Crearea și imprimarea etichetelor de e-mail pentru o listă de adrese în Excel

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Dacă doriți să trimiteți o corespondență în masă la o listă de adrese pe care o mențineți într-o foaie de lucru Microsoft Excel, aveți posibilitatea să utilizați o îmbinare de corespondență Microsoft Word. Procesul de îmbinare a corespondenței creează o foaie de etichete de e-mail care se pot imprima și fiecare etichetă de pe foaie conține o adresă din listă.

Pentru a crea și a imprima etichetele de e-mail, trebuie să pregătiți mai întâi datele foii de lucru în Excel, apoi să utilizați Word pentru a configura, a organiza, a examina și a imprima etichetele de e-mail. Când doriți să utilizați etichete de adresă pentru a trimite corespondență în masă către lista de adrese, aveți posibilitatea să utilizați îmbinarea corespondenței pentru a crea foaie de etichete de adresă. Fiecare etichetă conține o adresă din listă.

Procesul de îmbinare a corespondenței constă din următorii pași generali:

  1. Pregătirea datelor foii de lucru în Excel pentru îmbinarea corespondenței    Înainte de a începe procesul de îmbinare a corespondenței, lista de adrese trebuie să corespundă cu structura de tabel necesară pentru îmbinarea corespondenței.

  2. Configurarea etichetelor pentru îmbinarea corespondenței în Word    Se setează aspectul etichetelor o dată, pentru toate etichetele din îmbinarea corespondenței. Într-o îmbinare a corespondenței, documentul care se utilizează se numește document principal. De asemenea, în documentul principal etichetă, aveți posibilitatea să configurați orice conținut care doriți să se repete pe fiecare etichetă, un conținut cum ar fi sigla companiei sau adresa de returnare de pe etichetele de livrare.

  3. Conectarea etichetelor la datele foii de lucru    Lista de adrese reprezintă sursa de date utilizată de Microsoft Office Word la îmbinarea corespondenței. În acest caz, este o foaie de lucru Excel care conține adresele de imprimat pe etichete.

  4. Rafinarea listei de destinatari pe care doriți să îi includeți pe etichete    Word generează o etichetă pentru fiecare adresă lin lista de corespondență. Dacă doriți să realizați etichete numai pentru anumite adrese din lista de corespondență, aveți posibilitatea să alegeți ce adrese sau înregistrări să includeți.

  5. Adăugarea substituenților, denumiți câmpuri de îmbinare a corespondenței, la etichete.    Când se efectuează îmbinarea corespondenței, câmpurile de îmbinare corespondență sunt umplute cu informații din lista de adrese.

  6. Previzualizarea, finalizarea îmbinării și imprimarea etichetelor    Înainte de a imprima întregul set de etichete, puteți previzualiza fiecare etichetă în parte.

  7. Salvarea etichetelor pentru utilizare ulterioară   

În acest articol

Pasul 1: Pregătirea datelor foii de lucru în Excel pentru îmbinarea corespondenței

Pasul 2: Configurarea etichetelor pentru îmbinarea corespondenței în Word

Întreruperea și reluarea unei îmbinări de corespondență

Pasul 3: Conectarea etichetelor la datele foii de lucru

Pasul 4: Rafinarea listei de destinatari pe care doriți să îi includeți pe etichete

Pasul 5: Adăugarea substituenților (câmpuri de îmbinare a corespondenței) la etichete

Ce se întâmplă la îmbinare?

Maparea câmpurilor de îmbinare a corespondenței la fișierul de date

Tastarea conținutului și adăugarea substituenților sau a câmpurilor

Configurarea unei vizualizări a persoanelor de contact care include câmpuri particularizate

Rularea îmbinării corespondenței din Outlook

Formatarea datelor îmbinate

Pasul 6: Previzualizarea și imprimarea etichetelor

Previzualizarea îmbinării corespondenței

Terminarea îmbinării corespondenței

Pasul 7: Salvarea etichetelor pentru utilizare ulterioară

Pasul 1: Pregătirea datelor foii de lucru în Excel pentru îmbinarea corespondenței

În Excel, lista de adrese trebuie să corespundă cu structura de tabel necesară pentru îmbinarea corespondenței.

  1. Pe o foaie de lucru, efectuați următoarele pentru a aranja lista de adrese:

    1. Utilizați anteturi de coloană care identifică în mod clar tipul de date pe care le conține fiecare coloană.

      Sfat : De exemplu, utilizați anteturi de coloană precum Prenume, Nume de familie, Adresă și Localitate, în loc de Coloana 1, Coloana 2, Coloana 3 și Coloana 4.

    2. Utilizați o coloană separată pentru fiecare element pe care doriți să îl includeți în îmbinarea corespondenței.

      Sfat : Dacă stocați prenumele și numele în coloane separate, aveți posibilitatea să utilizați îmbinarea corespondenței și pentru a crea scrisori tip care se adresează fiecărui destinatar după prenume. De asemenea, este posibil să adăugați o coloană separată pentru un titlu de politețe, cum ar fi dl. sau d-na.

    3. Includeți doar rândurile și coloanele care conțin date. Nu includeți coloane sau rânduri necompletate în lista de adrese, deoarece este posibil ca lista de etichete care este creată să nu fie completată dincolo de coloanele și rândurile necompletate atunci când configurați etichetele pentru îmbinarea corespondenței în Word.

  2. Pentru ajutor la găsirea și selectarea listei de adrese în timpul îmbinării corespondenței, efectuați următoarele acțiuni pentru a defini un nume pentru lista de adrese:

    1. În foaia de lucru, selectați întreaga listă de adrese, inclusiv celulele care conțin anteturi de coloană.

    2. În fila Formule, în grupul Nume definite, faceți clic pe Definire nume.

      Grup de nume definit pe fila formule

    3. În caseta Nume, tastați un nume pentru lista de adrese, cum ar fi Felicitări_sărbători, apoi faceți clic pe OK.

      Sfat : Primul caracter al unui nume trebuie să fie o literă și nu este posibil să utilizați un spațiu între cuvinte. În locul unui spațiu, utilizați o linie de subliniere (_).

  3. Salvați și închideți registrul de lucru.

Începutul paginii

Pasul 2: Configurarea etichetelor pentru îmbinarea corespondenței în Word

Aspectul etichetelor se configurează o singură dată, pentru toate etichetele din îmbinarea corespondenței. Într-o îmbinare a corespondenței, documentul pe care îl configurați pentru aspect este numit document principal pentru etichete (sau documentul etichetă principal). În acest document, este posibil, de asemenea, să configurați orice conținut care doriți să se repete pe fiecare etichetă, cum ar fi o siglă de firmă sau adresa de returnare de pe etichetele de expediere.

Există șanse să aveți deja un pachet de foi pentru etichete de la unul dintre furnizorii de foi de etichete, cum ar fi Avery, AOne sau Formtec. Fiecare foaie de etichetă are o anumită dimensiune și conține un anumit număr de etichete cu dimensiuni specifice.

Pentru a configura documentul etichetă principal, trebuie să îi potriviți dimensiunile cu dimensiunile etichetelor de pe foile de lucru pe care intenționați să le utilizați.

  1. Porniți Word și deschideți un document necompletat.
    Fără un document necompletat, comenzile din pasul următor nu vor fi disponibile.

  2. În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, faceți clic pe Pornire Îmbinare corespondență.

    Captură de ecran din fila corespondență din Word, afișând comanda pornire îmbinare corespondență și lista de opțiuni disponibile pentru tipul de îmbinare pe care doriți să rulați.

  3. Faceți clic pe Etichete.

  4. În caseta de dialog Opțiuni etichetă, vi se oferă mai multe opțiuni.

    Caseta de dialog Opțiuni etichetă

    1. Tipul de imprimantă utilizată la imprimarea etichetelor.

    2. Furnizorul care a produs foile de etichete.

    3. Numărul care corespunde numărului de produs listat pe ambalajul foilor de etichete.

  5. Sub Informații despre imprimantă, faceți clic pe tipul de imprimantă pe care îl veți utiliza pentru a imprima etichetele.

  6. În lista Distribuitori de etichete, faceți clic pe numele firmei care a creat foile de etichete pe care le utilizați.

  7. În lista Număr produs, faceți clic pe numărul de produs care este listat pe caseta de foi de etichete.

    Dacă numărul de produs pentru foile mele de etichete nu corespunde niciuneia dintre opțiunile din caseta de dialog Opțiuni etichetă, încă puteți să imprimați etichetele. Doar trebuie să efectuați câteva particularizări:

    1. Măsurați etichetele de pe foaia pe care o dețineți și notați dimensiunile și numărul de etichete care încap pe o singură foaie.

      Notă : Măsurați etichetele cu atenție. Dimensiunea reală a etichetelor poate fi mai mică decât dimensiunea indicată de producătorul lor. De exemplu, o etichetă de 2,5 pe 3 cm poate avea de fapt 2,38 cm lungime și 4,9 cm lățime.

    2. În listaNumăr produs, selectați un tip de etichetă cu o dimensiune asemănătoare cu cea a etichetelor pe care le dețineți.

      Dacă în caseta Număr produs nu găsiți tipul de etichetă pe care îl doriți, aveți posibilitatea să utilizați alt tip de etichetă listată sau să creați o dimensiune nouă de etichetă.

    3. Faceți clic pe Detalii, apoi comparați dimensiunile etichetei cu numărul de etichete de pe fiecare foaie (pentru etichetele imprimate la imprimantele cu laser sau la imprimantele cu jet de cerneală) sau cu numărul de coloane de pe formularul etichetei (pentru etichetele imprimate la imprimantele matriciale).

    4. Alegeți una dintre următoarele:

      • Dacă dimensiunile și aspectul etichetei se potrivesc cu cele ale etichetei dvs., utilizați eticheta selectată.

      • Dacă dimensiunile și aspectul etichetei nu corespund acelora ale etichetelor pe care le dețineți, faceți clic pe Anulare și urmați pasul 5 din continuare.

    5. În caseta de dialog Opțiuni etichetă, faceți clic pe tipul imprimantei (Imprimante cu alimentare continuă sau Imprimante de pagini), apoi faceți clic pe Etichetă nouă.

    6. Tastați un nume în caseta Nume etichetă, selectați înălțimea, lățimea, marginile și alte opțiuni pentru etichetă, apoi faceți clic pe OK.

Noua etichetă apare în categoria Altele/Particularizat. La următoarea utilizare a etichetelor particularizate, nu uitați să selectați Altele/Particularizat în lista Distribuitori de etichete.

  1. După ce selectați opțiunile pentru etichete pe care le doriți, faceți clic peOK.

    Word creează un document care utilizează un tabel pentru a structura etichetele. Dacă nu vedeți linii ce separă etichetele în aspect, faceți clic pe fila Aspect sub Instrumente tabel, apoi, în grupul Tabel, faceți clic pe Vizualizare linii de grilă.

Începutul paginii

Întreruperea și reluarea unei îmbinări de corespondență

Dacă trebuie să întrerupeți lucrul la o îmbinare a corespondenței, aveți posibilitatea să salvați documentul etichetă principal la care lucrați și să reluați îmbinarea mai târziu. Word reține informațiile despre surse de date și câmpuri din documentul pe care îl salvați. Dacă utilizați panoul de activități Îmbinare corespondență atunci când ați oprit lucrul la îmbinare, Word se întoarce în locul din panoul de activități atunci când reluați îmbinarea.

  1. Dacă sunteți gata să reluați îmbinarea, deschideți documentul etichetă principal pe care l-ați salvat.

    Word afișează o casetă mesaj care vă solicită să confirmați că doriți să deschideți documentul și să rulați o comandă SQL (comanda SQL conectează Word la fișierul sursă Excel).

  2. Faceți clic pe Da pentru a vă conecta la fișierul sursă Excel și a regăsi lista de adrese.

    Apare textul documentului etichetă principal, împreună cu toate câmpurile pe care le-ați inserat.

  3. Faceți clic pe fila Corespondență și reluați lucrul.

Începutul paginii

Pasul 3: Conectarea etichetelor la datele foii de lucru

Pentru a îmbina informațiile despre adrese în etichete, trebuie să conectați etichetele la foaia de lucru care conține lista de adrese.

  1. Dacă este prima dată când v-ați conectat la o foaie de lucru, procedați astfel:

    1. În meniul Fișier, faceți clic pe Opțiuni.

    2. Faceți clic pe Complex.

    3. Defilați la secțiunea General și bifați caseta de selectare Confirmare conversie format fișier la deschidere.

    4. Faceți clic pe OK.

  2. În timp ce documentul principal de îmbinare este deschis, în fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, faceți clic pe Selectare destinatari, apoi faceți clic pe Utilizarea unei liste existente.

    Comanda Tastare listă nouă

  3. Găsiți foaia de lucru Excel în caseta de dialog Selectare sursă de date și faceți clic dublu pe aceasta.

  4. În caseta de dialog Confirmare sursă de date, bifați caseta de selectare Afișare totală, apoi faceți clic pe Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls) în caseta Deschidere sursă de date, apoi faceți clic pe OK.

    Notă : Dacă nu vedeți Foi de lucru MS Excel prin DDE (*.xls) în listă, trebuie să vă asigurați că este bifată caseta de selectare Afișare totală.

  5. În caseta de dialog Microsoft Office Excel, pentru Zonă de celule sau cu nume, selectați intervalul de celule sau foaia de lucru care conține informațiile pe care doriți să le îmbinați, apoi faceți clic pe OK.

Etichetele sunt conectate acum la datele foii de lucru, dar foaia de etichete este încă necompletată. Dacă este necesar, aveți posibilitatea să definiți lista de destinatari așa cum se descrie la pasul 4 sau să începeți să completați etichetele cu substituenți pentru informațiile de adresă, așa cum se descrie la pasul 5.

Începutul paginii

Pasul 4: Rafinarea listei de destinatari pe care doriți să îi includeți pe etichete

Word generează o etichetă pentru fiecare adresă lin lista de corespondență. Dacă doriți să realizați etichete numai pentru anumite adrese din lista de corespondență, aveți posibilitatea să alegeți ce adrese (înregistrări) să includeți.

Pentru a restrânge lista de destinatari sau pentru a utiliza un subset de înregistrări din fișierul de date, efectuați următoarele acțiuni:

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, faceți clic pe Editare listă destinatari.

    Captură de ecran din fila corespondență din Word, afișând comanda Editare listă destinatari ca evidențiat.

  2. În caseta de dialog Îmbinare corespondență destinatari, alegeți una dintre următoarele variante:

    • Selectarea înregistrărilor individuale    Această metodă este în special utilă dacă lista este scurtă. Bifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se includ și debifați casetele de selectare din dreptul destinatarilor care se exclud.

      Sfat : Dacă doriți să includeți doar câteva înregistrări în îmbinare, debifați caseta de selectare din rândul antet, apoi selectați doar înregistrările pe care le doriți. În mod similar, pentru a include o mare parte din listă, bifați caseta de selectare din rândul antet, apoi debifați casetele de selectare pentru înregistrările pe care nu le includeți.

    • Sortarea înregistrărilor    Faceți clic pe titlul coloanei după care doriți să sortați. Word sortează lista în ordine alfabetică ascendentă (de la A la Z). Faceți clic din nou pe titlul coloanei pentru a sorta lista în ordine alfabetică descendentă (de la Z la A).

      Pentru a specifica mai multe opțiuni de sortare complexe, faceți clic pe Sortare sub Ajustare listă destinatari, apoi selectați preferințele de sortare în fila Sortare înregistrări din caseta de dialog Filtrare și sortare. De exemplu, este posibil să specificați ca adresele destinatarilor să fie sortate în ordine alfabetică, după numele de familie, în fiecare cod poștal și ca toate codurile poștale să fie listate în ordine numerică.

    • Filtrarea înregistrărilor    Această metodă este utilă dacă lista conține înregistrări pe care nu doriți să le vedeți sau să le includeți în îmbinare. După filtrarea listei, aveți posibilitatea să bifați sau să debifați casetele de selectare, pentru a include sau a exclude anumite înregistrări.

      Pentru a filtra înregistrările, efectuați următoarele acțiuni:

      1. Sub Ajustare listă destinatari, faceți clic pe Filtrare.

      2. Pe fila Filtrare înregistrări din caseta de dialog Opțiuni de interogare, selectați criteriile pe care doriți să le utilizați pentru a filtra înregistrările.

        De exemplu, pentru a genera etichete numai pentru adrese din Austria, faceți clic pe Țara sau regiunea în lista Câmp, pe Egal cu în lista Comparare și pe Austria în lista Comparare cu.

      3. Pentru a ajusta mai mult filtrul, faceți clic pe Și sau pe Sau, apoi selectați mai multe criterii.

        De exemplu, pentru a genera etichete doar pentru firmele din Mediaș, specificați înregistrările pentru care câmpul Localitate conține Mediaș și pentru care câmpul Nume firmă nu este necompletat. Dacă utilizați Sau în loc de Și în acest filtru, îmbinarea corespondenței va conține toate adresele din Mediaș, în plus față de toate adresele care includ un nume de firmă, indiferent de localitate.

Notă : Dacă ați instalat software de validare a adreselor pe computer, faceți clic pe Validare adrese în caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, pentru a valida adresele destinatarilor.

Începutul paginii

Pasul 5: Adăugarea substituenților (câmpuri de îmbinare a corespondenței) la etichete

După ce adăugați etichetele la lista de adrese, sunteți gata să adăugați substituenți care să indice locația din fiecare etichetă unde să apară adresele. De asemenea, aveți posibilitatea să tastați un text care doriți să se repete pe fiecare etichetă, un text precum sigla unei firme sau adresa de returnare de pe eticheta de livrare.

Substituenții de adrese poartă numele de câmpuri de îmbinare. Când se efectuează îmbinarea corespondenței, câmpurile de îmbinare corespondență sunt umplute cu informații din lista de adrese. Câmpurile de îmbinare a corespondenței din Word corespund anteturilor de coloană din foaia de lucru Excel.

Fișier de date cu coloane (categorii) și rânduri (înregistrări)

1. Coloanele dintr-un fișier de date reprezintă categorii de informații. Câmpurile de îmbinare a corespondenței adăugate la etichete sunt substituenții pentru acele categorii.

2. Rândurile dintr-un fișier de date reprezintă înregistrări ale informațiilor. Word realizează o etichetă pentru fiecare înregistrare atunci când efectuați o îmbinare a corespondenței.

Amplasând un câmp de îmbinare a corespondenței în eticheta inițială pe care ați configurat-o în documentul etichetă principal, indicați faptul că doriți ca o anumită categorie de informații, cum ar fi numele sau adrese, să apară în acea locație.

Câmpuri inserate într-un document Word

Notă : Când inserați un câmp de îmbinare a corespondenței în documentul etichetă principal, numele câmpului este încadrat întotdeauna între ghilimele unghiulare (« »). Aceste ghilimele unghiulare nu apar pe etichetele finale, ci doar vă ajută să deosebiți câmpurile din documentul etichetă principal de textul obișnuit.

Începutul paginii

Ce se întâmplă la îmbinare?

Când efectuați îmbinarea corespondenței, informațiile din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din prima etichetă. Apoi, informațiile din al doilea rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din a doua etichetă și așa mai departe.

Îmbinarea informațiile din fișierul de date într-o etichetă

Lucrul cu câmpuri: Exemple   

Când proiectați etichete, puteți lega titlurile de coloană din fișierul de date la un câmp dintr-o etichetă.

De exemplu, să presupunem că lista de corespondență este pentru abonații la buletinul informativ și că fișierul de date conține o coloană, numită DatăExpirare, care stochează data la care expiră fiecare abonare. Dacă inserați un câmp «DatăExpirare» în documentul etichetă principal înainte de a efectua îmbinarea, fiecare abonat va vedea data sa de expirare în eticheta de corespondență.

Câmpurile se pot combina și separa prin semne de punctuație. De exemplu, pentru a crea o adresă, se pot configura câmpurile din documentul etichetă principal după cum urmează:

«Prenume» «Nume»

«Adresă»

«Oraș», «Cod Poștal»

Pentru combinații utilizate frecvent, cum ar fi blocuri de adrese și linii de salut, Word furnizează câmpuri compuse care grupează mai multe câmpuri. De exemplu, câmpul Bloc adresă este o îmbinare de mai multe câmpuri, incluzând numele, prenumele, adresa străzii, orașul și codul poștal.

Elemente dintr-un câmp bloc adresă

Aveți posibilitatea să particularizați conținutul fiecăruia dintre aceste câmpuri compuse. De exemplu, în adresă se poate selecta un format de nume formal (Dl. Iulian Călinov). În formula de salut, poate că preferați să utilizați „În atenția” în loc de „Dragă”.

Începutul paginii

Maparea câmpurilor de îmbinare a corespondenței la fișierul de date

Pentru a vă asigura că Word poate găsi o coloană din fișierul de date care să corespundă fiecărui element din adresă, poate fi necesar să mapați câmpurile de îmbinare de corespondență din Word la coloanele din foaia de calcul Excel.

Pentru a mapa câmpurile, faceți clic pe Potrivire câmpuri în grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență.

Grupul Scriere și inserare câmpuri

Apare caseta de dialog Potrivire câmpuri.

Caseta de dialog Potrivire câmpuri

Elementele unei adrese sunt listate în stânga. Titlurile coloanelor din fișierul de date sunt listate în dreapta.

Word caută coloana care se potrivește cel mai bine cu fiecare element. Așa cum se arată în imagine, Word a potrivit automat coloana Titlu din fișierul de date cu Titlu de politețe, dar nu a potrivit alte elemente, cum ar fi Al doilea nume.

În lista din dreapta, aveți posibilitatea să selectați coloana din fișierul de date care se potrivește cu elementul din stânga. Nu este nicio problemă dacă Identificator unic și Al doilea nume nu se potrivesc, deoarece eticheta din îmbinarea corespondenței nu trebuie să utilizeze fiecare câmp. Dacă adăugați un câmp care nu conține date din fișierul de date, acesta va apărea în documentul îmbinat ca un substituent gol, de obicei ca o linie necompletată sau ca un bloc de spațiu necompletat.

Începutul paginii

Tastarea conținutului și adăugarea substituenților sau câmpurilor

  1. În eticheta inițială pe care ați configurat-o (în documentul etichetă principal), tastați orice conținut care doriți să apară pe fiecare etichetă.

    Pentru a adăuga o imagine, cum ar fi o siglă, faceți clic pe Imagine în grupul Ilustrații de pe fila Inserare.

  2. Faceți clic în locul în care doriți să inserați câmpul.

  3. Utilizați grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență.

    Grupul Scriere și inserare câmpuri

  4. Adăugați oricare dintre următoarele:

    • Bloc adresă cu nume, adresă, și alte informații

    • Faceți clic Bloc adresă.

    • În caseta de dialog Inserare bloc adresă, selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți și formatele pe care doriți să le aplicați, apoi faceți clic pe OK.

    • Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, acest lucru înseamnă că Word nu poate găsi unele dintre informațiile de care are nevoie pentru a termina blocul adresă. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nepotrivit), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde câmpului necesar pentru îmbinarea de corespondență.

    • Câmpuri individuale

      Aveți posibilitatea să inserați informații din câmpuri individuale, cum ar fi prenumele, numărul de telefon sau suma unei contribuții dintr-o listă cu donatori. Pentru a adăuga rapid un câmp dintr-un fișier de date în documentul etichetă principal, faceți clic pe săgeata de lângă Inserare câmp pentru îmbinare, apoi faceți clic pe numele câmpului.

      Pentru a insera alte câmpuri opționale în document, procedați astfel:

      • În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Inserare câmp pentru îmbinare.

      • În caseta de dialog Inserare câmp pentru îmbinare, Alegeți una dintre următoarele variante:

        • Pentru a selecta câmpurile de adresă care vor corespunde automat câmpurilor din sursa de date, chiar și în cazul în care numele acelor câmpuri nu sunt identice cu numele de câmpuri din Word, faceți clic pe Câmpuri adresă.

        • Pentru a selecta câmpuri care preiau întotdeauna datele direct dintr-o coloană a fișierului de date, faceți clic pe Câmpuri bază de date.

      • În caseta Câmpuri, faceți clic pe câmpul pe care îl doriți.

      • Faceți clic pe Inserare, apoi faceți clic pe Închidere.

      • Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, acest lucru înseamnă că Word nu poate găsi unele dintre informațiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nepotrivit), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență.

        Notă : Dacă inserați un câmp din lista Câmpuri bază de date și comutați ulterior la o sursă de date care nu conține o coloană cu același nume, Word nu va insera informațiile din acel câmp în documentul îmbinat.

    • Câmpuri particularizate de la persoanele de contact Microsoft Office Outlook

      Singura modalitate de a include câmpuri persoană de contact particularizate în documentul principal este să începeți îmbinarea corespondenței din Outlook. Mai întâi, configurați o vizualizare a persoanelor de contact care să includă câmpurile care se vor utiliza la îmbinare. Apoi, începeți îmbinarea corespondenței. După ce alegeți setările pe care le doriți, Word pornește automat și face posibilă finalizarea îmbinării.

Începutul paginii

Configurarea unei vizualizări a persoanelor de contact care include câmpuri particularizate

  1. În Persoane de contact Outlook, pe fila Vizualizare, faceți clic pe Modificare vizualizare, apoi faceți clic pe Listă.

  2. Faceți clic cu butonul din dreapta pe un titlu de coloană, apoi faceți clic pe Selector de câmp în meniul de comenzi rapide.

  3. În lista verticală din partea de sus a casetei de dialog Selector de câmp, selectați Câmpuri definite de utilizator în folder.

  4. Glisați câmpul pe care doriți să îl adăugați din caseta de dialog în titlurile coloanelor. O săgeată roșie mică vă ajută să amplasați câmpul în locația pe care o doriți.
    Glisarea unui câmp particularizat din Selectorul de câmp în vizualizarea folderului Persoane de contact

    Aveți posibilitatea să adăugați un câmp nou în caseta de dialog Selector de câmp, făcând clic pe Nou în partea de jos.

  5. După ce adăugați toate câmpurile particularizate în vizualizare, închideți caseta de dialog Selector de câmp.

  6. Pentru a elimina un câmp care nu doriți să fie inclus în îmbinarea corespondenței, faceți clic pe numele câmpului din titlul coloanei din vizualizarea Listă și glisați-l în afara titlului coloanei.

Începutul paginii

Rularea îmbinării corespondenței din Outlook

  1. În Persoane de contact Outlook, selectați persoane de contact individuale, ținând apăsată tasta Shift și făcând clic pentru a selecta un interval sau ținând apăsată tasta Ctrl și făcând clic pentru a selecta persoane. Pentru a include toate persoanele de contact vizibile în acest moment în vizualizare, nu faceți clic pe nicio persoană de contact.

  2. În fila Pornire, faceți clic pe Îmbinare corespondență.

  3. Dacă ați selectat persoane de contact individuale pentru a le include în îmbinarea corespondenței, faceți clic pe Numai persoanele de contact selectate. Pentru a include toate persoanele de contact vizibile în acest moment în vizualizare, faceți clic pe Toate pers. de contact în vizualizarea curentă.

  4. Dacă ați configurat vizualizarea Listă pentru a afișa exact câmpurile pe care doriți să le utilizați la îmbinarea corespondenței, faceți clic pe Câmpurile pers. de contact în vizualiz. curentă. Altfel, faceți clic pe Toate câmpurile Persoană de contact, pentru ca toate câmpurile pentru persoane de contact să fie disponibile în îmbinarea corespondenței.

  5. Pentru a genera un document principal nou pentru îmbinarea corespondenței, faceți clic pe Document nou. Altfel, faceți clic pe Document existent, apoi faceți clic pe Răsfoire pentru a localiza documentul de utilizat ca document principal.

  6. Pentru a salva persoanele de contact și câmpurile pe care le-ați selectat, astfel încât să fie posibilă reutilizarea lor, bifați caseta de selectare Fișier permanent, apoi faceți clic pe Răsfoire, pentru a salva fișierul. Datele se salvează într-un document Word ca date delimitate prin virgulă.

  7. Sub Tipul documentului, faceți clic pe Etichete de e-mail.

  8. Faceți clic pe OK. Când se deschide documentul în Word, în fila Corespondență din grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe săgeata de lângă Inserare câmp pentru îmbinare, apoi faceți clic pe câmpurile pe care doriți să le adăugați în documentul etichetă principal.

  • După ce configurați prima etichetă așa cum doriți, în grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Actualizare etichete.

    Word reproduce aspectul primei etichete pentru toate celelalte etichete.

  • Nu aveți posibilitatea să tastați manual caracterele pentru câmpuri de îmbinare («« »») sau să utilizați comanda Simbol din meniul Inserare din Word. Trebuie utilizată îmbinarea corespondenței.

  • În cazul în care câmpurile îmbinate apar între acolade, precum {MERGEFIELD Localitate }, Word afișează coduri de câmp în locul rezultatelor câmpurilor. Acest fapt nu afectează îmbinarea corespondenței, însă, dacă doriți să afișați rezultatele, faceți clic cu butonul din dreapta pe codul de câmp, apoi faceți clic pe Comutare în coduri de câmp.

Începutul paginii

Formatarea datelor îmbinate

Programele pentru baze de date și foi de calcul, cum ar fi Access sau Excel, stochează informațiile tastate în celule ca date brute. Formatările, cum ar fi fonturile și culorile, pe care le aplicați în Access sau în Excel nu se stochează împreună cu datele brute. La îmbinarea informațiilor dintr-un fișier de date într-un document Word, datele brute se îmbină fără a avea aplicate formatările.

Pentru a formata datele din document, selectați câmpul de îmbinare a corespondenței și formatați-l la fel cum formatați orice text. Asigurați-vă că selecția include parantezele unghiulare (« ») care înconjoară câmpul.

Începutul paginii

Pasul 6: Previzualizarea și imprimarea etichetelor

După ce ați adăugat câmpurile la eticheta inițială pe care ați configurat-o în documentul etichetă principal, sunteți gata să examinați rezultatele îmbinării corespondenței. Dacă examinarea vă mulțumește, aveți posibilitatea să finalizați îmbinarea corespondenței și să imprimați etichetele. Documentul etichetă principal poate fi salvat pentru utilizare ulterioară.

Previzualizarea îmbinării corespondenței

Înainte de a finaliza îmbinarea corespondenței, aveți posibilitatea să examinați etichetele și să le modificați.

Pentru a examina, efectuați oricare dintre următoarele acțiuni în grupul Examinare rezultate din fila Corespondență:

Captură de ecran din fila corespondență din Word, care afișează grupul examinare rezultate.

  • Faceți clic pe Examinare rezultate.

  • Parcurgeți fiecare etichetă, făcând clic pe butoanele Înregistrarea următoare și Înregistrarea anterioară din grupul Examinare rezultate de pe fila Corespondență.

  • Examinați un anumit document etichetă făcând clic pe Găsire destinatar.

Notă : Faceți clic pe Editare listă destinatari în grupul Pornire Îmbinare corespondență din fila Corespondență pentru a deschide caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, în care aveți posibilitatea să filtrați lista sau să eliminați destinatari din îmbinare dacă vedeți înregistrări pe care nu doriți să le includeți.

Notă : Pentru a așeza în pagină o foaie de etichete, Word utilizează un tabel. Pe măsură ce parcurgeți paginile cu etichete, înregistrarea activă se afișează în prima celulă a tabelului, iar înregistrările următoare se afișează în celulele ulterioare.

Începutul paginii

Finalizarea îmbinării corespondenței

Pentru a imprima etichetele, procedați astfel:

  1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare, apoi faceți clic pe Imprimare documente.

Captură de ecran din fila corespondență din Word, afișând comanda terminare și îmbinare și opțiunile sale.

  1. Alegeți dacă să se imprime tot setul de etichete, doar eticheta care este vizibilă în prezent sau un anumit subset al etichetelor.

Pentru a modifica etichete individuale, procedați astfel:

  1. În fila Corespondență, în grupul Terminare, faceți clic pe Terminare și îmbinare, apoi faceți clic pe Editare documente individuale.

    Captură de ecran din fila corespondență din Word, afișând comanda terminare și îmbinare și opțiunile sale.

  2. Alegeți dacă să se editeze tot setul de etichete, doar eticheta care este vizibilă în prezent sau un anumit subset al etichetelor. Word salvează etichetele pe care doriți să le editați într-un fișier separat.

Începutul paginii

Pasul 7: Salvarea etichetelor pentru utilizare ulterioară

Rețineți că etichetele îmbinate pe care le salvați sunt separate de eticheta inițială pe care ați configurat-o în documentul principal cu etichete. Se recomandă să salvați documentul etichetă principal dacă intenționați să îl utilizați la alte îmbinări ale corespondenței.

Când salvați documentul etichetă principal, salvați și conexiunea sa la fișierul de date. La următoarea deschidere a documentului etichetă principal, Word vă va solicita să alegeți dacă îmbinați sau nu din nou informațiile din fișierul de date în documentul etichetă principal.

  • Faceți clic pe Da pentru a deschide documentul cu informațiile din prima înregistrare în care s-a efectuat îmbinarea.

  • Faceți clic pe Nu pentru ca Word să întrerupă conexiunea dintre documentul etichetă principal și fișierul de date, să reformateze documentul etichetă principal ca document Word standard și să efectueze înlocuirea câmpurilor cu informațiile unice din prima înregistrare.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×