Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente

Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Organizatorul de conținut este o caracteristică SharePoint care poate să gestioneze automat unele activități importante din bibliotecă. Acest lucru economisește timp și, de asemenea, vă poate ajuta să vă asigurați că biblioteca de documente este gestionată consecvent.

Ce poate face Organizatorul de conținut?

Organizatorul de conținut poate efectua automat următoarele activități:

  • Distribuie documente către biblioteci sau foldere diferite    De fapt, Organizatorul de conținut funcționează ca un paznic pentru documente. De fiecare dată când este încărcat un document, Organizatorul de conținut utilizează reguli create de dvs. pentru a determina unde trebuie să mute documentul. Apoi distribuie documentul către biblioteca sau folderul corect, care se poate afla într-o altă colecție de site-uri. Regulile se pot baza pe o combinație de tipuri de conținut și metadate.

  • Încarcă toate documentele către o bibliotecă de remitere    Puteți să configurați organizatorul de conținut pentru a plasa toate încărcate documente într-o bibliotecă de remitere, unde se poate introduce metadate și un proces de remitere finalizat.

  • Gestionează dimensiunea folderului   Puteți să configurați Organizatorul de conținut pentru a monitoriza numărul de elemente din foldere și pentru a vă asigura că folderele nu depășesc numărul de elemente specificat. În mod implicit, această limită este de 2500 de elemente, iar când apare elementul cu numărul 2501, Organizatorul de conținut creează automat un folder nou și amplasează documentul în el. Puteți să specificați numărul de elemente permise de Organizatorul de conținut într-un folder unic.

  • Gestionare remiterile dubluri    Atunci când un document este încărcat care există deja în bibliotecă, aveți posibilitatea să organizatorul de conținut, fie utilizați SharePoint versiuni sau modificați numele de fișier adăugând caractere unice. Acest lucru asigură că se păstrează un document existent și a dublare.

  • Menține jurnalele de audit    Organizatorul de conținut poate păstra jurnalele de audit despre un document stocate în document după ce acesta este distribuit.

Activarea Organizatorului de conținut pe un site

Pentru a efectua această activitate trebuie să aveți cel puțin permisiunea de Proprietar al site-ului.

Pentru a activa caracteristica Organizator de conținut pentru un site

  1. Navigați la site-ul pe care doriți să îl configurați.

  2. Faceți clic pe setări Pictograma Setări , apoi alegeți Setări Site din meniul vertical.

    Pentru SharePoint Online, faceți clic pe Setări Pictograma Setări , faceți clic pe conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. Pe pagina Setări Site , în grupul Acțiuni Site , faceți clic pe gestionare caracteristici site.

  4. Lângă numele caracteristicii Organizator de conținut, faceți clic pe Activare. Atunci când este activată caracteristica, se afișează cuvântulActiv în coloana Stare.

    butonul de activare conținut organzier

Configurarea Organizatorului de conținut pentru a distribui documente

Notă :  Trebuie să aveți cel puțin permisiunea Proprietar al site-ului pentru a configura Organizatorul de conținut.

  1. Navigați la site-ul în care doriți să configurați Organizatorul de conținut pentru a distribui automat documente la locații specificate.

  2. Faceți clic pe setări Pictograma Setări , apoi alegeți Setări Site din meniul vertical.

    Pentru SharePoint Online, faceți clic pe Setări Pictograma Setări , faceți clic pe conținut Siteși apoi faceți clic pe Setări Site.

  3. În grupul Administrare site, alegeți Setări organizator conținut.

    Notă :  Linkul pentru setările Organizatorului de conținut apare doar dacă această caracteristică este activată pentru site.

  4. În secțiunea Redirecționare utilizatori la Biblioteca de remitere, bifați caseta de selectare pentru a impune Organizatorul de conținut. Acest lucru îi redirecționează automat pe utilizatori către Biblioteca de remitere atunci când aceștia încearcă să încarce un document.

  5. În secțiunea Trimitere la alt site, bifați caseta de selectare dacă doriți să impuneți reguli de distribuire a documentelor la alt site.

  6. În secțiunea Partiționare folder, bifați caseta de selectare Se creează subfoldere după ce o locație țintă are prea multe elemente pentru a crea automat subfoldere atunci când o locație a depășit un număr specificat de elemente.

    • În caseta Număr de elemente dintr-un singur folder, tastați numărul de documente care pot fi stocate într-un folder înainte să se creeze unul nou.

    • În caseta Format nume folder, specificați convenția de denumire pentru orice foldere noi care se creează.

  7. În secțiunea Remiteri dublură, selectați dacă doriți ca dublurile să utilizeze caracteristica de gestionare a versiunilor sau dacă dublurile să aibă întotdeauna caractere unice adăugate la numele de fișier al elementului.

  8. În secțiunea Păstrare context, bifați caseta de selectare dacă doriți să salvați jurnale de auditare sau metadate ca intrare de auditare pentru elementul sau documentul remis.

  9. În secțiunea Managerii de regulă , introduceți numele de utilizator care sunt managerii de reguli din organizația dvs. Manageri de regulă trebuie să aibă acces de permisiuni gestionarea site-ul Web reguli Organizator conținut setarea pagină. Pentru mai multe informații, consultați crearea Organizator conținut regulilor pentru distribuirea documentelor.

  10. Bifați casetele de selectare potrivite pentru a se trimite automat mesaje de e-mail la managerii de reguli. Organizatorul de conținut poate trimite un mesaj de e-mail atunci când o remitere nu se potrivește cu o regulă sau când se remite orice conținut la Organizatorul de conținut.

    Notă : E-mailul trebuie configurat de administratorul SharePoint sau rețea pentru server sau un serviciu pentru aceste casete de selectare să fie activată.

  11. În secțiunea Puncte remitere introduceți informațiile despre alte site-uri sau software de mesagerie prin e-mail care pot trimite conținut la site-ul curent.

    Sfat :  Această secțiune vă furnizează adresa URL a serviciului web pentru a remite conținut pe site în cazul în care doriți să creați un flux de lucru sau o soluție particularizată pentru remiterea documentelor dintr-un sistem de e-mail.

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×