Cele mai bune practici când utilizați Calendarul Outlook

Cele mai bune practici când utilizați Calendarul Outlook

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Calendarul Outlook este integrat complet cu e-mailul, cu persoanele de contact și cu alte caracteristici. Această integrare face componenta Calendar una dintre cele mai populare caracteristici din Outlook. În acest articol, vă vom arăta cum să utilizați diverse funcții ale Calendarului. În plus, vă vom prezenta îmbunătățirile calendarului, menite în mod specific să vă facă experiența mai unitară.

Notă : Mai multe îmbunătățiri ale calendarului au fost adăugate la Outlook 2007 service pack. Din acest motiv, nostru foarte prima recomandare este că vă asigurați-vă să utilizați Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) sau o versiune mai recentă. Secțiunile de mai jos presupun că utilizați Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 sau Outlook 2016.

Redirecționarea solicitărilor de întâlnire

Dacă utilizați Outlook 2007, nu ar trebui să redirecționați solicitările de întâlnire. Acest lucru poate avea drept consecință întâlniri pierdute sau nepotrivite. În schimb, solicitați organizatorului întâlnirii să adauge participantul la solicitarea de întâlnire inițială.

Dacă utilizați Outlook 2010 sau mai noi și sunteți un participant de întâlnire, puteți redirecționa o întâlnire pentru altă persoană care utilizează Outlook 2010 sau mai noi utilizând caracteristica întâlnire înainte de notificare. Atunci când utilizați Outlook 2010 sau mai nou la redirecționați o întâlnire la o persoană care nu a fost invitat inițial la întâlnire, Outlook trimite o notificare înainte de întâlnire către organizatorul întâlnirii. Atunci când organizatorul primește o notificare de întâlnire, noi participantului este adăugat la organizatorul întâlnirii. Dacă existente participanți trebuie să știu că participant suplimentare a fost adăugat la întâlnire, apoi organizatorul trebuie să deschideți întâlnirea și trimiteți o actualizare de întâlnire tuturor participanților.

Notă : Dacă doriți să spuneți altor persoane știți despre o întâlnire, dar nu le invitați, pur și simplu glisați solicitarea de întâlnire din calendar pe pictograma corespondență din partea din stânga jos din Outlook. Acest lucru se deschide un mesaj de e-mail cu informații despre întâlnirea la care puteți să trimiteți. Rețineți că acest e-mail nu adaugă destinatarilor în întâlnire și conține numai informațiile despre întâlnire, cum ar fi data, ora, subiectul și agendă.

Pentru utilizatorii Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007, de asemenea, introdus întâlnire notificări de redirecționare ca parte din caracteristica Calendar operator. Dacă utilizați Outlook pentru a vă conecta la o cutie poștală la o organizație Exchange Server, comportamentul de notificare redirecționare întâlnire pot face obiectul setări Exchange, dacă ați configurat de administratorul Exchange. De exemplu, administratorul Exchange poate preveni notificare înainte de întâlnire la trimis domenii la distanță.

Recomandăm în general ca un participant să nu redirecționeze o întâlnire dacă acesta nu se află în aceeași organizație Exchange cu organizatorul, dacă nu se îndeplinesc toate condițiile următoare:

  • Participantul utilizează Microsoft Outlook 2010 sau o versiune mai recentă.

  • Administratorul Exchange al participantului permite trimiterea de notificări de redirecționare a întâlnirilor către domenii la distanță.

  • Organizatorul utilizează un client Microsoft Outlook.

În cazul unui participant care utilizează un sistem de corespondență decât Exchange, recomandăm în general să nu redirecționeze o întâlnire, dacă toate condițiile următoare sunt adevărate:

  • Participantul utilizează Microsoft Outlook 2010 sau o versiune mai recentă.

  • Organizatorul utilizează un client Microsoft Outlook.

Dacă din orice motiv Organizatorul nu primiți notificarea înainte de întâlnire, pe participanți întâlnire nu sunt adăugate la organizatorul întâlnirii. Dacă organizatorul întâlnirii se modifică ulterior și trimite o actualizare, actualizarea este trimis doar invitaților inițială. Participanți care au primit anterior redirecționate copie a întâlnirii, nu veți primi actualizarea.

Dacă limitările de mai sus puteți împiedica să cu succes și în mod unitar redirecționare invitațiilor la întâlnire, se recomandă să solicitați pur și simplu organizatorul întâlnirii pentru a adăuga participanți dorită. Este important să solicitați organizatorul întâlnirii pentru a adăuga participanți dorită, dacă nu sunteți sigur că atât de și dorită participanți mediile îndeplinesc condițiile de mai sus.

Notă :  Delegații Outlook nu primesc notificări de redirecționare a întâlnirii.

Procesați toate solicitările și anulările de întâlniri

Deși puteți să ștergeți o solicitare de întâlnire direct din Inbox, ar trebui să proceseze în mod corespunzător solicitarea de întâlnire, fie acceptarea sau refuzarea-l. Se utilizează întotdeauna eliminare din Calendar comanda pentru a procesa anulările de întâlniri din Inbox. Evitați procesare întâlniri direct din modul de Calendar.

Lucrul cu întâlnirile recurente

Setați datele de sfârșit și limitați numărul de apariții

Outlook vă ajută să programați o întâlnire care are mai multe apariții normal. Vă recomandăm să că întotdeauna ce setați o dată de sfârșit și limitați serie repetitivă la un anumit număr de apariții. Întâlniri recurente, cel mai probabil va necesita modificări la un moment dat. De exemplu, participanții vor fi adăugate la sau eliminat dintr-un singur eveniment sau locația întâlnirii sau ora se va schimba din cauza concediu date sau situații neprevăzute. Outlook salvează fiecare dintre aceste modificări unic ca o excepție de întâlnire. Întâlniri cu un număr foarte mare de excepții rezultat dintr-o serie de întâlniri care este greu să gestionați. În plus, puteți introduce un comportament neașteptat. Puteți să creați întotdeauna o serie nouă de întâlnire atunci când se termină cel curent. Atunci când gândesc la numărul de apariții, luați în considerare frecvența respectivă. În perioada de un an, o întâlnire de două ori săptămânal va avea aproximativ 90 aparițiile mai mult decât o întâlnire lunar în această perioadă.

Terminarea unei întâlniri recurente înaintea datei de sfârșit inițiale

Chiar dacă puteți să anulați o întâlnire recurentă, o opțiune mai bună este să modificați data de sfârșit a seriei. Acest lucru vă permite dvs. și participanților să păstrați o înregistrare a întâlnirilor din trecut. Dacă anulați cu totul întâlnirea recurentă, istoricul respectiv se va pierde. Cea mai bună opțiune este să stabiliți o nouă dată de sfârșit, apoi să trimiteți actualizarea tuturor participanților. Aceasta încheie mai devreme seria întâlnirilor, menținând o înregistrare a întâlnirilor anterioare.

Notă : Dacă ajunge la începutul seria de întâlniri, excepții asociate cu întâlniri recurente sunt pierdute. Pentru a afla mai multe despre excepții, consultați "datele de sfârșit setarea și pentru a limita numărul de apariții" de mai sus.

Pentru mai multe informații despre anularea tuturor întâlnirilor viitoare dintr-o serie, consultați: Anularea tuturor întâlnirilor viitoare dintr-o serie

Schimbarea organizatorului

Outlook nu oferă o modalitate de a schimba organizatorul întâlnirii. Pentru a schimba organizatorul unei întâlniri recurente, încheiați întâlnirea recurentă. Pentru aceasta, setați o dată de sfârșit anterioară și trimiteți actualizarea tuturor participanților. După ce terminați acest pas, noul organizator ar trebui să creeze o nouă întâlnire recurentă.

Pentru mai multe informații despre setarea unei date de sfârșit anterioare, consultați anularea unei întâlniri.

Evitați utilizarea unei întâlniri recurente pentru a partaja atașări

Atașările sporesc complexitatea excepțiilor pentru întâlnirile recurente. Fiecare excepție are propria copie a atașărilor. Pe măsură ce sunt adăugate excepții la întâlnirile recurente, se creează noi copii ale atașărilor. Dacă efectuați modificări la un set de atașări, aceste modificări nu se propagă pentru celelalte excepții. Dacă este necesar ca toți participanții să aibă cea mai recentă copie a modificărilor pentru orice întâlnire dată, partajați documentele prin intermediul unui serviciu de partajare, cum ar fi OneDrive. Utilizatorii din întreprinderi pot beneficia de SharePoint sau de alt server de fișiere partajate în rețea.

Evitați copierea întâlnirilor

Prin proiectare, Outlook elimină toate legăturile dintre o întâlnire copiată și inițială la întâlnire. Acest lucru vă ajută să preveniți apariția inconsistențelor. Versiunile mai noi de Outlook adăugarea șirul text "copie:" în subiect. Acest lucru vă ajută să identificați copii de întâlnire.

Acțiuni legate de întâlniri copiate yield rezultate neașteptate, astfel încât vă recomandăm să evitați copierea întâlnirilor. Acest lucru se aplică la atât întâlnirile copiată dintr-un alt utilizator calendar, precum cele copiat de la un alt folder de calendar pe care îl dețineți.

Pentru mai multe informații despre modul de a muta întâlnirile pe care le-ați organizat în alt folder de calendar, consultați:

Cum se mută întâlnirile Outlook fără a pierde opțiunea "trimitere actualizare"

Întrețineți dispozitivele care se conectează la calendarul dvs.

Asigurați-vă că orice dispozitiv care se conectează la calendarul are toate cele mai recente actualizări instalate. Unele dispozitive utilizează Exchange ActiveSync pentru a sincroniza Calendar și alte foldere. Aceste dispozitive includ Windows Phone, Windows RT, Apple iOS și Android dispozitive. Dispozitive de BlackBerry Research In Motion (RIM) și altele, de asemenea, puteți sincroniza cu calendarul.

Pentru mai multe informații despre unele dintre problemele cunoscute, consultați: probleme curente cu Microsoft Exchange ActiveSync și dispozitivele terțe.

Notă : În unele cazuri, mai multe Outlook clienți și dispozitive poate modifica elementele în același timp, care se pot prezenta conflicte. Pentru a minimiza riscul, proces nu același element pe două sau mai multe dispozitive sau clienții într-un interval relativ scurte de timp.

Întrețineți programele de completare care se integrează cu Outlook

Cele mai, dacă nu toate, programe de completare Outlook acces la date Outlook. Un program de completare se pot modifica un element Outlook care le editați în același timp, dacă în Outlook sau pe un alt dispozitiv. Acest lucru poate introduce conflicte. Pentru a minimiza riscul, asigurați-vă pentru a instala cele mai recente actualizări pentru orice completare sau programele care se integrează cu Outlook. Dezinstalarea sau a dezactiva oricare dintre aceste programe de completare care nu utilizați sau care nu trebuie să se integreze cu Outlook și.

Notă : În unele cazuri, mai multe Outlook clienți și dispozitive poate modifica elementele în același timp, care se pot prezenta conflicte. Pentru a minimiza riscul, proces nu același element pe două sau mai multe dispozitive sau clienții într-un interval relativ scurte de timp.

Recomandări suplimentare pentru utilizatorii Microsoft Exchange

Lucrul într-un scenariu manager/delegat

Dacă organizația dvs. permite acest lucru, configurați Outlook pentru a vă conecta la cutia poștală Exchange utilizând Modul cached Exchange. Acest lucru oferă o performanță optimă.

Versiunile mai noi de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage și Microsoft Outlook for Mac cuprind numeroase îmbunătățiri ale caracteristicii de delegare. Pentru mai multe informații despre aceste versiuni, consultați:

Outlook delegare caracteristica în versiunile mixte de Microsoft Outlook și Entourage

Limitați numărul de delegați

Outlook nu limitează numărul de delegați pe care îi puteți adăuga. Totuși, vă recomandăm să acordați permisiuni Editor doar unui singur delegat. Aceasta vă permite să urmăriți cum și când este procesată o întâlnire. Luând în considerare faptul că un delegat poate utiliza mai multe dispozitive pentru a accesa datele dvs., a avea mai mulți delegați cu permisiuni Editor îngreunează foarte mult aflarea motivelor pentru care întâlnirile lipsesc sau sunt depășite.

Chiar dacă puteți doar acorda permisiuni Editor un delegat, evitați adăugarea unui număr mare de delegați cu permisiuni de recenzent sau un colaborator . Aceasta este că adăugarea unui număr mare de delegați poate eșapament alte resurse. De exemplu, poate fi contactat limita de dimensiune pentru reguli de date. Atunci când adăugați un delegat, modificări diferite au loc:

  • Outlook aplică permisiuni în folderele relevante.

  • Atributul PublicDelegates din Active Directory este actualizat pentru a-i adăuga delegatului permisiuni „Trimitere în numele”.

  • Outlook adaugă delegatul la o regulă de redirecționare pentru cutia poștală a managerului. Aceasta redirecționează solicitările de întâlnire către delegat.

  • Outlook salvează informații suplimentare despre delegat în cutia poștală a managerului.

Fiecare dintre aceste componente poate avea limite diferite. Apropierea de aceste limite poate afecta performanța și stabilitatea.

Note : 

  • În timpul dezvoltării și testării produsului, Microsoft a utilizat un număr maxim de patru (4) delegați. În plus, delegații au utilizat doar Outlook. Dispozitivele nu au fost incluse în testare.

  • Dacă delegatul cu permisiuni Editor trebuie înlocuit fie temporar, fie pe o perioadă nedeterminată, modificați permisiunile din Editor la Recenzent sau fără. Apoi acordați permisiunile Editor delegatului nou sau de rezervă.

Consultați și

Informații despre instrumentul de analiză a configurării Office

Informații despre Calendar verificarea instrument pentru Outlook (CalCheck)

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×