Creați o soluție de urmărire a activelor utilizând InfoPath și Excel

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Microsoft Office InfoPath vă permite să creați șabloane formular pentru colectarea și introducerea de date. Microsoft Office Excel 2007 permite utilizatorilor să calculați, diagrame, și analiza datelor. Utilizând atât de aceste programe și XML, puteți să creați cu ușurință un simplu, dar soluții business eficiente, nu necesită cod pentru urmărirea activelor într-o firmă.

Prezentare generală a soluție pentru a urmări activele

În acest articol

Introducere în crearea unei soluții de urmărire active

Pasul 1: Particularizarea șablonul de formular urmărire active

Pasul 2: Asociați fișier schemă și particularizați aspectul de tabel în Excel

Pasul 3: Crearea unui raport PivotTable și PivotChart Rezumat

Pasul 4: Colectați informațiile de active de utilizatori

Pasul 5: Importul forme în Excel

Gândurile finală: luați în considerare utilizarea unei liste SharePoint sau bază de date Access

Introducere în crearea unei soluții de urmărire active

Pot schimba date XML între InfoPath și Excel. Deși comanda Infopath Export este un simplu, simplu mod de a trimite formularul de date în Excel, există o altă abordare puteți lua care vă oferă mult mai multă flexibilitate. În mod explicit asociere fișierul schemă InfoPath XML (.xsd) în Excel și apoi importul fișierelor de formular InfoPath (.xml) în Excel, puteți particulariza aspectul datelor și mai bine optimizați caracteristici din Excel pentru a vă ajuta să gestionați și să analizați datele mai eficient.

În acest articol, vom folosi șablonul de formular InfoPath active urmărire eșantion pentru a ilustra cum pot face InfoPath, XML și Excel lucrul în echipă. Imaginați-vă că fiecare an, organizației stocuri active în fiecare angajat office. Apoi, un raport Excel este rulat pentru a vă ajuta să decideți cum se alocă echipament de buget pentru anul viitor. Diagrama următoare este o prezentare generală a cum puteți aduna, urmărirea și raportează date active în departamentul.

a

1. șablonul de formular urmărire active este creat.

2 fișier schemă sunt mapate la un tabel Excel și tabel-aspect particularizat.

3 se creează unui raport de rezumare necompletată a PivotTable și PivotChart.

4. formularul urmărire active se utilizează pentru a colecta date de utilizatori.

5. tuturor datelor de formular este exportat într-un tabel Excel și rapoartele PivotTable și PivotChart sunt reîmprospătate.

Această soluție implică următoarele roluri de utilizator și produse:

Pictogramă Suport complet = necesare Nicio pictogramă de asistență = nu este necesară

Cerințe de software

Roluri

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Soluție Designer

Pictogramă Suport complet

Pictogramă Suport complet

Pictogramă Suport complet

Factor de decizie

Pictogramă Suport complet

Pictogramă Suport complet

Pictogramă Suport complet

Angajați

Pictogramă Suport complet

Pictogramă Suport complet

Nicio pictogramă de asistență

Începutul paginii

Pasul 1: Particularizarea șablonul de formular urmărire active

Șablonul de formular urmărire active, care este inclus în InfoPath, vă permite să colectați informații despre fiecare activ din office un angajat, departament care angajatul aparține, categoriile de active și detalii despre fiecare activ. În această soluție, un proiectant de formular remite șablonul de formular la contul de e-mail filtru de decizie utilizând Office Outlook 2007.

șablon urmărire active

Activitatea 1: Deschideți și să particularizați șablonul de formular urmărire active

Deoarece nu publicarea unui șablon formular într-o listă de destinatari de poștă electronică, dacă există un control casetă text îmbogățit care conține imaginile legate, trebuie să facă o mică modificare la formularul șablon urmărire active eșantion.

  1. În meniul Fișier, faceți clic pe Proiectare șablon formular.

  2. În caseta de dialog Proiectare șablon formular , sub deschiderea unui șablon formular, faceți clic pe Particularizare un eșantion.

  3. În caseta de dialog Introducere , faceți clic pe eșantion - urmărire activeși apoi, sub Forma activități, faceți clic pe proiectare acest formular.

  4. Faceți clic dreapta pe control assetNotes , indicați spre Casete de Text îmbogățit proprietăți, faceți clic pe fila Afișare și apoi, sub disponibil formatarea, debifați caseta de selectare Imaginile legate .

Activitatea 2: Definiți opțiunile de remitere

Următoarea activitate este să definiți opțiunile de remitere, astfel încât angajații pot remite unui formular unic denumit fișier (.xml) pentru a filtru de decizie cont de e-mail ca un fișier atașat.

  1. În meniul Instrumente, faceţi clic pe Opţiuni remitere.

  2. În caseta de dialog Opţiuni de remitere, bifaţi caseta de selectare Se permite remiterea formularului de către utilizatori.

  3. Faceți clic pe Se trimit datele din formular către o singură locație, apoi, în listă, faceți clic pe Poștă electronică.

  4. Faceți clic pe Adăugare.

    Apare Expertul conexiune de date .

  5. În caseta către , tastați aliasul factor de decizie care vor primi toate formele remis.

  6. Pentru a specifica o linie de subiect unice, în caseta subiect :

    • Faceți clic pe Inserare Formula Butonul formulă .

    • Tastați următoarea formulă:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Faceți clic pe Verificare formulă, și apoi faceți clic pe OK de două ori.

  • În caseta introducere , tastați un mesaj corespunzătoare sau adăugați instrucțiuni importante pentru această soluție.

  • Faceți clic pe Următorul.

  • Pe pagina următoare a expertului, faceți clic pe Trimitere datelor de formular ca atașare, apoi selectați caseta de selectare atașarea șablonul formular pentru a vă asigura că utilizatorii pot deschide formularul .

    Acest lucru vă ajută să vă asigurați că angajații au acces la fișierul șablon formular (.xsn), în cazul în care acestea nu pot accesa din locație de rețea.

  • Pentru a specifica o un nume de fișier unice pentru fiecare fișier a formularului (.xml) în caseta Nume atașare :

    1. Faceți clic pe Inserare Formula Butonul formulă .

    2. Tastați aceeași formulă ca cea de pe linia de subiect :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Faceți clic pe Verificare formulă, și apoi faceți clic pe OK de două ori.

  • Faceți clic pe Următorul.

  • În pagina următoare a expertului, în caseta Introduceţi un nume pentru această conexiune de date, tastaţi un nume care să descrie această conexiune pentru remiterea de date.

  • Verificați dacă informațiile sunt corecte în secțiunea Rezumat, apoi faceți clic pe Terminare.

  • Salvați formularul-o într-un folder de rețea publice accesibile factor de decizie și toți angajații.

Începutul paginii

Pasul 2: Asociați fișier schemă și particularizați aspectul de tabel în Excel

Configurarea conexiunea dintre InfoPath și Excel necesită trei activități: extragerea fișier schemă pentru șablonul de formular de urmărire active, asociere acest fișier schemă în Excel și particularizați aspectul implicit de tabel Excel care va conține toate XML importat fișiere de date formă.

Activitatea 1: Extragerea unui fișier schemă din InfoPath

  1. În InfoPath, deschideți fișierul șablon urmărire active formular.

  2. În meniul Instrumente , faceți clic pe proiectare acest formular.

  3. Din meniul Fișier, faceți clic pe Salvare ca fișiere sursă.

  4. În caseta de dialog Răsfoire pentru Folder , selectați un folder sau creați un folder nou în cazul în care doriți să stocați fișierul de schemă.

Notă locația folderului în care toate fișierele sursă sunt salvate și numele fișierului schemă, în acest caz, myschema.xsd, care conține definiția de schemă de formular de date XML.

Activitatea 2: Hartă InfoPath schemă fișierul în Excel

  1. Creați un nou fișier Excel, apoi salvați-l într-o locație accesibil factor de decizie.

  2. În Excel, dacă fila dezvoltator nu este vizibil, procedați astfel:

    1. Faceți clic pe butonul Microsoft Office Imagine buton Office , apoi faceți clic pe Opțiuni Excel.

    2. În categoria Populare, sub Opțiuni principale pentru lucrul în Excel, bifați caseta de selectare Afișare filă Dezvoltator în Panglică, apoi faceți clic pe OK.

      Notă : Panglica este o componentă de interfața utilizator Microsoft Office Fluent.

  3. În fila Dezvoltator, în grupul XML, faceți clic pe Sursă.

    Grupul XML din panglică

    Se afișează panoul de activități Sursă XML .

  4. Faceți clic pe Asocieri XMLși apoi, în caseta de dialog Asocieri XML , faceți clic pe Adăugare.

  5. Pe un computer pe care rulează Windows Vista   

    1. În bara de adrese, faceți clic pe hard disk sau pe folderul care conține fișierul myschema.xsd pe care l-ați creat în pasul 2 din secțiunea, activitatea 1: extragerea unui fișier schemă din InfoPath.

      Pe un computer pe care rulează Microsoft Windows XP   

    2. În lista privire în , faceți clic pe hard disk sau pe folderul care conține fișierul myschema.xsd pe care l-ați creat în pasul 2 din secțiunea, activitatea 1: extragerea unui fișier schemă din InfoPath.

  6. Faceți clic pe fișier, apoi faceți clic pe Deschidere.

  7. Atunci când apare caseta de dialog Mai multe rădăcini , faceți clic pe nodul rădăcină assetTracking care este definită în fișierul myschema.xsd și apoi faceți clic pe OK.

    Asocierea XML este afișată în panoul de activități Sursă XML.

  8. Glisați elementul nod ns1:asset , care este un element care se repetă XML, la locația de foaie de lucru în care doriți să apară tabelul Excel.

    maparea inopath schemă fișierul în excel

Activitatea 3: Particularizarea aspectului tabel Excel

În mod implicit, Excel utilizează numele elementelor XML ca titluri de coloană pentru tabel. Cu toate acestea, puteți să modificați titlurile de coloană, editând celulele antet de coloană.

  1. Pentru a modifica anteturi de coloană în mod implicit, păstrați tabelul Excel selectat, găsiți următorul șir prefix, ns1:asset, și eliminați-o. De exemplu, să modificați ns1:assetID la ID-ul.

    Particularizarea anteturile de tabel excel

  2. Pentru a ajusta lățimea coloanei, faceți clic pe butonul Selectare totală și apoi faceți dublu clic pe orice margine de titlu de coloană.

Începutul paginii

Pasul 3: Crearea unui raport PivotTable și PivotChart Rezumat

Factori de decizie utilizarea PivotTable și rapoartele PivotChart pentru analiza, pentru a explora și pentru a vizualiza date rezumative. Prin configurarea de rapoarte PivotTable și PivotChart care doriți să o utilizați în acest scenariu avans, acesta va fi o operațiune simplu pentru un factor de decizie pentru a rula raportul cu datele din finalizat mai târziu.

  1. Selectați o celulă din tabelul Excel.

  2. În fila Inserare, în grupul Tabele, faceți clic pe PivotTable, apoi pe PivotTable.

    Imagine cu panglica Excel

    Excel afișează caseta de dialog Creare PivotTable.

  3. Pentru a plasa raportul PivotTable într-o foaie de lucru nou pornind de la celula A1, faceți clic pe Foaie de lucru nouăși apoi faceți clic pe OK.

    Excel adaugă un raport PivotTable necompletat în locația specificată și afișează Lista de câmpuri PivotTable, astfel încât puteți să adăugați câmpuri, creați un aspect și particularizați raportul PivotTable.

  4. Pentru a crea un raport inter-tabel de date, glisați câmpul ID în zona valori, câmpul departament la zona etichete de coloană, câmpul categorie în zona etichete de rând și câmpul Atribuitla în zona de filtrul de raport.

  5. Faceți clic pe raportul PivotTable.

  6. În fila Inserare , în grupul diagrame , faceți clic pe tipul de diagramă bară .

    Imagine Panglică Excel

  7. Sub Bară 2-D, selectați Bară grupată.

  8. Ajustați dimensiunea și locația se preferințele raportul PivotChart.

rapoartele pivottable și pivotchart necompletat

Începutul paginii

Pasul 4: Colectați informațiile de active de utilizatori

Acum, că șablonul formular este gata să fie completat de toți angajații, trebuie să publicați formularul și trimiteți-l la fiecare angajat. Atunci când fiecare angajat remite formularul completat, acesta este trimis ca un fișier de date XML (.xml) atașat într-un mesaj de poștă electronică la contul de e-mail filtru de decizie. Factor de decizie să mutați apoi toate mesajele de la un folder InfoPath dedicat în Outlook. În acest scenariu, se recomandă că puteți atribui o anumită perioadă de timp pentru toți utilizatorii să completeze formularele, astfel încât factor de decizie poate rula raportul cu toate formele completată atunci când s-a ajuns limită de colectare a datelor.

introducerea datelor în formularele de urmărire active

  1. În InfoPath, deschideți șablonul formular (.xsn) pe care ați salvat în Pasul 1: proiectarea șablon urmărire active eșantion formular

  2. În meniul Instrumente , faceți clic pe proiectare acest formular.

  3. În meniul Fișier, faceți clic pe Publicare.

  4. În Expertul de publicare, faceți clic într-o listă de destinatari de poștă electronicăși apoi faceți clic pe Următorul.

  5. Pe pagina următoare a expertului, în caseta nume șablon formular , tastați un nume pentru șablonul de formular și apoi faceți clic pe Următorul. Numele șablonului formular va apărea în subiect titlu de mesaj care este trimis destinatarilor mesajului de e-mail.

  6. Opțional, pe pagina următoare a expertului, puteți să creați coloane care va apărea în folderele Outlook pentru a organiza mesajele de poștă electronică.

  7. Faceți clic pe Următorul.

  8. Faceți clic pe Publicare.

  9. După ce publicare Expertul de publicare pe șablonul de formular, se va deschide un mesaj de e-mail cu formularul.

  10. Completați mesajul, tastați numele angajatului sau utilizați o listă de distribuire și apoi trimiteți mesajul.

În Outlook, factor de decizie puteți organiza toate formele remis XML într-unul dintre următoarele două moduri:

  • Dacă apare caseta de mesaj formular InfoPath foldere prima dată mesajul se deschide, faceți clic pe Creare Folder de formular.

  • Crearea unei reguli în Outlook pentru a muta toate formularele InfoPath asociate la un folder InfoPath.

    Pentru mai multe informații, consultați gestionarea mesajelor prin utilizarea regulilor.

Începutul paginii

Pasul 5: Importul forme în Excel

Pentru că l-ați creat deja registru de lucru Excel pașii 2 și 3, este o chestiune simplă pentru filtru de decizie să exportați și revizuirea datelor de formular. Filtru de decizie trebuie pur și simplu pentru a exporta fișiere xml (.xml) din Outlook, importul toate fișierele formular (.xml) în registrul de lucru Excel și apoi reîmprospătați datele.

Activitatea 1: Exportul forme din Outlook într-un folder Windows

  1. În Outlook, Selectați folderul care conține toate formele pe care l-ați primit de la angajații și apăsați CTRL + A pentru a selecta toate mesajele de poștă electronică formular.

  2. Faceți clic dreapta pe selecție, indicați spre Acțiuni InfoPathși apoi faceți clic pe Export formulare.

  3. În caseta de dialog Export formulare , selectați un folder și apăsați OK.

Activitatea 2: Importul de formulare în Excel

  1. În registrul de lucru Excel care l-ați creat în Pasul 2: asociați fișier schemă și să particularizați aspectul de tabel în Excel, selectați una dintre celulele asociate într-un tabel Excel.

  2. Pe fila dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Import.

    Grupul XML din panglică

    Se afișează caseta de dialog Import XML .

  3. Pe un computer pe care rulează Windows Vista   

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă fișierele sunt contigue, apăsați SHIFT și apoi faceți clic pe primul și ultimul fișier din listă.

    • Dacă nu sunt contigue fișierele, apăsați CTRL și apoi faceți clic pe fiecare fișier pe care doriți să le importați în listă.

  5. Faceți clic pe Import.

    Excel tabel de date importate

În mod implicit, Excel suprascrie orice date existente în celulele asociate, care este rezultatul final dorit pentru această soluție de afaceri. Cu toate acestea, un factor de decizie ar putea de exemplu, importați datele mai multe ori să se măsoare progresul înainte de data scadentă programată.

Notă : În Excel, puteți adăuga, de asemenea, datele utilizând opțiunea Adăugare date noi la tabelele XML existente (pe fila dezvoltator , în grupul XML , faceți clic pe Hartă proprietăți), care poate fi adecvat pentru alte soluții.

Pentru mai multe informații, consultați subiecte de ajutor Excel, datele Import XML și Adăugare sau suprascrie datele XML asociate.

Activitatea 3: Reîmprospătați rapoartele PivotTable și PivotChart

  • Faceți clic pe o celulă din raportul PivotTable.

  • Pe fila Opțiuni , în grupul date , faceți clic pe săgeata de lângă Reîmprospătare totală, și apoi faceți clic pe Reîmprospătare.

    Grupul Format

Ultimul raport pivottable și pivotchart

Rezumat rapoartele care trebuie să vă ajute să aloca echipament de buget pentru anul viitor și registrul de lucru Excel conține acum toate datele. Desigur, puteți face mai analiza în registrul de lucru Excel dacă este necesar, cum ar fi sortarea, filtrarea sau formatarea condițională a datelor.

Începutul paginii

Gândurile finală: luați în considerare utilizarea unei liste SharePoint sau bază de date Access

Ca alternativă, luați în considerare utilizarea unei liste SharePoint sau baze de date, în loc de XML, pentru a transfera date între InfoPath și Excel.

Utilizarea unei liste SharePoint

Din InfoPath, puteți utiliza cu ușurință o listă SharePoint ca sursă de date doar în citire. Puteți efectua una dintre aceste două lucruri:

  • Din lista SharePoint, exportul datelor în Excel, care creează automat o conexiune de date în Excel.

  • Din Excel, în mod explicit crearea unei conexiuni de date la lista SharePoint.

După ce creați o conexiune de date, puteți să reîmprospătați datele în Excel pentru a regăsi date actualizate.

Puteți utiliza o listă SharePoint pentru adăugarea și actualizarea datelor, utilizați un formular InfoPath pentru a afișa un element din listă (de exemplu, un complexe sau lungă element cele mai bune afișate pe verticală) și apoi utilizarea Excel pentru a analiza datele.

combinarea infopath, sharepoint o listă, excel și

1. Afișați un element unic pentru revizuire ușor în InfoPath.

2. adăugarea și actualizarea datelor dintr-o listă SharePoint.

3. reîmprospătați-o și raportați actualizat cu Excel.

Pentru mai multe informații, consultați adăugarea unei conexiuni de date la o bibliotecă de documente SharePoint sau o listă și importul datelor dintr-o listă SharePoint.

Utilizarea unei baze de date

Din InfoPath, puteți să creați o conexiune de citire/scriere la o bază de date Access. Din Excel, puteți crea în mod explicit o conexiune de date la baza de date Access care vă puteți reîmprospăta pentru a regăsi date actualizate. Puteți chiar definirea conexiune pentru a reîmprospăta automat atunci când registrul de lucru este deschis, sau reîmprospătarea periodic, cum ar fi fiecare 5 minute.

Puteți să utilizați o bază de date Access ca intermediar între InfoPath și Excel. Atunci când remiteți unui formular InfoPath în Access, puteți actualiza baza de date Access. Când reîmprospătați conexiunea de date în Excel, când preluați datele actualizate din Access. De fapt sunt remiterea datelor indirect din InfoPath pentru un registru de lucru Excel.

combinarea infopath, accesa și excel

(1) afișează și remiteți o formă la o bază de date Access.

(2) stoca date într-o bază de date Access.

3. reîmprospătați-o și raportați actualizat cu Excel.

Pentru mai multe informații, consultați proiectarea unui șablon formular care se bazează pe o bază de date Microsoft Access.

Sfat : Știați că puteți să creați un formular InfoPath direct de la Access 2007? Dacă utilizatorii au Outlook 2007 și InfoPath 2007 instalat pe computerul său, puteți colectarea datelor din divers utilizatori direct din Access 2007 utilizând Expertul colectare date de la mesajele de poștă electronică . Pentru mai multe informații, consultați subiectul ajutor acces 2007, colectarea datelor utilizând mesaje de e-mail.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×