Configurarea caracteristicilor unei politici de gestionare a informațiilor

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Administratorii de site-uri pot avea acces la toate caracteristicile următoare sau numai la o parte a acestora, în funcție de caracteristicile de administrare a informațiilor care s-au activat în Administrarea centrală. De asemenea, este posibil să aveți caracteristici particularizate suplimentare, create special pentru organizația dvs.

Ce intenționați să faceți?

Deschideți pagina editare politică

Aflați despre caracteristici de politică de etichete

Adăugați etichete la o politică

Adăugarea de evenimente de auditare la o politică

Adăugarea de coduri de bare la o politică

Adăugarea caracteristicilor de conservare și de expirare element la o politică

Deschiderea paginii Editare politică

Puteți accesa pagina Editare politică de la o politică de colecție de site-ului sau a unei politici care a fost adăugat la un tip de conținut de site.

Deschiderea paginii Editare politică pentru o politică a colecției de site-uri

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-uri, faceți clic pe Acțiuni site, indicați spre Setări site, apoi faceți clic pe Se modifică toate setările de site.

  2. Pe pagina Setări Site , în secțiunea Administrare colecție de Site , faceți clic pe politici de colecție de site-ului.

  3. Selectați politica ale cărei caracteristici doriți să le configurați.

Deschiderea paginii Editare politică pentru o politică a tipului de conținut

  1. Pe pagina de pornire a colecției de site-uri, faceți clic pe Acțiuni site, indicați spre Setări site, apoi faceți clic pe Se modifică toate setările de site.

  2. Pe pagina Setări Site , în secțiunea galerii , faceți clic pe tipuri de conținut de Site.

  3. Selectați tipul de conținut asociat politicii, apoi faceți clic pe Setări politică de gestionare a informațiilor.

  4. Faceți clic pe definire o politică pentru a deschide pagina Editare politică pentru tipul de conținut.

Începutul paginii

Informații despre caracteristica politicii etichetei

Caracteristica politicii etichetei permite administratorilor de site-uri să creeze etichete uniforme pentru documentele 2007 Microsoft Office system. Etichetele sunt utile atunci când doriți să vă asigurați că informațiile despre proprietățile unui document sunt atașate acestuia în momentul imprimării lui. Proprietățile elementelor stocate în coloane, cum ar fi numele de fișier, autorul, data creării, starea, numele proiectului și informațiile de programare, se pot include într-o etichetă.

În mod implicit, etichete sunt afișate în antetul documentului; cu toate acestea, utilizatorii finali să inserați o etichetă de oriunde în document utilizând fila Inserare din Ediția Office 2007 programe, cum ar fi Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007și Microsoft Office PowerPoint 2007. Etichetele se aplică la toate documentele la care se aplică această politică.

Administratorii de politici au posibilitatea să determine următoarele atribute ale etichetelor:

  • Ce informații de inclus în eticheta, cum ar fi metadate definite în elementul coloane, cât și greu codificate textul și formatarea caracterelor. Etichete poate conține până la zece referințelor la coloană, fiecare dintre care poate fi până la 255 de caractere.

  • Formatul etichetei, incluzând înălțimea și lungimea ei generale, stilul de text, fontul și dimensiunea, sfârșiturile de linie și alineatele. În mod implicit, înălțimea etichetei este un inchi, dar această înălțime se poate seta de la 0,25 la 20 de inchi. Lățimea etichetei poate fi între 0,25 și 20 de inchi. Textul etichetei este întotdeauna centrat vertical în interiorul imaginii etichetei.

  • Dacă programele Ediția Office 2007 solicită utilizatorilor finali să insereze un tabel înainte de a salva sau imprima un document sau dacă eticheta se poate adăuga manual, la discreția utilizatorului final. De asemenea, utilizatorii au posibilitatea să șteargă o etichetă din document, dacă este necesar.

  • Dacă tot conținutul etichetei să fie blocat atunci când este adăugat pentru prima dată la un document sau dacă acesta să se actualizeze atunci când informațiile coloanei se modifică. Etichetele se blochează numai atunci când apar pe acestea toate metadatele obligatorii.

Începutul paginii

Adăugarea etichetelor la o politică

  1. Deschideți pagina editare politică pentru politica de la care doriți să adăugați etichete.

  2. Pe pagina Editare politică , în secțiunea Etichete , faceți clic pe Activare etichete.

  3. Pentru a vă asigura că se adaugă întotdeauna o etichetă la documente, bifați caseta de selectare Se solicită utilizatorilor să insereze o etichetă înainte de a salva sau a imprima.

    Notă : Toate setările se aplică la întreaga etichetă. Se poate să fie cazul să reglați formatarea textului sau dimensiunea etichetei, pentru a vă asigura că textul se afișează corect.

    Debifați această casetă de selectare dacă politica etichetei este opțională și dacă doriți ca utilizatorii finali să insereze manual etichetele în documente.

  4. Pentru a bloca o etichetă astfel încât aceasta să nu se modifice, chiar dacă informațiile din coloană se modifică, bifați caseta de selectare Se împiedică modificările la etichete după adăugarea acestora.

    Pentru a permite modificarea etichetelor atunci când se modifică setările din coloană, debifați această casetă de selectare.

  5. În caseta Format etichetă, tastați textul etichetei așa cum doriți să se afișeze.

    • Tastați numele coloanelor care să se afișeze și ordinea în care acestea să apară pe etichetă. Închideți numele coloanelor între paranteze unghiulare ({ }), așa cum se arată pe pagină.

    • Dacă doriți, aveți posibilitatea să tastați un identificator de coloană în afara parantezelor, așa cum se arată în exemplul de pe pagină.

    • Pentru a adăuga un sfârșit de linie la un tabel, tastați \n în caseta etichetă unde doriți să apară sfârșitul de linie.

    • Pentru a adăuga un alineat, tastați \t în câmpul etichetei în care să se indenteze textul.

  6. În secțiunea Aspect, selectați formatarea de text pentru etichetă. Asigurați-vă că utilizați un font și un stil de font care să fie disponibile în computerele utilizatorilor finali. Dimensiunea fontului afectează și cantitatea de text care se poate afișa pe etichetă.

  7. În secțiunea Dimensiune etichetă, tastați înălțimea și lățimea etichetei. Înălțimea etichetei poate avea în lungime între .25 și 20 de inchi, iar lățimea etichetei poate fi între .25 și 20 de inchi. Textul etichetei este întotdeauna centrat vertical în interiorul imaginii etichetei.

  8. Faceți clic pe Reîmprospătare pentru a examina conținutul etichetei.

    Asigurați-vă că textul corespunde înălțimii și lățimii specificate pentru etichetă. Textele mai mari decât eticheta nu se afișează.

    Notă : Valorile de coloană reale nu se afișează în examinare.

  9. Faceți clic pe OK pentru a aplica această caracteristică a etichetei la politică.

Depanarea etichetelor

Pentru a vă asigura că etichetele se imprimă corect, verificați următoarele:

  • Toate coloanele listate în formatul etichetă există în biblioteca de documente.

  • Conținutul etichetei nu are o lungime mai mare decât cea a etichetei.

  • Formatarea de text (cum ar fi stilul de font) este validă. Dacă parametrii de formatare nu sunt valizi sau fac referire la fonturi inexistente în sistemul clientului, se creează o etichetă, dar aceasta utilizează valorile de formatare implicite.

Dacă unele dintre valorile metadatelor solicitate în acest moment pentru etichetă nu sunt completate, se afișează un dialog de notificare care informează utilizatorii că unele metadate obligatorii pentru etichetă lipsesc. Pentru a adăuga metadatele lipsă, utilizatorii au posibilitatea să facă salt la Panoul informații document.

Începutul paginii

Adăugarea auditării evenimentelor la o politică

Caracteristica de audit a politicii colecției de site-uri permite firmelor să creeze și să analizeze auditările pentru documente și pentru elemente de listă care nu sunt documente, elemente precum liste de activități, liste de probleme, grupuri de discuții sau calendare. Caracteristica furnizează un jurnal de audit care înregistrează evenimente, cum ar fi momentul în care se vizualizează, se editează sau se publică un conținut etc. Când se activează auditarea într-o politică, administratorii de politici au posibilitatea să vizualizeze datele auditate în rapoarte de utilizare a politicilor în format Excel, care sintetizează utilizările curente. Aveți posibilitatea să examinați fiecare raport, pentru a fi la curent cu modul de utilizare a informațiilor din firmă. Rapoartele jurnal de audit ajută firmele să realizeze verificări asupra actualizării documentelor sau să investigheze probleme potențiale.

Jurnalul de audit cuprinde următoarele informații:

  • Numele evenimentului.

  • Data și ora evenimentului.

  • Numele de sistem al utilizatorului care efectuează acțiunea.

  • Deschideți pagina editare politică pentru politica de la care doriți să adăugați audit.

  • Pe pagina Editare politică , în secțiunea de Audit , bifați caseta de selectare Activare audit , apoi selectați casetele de selectare de lângă evenimentele pe care doriți să păstreze un audit fiabil pentru.

  • Faceți clic pe OK pentru a aplica această caracteristică de auditare la politică.

Atunci când este activat audit, evenimentele legate de elemente acoperite de această politică vor fi listate în jurnal. Pentru a vizualiza audit jurnale, pe pagina Setări Site , faceți clic pe rapoarte jurnal de Audit, apoi selectați raportul pe care ați configurat.

Notă : Auditările furnizează informații despre momentul când s-a modificat un element, dar nu arată și ce s-a modificat. Prin urmare, auditarea nu trebuie considerată instrument pentru versiune de document sau de copiere de rezervă.

Începutul paginii

Adăugarea codurilor de bare la o politică

Codurile de bare se utilizează îndeosebi la gestionarea înregistrărilor fizice, deoarece acestea furnizează o modalitate de urmărire a activelor nondigitale, cum ar fi documentele imprimate, dar și a elementelor fizice, cum ar fi produsele, prototipurile sau componentele hardware ale computerului. Spre deosebire de etichete, codurile de bare nu afișează informații despre elemente, prin urmare, este posibilă stocarea online a informațiilor sensibile și asocierea lor cu o imprimare sau cu elemente fizice, fără dezvăluirea informațiilor.

Atunci când coduri de bare sunt activate ca parte dintr-o politică, acestea sunt adăugate la proprietăți document și afișate în zona de antet a documentului la care se aplică un cod de bare. Cum ar fi etichete, coduri de bare pot, de asemenea, fie manual eliminat dintr-un document.

Aveți posibilitatea să specificați dacă să se solicite utilizatorilor să includă codul de bare în momentul salvării sau imprimării unui element sau dacă să se insereze manual codul de bare, utilizându-se fila Inserare din programele Ediția Office 2007.

Politica unui cod de bare generează coduri de bare standard de tip Cod 39. Fiecare imagine cod de bare include un text sub simbolul codului de bare, reprezentând valoarea codului de bare. Aceasta permite utilizarea datelor codului de bare chiar și atunci când nu este disponibilă scanarea componentelor hardware. Utilizatorii au posibilitatea să tasteze manual numărul codului de bare, în caseta de căutare Microsoft Office SharePoint Server 2007 pentru a localiza elementul pe un site.

  1. Pe pagina Editare politică , în secțiunea de coduri de bare , bifați caseta de selectare Activare coduri de bare .

  2. Pentru a solicita utilizatorilor să insereze aceste coduri de bare în documente, bifați caseta de selectare Se solicită utilizatorilor introducerea unui cod de bare înainte de salvare sau imprimare.

  3. Faceți clic pe OK pentru a aplica această caracteristică a codului de bare la politică.

Începutul paginii

Adăugarea caracteristicilor de reținere și de expirare a elementelor la o politică

Când este activată, politica de expirare caută în colecția de site-uri elementele care au depășit perioada de reținere. Ce se întâmplă cu aceste elemente depinde de modalitatea în care s-a configurat sistemul pentru a gestiona elementele care au depășit perioada de reținere. De exemplu, elementele se pot muta în coșul de reciclare, se poate porni un flux de lucru de expirare sau se poate efectua un proces particularizat.

Politica de expirare este activată pentru setarea unei perioade de reținere și a unei acțiuni de expirare.

  1. Deschideți pagina editare politică pentru politica de la care doriți să setați element de conservare și de expirare.

  2. Pe pagina Editare politică , bifați caseta de selectare Activare expirare pentru a stabili cum de a dispune de conținut care este gestionată de această politică.

  3. Selectați o opțiune a perioadei de reținere, pentru a specifica setarea momentului de expirare a documentelor. De asemenea, aceasta se poate exprima într-un flux de lucru separat sau într-o formulă de reținere particularizată.

    • Pentru a seta data de expirare pe baza unei proprietăți de dată, faceți clic pe o perioadă de timp pe baza proprietăților elementși selectați acțiunea și perioada de timp (zile, luni sau ani). Tastați un număr în caseta între liste pentru a defini perioada de timp.

      Note : 

      • Când creați o politică ce face parte dintr-un tip de conținut, aveți posibilitatea să selectați orice proprietate de dată definită în acel tip de conținut, pentru a o utiliza ca valoare de expirare.

      • Aceste opțiuni sunt disponibile numai atunci când creați o politică a colecției de site-uri.

    • Pentru a utiliza un flux de lucru sau o formulă de reținere particularizată pentru a determina expirarea, faceți clic pe Setare în mod programatic.

  4. Definiți acțiunile care doriți să aibă loc în momentul expirării documentului.

    • Pentru a activa o acțiune predefinită (cum ar fi ștergerea), faceți clic pe Efectuați această acțiune, apoi selectați o acțiune din listă.

    • Pentru a porni un flux de lucru de expirare, faceți clic pe Se pornește acest flux de lucru, apoi selectați numele fluxului de lucru.

      Notă : Această caracteristică este disponibilă numai dacă definiți o politică pentru un tip de conținut care are deja asociat un flux de lucru.

  5. Faceți clic pe OK pentru a aplica această caracteristică de expirare la politică.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×