Crearea și aplicarea politicilor de gestionare a informațiilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Politicile de gestionare a informațiilor vă permit să controlați cine poate accesa informațiile de organizație, ce pot face cu ea, și cât timp să le păstrați-o. O politică vă poate ajuta să Impuneți conformitatea cu reglementările legale și guvernamentale sau proceselor de afaceri interne. Ca administrator, puteți configura de o politică pentru a controla cum pentru a urmări documente, care au acces la documentele și cât timp pentru a păstra documentele.

Fiecare politică puteți stabili un set de reguli pentru un anumit tip de conținut. Fiecare regulă într-o politică este o caracteristică de politică. De exemplu, unei caracteristici de politică de gestionare informații să specificați cât timp un tip de conținut trebuie să fie păstrate.

Notă : Politicile de gestionare a informațiilor sunt compilate de o informații Management politica de cronometrare, gestionată de Microsoft, care rulează săptămânal. Prin urmare, politicile de posibil să nu se aplică imediat. Frecvența și data de informații despre gestionarea politica de cronometrare nu poate fi modificată.

O politică de gestionare a informațiilor pot fi create pe un site în trei moduri diferite:

  1. Crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru a utiliza tipurilor de conținut multiple într-o colecție de site-ul.

  2. Crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut site.

  3. Crearea unei politici de gestionare a informațiilor pentru o listă sau bibliotecă.

Activarea politica de Site caracteristică permite site-ul administratori ai colecției de să definiți programările de retenție, care se aplică la un site și tot conținutul său. Pentru a activa această caracteristică:

  1. Accesați pagina de pornire a colecției de site-uri pentru care doriți să activați caracteristica de politică de Site.

    Accesați setări Butonul Setări Office 365 , Setări Site.

  2. Sub Administrare colecție de site-ul, alegeți Caracteristici colecție de site-ul.

  3. Defilați la politica de site-ul. În partea dreaptă, dacă nu vedeți activ, alegeți Activare.

Pentru a vă asigura că unei politici de informații se aplică la toate documentele de un anumit tip într-o colecție de site-ul, luați în considerare crearea politică la nivel de colecție de site-ul, apoi aplicați mai târziu politica tipurile de conținut. Acestea sunt denumite politici de colecție de site-ului.

  1. Accesați setări Butonul Setări Office 365 , Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, în lista de Administrare colecție de Site , faceți clic pe politici de colecție de site-ului.

  3. Pe pagina de politici de colecție de site-ului, faceți clic pe Creare.

  4. Tastați un nume și o descriere pentru politică și apoi scrie o instrucțiune scurtă politică care vă arată utilizatorilor ce este politica pentru. O instrucțiune de politică pot avea până la 512 caractere.

  5. Consultați crearea unei politici pentru un tip de conținut în continuarea acestui articol pentru a afla cum să configurați caracteristicile pe care doriți să le asociați cu politica.

  6. Faceți clic pe OK pentru a reveni la pagina de politici de colecție de site-ului.

Adăugarea unei politici de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut vă ajută să se asocieze caracteristici de politică cu mai multe liste sau biblioteci. Puteți alege să adăugați o politică de gestionare a informațiilor existente la un tip de conținut sau crearea unei politici unice specifice pentru un tip de conținut individuale.

De asemenea, puteți adăuga o politică de gestionare a informațiilor la un tip de conținut care sunt specifice liste. Acest lucru are efectul de aplicare a politicii doar pentru elementele din acea listă care utilizează tipul de conținut.

  1. Accesați setări Butonul Setări Office 365 , Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, în secțiunea Galerii Designer Web , faceți clic pe tipuri de conținut de Site.

  3. Pe pagina Setări tip de conținut Site, selectați tipul de conținut pe care doriți să adăugați o politică pentru.

  4. În pagina tip de conținut Site, în secțiunea setări , faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  5. Pe pagina setări politică de gestionare a informațiilor, selectați definire o politicăși apoi faceți clic pe OK.

  6. Pe pagina editare politică, tastați un nume și o descriere pentru politică, apoi scrieți o descriere scurtă care vă arată utilizatorilor ce este politica pentru. O descriere poate fi până la 512 caractere.

  7. În secțiunile următoare, selectați caracteristicile de politică individuale pe care doriți să-l adăugați la de politică de gestionare a informațiilor.

  8. Pentru a specifica o perioadă de conservare pentru documente și elementele care se supun această politică, faceți clic pe Activare retențieși apoi specificați perioada de retenție și acțiunile pe care doriți să aibă loc atunci când expiră în elementele.

    Pentru a specifica o perioadă de conservare

    1.

    Faceți clic pe adăugați o etapă de retenție pentru înregistrări...

    2.

    Selectați o opțiune perioada de retenție pentru a specifica atunci când documentele sau elementele sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a seta expirare data bazată pe o proprietate de dată, în faceți clic pe eveniment secțiune această etapă se bazează pe o proprietate de dată elementulși apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, creată sau modificată) și increment de timp după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți să expire elementul.

    • Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizate pentru a determina expirare, faceți clic pe Set de o formulă de retenție particularizat instalat pe acest server.

    Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă o formulă particularizată a fost configurat de administratorul dvs.

    3.

    Opțiunea pornește un flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Când va fi dat apoi o opțiune de fluxuri de lucru pentru a alege din.

    4.

    În secțiunea de recurență , selectați repetați această etapă acțiune... și introduceți cât de des doriți ca aceasta să reapară.

    Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă se poate repeta acțiunea pe care le-ați selectat. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Șterge definitiv.

    5.

    Faceți clic pe OK.

  9. Pentru a activa audit pentru documente și elementele care se supun această politică, faceți clic pe Activare audit, apoi specificați evenimentele pe care doriți să le auditați.

    Pentru a activa audit

    1.

    Pe pagina editare politică, în secțiunea de Audit , bifați caseta de selectare Activare audit , apoi selectați casetele de selectare de lângă evenimentele pe care doriți să păstreze un audit fiabil pentru.

    2.

    Să solicite utilizatorilor să introducă aceste coduri de bare în documentele, bifați caseta de selectare se solicită utilizatorilor să introducă un cod de bare înainte de salvare sau imprimare .

    3.

    Faceți clic pe OK pentru a aplica caracteristica audit politica.

    Caracteristici de politică de auditare permite organizațiilor să creați și să analizați audit trasee pentru documente și la elementele din listă, cum ar fi liste de activități, liste de probleme, grupuri de discuție și calendare. Această caracteristică de politică furnizează un jurnal de audit care înregistrează evenimente, cum ar fi atunci când conținutul este vizualizat, editate sau șterse.

    Când audit este activată ca parte a unei politici de gestionare a informațiilor, administratorii pot vizualiza datelor de audit în rapoarte de utilizare a politicii care se bazează în Microsoft Excel şi care să rezume utilizarea curentă. Administratorii pot utiliza aceste rapoarte pentru a afla cum se utilizează informații în cadrul Organizației. Aceste rapoarte, de asemenea, vă poate ajuta organizațiile să verifice și să își conformitatea cu reglementările de documente sau pentru a investiga probleme potențiale.

    Jurnalul de audit înregistrărilor informațiile următoare: nume de eveniment, data și ora de evenimente și sistemul de nume de utilizator care efectuează acțiunea.

  10. Atunci când coduri de bare sunt activate ca parte dintr-o politică, acestea sunt adăugate la proprietăți document și afișate în zona de antet a documentului la care se aplică un cod de bare. Cum ar fi etichete, coduri de bare pot, de asemenea, fie manual eliminat dintr-un document.

    Pentru a activa coduri de bare

    1.

    Pe pagina editare politică, în secțiunea de coduri de bare , bifați caseta de selectare Activare coduri de bare .

    2.

    Să solicite utilizatorilor să introducă aceste coduri de bare în documentele, bifați caseta de selectare se solicită utilizatorilor să introducă un cod de bare înainte de salvare sau imprimare .

    3.

    Faceți clic pe OK pentru a aplica caracteristica de coduri de bare la politica.

    Politica de coduri de bare generează cod 39 standard coduri de bare. Fiecare imagine de coduri de bare include textul de sub simbolul de coduri de bare care reprezintă valoarea de coduri de bare. Acest lucru permite cod de bare de date pentru a fi utilizat chiar și atunci când scanarea hardware nu este disponibilă. Utilizatorii să tastați manual numărul de coduri de bare în caseta de căutare pentru a găsi elementul pe un site.

  11. Pentru a solicita că documentele care sunt supuse această politică au etichete, faceți clic pe Activare etichete, apoi specificați setările pe care le doriți pentru Etichete.

    Pentru a activa Etichete

    1.

    Pentru a solicita utilizatorilor să adăugați o etichetă la un document, bifați caseta de selectarese solicită utilizatorilor să introducă o etichetă înainte de salvare sau imprimare.

    Notă : Dacă doriți ca etichete pentru a fi opțional, selectați această casetă de selectare.

    2.

    Pentru a bloca o etichetă, astfel încât acesta nu poate fi modificată după ce acesta a fost inserat, bifați caseta de selectare împiedică modificări în etichete după ce acestea sunt adăugate .

    Această setare textul de etichetă împiedică actualizarea după eticheta a fost inserat într-un element dintr-o aplicație client, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint. Dacă doriți ca etichetă pentru a fi actualizat atunci când se actualizează proprietăților pentru acest document sau element, selectați această casetă de selectare.

    3.

    În caseta format etichetă, tastați textul pentru eticheta așa cum doriți să se afișeze. Etichete poate conține până la 10 referințelor la coloană, fiecare dintre care poate fi până la 255 de caractere. Pentru a crea formatul pentru de etichetă, procedați astfel:

    Tastați numele de coloane pe care doriți să le includeți în eticheta în ordinea în care doriți să apară. Încadrați numele de coloană în paranteze semnele ({}), așa cum se arată în exemplul de pe pagina editare politică.

    Tastați cuvinte pentru a identifica coloane din afara între paranteze, așa cum se arată în exemplul de pe pagina editare politică.

    4.

    Pentru a adăuga un sfârșit de linie, tastați \n unde doriți sfârșitul de linie să apară.

    5.

    Selectați dimensiunea fontului și stilul dorit, apoi Specificați dacă doriți ca etichetă poziționat la stânga, la centru sau dreapta din document.

    Sfat : Selectați un font și stil, care sunt disponibile pe computerele utilizatorilor. Dimensiunea fontului afectează cât de mult text pot fi afișate pe etichetă.

    6.

    Tastați înălțimea și lățimea al etichetei. Înălțime pentru etichetă pot varia de la.25 inchi 20 inchi și lățime etichetă pot varia de la.25 inchi 20 inchi. Textul etichetei este întotdeauna vertical centrat în cadrul imagini etichetă.

    7.

    Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a examina conținutul etichetă.

  12. Faceți clic pe OK.

Aveți posibilitatea să definiți o politică de retenție, care se aplică doar la o anumită listă, bibliotecă sau folder. Dacă creați o politică de retenție acest fel cu toate acestea, nu puteți reutiliza această politică de pe alte liste, biblioteci, foldere sau site-uri.

Notă : Nu puteți aplica o politică de colecție de site-ul la o locație baza politică.

Dacă doriți să aplicați o politică de retenție unic pentru toate tipurile de conținut într-o locație unică, va cel mai probabil doriți să utilizați retenție bazată pe locație. În majoritatea cazurilor, care îl Verificați specificată o politică de retenție pentru toate tipurile de conținut.

Notă : Fiecărui subfolder moștenește politica de retenție a părinte, decât dacă alegeți să întrerupeți moștenirea și a defini o politică de retenție nouă la nivel fiu.

Dacă doriți să definiți o politică de gestionare a informațiilor diferită de retenție la o listă sau bibliotecă, trebuie să definiți o politică de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de conținut listă individuale asociate cu acea listă sau bibliotecă. Consultați crearea unei politici pentru un tip de conținut de site-ul în acest articol pentru mai multe informații.

Important : Dacă în orice moment vă hotărâți să comutați la tipul de conținut pe baza locației politicile pentru o listă sau bibliotecă, doar politica de retenție va fi utilizată ca politica bazate pe locație. Toate celelalte politicile de gestionare a (auditări, coduri de bare și coduri de bare) va fi moștenite de la tipurile de conținut asociat.

Sfat : Politicile de locație baza poate fi dezactivată pentru o colecție de site-ul de dezactivând caracteristica biblioteci și foldere baza retenție. Acest lucru permite administratori ai colecției de site-ul pentru a vă asigura că politicile lor de tip de conținut nu sunt suprascrise de politicile de locație bazat pe un administrator de listă.

Trebuie să aveți cel puțin permisiunea Gestionare liste pentru a modifica setări politică de gestionare a informațiilor pentru o listă sau bibliotecă.

  1. Navigați la lista sau biblioteca pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor.

  2. Pentru o bibliotecă de documente, faceți clic pe setări Setări: actualizați profilul, instalați software-ul și conectați-l la cloud , Setări bibliotecă.

    Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu, sau pentru o listă, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă din Panglică și apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau Setări listă.

  3. Sub permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  4. Pe pagina setări politică de gestionare a informațiilor, asigurați-vă că sursa de retenție pentru listă sau bibliotecă este setat la biblioteci și foldere. Dacă Tipul de conținut apare ca sursă, procedați astfel:

    • Faceți clic pe Modificare sursă.

    • Pe pagina editare politică, în secțiunea Sursa de retenție , selectați biblioteci și foldere. Primiți un avertisment că politici de retenție tip de conținut va fi ignorată.

    • Faceți clic pe OK.

  5. Pe pagina editare politică, în secțiunea Bibliotecă baza retenție planificare , tastați o descriere scurtă pentru politica de creați.

  6. Sub Non-înregistrări, faceți clic pe Adăugare etapă de retenție...

    Important : Rețineți că, sub înregistrări, puteți alege să definiți politici de retenție diferite pentru înregistrările, selectând definire retenție diferite etape pentru înregistrări.

  7. În caseta de dialog Proprietăți scena, selectați o opțiune perioada de retenție pentru a specifica când documente sau elemente sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a seta expirare data bazată pe o proprietate de dată, în faceți clic pe eveniment secțiune această etapă se bazează pe o proprietate de dată elementulși apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, creată sau modificată) și increment de timp după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți să expire elementul.

    • Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizate pentru a determina expirare, faceți clic pe Set de o formulă de retenție particularizat instalat pe acest server.

      Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă o formulă particularizată a fost configurat de administratorul dvs.

    • Sub acțiuni, specificați ce doriți să se întâmpla atunci când expiră document sau element. Pentru a activa o acțiune specifice pentru a fi la document sau element (cum ar fi ștergerea), selectați o acțiune din listă.

  8. Opțiunea pornește un flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Când va fi dat apoi o opțiune de fluxuri de lucru pentru a alege din.

  9. În secțiunea de recurență , selectați repetați această etapă acțiune... și introduceți cât de des doriți ca aceasta să reapară.

    Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă se poate repeta acțiunea pe care le-ați selectat. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Șterge definitiv.

  10. Faceți clic pe OK.

Dacă politicile de gestionare a informațiilor deja au fost create pentru site-ul ca politicile de colecție de site-ul, puteți aplica una de politici de la un tip de conținut. De a face acest lucru, puteți aplica politica aceleași tipuri de conținut multiple într-o colecție de site-ul care au același tip de conținut părinte.

Notă : Dacă doriți să aplicați politicile de tipuri de conținut multiple într-o colecție de site-ul, și aveți un serviciu de metadate gestionate, configurat, puteți utiliza publicare tip de conținut pentru a publica informații despre gestionarea politici la mai multe colecții de site-uri. Consultați aplicarea unei politici de tipurile de conținut în colecții de site-ul în acest articol pentru mai multe informații.

  1. Navigați la lista sau biblioteca ce conține tipul de conținut la care doriți să aplicați o politică.

  2. Pentru o bibliotecă de documente, faceți clic pe setări Setări: actualizați profilul, instalați software-ul și conectați-l la cloud , Setări bibliotecă.

    Dacă nu vedeți aceste elemente de meniu, sau pentru o listă, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă din Panglică și apoi faceți clic pe Setări bibliotecă sau Setări listă.

  3. Sub permisiuni și gestionare, faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  4. Verificați că sursa de politică este setat la Tipuri de conținutși, sub Politicile de tip de conținut , selectați tipul de conținut pe care doriți să se aplice politica de la.

  5. În secțiunea specificarea politica , faceți clic pe utilizare o politică de colecție de site-ul, apoi selectați politica pe care doriți să aplicați din listă.

    Notă : Dacă opțiunea utilizați o politică de colecție de site-ul nu este disponibilă, fără politici de colecție de site-ului au fost definite pentru colecția de site-uri.

  6. Faceți clic pe OK.

    Important : Dacă lista sau biblioteca cu care lucrați acceptă gestionarea mai multor tipuri de conținut, sub Tipuri de conținut puteți face clic pe tipul de conținut pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor. Acest lucru vă va duce direct la pasul 5 de mai sus.

Partajați tipuri de conținut în colecții de site-ul utilizând o aplicație de serviciu de metadate gestionate pentru a configura publicare tip de conținut. Publicarea tipurilor de conținut vă ajută să gestionați conținutul și metadate în mod unitar între site-uri de, deoarece tipurile de conținut poate fi creat și actualizate central și actualizări pot fi publicate pentru mai multe cotizant colecțiile de site-uri sau aplicațiile Web.

Puteți defini o politică de gestionare a informațiilor și apoi crearea unui șablon la aceasta pentru a utiliza după cum este necesar în mai multe colecții de site-uri. Această metodă pot fi utilizate dacă doriți să aveți o copie de rezervă a de politici de informații, sau, de asemenea, poate fi utilizată ca o metodă alternativă la utilizarea publicare tip de conținut pentru a aplica o politică în colecții de site-ul. Creați un șablon sau o copie de rezervă a politicii de exportul politica de colecție de site-ul o și apoi importându-le într-o locație salvat sau la o altă colecție de site-uri.

Important : Dacă utilizând export/import prezentate ca o modalitate de a face un set de șabloane de politică, nu uitaţi că există un identificator unic din fișierul .xml politică. Din acest motiv, nu puteți să importați că politica într-un site mai multe ori fără a modifica această Identificator unic.

O politică de export

  1. În colecția de site-ul în care se află politica, accesați setări Butonul Setări Office 365 , Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub secțiunea Administrare colecție de Site , faceți clic pe politici de colecție de site-ului.

  3. Faceți clic pe politica care doriți să o exportați, defilați în partea de jos a politicii și apoi faceți clic pe Export.

  4. La solicitare să salvați sau să deschideți fișierul, faceți clic pe Salvare, apoi selectați locația în care salvați fișierul. Asigurați-vă că Selectați o locație care este disponibilă pentru colecțiile de site-uri care sunt importați politica.

  5. Când se afișează caseta de dialog descărcare completă, faceți clic pe închidere.

Importul unei politici de la o colecție de site-ul diferite

Importul unei politici de gestionare a informațiilor vă permite să se aplică la mai multe tipuri de conținut la nivel de site-ul sau lista în orice colecție de site-ul dată. Avantajele de a face acest lucru sunt dublu: nu trebuie să definiți din nou și să aplicați politica pe fiecare tip de conținut și puteți să gestionați mai ușor modificări de politică de a face modificări la politica într-un singur loc.

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-ul la care doriți să se aplice politica, accesați setări Butonul Setări Office 365 , Setări Site.

  2. În secțiunea Administrare colecție de Site , faceți clic pe politici de colecție de site-ului.

  3. Pe pagina de politici de colecție de site-ului, faceți clic pe Importși apoi faceți clic pe Răsfoire pentru a găsi fișierul XML pentru politica de.

  4. Selectați fișierul XML în care a fost salvat politica și apoi faceți clic pe Deschidere.

  5. Importul unei pagini de site-ul colecției politică, faceți clic pe Import pentru a adăuga politica de la colecția de site-uri.

Politica dvs importate acum pot fi aplicate la una sau mai multe tipuri de conținut la nivel de site-ul sau listă. Consultați se aplică o politică de colecție de site-ul la un conținut tastați mai devreme în acest articol.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×