Crearea și aplicarea politicilor de gestionare a informațiilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Politicile de gestionare a informațiilor activarea Organizației pentru a controla cât timp să le păstrați conținutul, audit ce fac alte persoane cu conținut și adăugarea de coduri de bare sau etichete la documente. O politică vă poate ajuta să Impuneți conformitatea cu reglementările legale și guvernamentale sau proceselor de afaceri interne. Ca administrator, puteți să configurați o politică pentru a controla cum să urmăriți documentele și cât timp pentru a păstra documentele.

Puteți să creați o informații despre gestionarea politicii poate la trei diferite locații din ierarhia site-ului, de la cea mai largă a mai îngustă:

  • Crearea unei politici de utilizat în tipurile de conținut multiple într-o colecție de site-ul.

  • Creați o politică pentru un tip de conținut site.

  • Crearea unei politici pentru o listă sau bibliotecă.

Pentru mai multe informații, consultați introducere în politicile de gestionare a informațiilor.

Crearea unei politici pentru tipurile de conținut multiple într-o colecție de site-ul

Pentru a vă asigura că unei politici de informații se aplică la toate documentele de un anumit tip într-o colecție de site-ul, luați în considerare crearea politică la nivel de colecție de site-ul, apoi aplicați mai târziu politica tipurile de conținut. Acestea sunt denumite politici de colecție de site-ului.

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-ul > setări Butonul Setări SharePoint 2016 de pe bara de titlu. > Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub Administrare colecție de site-ul > Șabloane de politică tip de conținut.
    Link Șablon politică tip de conținut din pagina Setări site

  3. Pe pagina politici > Creare.

  4. Introduceți un nume și o descriere pentru politică și apoi scrie o instrucțiune scurtă politică care vă arată utilizatorilor ce este politica pentru.

  5. Consultați secțiunea următoare despre crearea politicilor pentru un tip de conținut de site-ul pentru a afla cum să configurați caracteristicile pe care doriți să le asociați cu politica.

  6. Alegeți OK.

Creați o politică pentru un tip de conținut de site

Adăugarea unei politici de gestionare a informațiilor pentru un tip de conținut vă ajută să se asocieze caracteristici de politică cu mai multe liste sau biblioteci. Puteți alege să adăugați o politică de gestionare a informațiilor existente la un tip de conținut sau crearea unei politici unice specifice pentru un tip de conținut individuale.

De asemenea, puteți adăuga o politică de gestionare a informațiilor la un tip de conținut care sunt specifice liste. Acest lucru are efectul de aplicare a politicii doar pentru elementele din acea listă care utilizează tipul de conținut.

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-ul > setări Butonul Setări SharePoint 2016 de pe bara de titlu. > Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub Galerii Designer Web > tipuri de conținut de Site.
    Tipuri de conținut de site-ul link pe pagina setări Site

  3. Pe pagina Setări tip de conținut Site, selectați tipul de conținut pe care doriți să adăugați o politică pentru.

  4. Pe pagina tip de conținut Site, sub setări > Setări politică de gestionare a informațiilor.

  5. Pe pagina editare politică, introduceți un nume și o descriere pentru politică, apoi scrieți o descriere scurtă care vă arată utilizatorilor ce este politica pentru.

  6. În secțiunile următoare, selectați caracteristicile de politică individuale pe care doriți să-l adăugați la de politică de gestionare a informațiilor.
    Tipuri de politici de conținut

  7. Pentru a specifica o perioadă de conservare pentru documente și elementele care se supun această politică, alegeți Activare retențieși apoi specificați perioada de retenție și acțiunile pe care doriți să aibă loc atunci când expiră în elementele.

    Pentru a specifica o perioadă de conservare

1.

Alegeți Adăugare etapă de retenție pentru înregistrări...

2.

Selectați o opțiune perioada de retenție pentru a specifica când documente sau elemente sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele:

  • Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, sub eveniment > această etapă se bazează pe o proprietate de dată element, și apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, creată sau modificată) și increment de timp după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți să expire elementul.

  • Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizate pentru a determina expirare, alegeți setarea de o formulă de retenție particularizat instalat pe acest server.

Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă o formulă particularizată a fost configurat de administratorul dvs.

3.

Opțiunea pornește un flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Când va fi dat apoi o opțiune de fluxuri de lucru pentru a alege din.

4.

În secțiunea recurență , selectați repetați această etapă acțiune... și introduceți cât de des doriți ca aceasta să reapară.

Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă se poate repeta acțiunea pe care le-ați selectat. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Șterge definitiv.

5.

Alegeți OK.

  1. Pentru a activa audit pentru documente și elementele care se supun această politică, alegeți Activare audit, apoi specificați evenimentele pe care doriți să le auditați.

    Pentru a activa audit

1.

Pe pagina editare politică, sub Audit > activarea audit , apoi Bifați casetele de selectare de lângă evenimentele pe care doriți să păstreze un audit fiabil for.

2.

Pentru a solicita utilizatorilor să introducă aceste coduri de bare în documentele, alegeți Solicită utilizatorilor să introducă un cod de bare înainte de salvare sau imprimare .

3.

Alegeți OK pentru a aplica caracteristica de auditare la politica.

Caracteristici de politică de auditare permite organizațiilor să creați și să analizați audit trasee pentru documente și la elementele din listă, cum ar fi liste de activități, liste de probleme, grupuri de discuție și calendare. Această caracteristică de politică furnizează un jurnal de audit care înregistrează evenimente, cum ar fi atunci când conținutul este vizualizat, editate sau șterse.

Când audit este activată ca parte a unei politici de gestionare a informațiilor, administratorii pot vizualiza date audit în rapoarte de utilizare a politicii care se bazează în Microsoft Excel şi care să rezume utilizarea curent. Administratorii pot utiliza aceste rapoarte pentru a afla cum se utilizează informații în cadrul Organizației. Aceste rapoarte, de asemenea, vă poate ajuta organizațiile să verifice și să își conformitatea cu reglementările de documente sau pentru a investiga probleme potențiale.

Jurnalul de audit înregistrările informațiile următoare: nume de eveniment, data și ora de evenimente și sistemul de nume de utilizator care efectuează acțiunea.

  1. Atunci când coduri de bare sunt activate ca parte dintr-o politică, acestea sunt adăugate la proprietăți document și afișate în zona de antet a documentului la care se aplică un cod de bare. Cum ar fi etichete, coduri de bare pot, de asemenea, fie manual eliminat dintr-un document. Puteți specifica dacă utilizatorii ar trebui să vi se solicite să includeți un cod de bare la imprimarea sau salvarea unui element sau dacă un cod de bare ar trebui să fie inserat manual utilizând fila Inserare din 2010 Office programele de lansare.

    Pentru a activa coduri de bare

1.

Pe pagina editare politică, sub coduri de bare> Activare coduri de bare.

2.

Să solicite utilizatorilor să introducă aceste coduri de bare în documentele, alegeți solicită utilizatorilor introducerea unui cod de bare înainte de salvare sau imprimare.

3.

Alegeți OK pentru a aplica caracteristica de coduri de bare la politica.

Politica de coduri de bare generează cod 39 standard coduri de bare. Fiecare imagine de coduri de bare include textul de sub simbolul de coduri de bare care reprezintă valoarea de coduri de bare. Acest lucru permite cod de bare de date pentru a fi utilizat chiar și atunci când scanarea hardware nu este disponibilă. Utilizatorii să tastați manual numărul de coduri de bare în caseta de căutare pentru a găsi elementul pe un site.

  1. Pentru a solicita că documentele care sunt supuse această politică au etichete, alegeți Activare etichete, apoi specificați setările pe care le doriți pentru Etichete.

    Pentru a activa Etichete

1.

Pentru a solicita utilizatorilor să adăugați o etichetă la un document, alegeți solicită utilizatorilor introducerea unei etichete înainte de salvare sau imprimare.

Notă : Dacă doriți ca etichete pentru a fi opțional, selectați această casetă de selectare.

2.

Pentru a bloca o etichetă, astfel încât acesta nu poate fi modificată după ce acesta a fost inserat, alegeți împiedică modificări în etichete după ce acestea sunt adăugate.

Această setare textul de etichetă împiedică actualizarea după eticheta a fost inserat într-un element dintr-o aplicație client, cum ar fi Word, Excel sau PowerPoint. Dacă doriți ca etichetă pentru a fi actualizat atunci când se actualizează proprietăților pentru acest document sau element, selectați această casetă de selectare.

3.

În caseta format etichetă, Introduceți textul pentru eticheta așa cum doriți să se afișeze. Etichete poate conține până la 10 referințelor la coloană, fiecare dintre care poate fi până la 255 de caractere. Pentru a crea formatul pentru de etichetă, procedați astfel:

Tastați numele de coloane pe care doriți să le includeți în eticheta în ordinea în care doriți să apară. Încadrați numele de coloană în paranteze semnele ({}), așa cum se arată în exemplul de pe pagina editare politică.

Tastați cuvinte pentru a identifica coloane din afara între paranteze, așa cum se arată în exemplul de pe pagina editare politică.

4.

Pentru a adăuga un sfârșit de linie, introduceți \n unde doriți sfârșitul de linie să apară.

5.

Selectați dimensiunea fontului și stilul dorit, apoi Specificați dacă doriți ca etichetă poziționat la stânga, la centru sau dreapta din document.

Selectați un font și stil, care sunt disponibile pe computerele utilizatorilor. Dimensiunea fontului afectează cât de mult text pot fi afișate pe etichetă.

6.

Introduceți înălțimea și lățimea al etichetei. Înălțime pentru etichetă pot varia de la.25 inchi 20 inchi și lățime etichetă pot varia de la.25 inchi 20 inchi. Textul etichetei este întotdeauna vertical centrat în cadrul imagini etichetă.

7.

Alegeți Reîmprospătare pentru a examina conținutul etichetă.

  1. Alegeți OK.

Crearea unei politici pentru o listă, bibliotecă sau folder (politică de retenție bazată pe locație)

Aveți posibilitatea să definiți o politică de retenție, care se aplică doar la o anumită listă, bibliotecă sau folder. Cu toate acestea, dacă creați o politică de retenție astfel, nu puteți reutiliza această politică de pe alte liste, biblioteci, foldere sau site-uri și nu puteți aplica o politică de colecție de site-ul la o locație baza politică.

Dacă doriți să aplicați o politică de retenție unic pentru toate tipurile de conținut într-o locație unică, va cel mai probabil doriți să utilizați retenție bazată pe locație. În majoritatea cazurilor, care îl Verificați specificată o politică de retenție pentru toate tipurile de conținut.

Fiecărui subfolder moștenește politica de retenție a părinte, decât dacă alegeți să întrerupeți moștenirea și a defini o politică de retenție nouă la nivel fiu.

Dacă doriți să definiți o politică de gestionare a informațiilor diferită de retenție la o listă sau bibliotecă, trebuie să definiți o politică de gestionare a informațiilor pentru fiecare tip de conținut listă individuale asociate cu acea listă sau bibliotecă.

Dacă în orice moment vă hotărâți să comutați la tipul de conținut pe baza locației politicile pentru o listă sau bibliotecă, doar politica de retenție va fi utilizată ca politica bazate pe locație. Toate celelalte politicile de gestionare a (auditări, coduri de bare și coduri de bare) va fi moștenite de la tipurile de conținut asociat.

Politicile de locație baza poate fi dezactivată pentru o colecție de site-ul de dezactivând caracteristica biblioteci și foldere baza retenție. Acest lucru permite administratori ai colecției de site-ul pentru a vă asigura că politicile lor de tip de conținut nu sunt suprascrise de politicile de locație bazat pe un administrator de listă.

Aveți nevoie de cel puțin permisiunea Gestionare liste pentru a modifica setări politică de gestionare a informațiilor pentru o listă sau bibliotecă.

  1. Navigați la lista sau biblioteca pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă > Setări bibliotecă sau Setări listă.

    În SharePoint Online, faceți clic pe setări și apoi faceți clic pe Setări listă sau Setări bibliotecă.

  3. Sub permisiuni și gestionare> Setări politică de gestionare a informațiilor.
    Linkul Politica de gestionare a informațiilor din pagina Setări pentru biblioteca de documente

  4. Pe pagina setări politică de gestionare a informațiilor, asigurați-vă că sursa de retenție pentru listă sau bibliotecă este setat la biblioteci și foldere.

    Dacă Tipul de conținut apare ca sursă, faceți clic pe Modificare sursăși apoi faceți clic pe biblioteci și foldere. Primiți un avertisment că politici de retenție tip de conținut va fi ignorată. Alegeți OK.

  5. Pe pagina editare politică, sub Bibliotecă baza retenție planificare, introduceți o descriere scurtă pentru politica de creați.

  6. Alegeți Adăugare etapă de retenție...

    Rețineți că, sub înregistrări, puteți alege să definiți politici de retenție diferite pentru înregistrările, selectând definire retenție diferite etape pentru înregistrări.

  7. În caseta de dialog Proprietăți scena, selectați o opțiune perioada de retenție pentru a specifica când documente sau elemente sunt setate să expire. Alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, sub eveniment > această etapă se bazează pe o proprietate de dată element, și apoi selectați acțiunea document sau element (de exemplu, creată sau modificată) și increment de timp după această acțiune (de exemplu, numărul de zile, luni sau ani) atunci când doriți să expire elementul.

    • Pentru a utiliza o formulă de retenție particularizate pentru a determina expirare, alegeți setarea de o formulă de retenție particularizat instalat pe acest server.

      Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă o formulă particularizată a fost configurat de administratorul dvs.

    • Sub acțiuni, specificați ce doriți să se întâmpla atunci când expiră document sau element. Pentru a activa o acțiune specifice pentru a fi la document sau element (cum ar fi ștergerea), selectați o acțiune din listă.

  8. Opțiunea pornește un flux de lucru este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru o listă, bibliotecă sau tip de conținut care are deja un flux de lucru asociat. Când va fi dat apoi o opțiune de fluxuri de lucru pentru a alege din.

  9. Sub recurență, alegeți repetați această etapă acțiune... și introduceți cât de des doriți ca aceasta să reapară.

    Notă : Această opțiune este disponibilă numai dacă se poate repeta acțiunea pe care le-ați selectat. De exemplu, nu puteți seta recurența pentru acțiunea Șterge definitiv.

  10. Alegeți OK.

Aplicarea unei politici de colecție de site-ul pentru un tip de conținut

Dacă politicile de gestionare a informațiilor deja au fost create pentru site-ul ca politici de colecție de site-ului, puteți aplica una de politici de la un tip de conținut. De a face acest lucru, puteți aplica politica aceleași tipuri de conținut multiple într-o colecție de site-ul care au același tip de conținut părinte.

Dacă doriți să aplicați politicile de tipuri de conținut multiple într-o colecție de site-ul, și aveți un serviciu de metadate gestionate, configurat, puteți utiliza publicare tip de conținut pentru a publica informații despre gestionarea politici la mai multe colecții de site-uri. Consultați secțiunea aplicați o politică pentru tipurile de conținut în colecții de site-ul pentru mai multe informații.

  1. Navigați la lista sau biblioteca ce conține tipul de conținut la care doriți să aplicați o politică.

  2. Pe panglică, faceți clic pe fila listă sau bibliotecă > Setări bibliotecă sau Setări listă.

    În SharePoint Online, faceți clic pe setări și apoi faceți clic pe Setări listă sau Setări bibliotecă.

  3. Sub permisiuni și gestionare > Setări politică de gestionare a informațiilor.
    Linkul Politica de gestionare a informațiilor din pagina Setări pentru biblioteca de documente

  4. Verificați că sursa de politică este setat la Tipuri de conținutși, sub Politicile de tip de conținut , selectați tipul de conținut pe care doriți să se aplice politica de la.

  5. Sub specificare politica > utilizarea unei politici de colecție de site-ul, apoi selectați politica pe care doriți să aplicați din listă.

    Notă : Dacă opțiunea utilizați o politică de colecție de site-ul nu este disponibilă, fără politici de colecție de site-ului au fost definite pentru colecția de site-uri.

  6. Alegeți OK.

    Dacă lista sau biblioteca cu care lucrați acceptă gestionarea mai multor tipuri de conținut, sub Tipuri de conținut puteți alege tipul de conținut pentru care doriți să specificați o politică de gestionare a informațiilor. Acest lucru vă va duce direct la pasul 5 de mai sus.

Aplicarea unei strategii în colecții de site-ul

Partajați tipuri de conținut în colecții de site-ul utilizând o aplicație de serviciu de metadate gestionate pentru a configura publicare tip de conținut. Publicarea tipurilor de conținut vă ajută să gestionați conținutul și metadate în mod unitar între site-uri de, deoarece tipurile de conținut poate fi creat și actualizate central și actualizări pot fi publicate pentru mai multe cotizant colecțiile de site-uri sau aplicațiile Web.

Crearea unui șablon la o politică existent de utilizat în colecții de site-ul

Puteți defini o politică de gestionare a informațiilor și apoi crearea unui șablon la aceasta pentru a utiliza după cum este necesar în mai multe colecții de site-uri. Această metodă pot fi utilizate dacă doriți să aveți o copie de rezervă a de politici de informații, sau, de asemenea, poate fi utilizată ca o metodă alternativă la utilizarea publicare tip de conținut pentru a aplica o politică în colecții de site-ul. Creați un șablon sau o copie de rezervă a politicii de exportul politica de colecție de site-ul o și apoi importându-le într-o locație salvat sau la o altă colecție de site-uri.

Important : Dacă utilizând export/import prezentate ca o modalitate de a face un set de șabloane de politică, nu uitaţi că există un identificator unic din fișierul .xml politică. Din acest motiv, nu puteți să importați că politica într-un site mai multe ori fără a modifica această Identificator unic.

O politică de export

  1. Pe pagina de pornire colecție site-ul, alegeți setări Rotița dințată Setări care a înlocuit Setări site. > Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub Administrare colecție de site-ul > Șabloane de politică tip de conținut.
    Link Șablon politică tip de conținut din pagina Setări site

  3. Alegeți politica pe care doriți să exportați > defilați în partea de jos > Export.

  4. La solicitare pentru salvarea sau deschiderea fișierului, alegeți Salvare, apoi selectați locația în care salvați fișierul. Asigurați-vă că Selectați o locație care este disponibilă pentru colecțiile de site-uri care sunt importați politica.

  5. Atunci când se afișează caseta de dialog descărcare completă, alegeți închidere.

Importul unei politici de la o colecție de site-ul diferite

Importul unei politici de gestionare a informațiilor vă permite să se aplică la mai multe tipuri de conținut la nivel de site-ul sau lista în orice colecție de site-ul dată. Avantajele de a face acest lucru sunt dublu: nu trebuie să definiți din nou și să aplicați politica pe fiecare tip de conținut și puteți să gestionați mai ușor modificări de politică de a face modificări la politica într-un singur loc.

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-ul la care doriți să se aplice politica, alegeți setări Rotița dințată Setări care a înlocuit Setări site. > Setări Site.

    Într-un SharePoint conectat la grupul site, faceți clic pe Setări, faceți clic pe Conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  2. Pe pagina setări Site, sub Administrare colecție de site-ul > Șabloane de politică tip de conținut.

  3. Pe pagina politici > Import > răsfoiți pentru a găsi fișierul XML pentru politica de.

  4. Selectați fișierul XML în care a fost salvat politica > Deschidere.

  5. Importul unei politici de colecție de site-ul de pagină > Import pentru a adăuga politica de la colecția de site-uri.

Politica dvs importate acum pot fi aplicate la una sau mai multe tipuri de conținut la nivel de site-ul sau listă.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×