Configurarea stocării și partajării fișierelor în Office 365

Colaboratori: Tom Werner Diane Faigel

Una dintre cele mai bune metode de a configura stocarea și partajarea fișierelor pentru firma dvs. este să utilizați OneDrive pentru business cu un site de echipă Office 365. Acest lucru este ideal dacă aveți o firmă mică și doar câțiva angajați.

Office 365 include un site de echipă de bază care vă ajută pentru început. Puteți să începeți imediat să stocați fișiere în OneDrive pentru business și să colaborați la fișiere pe site-ul de echipă.

Unde puteți stoca documente în Office 365

  • OneDrive pentru business este proiectat pentru utilizare individuală, cu partajarea ocazională a fișierelor. OneDrive pentru business este ideal pentru stocarea fișierelor pe care le dețineți.

  • Un site de echipă Office 365 este proiectat pentru partajarea fișierelor și colaborarea la fișiere în mod regulat. Un site de echipă este ideal pentru stocarea fișierelor pe care le dețin sau la care colaborează mai multe persoane sau întreaga echipă.

Atât OneDrive pentru business, cât și site-urile de echipă oferă acces de oriunde pentru dvs. și angajații dvs.

O diagramă a modului în care puteți utiliza două tipuri de stocare: OneDrive sau Site-uri de echipă

Iată ce se recomandă să stocați în fiecare locație atunci când utilizați OneDrive pentru business împreună cu site-uri de echipă Office 365:

Locație de stocare

Pentru ce folosește

Ce se poate stoca aici

OneDrive pentru business

Stocarea conținutului în OneDrive pentru business se aseamănă cu stocarea fișierelor pe computer; nimeni altcineva nu le poate accesa cu ușurință.

Este ideal pentru stocarea fișierelor de firmă la care lucrați singur.

Fișiere de firmă, la care alți membri ai echipei nu vor colabora sau pe care nu le vor accesa cu regularitate.

Site de echipă Office 365

Un site de echipă Office 365 se aseamănă cu un site web, dar nu este public în mod implicit; este accesibil doar persoanelor cărora le acordați permisiune.

Este ideal pentru partajarea fișierelor și colaborarea la fișiere.

Documente partajate pe care le pot accesa toți angajații dvs. și la care pot colabora. De exemplu, colaborați la o prezentare PowerPoint, stocați planurile de echipă pe care le actualizează oricine sau publicați agende de întâlnire.

Subsite de echipă Office 365

Un subsite de echipă Office 365 este ca o secțiune separată de pe site-ul echipei, cu un aspect unic sau permisiuni unice pentru acces.

Este ideal pentru partajarea și colaborarea la fișiere cu clienți sau parteneri externi ai firmei dvs.

De asemenea, este ideal pentru stocarea fișierelor pe care doriți să le păstrați private de restul persoanelor din firma dvs. care au acces la site-ul de echipă. Puteți configura un subsite astfel încât doar dvs. (și alte persoane, dacă este necesar) să îl puteți accesa.

Aflați cum să creați un subsite de echipă.

Fișiere pe care doriți să le partajați cu persoanele din afara firmei dvs.

Fișiere pe care doriți să le păstrați private de alte persoane din firma dvs. De exemplu, poate doriți să stocați informații personale și financiare aici.

Colecții de site-uri Office 365

Stocați și partajați fișiere, dar colecția de site-uri este complet separată de la site-ul dvs. de echipă existent.

O colecție de site-uri Office 365 nouă are propria adresă și propriile permisiuni. Aceasta poate fi utilizată pentru colaborare internă sau externă.

Firmele mai mari utilizează colecții de site-uri la fel cum utilizează firmele mici subsite-uri. O firmă mică cu cerințe de securitate avansate și aptitudini tehnice puternice ar putea dori și să creeze o colecție de site-uri.

Aceleași informații partajate dintr-o colecție de site-uri se pot stoca la fel ca într-un site și subsite de echipă.

Video: Mutarea fișierelor în cloud

Urmăriți acest videoclip pentru a vedea cum să începeți rapid să vă stocați documentele în cloud. Treceți la pași.

Browserul nu acceptă redarea video. Instalați Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player sau Internet Explorer 9.

Pași: începeți să utilizați OneDrive pentru business și site-ul de echipă pentru stocarea fișierelor și colaborare online

Perioada estimată pentru finalizarea procesului: 5-10 minute

Fiecare persoană din firma dvs. care are Office 365 primește un spațiu de stocare OneDrive pentru business în cloud. Spuneți-le că ar trebui să stocheze aici fișierele de firmă, dacă ei sunt singurele persoane care trebuie să le utilizeze. De exemplu, ar putea stoca o propunere de proiect, notele lor de întâlnire sau scriptul pentru o demonstrație pe care o vor livra.

De asemenea, este important să le spuneți angajaților să își partajeze folderul OneDrive pentru business cu dvs. și cu colegii. Dacă angajații se îmbolnăvesc sau pleacă din firmă, este dificil să accesați fișierele stocate în OneDrive pentru business. Însă, dacă folderele OneDrive pentru business sunt partajate, puteți accesa fișierele oricând este necesar.

Iată cum obține fiecare persoană din echipa dvs. un cont OneDrive pentru business și își partajează folderul.

  1. Accesați https://portal.office.com pentru a vă conecta.

  2. Introduceți numele dvs. de utilizator și parola și selectați Conectare.

  3. În pagina de pornire Office 365, alegeți OneDrive.

    Din lansatorul de aplicații, alegeți dala OneDrive.

  4. În OneDrive pentru business, dacă aveți deja un folder Partajat cu toată lumea, deschideți-l. Acesta este locul în care membrii echipei ar trebui să își stocheze propriile documente de firmă din OneDrive pentru business. Alegeți Partajare și treceți la pasul următor.

    Sau, dacă nu aveți deja acest folder, alegeți Nou pentru a crea un folder nou. Denumiți-l Partajat cu toată lumea și alegeți Invitați persoane. Dacă nu vedeți Invitați persoane, faceți clic pe Creare, apoi faceți clic dreapta pe folderul nou și faceți clic pe Partajare.

    Alegeți folderul Partajat cu toată lumea din OneDrive

  5. În caseta Invitați persoane, tastați numele sau adresele de e-mail ale membrilor echipei care doriți să aibă acces la folder. Puteți include adresa dvs. de e-mail, pentru a obține o copie a mesajului de e-mail care va fi trimis persoanelor cărora le oferiți acces.

    Caseta de dialog pentru listarea adreselor de e-mail ale persoanelor cu care doriți să partajați folderul dvs. OneDrive pentru business.

  6. Selectați o setare de permisiune pentru folder, la Poate edita sau Poate vizualiza.

  7. Tastați un mesaj care să fie inclus în e-mailul trimis persoanelor pe care le invitați, pentru ca aceștia să știe că e-mailul include un link la fișierele de firmă partajate. Alegeți Creare. E-mailul este trimis imediat persoanelor pe care le invitați.

    Iată cum arată e-mailul când este trimis. Acesta include un link către folderul dvs. Partajat cu toată lumea, în partea de jos, astfel încât să poată fi accesat.

    Deschideți mesajul de e-mail și faceți clic pe Deschidere site web.

Perioada estimată pentru finalizarea procesului: 5-10 minute

Office 365 include un site de echipă de bază, cu câteva caracteristici care vă ajută să începeți lucrul. Doar persoanele din firma dvs. pot accesa acest site web intern.

Iată cum vă accesați site-ul de echipă:

  1. Fiind conectat încă la Office 365, în colțul din stânga sus al paginii, alegeți lansatorul de aplicații Pictograma lansator de aplicație Office 365 , apoi alegeți Site-uri.

    În colțul din dreapta sus al paginii, alegeți lansatorul de aplicații, apoi alegeți Site-uri.

  2. În pagina Site-uri, alegeți Site de echipă.

    Pentru a accesa site-urile de echipă, faceți clic pe Site-uri, apoi faceți clic pe Site-uri de echipă.

Veți vedea pagina de pornire a site-ului web de echipă intern, cu titlul implicit Site de echipă <numele firmei dvs.>. Această pagină de pornire include:

  • Dale la caracteristici, pentru a vă ajuta să începeți personalizarea site-ului de echipă.

  • Linkuri în partea stângă, pentru a naviga la alte zone din site-ul de echipă.

  • O bibliotecă de documente, pentru a începe să stocați și să partajați fișiere cu echipa dvs.

Pagina Site-uri de echipă inițială include dale la caracteristicile utilizate frecvent, pentru particularizarea site-ului dvs.

Perioada estimată pentru finalizarea procesului: 20 - 30 de minute pentru primele câteva fișiere

Pentru a vă ajuta să stocați și să partajați rapid fișierele, site-ul de echipă este livrat cu un loc de stocare a fișierelor. Acesta se numește Bibliotecă de documente și funcționează ca o bibliotecă obișnuită.

Aceștia sunt pașii:

  1. Pe pagina de pornire a site-ului de echipă, alegeți Documente din meniul de navigare din stânga. Veți accesa astfel Biblioteca de documente.

    Alegeți Bibliotecă de documente în meniul din stânga

  2. Fiind conectat încă la Office 365, deschideți Explorer din bara de Start sau din altă locație.

    Deschideți Explorer din bara Start sau din altă locație.

  3. Accesați fișierele pe care doriți să le încărcați pe site-ul de echipă.

    Alegeți Navigare pentru a naviga la fișierul de pe computer pe care doriți să îl încărcați pe site-ul de echipă.

  4. Selectați fișierele pe care doriți să le încărcați pe site-ul de echipă și glisați-le în biblioteca de documente.

    Exemplu de fișier încărcat în biblioteca de documente de pe site-ul dvs. de echipă.

    După ce ați terminat, fișierele vor fi stocate atât pe site-ul de echipă, cât și pe computer.

    O imagine a felului în care arată Biblioteca de documente, după ce încărcați fișiere în aceasta.

    Puteți șterge fișierele de pe computer. La pasul următor, Pasul 4: Sincronizați fișierele online cu PC-ul, veți crea o locație nouă pe computer pentru aceste fișiere.

    Dacă aveți numeroase fișiere sau fișiere mari de încărcat pe site-ul de echipă, citiți aceste sfaturi despre încărcarea fișierelor mari sau a mai multor fișiere într-o bibliotecă.

    Dacă aveți nevoie de mai mult spațiu de stocare, consultați Modificarea spațiului de stocare pentru abonament.

Perioada estimată pentru finalizarea procesului: 20 - 30 de minute pentru primele câteva fișiere

Acum, că aveți fișiere pe site-ul dvs. de echipă, puteți să le configurați să se sincronizeze cu computerul PC sau Mac. Astfel, puteți lucra la fișiere de pe PC sau Mac, nu din Internet Explorer, Chrome sau din alt browser. De asemenea, este util să aveți o versiune a fișierelor sincronizată pe computer, pentru situațiile când trebuie să accesați un fișier și nu sunteți conectat la internet.

După ce configurați fișiere de sincronizat cu computerul, când sunteți conectat la internet, acestea vor fi sincronizate automat la fiecare 10 minute.

Iată cum să sincronizați fișierele de pe site-ul dvs. de echipă cu desktopul:

  1. Pe pagina de pornire a site-ului de echipă, alegeți Documente din meniul de navigare din stânga. Nu puteți configura sincronizarea din pagina de pornire. Trebuie să deschideți biblioteca din meniul de navigare.

    Sfat : Când sincronizați fișiere de pe site-ul de echipă, sincronizați fiecare bibliotecă de documente de pe site, nu întregul site.

    Alegeți Bibliotecă de documente în meniul din stânga

  2. În biblioteca de documente, alegeți Sincronizare. Sau selectați fișierele individuale pe care doriți să le sincronizați.

    Alegeți fișierul, apoi alegeți Sincronizare.
  3. În caseta OneDrive pentru business, alegeți Sincronizați acum. (OneDrive pentru business este procesul ce efectuează sincronizarea.)

    Alegeți butonul Sincronizați acum pentru a începe sincronizarea fișierelor din site-ul de echipă pe desktop.
  4. Dacă se afișează apoi o solicitare de securitate, alegeți Se permite. Dacă vi se solicită să introduceți acreditările dvs. Office 365, introduceți ID-ul de utilizator Office 365, apoi parola. Când începe procesul de sincronizare, veți vedea această casetă de dialog:

    Veți vedea o imagine a casetei de dialog atunci când pornește sincronizarea.
  5. Alegeți Afișează fișierele mele pentru a vedea documentele în Windows Explorer. Puteți vedea fișierele de pe computer în folderul SharePoint. Bifa verde mică de lângă fișier indică faptul că este actualizat și a fost sincronizat cu versiunea de pe site-ul de echipă.

    Utilizați Explorer pentru a naviga la fișierul sincronizat de pe desktop. Acesta se află în folderul SharePoint.

    Note : 

    • Când sincronizați fișiere din OneDrive pentru business, acestea sunt amplasate pe desktop, în folderul dvs. OneDrive pentru business.

    • O captură de ecran ce ilustrează modul în care arată un fișier OneDrive pentru business în Explorer după ce l-ați sincronizat cu desktopul

  6. Accesați folderul dvs. SharePoint și deschideți fișierul. Efectuați modificări, apoi alegeți Salvare. Dacă sunteți conectat la internet, în partea de jos a ecranului veți vedea Se încarcă în SharePoint, un mesaj care indică faptul că fișierul se salvează pe site-ul de echipă. De asemenea, se salvează în același timp și pe desktop, în folderul SharePoint. Dacă primiți mesajul „Nu s-a reușit încărcarea”, încercați din nou. Uneori, salvarea poate fi întreruptă de o conexiune la internet instabilă.

    Imagine cu mesajul de stare pe care îl primiți atunci când un fișier este salvat pe site-ul de echipă.

    Felicitări! Ați terminat configurarea stocării fișierelor și a colaborării online pentru organizația dvs.

Cele mai bune practici pentru stocarea și partajarea fișierelor

  • Organizație non-profit mică: Puteți crea un site de echipă Office 365 pentru a stoca documentele partajate, astfel încât informațiile să fie amplasate și arhivate central. În acest mod, informațiile nu se pierd în timpul tranzițiilor de personal, de exemplu, când sunt transmise unui alt director. Creați un subsite de echipă Office 365 privat pentru a stoca fișierele pe care doriți să le păstrați private de restul echipei, cum ar fi documentele dvs. personale și financiare.

  • Proprietate exclusivă: utilizați OneDrive pentru business pentru a vă stoca propriile fișiere și a le partaja cu clienți, în funcție de situație.

  • Proprietate deținută în comun: Dacă firma este deținută de dvs. și de altă persoană, puteți utiliza în continuare OneDrive pentru business, dar va trebui să partajați fișierele direct cu celălalt proprietar și invers.

  • Firmele cu clienți sau parteneri externi care necesită acces la fișiere: Utilizați subsite-uri de echipă Office 365 pentru a stoca și a partaja documente destinate unui anumit client. Pentru că accesul la subsite este specific anumitor clienții și limitat la subsite, nu trebuie să vă faceți griji că un client va obține acces din greșeală la informațiile destinate altui client.

Atunci când stocați un fișier în OneDrive pentru business, acesta vă este accesibil doar dvs., cu excepția cazului în care îl partajați cu alte persoane. Atunci când partajați fișiere, puteți alege persoane individuale cu care să partajați sau puteți partaja cu toată lumea. De asemenea, puteți crea foldere separate în OneDrive pentru scopuri diferite, cum ar fi proiecte publice, personale sau individuale. Fiecare folder poate fi partajat cu altă persoană sau alt grup sau cu nimeni.

Pentru mai multe informații despre partajare, consultați Partajarea fișierelor și folderelor în OneDrive pentru business

Pentru a vedea cât spațiu de stocare mai aveți în OneDrive pentru business, consultați Gestionarea spațiului de stocare OneDrive pentru business.

Deși puteți încărca aproape orice format de fișier, unele fișiere pot să nu fie permise din două motive: securitatea și caracterele nevalide din numele fișierelor. Politicile de securitate OneDrive pentru business blochează anumite tipuri de fișiere și un set mic de caractere. Pentru mai multe informații despre formatele de fișier și caracterele nevalide care nu sunt permise, consultați Caractere și tipuri de fișiere nevalide în OneDrive pentru business.

Pașii următori

Suntem aici să vă ajutăm!

Dacă sunteți administrator Office 365, puteți să apelați asistența pentru clienți gratuit în orice moment.

Acest articol a fost actualizat ultima dată la 22 martie 2017 datorită feedbackului dvs.

Dacă aveți o întrebare sau o sugestie, spuneți-ne în caseta de comentarii de mai jos, ca să vă putem răspunde în actualizările viitoare ale acestui articol.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×