. Dacă este necesar, modificați lista de destinatari. Alegeți oricare dintre următoarele variante disponibile:

    • Pentru a exclude din îmbinare un anumit destinatar, faceți clic pe Excludere destinatar.

    • Pentru a modifica lista de destinatari, faceți clic pe Editare listă de destinatari și efectuați modificările dorite în caseta de dialog Destinatari îmbinare corespondență.

  3. După ce terminați publicația de îmbinare a corespondenței și inserați toate câmpurile de îmbinare, faceți clic pe Salvare ca în meniul Fișier. Tastați un nume pentru publicație în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

  4. Faceți clic pe Următorul: Crearea publicației de îmbinare a corespondenței.

Începutul paginii

Crearea publicației de îmbinare a corespondenței

În panoul de activitate Îmbinare corespondență, sub Creați publicații îmbinate, aveți opțiunile:

  • Imprimarea publicației îmbinate (de exemplu, pentru corespondență)

  • Examinarea publicației îmbinate (pentru a vedea cum va arăta aceasta la imprimare și pentru a remedia problemele potențiale)

  • Salvarea publicației îmbinate pentru reutilizare

  • Adăugarea paginilor îmbinate la altă publicație

Examinarea publicației îmbinate

  • Faceți clic pe Examinare înaintea imprimării.

Imprimarea publicației îmbinate

  1. Faceți clic pe Imprimare.

  2. În caseta de dialog Imprimare, selectați opțiunile pe care le doriți, apoi faceți clic pe OK.

    Important : Pentru a imprima seturi diferite de îmbinare de date-de exemplu, alt numele și adresele-pe fiecare foaie de hârtie, faceți clic pe mai multe pagini pe foaie , în secțiunea Opțiuni de imprimare . Dacă alegeți mai multe copii pe foaie, fiecare foaie de hârtie va conține mai multe copii ale acelorași date.

    Caseta de dialog imprimare cu mai multe pagini pe foaie de opțiune

Salvarea publicației îmbinate pentru reutilizare

Dacă doriți să editați paginile îmbinate, salvarea lor pentru utilizare ulterioară, sau să le imprimați târziu, puteți colecta și salvați toate paginile îmbinate ca o singură nou îmbinate publicație care conține date efective, de exemplu, numele și adresele, în loc de câmpuri de îmbinare.

  1. Faceți clic pe Îmbinare într-o nouă publicație.

    Publisher creează o publicație nouă cu paginile îmbinate.

  2. În publicația nouă, faceți clic pe Salvare publicație în panoul de activitate Îmbinare corespondență. Tastați un nume pentru publicația nouă în caseta Nume fișier, apoi faceți clic pe Salvare.

Adăugarea paginilor îmbinate la o publicație existentă

Dacă intenționați să adăugați paginile îmbinate la sfârșitul unei publicații existente, asigurați-vă că publicația de îmbinare a corespondenței corespunde publicației în următoarele aspecte:

  • Dimensiunea paginii (înălțime și lățime)

  • Vizualizarea paginii (extindere pe o pagină sau pe două)

  • Tipul publicației (Web sau pentru imprimare)

  • Ordinea paginilor (de la stânga la dreapta sau de la dreapta la stânga)

Publisher adaugă paginile îmbinate la o publicație nouă sau existentă, dar nu le poate adăuga la o publicație deschisă. Dacă publicația în care efectuați îmbinarea este deschisă, salvați-o și închideți-o, pentru a face posibilă finalizarea îmbinării.

  1. Faceți clic pe Adăugare la o publicație existentă.

  2. În caseta de dialog Deschidere publicație, localizați publicația căreia îi adăugați paginile îmbinate, apoi faceți clic pe Deschidere.

    Publisher adaugă paginile îmbinate la publicația existentă.

  3. În publicația existentă, faceți clic pe Salvare publicație în panoul de activitate Îmbinare corespondență, pentru a salva actualizările.

Salvarea publicației de îmbinare corespondență

De asemenea, dacă salvați publicația care conține câmpurile îmbinate, aveți posibilitatea să vă întoarceți și să editați câmpurile îmbinate și să creați o nouă publicație îmbinată care conține noile câmpuri îmbinate sau o listă de destinatari actualizată. Pentru a salva publicația de îmbinare corespondență, procedați astfel:

  1. Asigurați-vă că vă aflați în publicația de îmbinare corespondență.

  2. În meniul Fișier, faceți clic pe Salvare.

  3. Denumiți publicația de îmbinare corespondență, apoi faceți clic pe Salvare.

Începutul paginii

Revocarea unei îmbinări

O îmbinare se poate revoca, pentru a anula conexiunea publicației de îmbinare a corespondenței sau a șablonului de îmbinare catalog la sursă de date.

  1. În meniul Instrumente, indicați spre Corespondențe și cataloage, apoi faceți clic pe Anulare îmbinare.

  2. Când sunteți întrebat dacă doriți să anulați îmbinarea, faceți clic pe Da.

Publicația este deconectată de la sursa de date.

Notă : Dacă anulați o îmbinare de corespondență, toate câmpurile, cu excepția câmpurilor: Câmpuri adresă, Linie salut și Bloc adresă sunt convertite în text obișnuit.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×