Crearea și imprimarea de etichete utilizând îmbinarea de corespondență

Crearea și imprimarea de etichete utilizând îmbinarea de corespondență

Când doriți să utilizați etichete pentru a trimite corespondență în masă către persoanele din lista de adrese, puteți să utilizați îmbinarea corespondenței pentru a crea o foaie de etichete de adresă. Fiecare etichetă conține o adresă din listă. Puteți, de asemenea, să creați și să imprimați etichetele fără să utilizați îmbinarea corespondenței.

Notă : Dacă doriți să îmbinați corespondența direct pe plicuri, consultați Îmbinarea corespondenței cu plicurile.

Trei fișiere în procesul de îmbinare a corespondenței, constând dintr-un document principal și o listă de expediere poștală care creează seturi de scrisori sau mesaje de e-mail, plicuri sau etichete.

Acestea sunt documentele implicate în crearea și imprimarea etichetelor prin procesul de îmbinare a corespondenței:

  • Documentul principal
    Acesta este documentul pe care îl utilizați pentru a configura aspectul etichetelor din îmbinarea corespondenței. De asemenea, puteți configura orice conținut care doriți să se repete pe fiecare etichetă, cum ar fi sigla firmei sau adresa de returnare de pe etichetele de livrare.

  • Lista de expediere poștală
    Lista de expediere poștală este sursa de date pe care Word o utilizează în îmbinarea corespondenței. Acesta este un fișier care conține adresele care vor fi imprimate pe etichete.

Atunci când combinați aceste două documente, veți avea etichetele de adresă.

Pasul 1: Configurați lista de expediere poștală

Lista de expediere poștală poate fi o foaie de calcul Excel, un director de persoane de contact Outlook, o bază de date Access sau o listă de adrese Office. Aceasta conține înregistrările din care Word extrage informațiile pentru a construi adresele pentru etichete.

  • Dacă nu aveți încă o listă de expediere poștală, puteți crea o listă nouă în Word în timpul îmbinării corespondenței.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că ați formatat coloana pentru coduri poștale ca text, astfel încât să nu pierdeți niciun zerou. Pentru mai multe informații, consultați Pregătirea sursei de date Excel pentru o îmbinare de corespondență Word.

  • Dacă doriți să utilizați persoanele de contact Outlook, asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit.

Pasul 2: Pregătiți-vă documentul principal pentru etichete

  1. În Word, alegeți Fișier > Nou > Document necompletat.

  2. În fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență > Etichete.

    Faceți clic pe Pornire îmbinare corespondență și alegeți Etichete pentru a crea o foaie de etichete cu care se îmbină.

  3. În caseta de dialog Opțiuni etichetă, sub Informații despre etichetă, alegeți furnizorul de etichete din lista Distribuitori de etichete.

    Opțiuni pentru furnizorul de etichete și pentru numărul de produs

  4. În lista Număr produs, alegeți numărul care se potrivește cu numărul de produs de pe pachetul de etichete.

    Notă : Dacă utilizați o imprimantă cu alimentare continuă, veți avea o listă diferită de numere de produs. Asigurați-vă că alegeți Imprimante cu alimentare continuă sub Informații despre imprimantă, pentru a vedea lista relevantă.

  5. Alegeți OK.

    Documentul ar trebui să afișeze dimensiunea și forma etichetelor alese. În caz contrar, pe fila Aspect, în grupul Tabel, alegeți Vizualizare linii de grilă.

    O pagină de etichete necompletate în Word 2016

Pasul 3: Legați lista de expediere poștală la etichete

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți una dintre următoarele variante:

    Comanda Introducere listă nouă

    • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, alegeți Tastarea unei noi liste și creați una.

      sau

    • Dacă lista de expediere poștală este într-o foaie de calcul Excel, o bază de date Access sau alt tip de fișier de date, alegeți Utilizarea unei liste existente. Apoi răsfoiți la lista dvs. și alegeți Deschidere.

      sau

    • Dacă utilizați persoanele de contact Outlook, selectați Alegeți dintre persoanele de contact Outlook.

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Pentru a crea etichete pentru întreaga listă de expediere poștală, accesați „Pasul 4: Adăugarea adreselor la etichete”.

      sau

    • Dacă doriți să creați etichete doar pentru unele dintre numele din listă, pe fila Corespondență alegeți Editare listă destinatari.

      În cadrul îmbinării de corespondență Word, pe fila Corespondență, în grupul Pornire îmbinare corespondență, alegeți Editare listă destinatari.

  3. În caseta Destinatari pentru Îmbinare corespondență, alegeți numele pe care doriți să le adăugați la etichete.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

    Notă : De asemenea, puteți sorta sau filtra lista pentru a facilita găsirea numelor și adreselor.

Pasul 4: Adăugarea adreselor la etichete

Blocul de adresă este un câmp de îmbinare corespondență. Câmpul de îmbinare corespondență, cunoscut și drept substituent, este utilizat pentru a marca locul în care doriți să apară adresele pe etichetă.

Sfat : Dacă doriți să adăugați o imagine, de exemplu, o siglă, la etichetă și dacă doriți ca aceasta să apară înainte de blocul de adresă, se recomandă să faceți acest lucru acum. Urmați instrucțiunile din subsecțiunea „Adăugarea unei imagini la etichetă” din Pasul 4.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    În cadrul îmbinării de corespondență Word, pe fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, alegeți un format pentru numele destinatarului, așa cum va apărea pe etichetă.

    Opțiuni bloc de adrese

    Notă : Alegeți Examinare rezultate, apoi alegeți butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau butonul de înregistrare Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a parcurge înregistrările din sursa de date și a vedea cum va apărea o adresă pe etichetă.

  3. Alegeți OK.

    Sfat : Pentru a modifica modul de aliniere a blocului de adresă pe etichete, alegeți blocul de adresă, apoi, pe fila Pornire, în grupul Paragraf, alegeți Aliniere la stânga, Centru, Aliniere la dreapta, sau Aliniere stânga-dreapta.

  4. În grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Actualizare etichete pentru a aplica modificările la fiecare etichetă.

    Faceți clic pe butonul Actualizare etichete de pe panglică pentru a aplica modificările pentru întreaga foaie de etichete.

    Notă : Dacă nu vedeți adresele, alegeți Examinare rezultate.


Adăugarea unei imagini la etichetă

Puteți să inserați o imagine, de exemplu o siglă, în etichetă. După ce ați inserat-o, puteți să manipulați dimensiunea, formatarea și stilul imaginii.

  1. După ce alegeți un format de etichetă în caseta de dialog Inserare bloc adresă, plasați cursorul în partea stângă a codului de câmp «BlocAdresă».

    În Opțiuni aspect, puteți să poziționați imaginea alegând Pătrat sau Strâns.

  2. Pe fila Inserare , alegeți Imagini, găsiți fișierul dorit, selectați-l, apoi alegeți Inserare.

  3. Dacă este necesar, alegeți una dintre următoarele variante pentru a ajusta imaginea:

    • Redimensionați manual (alegeți un instrument), modificați orientarea (alegeți rotirea) sau mutați (glisați) imaginea.

      sau

    • Alegeți Opțiuni aspect Butonul Opțiuni aspect și lucrați cu oricare dintre opțiunile disponibile.

  4. Alegeți Corespondență > Actualizare etichete pentru a vedea imaginea pe fiecare etichetă.

Pentru sfaturi despre lucrul cu imaginile, consultați Inserarea imaginilor în Office 2013 și Office 2016.


Verificarea numelor câmpurilor de îmbinare

Asigurați-vă că Word găsește numele și adresele în lista dvs. de expediere poștală.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Potrivire câmpuri.

  2. În caseta Potrivire câmpuri, în coloana din stânga se află numele de câmpuri pe care le utilizează Word dintr-un bloc de adresă. Coloana din dreapta vă permite să potriviți câmpurile din sursa de date cu numele de câmp respective. Verificați dacă numele câmpurilor care apar în partea stângă se potrivesc cu titlurile de coloană pentru înregistrările din lista de expediere poștală, pentru ca Word să introducă datele corecte în locul corect de pe etichetă.

    Caseta de dialog Potrivire câmpuri
  3. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă numele de câmp afișate corespund titlurilor de coloană pe care le-ați utilizat pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală, nu faceți nimic.

      sau

    • Dacă într-un nume de câmp care vă așteptați să corespundă unui titlu de coloană din sursa de date apare (nepotrivit), selectați săgeata verticală și alegeți numele de câmp din sursa de date a listei de expediere poștală. Repetați după cum este necesar.

  4. Alegeți OK.

Pasul 5: Previzualizarea și imprimarea etichetelor

Faceți o verificare finală înainte de a imprima etichetele.

  1. Pe fila Corespondență, alegeți Examinare rezultate.

    În Word, pe fila Corespondență, grupul Examinare rezultate.

  2. Alegeți butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a vă asigura că numele și adresele pe toate etichetele arată corespunzător.

    Sfat :  Pentru a merge la începutul listei, alegeți butonul de înregistrare Primul Butonul Prima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței și pentru a merge la sfârșitul listei, alegeți butonul de înregistrare Ultimul Butonul Ultima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței .

  3. Alegeți Terminare și îmbinare > Imprimare documente.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Terminare și îmbinare evidențiată.

Pasul 6: Salvați documentul cu etichetele

Când salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la lista de expediere poștală, astfel că îl puteți utiliza pentru corespondența masivă următoare. Data următoare când deschideți documentul de îmbinare a corespondenței, alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Pentru a schimba adresele pentru etichetele din documentul de îmbinare corespondență

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței pentru etichete și alegeți Editare listă de destinatari pentru a sorta, a filtra și a alege adrese specifice.

Consultați și

Aveți o întrebare despre îmbinarea corespondenței Word la care nu am răspuns aici?

Postați o întrebare pe forumul Comunității Word

Ajutați-ne să îmbunătățim Word

Aveți sugestii despre cum putem îmbunătăți îmbinarea corespondenței (sau orice altă caracteristică) în Word? Dacă este așa, vizitați Word User Voice și spuneți-ne!

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×