Crearea etichetelor poștale în Access

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Microsoft Office Access 2007 oferă mai multe opțiuni pentru crearea etichetelor ce conțin date stocate în tabelele Access. Cel mai simplu mod în Access este de a utiliza expertul Etichetă pentru a crea și imprima etichetele unui raport. În plus, aveți posibilitatea să importați în Access date din alte surse, cum ar fi registre de lucru Microsoft Office Excel 2007, liste de persoane de contact Microsoft Office Outlook 2007 și să „îmbinați” acele date sau tabelele Access existente cu un document Microsoft Office Word 2007, apoi să creați și să imprimați etichetele din Word.

Ce intenționați?

Utilizarea Access pentru crearea și imprimarea etichetelor

Aflați sfaturi și trucuri pentru a crea etichete

Imprimarea datelor Access utilizând Expertul îmbinare corespondență din Word

Utilizați Access pentru crearea și imprimarea etichetelor

În Access, etichetele se creează ca un raport formatat cu o dimensiune redusă de pagină, pentru a încăpea în eticheta respectivă. Cea mai obișnuită utilizare a etichetelor este pentru corespondență, dar pot fi imprimate orice date Access în format etichetă, pentru mai multe scopuri. În cazul etichetelor pentru corespondență, raportul obține datele adresei din tabelele sau interogările ce conțin adresele. Imprimarea raportului oferă o singură etichetă pentru fiecare adresă din sursa de înregistrare subordonată.

Notă : Pașii din acest articol presupun că ați creat deja o bază de date Access care conține tabele (sau tabele legate) care conțin datele care doriți să apară în etichete. Găsiți un link către mai multe informații despre primii pași în Access în secțiunea Vedeți și.

Expertul Etichetă solicită răspuns la o serie e întrebări despre etichetele dvs. și datele pe care le veți afișa în acestea. Expertul creează raportul, care poate fi particularizat, dacă este necesar.

Crearea etichetelor prin utilizarea expertului Etichetă în Access

  1. În panoul Navigare, selectați sau deschideți tabelul sau interogarea care va fi sursa de înregistrări pentru tabelele dvs.

  2. Pe fila Creare , în grupul rapoarte , faceți clic pe Etichete Imagine buton .

    Access pornește expertul Etichetă.

    Prima pagină a expertului de etichetă

  3. În cazul în care cunoașteți producătorul și numărul de produs al etichetelor:

    • Alegeți producătorul în caseta Filtru după producător.

    • Selectați eticheta în caseta Ce dimensiune de etichetă doriți?.

      Altfel, încercați să găsiți un produs ale cărui valori din coloanele Dimensiuni și Număr orizontal se potrivesc cu etichetele dvs.

      Dacă nu găsiți o etichetă asemănătoare:   

    • Faceți clic pe Particularizare, apoi pe Nou.

      Se afișează caseta de dialog Etichetă nouă.

      Noua etichetă pagină a expertului de etichetă

    • Determinați dimensiunile etichetelor dvs. și introduceți-le în casetele potrivite în caseta de dialog Etichetă nouă

    • Introduceți un nume pentru etichetele particularizate în caseta de text Nume etichetă, alegeți tipul etichetei și orientarea ei, apoi faceți clic pe OK.

      Dacă ați creat deja o etichetă particularizată și doriți să îl Selectați:   

    • Faceți clic pe Afișare dimens. particularizate, apoi pe eticheta particularizată dorită.

  4. Selectați Alimentare foi sau Continuu sub Tip etichetă, apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Selectați numele fontului, dimensiunea, grosime și culoarea texului de utilizat în etichetă, apoi faceți clic pe Următorul.

  6. În pagina expertului Ce doriți în eticheta poștală?, alegeți câmpurile pentru tabel din lista Câmpuri disponibile, apoi faceți dublu clic pe acestea pentru adăugarea casetei Etichetă prototip

    Adăugați câmpuri la o etichetă în Expertul de etichetă

    • Pentru a adăuga spațiu între câmpuri în caseta Etichetă prototip, apăsați BARA SPAȚIU.

    • Pentru a crea o nouă linie, apăsați ENTER.

    • Pentru a comuta între câmpuri și linii, utilizați tastele săgeată.

    • Pentru a elimina un câmp din casetă, apăsați BACKSPACE.

    • Pentru a adăuga text sau semne de punctuație (de exemplu, o virgulă după numele orașului), faceți clic pentru a plasa cursorul unde doriți să apară textul și începeți să tastați. Acest text va fi identic în toate etichetele.

      Notă : Prin utilizarea expertului Etichetă, aveți posibilitatea să adăugați câmpuri numai pentru următoarele tipuri de date: Text, Memo, Număr, Dată/oră, Simbol monetar, Da/Nu sau Atașare. Pentru a adăuga câmpuri cu tipul de date OLEObject sau Hyperlink, deschideți raportul cu etichete în vizualizarea Proiectare, după ce ați finalizat expertul Etichetă, apoi utilizați panoul Listă câmpuri pentru a adăuga câmpuri. Pentru a deschide panoul Listă câmpuri în timp ce este deschis raportul în vizualizarea Proiectare, apăsați ALT+F8.

      Când ați aranjat câmpurile în tabel în ordinea dorită, faceți clic pe Următorul.

  7. În pagina următoare, aveți posibilitatea să alegeți câmpurile pe care să porniți etichetele. De exemplu, aveți posibilitatea să sortați după codul poștal, pentru o listă mare de corespondență. Alegeți câmpurile de sortat din lista Câmpuri disponibile, apoi faceți dublu clic pentru a adăuga caseta Sortare după. Când ați terminat, faceți clic pe Următorul.

    Setarea ordinii de sortare în Expertul de etichetă

  8. În ultima pagină, introduceți un nume pentru etichetă, apoi faceți clic pe Terminare.

    Ultima pagină a expertului de etichetă

    Dacă ați ales Afișare etichete așa cum vor arăta imprimate. în ultima pagină a expertului Etichetă, Acces va afișa etichetele în Examinare imprimare. Aveți posibilitatea să faceți clic pe pe etichetă pentru a mări și micșora vizualizarea sau să utilizați controlul de panoramare din bara de stare.

    Controlul de zoom

    Dacă ați ales Modificare proiect etichetă pe ultima pagină a expertului Etichetă, Acces afișează raportul etichetei în vizualizarea Proiectare.

Particularizarea aspectului etichetei

Dacă etichetele ce rezultă nu au aspectul potrivit, aveți posibilitatea să le particularizați aspectul deschizând raportul în vizualizarea Proiectare și să aplicați modificările. Când se lucrează cu etichete, este de obicei mai simplu să se utilizeze vizualizarea Proiectare, unde există un control mai precis asupra aspectului. Pentru a vedea rezultatele modificărilor efectuate în vizualizarea Proiectare, comutați la Examinare imprimare.

În cazul în care datele dvs. nu se aliniază corect cu etichetele

În multe cazuri, aveți posibilitatea să remediați problemele minore legate de etichetele dvs. efectuând ajustări în modul de vizualizare Proiectare. Se pot muta controalele și se pot regla dimensiunile aspectului prin modificarea lățimii sau înălțimii în secțiunea Detalii.

Pentru a comuta la vizualizarea proiect, faceți clic dreapta pe raport în panoul de navigare, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect Imagine buton în meniul de comenzi rapide.

Dacă trebuie să modificați marginile sau spațierea dintre etichete, aveți posibilitatea să utilizați caseta de dialog Inițializare pagină în vizualizarea Proiectare.

În fila Inițializare pagină , în grupul Aspect pagină , faceți clic pe coloane Imagine buton . Caseta de dialog Inițializare pagină este afișată având selectată fila coloane .

Fila coloane din caseta de dialog Inițializare pagină

Aveți posibilitatea să modificați următoarele setări în cele trei secțiuni ale casetei de dialog Inițializare pagină:

Secțiune

Opțiune

Descriere

Setări pentru grilă

Număr de coloane

Acesta ar trebui să fie egal cu numărul de etichete din pagină.

Spațiere rânduri

Introduceți o valoare nouă pentru a mări sau a micșora spațiul vertical dintre rândurile tabelului.

Spațiere coloane

Introduceți o valoare nouă pentru a mări sau a micșora spațiul orizontal dintre coloanele tabelului.

Dimensiune coloană

Lățime

Luați în considerare setările marginilor și spațierea coloanelor când setați această valoare.

Aveți posibilitatea să verificați și să reglați marginile dacă faceți clic pe Opțiuni imprimare în caseta de dialog Inițializare pagină.

Înălțime

Reglați înălțimea fiecărui tabel, după cum este necesar.

Similar cu detaliul

Când se selectează, setează lățimea și lungimea coloanei la valorile setate în secțiunea Detalii din vizualizarea Proiectare.

Aspect coloană

În jos, apoi transversal

Când se selectează, datele etichetei se imprimă în jos pe prima coloană, apoi în jos pe a doua coloană, și așa mai departe.

Transversal, apoi în jos

Când se selectează, datele etichetei se imprimă transversal pe primul rând, apoi transversal pe al doilea, și așa mai departe.

Notă : De asemenea, aveți posibilitatea să utilizați caseta de dialog Inițializare pagină în vizualizarea Examinare imprimare. Când faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog, aveți posibilitatea să vedeți cum afectează noile setări eticheta.

Se poate să trebuiască să experimentați pentru a ajunge la alinierea optimă a datelor din etichete, mai ales pentru etichetele pe mai multe etichetele de alimentator de foi pe mai multe coloane. Un raport etichetă constă într-un număr de zone ce ocupă spațiu. De exemplu, trebuie luate în calcul etichetele în sine, spațiul dintre etichete și spațiul ocupat de marginile paginii. Astfel, dacă foaia de etichete este lată de 8,5 inci și utilizați o margine de 0,25 inci la stânga și la dreapta, rămân doar 8 inci de spațiu disponibil (8,5 inci minus 0,5 inci). Dacă proiectați raportul pentru două coloane de etichete și utilizați 0,25 inci pentru spațiul dintre etichete (setarea de spațiere a coloanelor din caseta de dialog Inițializare pagină), atunci veți dispune de doar 7,75 inci pentru etichetele în sine. Deci, lățimea din secțiunea Detaliu nu trebuie să fie mai mare de 3,875 inci (7,75 / 2 coloane) pentru ca datele de etichete să încapă potrivit. Același principiu se aplică pentru dimensiunile verticale - trebuie să luați în considerare marginile de sus și de jos și spațierea rândurilor când reglați înălțimea etichetelor.

Dacă setările din caseta de dialog Inițializare pagină și/sau lățimea controalelor în proiectarea raportului au ca rezultat informații care nu se potrivesc în pagină la imprimare sau examinare, Acces afișează mesajul "Este posibil să nu se afișeze anumite date". Acesta este un semn sigur că trebuie să reglați setările paginii și, poate, să reglați dimensiunile controalelor în proiectarea raportului. Dacă vedeți acest mesaj, încercați una din următoarele:

  • Reduceți lățimea controalelor în secțiunea Detalii, astfel încât să se potrivească în spațiul calculat disponibil pentru un singur tabel. Consultați exemplul de mai sus în acest articol pentru a afla cum se calculează spațiul disponibil.

  • Reduceți dimensiunea marginilor paginii în caseta de dialog Inițializare pagină. Astfel, se va crește spațiul disponibil pentru informații în etichetele dvs.

Imprimarea etichetelor

  1. Deschideți raportul în orice vizualizare (sau selectați raportul în Panoul de navigare).

  2. Faceți clic pe Butonul Microsoft Office Imagine buton Office și apoi faceți clic pe imprimare. Butonul Imprimare

    Access afișează caseta de dialog Imprimare.

  3. Introduceți alegerile pentru fiecare dintre opțiuni, cum ar fi imprimanta, intervalul de imprimare și numărul de copii.

  4. Faceți clic pe OK.

Începutul paginii

Aflați sfaturi și trucuri pentru crearea etichetelor

  • Selectați adresele pe care doriți să le imprimați    Dacă nu doriți să imprimați toate adresele din sursa de înregistrări subiacentă, efectuați una din următoarele:

    • Selectați adresele specificând unul sau mai multe criterii    Crearea unei interogări cu parametri și specificați această interogare ca sursă de înregistrări raportul etichetă. Atunci când deschideți raportul, interogarea vă solicită să specificați criteriile pentru regăsirea înregistrări. Înregistrări care îndeplinesc criteriile de apoi sunt regăsite și pus la dispoziție în raportul de etichetă.
      Dacă utilizați Word să creeze și să imprimați adresele, specificați interogare cu parametri ca sursă de date în timpul operațiunii de îmbinare de corespondență.

    • Selectarea adreselor prin navigarea în înregistrările de adrese     Dacă doriți să navigați în lista de adrese și să le alegeți pe cele pentru care doriți imprimarea etichetelor, efectuați următoarele:

      1. În vizualizarea Proiectare, adăugați un câmp Da/Nu denumit ImprimareEtichetă la tabelul de adrese subiacent. Când comutați la vizualizarea Foaie de date, în coloana ImprimareEtichetă, veți vedea o casetă de selectare în fiecare rând.

      2. Utilizați expertul Interogare simplă pentru a crea o interogare care include toate câmpurile de adrese și câmpul ImprimareEtichetă.

      3. Deschideți interogarea în vizualizarea Proiectare, apoi, în celula Criterii din câmpul ImprimareEtichetă, tastați Da. Interogarea va regăsi doar acele adrese pe care doriți să le imprimați.

      4. Setați proprietatea SursăÎnregistrare a raportului de etichete la numele interogării.

      5. Înainte de imprimarea etichetelor, deschideți tabelul în vizualizarea Foaie de date și bifați casetele de selectare pentru acele adrese care se vor imprima. Debifați casetele de selectare ce corespund adreselor care nu doriți să le imprimați, apoi deschideți raportul și imprimați-l.

  • Imprimarea adreselor direct pe plicuri    Este posibil să doriți să imprimați adresele direct pe plicuri, în loc să le imprimați pe etichete și apoi să aplicați etichetele pe plicuri. Pentru a imprima o etichetă pe un plic, trebuie să definiți o etichetă particularizată. În pasul 1 al acestui expert, când vi se solicită să specificați detaliile etichetei, faceți clic pe Particularizare și urmați instrucțiunile din pasul 4. Nu uitați să setați Tip etichetă la Alimentare foi.

Începutul paginii

Imprimarea datelor Access prin utilizarea expertului Îmbinare corespondență în Word

Dacă adresele sunt stocate în Access, dar doriți să le exportați în Word pentru a utiliza funcția de îmbinare de corespondență a acestui program pentru a formata imprima etichetele, aveți posibilitatea să utilizați expertul Îmbinare corespondență în Word.

  1. În panoul de Navigare, selectați tabelul sau interogarea care conține datele pe care doriți să le imprimați.

  2. În fila Date externe, în grupul Export, faceți clic pe Mai multe, apoi faceți clic pe Îmbinare cu Microsoft Office Word.

    Pornește expertul Îmbinare corespondență Microsoft Word.

  3. Dacă ați creat deja un document și doriți să legați datele către ele, faceți clic pe Se leagă datele la un document Microsoft Word existent. Altfel, faceți clic pe Se creează un document și se leagă datele la acesta.

  4. Faceți clic pe OK.

    Dacă ați ales Se leagă datele la un document Microsoft Word existent, se deschide caseta de dialog Selectare document Microsoft Word. Selectați documentul respectiv și faceți clic pe Deschidere. Documentul se va deschide în Word.

    Dacă alegeți să creați un document nou, Word deschide un document necompletat.

  5. În Word, urmați instrucțiunile în panoul Îmbinare corespondență. Pentru mai multe informații despre expertul Îmbinare corespondență Word, consultați Ajutor Word.

Notă : Aveți posibilitatea să utilizați Word pentru a imprima adresele, indiferent de locul de stocare a acestora. Din Word, aveți posibilitatea să vă conectați la liste de adrese aflate în diverse programe, cum ar fi Excel, Outlook și Access. Sau, dacă nu aveți o listă de adrese, aveți posibilitatea să creați una în Word, apoi să imprimați etichetele. Pentru mai multe informații, consultați Ajutor Word.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×