Bibliotecile de documente SharePoint II: Totul despre extragere

Prezentare generală

Pictograma de extragere

Firma dvs. utilizează un site Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007? Dacă da, trebuie să urmați al doilea curs despre bibliotecile de documente. Veți învăța cum să extrageți un fișier astfel încât numai dvs. să aveți posibilitatea să lucrați la el. De asemenea, veți învăța cum să arhivați fișierele, plus alte detalii utile.

Nu aveți ediția 2007 Office? Aveți posibilitatea să descărcați o variantă de încercare gratuită de 60 de zile sau să cumpărați acum.

După terminarea acestui curs veți ști să:

  • Aflați de ce este necesar să extrageți și să arhivați un fișier.

  • Extrageți și arhivați un fișier

  • Aflați unde este stocat un fișier atunci când îl extrageți.

Acest curs include:

  • O lecție în ritm propriu.

  • Un scurt test la sfârșitul fiecărei lecții; testele nu sunt notate.

  • O Cartelă de referințe rapide pe care o obțineți în urma cursului.

Ar trebui să știți să adăugați și să editați fișiere într-o bibliotecă SharePoint sau urmați cursul Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor.

Firma dvs. utilizează un site Windows SharePoint Services 3.0 sau Microsoft Office SharePoint Server 2007? Dacă da, trebuie să urmați al doilea curs despre bibliotecile de documente. Veți învăța cum să extrageți un fișier astfel încât numai dvs. să aveți posibilitatea să lucrați la el. De asemenea, veți învăța cum să arhivați fișierele, plus alte detalii utile.

Pentru a afla mai multe despre acest curs, citiți textul în acest curs, Obiective și Despre acest curs sau căutați în cuprins. Apoi faceți clic pe Următorul pentru a începe prima lecție.

Cum se extrag și se arhivează fișierele

Mâini atingând fișiere dintr-o bibliotecă

Extragerea este importantă atunci când bibliotecile devin aglomerate.

Când dvs. și colegii vă veți obișnui să lucrați cu biblioteca SharePoint, aceasta va deveni un centru înfloritor de activitate. Toți vor deschide și edita fișiere tot timpul! Ca urmare, lucrurile pot deveni confuze dacă mai multe persoane încearcă să editeze un singur fișier în același timp.

Întotdeauna se poate face clic pe numele fișierului și alege Editare, după cum s-a explicat în cursul Bibliotecile de documente SharePoint I: Introducere în partajarea fișierelor. Dar în situații de utilizare intensă ca acestea, dacă trebuie să lucrați la un fișier mai mult de 15 minute, recomandăm să extrageți mai întâi fișierul. Acesta îl va rezerva pentru dvs., astfel încât alte persoane să nu îl poată modifica în timp ce lucrați la el.

Există și alte avantaje pe care le va explica acest curs.

Faceți clic pe Următorul pentru a afla totul despre extragere.

Procesul general

Fișier extras de către o persoană, fișier la care se lucrează, fișier arhivat

Cum funcționează extragerea.

Cum funcționează extragerea unui fișier pentru a fi utilizat în Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007? Iată o explicație generală.

1. Extrageți fișierul. În acest moment, fișierul este rezervat astfel încât numai dvs. să lucrați la el.

2. Editați și salvați. Editați fișierul făcând clic pe numele său în bibliotecă. Când se deschide fișierul, lucrați la el și salvați de câte ori aveți nevoie. Cu toate acestea, atunci când salvați, modificările dvs. nu vor apărea încă altor persoane.

3. Arhivați fișierul. Când arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările și vor avea posibilitate să editeze fișierul.

Cum se extrage și se arhivează un fișier

[Untitled] Solicitarea utilizatorului de a arhiva un fișier înainte de a-l închide

Animație despre cum se arhivează un fișier.

Pentru a extrage un fișier astfel încât acesta să fie utilizat în Word 2007, Excel 2007 sau PowerPoint 2007, plasați indicatorul peste numele fișierului, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți clic pe Verificare la ieșire. Apoi editați fișierul făcând clic pe numele său. Când închideți în final fișierul, vi se va solicita să îl arhivați.

Dar să vedem cum funcționează. Cristina Potra trebuie să editeze acest document Strategie de marketing Contoso. Pentru că alte persoane pot încerca să editeze documentul în același timp, ea îl va extrage înainte să îl editeze. Faceți clic pe Redare pentru a vedea cum procedează.

Unde este amplasat fișierul

Indicator făcând clic pe comanda Verificare la ieșire, apoi făcând clic pe caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale

Caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale determină locul unde este amplasat fișierul.

Poate că vă întrebați: „Unde este amplasat fișierul când este extras?” Bună întrebare.

Dacă bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale afișată în această imagine, fișierul va fi stocat în computer. Vom descrie locația exactă imediat.

Dacă nu bifați această casetă de selectare, fișierul va rămâne pe server cât timp este extras.

În ambele situații, fișierul va fi rezervat pentru dvs., iar modificările pe care le efectuați nu vor fi văzute de alții decât după ce îl arhivați. Însă, dintre cele două opțiuni, recomandăm să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. De ce? Faceți clic pe Următorul pentru a afla răspunsul.

Extragere cu ajutorul folderului Ciorne SharePoint

Fișier extras într-un folder, fișier la care se lucrează, fișier arhivat

Extragere cu ajutorul folderului Ciorne SharePoint.

Iată procesul de bifare a casetei de selectare Utilizare folder ciorne locale:

1. Când extrageți fișierul, acesta va fi stocat într-un folder din computer. Dacă utilizați Microsoft Windows XP, acesta este extras în Documentele mele\My SharePoint Drafts. Iar în Windows Vista, acesta este extras în Documente\Ciorne SharePoint. Acest lucru poate fi foarte util când folosiți un laptop. Aveți posibilitatea să lucrați cu fișierul în timp ce călătoriți, chiar dacă nu aveți o conexiune Internet cu biblioteca.

2. Când editați și salvați fișierul, modificările se vor salva în folderul Ciorne, nu în bibliotecă. În plus, veți observa că salvarea fișierului va fi mult mai rapidă, deoarece nu se efectuează printr-o conexiune la Internet.

3. Când arhivați fișierul, alte persoane vor vedea modificările. Și fișierul va fi disponibil pentru ca alte persoane să lucreze la el.

Pe scurt, recomandăm să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. Aceasta vă permite să călătoriți cu fișierul și accelerează procesul de salvare a acestuia.

Pentru utilizatorii Windows Vista

Mesaj de eroare Windows Vista explicând faptul că nu se pot extrage fișierele în folderul de ciorne locale

Utilizatorii Windows Vista vor primi, probabil, un mesaj de eroare când bifează caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale.

Un lucru pe care utilizatorii Windows Vista trebuie să îl cunoască: dacă încercați să bifați caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale, este posibil să vedeți acest mesaj de eroare.

Aveți posibilitatea să faceți clic pe OK și să extrageți în continuare fișierul. Dar acesta nu va fi extras în folderul Ciorne SharePoint. Aceasta înseamnă că nu obțineți avantajul de a edita fișierul offline. În schimb, trebuie să aveți în permanență o conexiune Internet la bibliotecă pentru a edita fișierul.

Dacă aveți încredere în biblioteca cu care lucrați (de exemplu, dacă este o bibliotecă din firma dvs. și aveți încredere în fișierele stocate acolo), aveți posibilitatea să adăugați URL-ul site-ului SharePoint în lista de site-uri de încredere din Internet Explorer. Dacă faceți acest lucru, veți elimina mesajul de eroare pentru acest site. Informații despre cum să procedați se află în Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

Altă modalitate de a arhiva un fișier

Clic pe comanda Verificare la intrare

Altă modalitate de a arhiva un fișier.

Probabil ați remarcat în animație că i s-a solicitat Cristinei să arhiveze fișierul după ce l-a închis. Acest lucru este foarte convenabil; însă, dacă ați extras un fișier în folderul local de ciorne și nu aveți o conexiune Internet la bibliotecă, nu vi se va solicita să arhivați fișierul.

Ce faceți în această situație? Simplu: îl arhivați după ce restabiliți conexiunea Internet la bibliotecă, de exemplu, când reveniți la birou. Și faceți aceasta utilizând browserul Web. Plasați indicatorul peste fișierul din biblioteca de documente, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi pe Verificare la intrare.

Notă    De asemenea, după ce reveniți la birou, aveți posibilitatea să deschideți fișierul, apoi să îl închideți. Vi se va solicita atunci să îl arhivați.

Important    Nu va apărea niciun memento automat care să vă amintească să arhivați un fișier. Așa că, aveți grijă să vă amintiți acest lucru când reveniți la birou.

Ce văd alți utilizatori atunci când un fișier este extras

Cursor indicând spre pictograma de extragere, SfatEcran arătând că Cristina Potra extrage un fișier

O pictogramă de extragere apare atunci când o persoană extrage un fișier. Plasați indicatorul peste pictogramă pentru a vedea cine l-a extras.

Ce văd utilizatorii atunci când un fișier este extras? Aceștia văd pictograma de extragere care apare pentru fișier, afișând un pătrat verde cu o săgeată albă. În imagine, vedeți că fișierul Strategie de marketing Contoso a fost extras. Dacă poziționați mouse-ul peste o pictogramă de extragere, veți vedea cine a extras fișierul. În acest caz, Cristina Potra extrage fișierul.

Ce se întâmplă dacă utilizatorii încearcă să editeze acest fișier, oricum? Ei primesc mesajul „Fișier în uz”, care explică faptul că fișierul este blocat pentru editare de către Cristina. Ei îl pot deschide doar în citire, însă vor vedea versiunea anterioară celei la care lucrează Cristina.

Când vă răzgândiți

Clic pe comanda Se renunță la Verificare la ieșire

Cum se renunță la extragerea unui fișier.

Imaginați-vă că extrageți un fișier și că lucrați la el un timp. Apoi vă gândiți că modificările nu sunt atât de bune cum ați crezut inițial. Așa că acum doriți ca fișierul să revină la forma la care era înainte să îl extrageți. Acest lucru se face simplu, fără a fi necesar să anulați toate modificările din document.

Cum? Anulați extragerea. Plasați numai indicatorul peste fișier, faceți clic pe săgeata în jos care apare, apoi faceți clic pe Se renunță la Verificare la ieșire. Fișierul va reveni la forma dinaintea extragerii.

Unele biblioteci cer extragere

Indicator făcând clic pe fișier, comanda Verificare la ieșire și Editare

Apare o mică modificare la această casetă de dialog dacă o bibliotecă cere extragerea.

Uneori, persoanele responsabile cu site-ul dvs. configurează o bibliotecă ce solicită să extrageți întotdeauna fișierele. Cum veți afla aceasta? Are loc o mică modificare atunci când încercați să editați fișierul. Veți vedea că opțiunea de a edita fișierul s-a modificat în Verificare la ieșire și Editare.

Această configurare se utilizează de obicei în multe organizații. De fapt, este posibil ca firma dvs. să aibă librării configurate astfel și ca dvs. să fi extras fișierele fără să vă dați seama de aceasta.

Versiunea este importantă

Pagina de pornire a site-ului SharePoint

Un exemplu tip de site Windows SharePoint Services 3.0 sau Office SharePoint Server 2007.

Rețineți, acest curs descrie doar modul în care funcționează bibliotecile în Windows SharePoint Services 3.0 și Microsoft Office SharePoint Server 2007. Dacă extrageți un fișier și utilizați o versiune anterioară, veți observa anumite diferențe.

Cum aflați ce versiune aveți? Aceasta este o întrebare obișnuită. Întrebați persoana responsabilă cu site-ul. Dacă dvs. sunteți această persoană, întrebați atunci persoana care a configurat serverul. Cel mai probabil, această persoană se află în departamentul IT.

Răspundeți la următorul test pentru a fi sigur că înțelegeți materialul prezentat. Răspunsurile dumneavoastră sunt confidențiale și nu sunt notate.

Care dintre următoarele reprezintă un motiv bun de a extrage un fișier?

Trebuie să efectuați o modificare rapidă într-un fișier, care va dura cinci minute sau mai puțin.

Ne pare rău, nu. Dacă sunteți sigur că va dura numai câteva minute, nu este necesar să îl extrageți. Încercați din nou.

Când trebuie să efectuați o ajustare rapidă a unui fișier, care va dura numai cinci secunde.

Nu, nu este corect. Dacă sunteți sigur că veți lucra la un fișier numai câteva secunde, nu este necesar să îl extrageți. Încercați din nou.

Când doriți să fiți sigur că alții pot modifica în continuare documentul în timp ce îl aveți deschis.

Nu, chiar dimpotrivă. Încercați din nou.

Când trebuie să efectuați o modificare în fișier, care va dura mai mult de 15 minute.

Corect. Aceasta este situația exactă în care utilizați extragerea.

Care dintre următoarele reprezintă un motiv bun de a extrage un fișier?

Când trebuie să vă asigurați că numai dvs. aveți posibilitatea să efectuați modificări înainte de a-l arhiva.

Corect. Extragerea rezervă fișierul pentru dvs., astfel încât nicio altă persoană să nu îl poată modifica în timp ce lucrați la el.

Când trebuie să vă asigurați că numai șeful dvs. poate efectua modificări la fișier înainte să îl arhiveze.

Nu, extragerea este o acțiune pe care o faceți pentru dvs., nu pentru alte persoane. Încercați din nou.

Când trebuie să inspectați fișierul cu atenție fără a fi necesar să îl modificați.

Incorect. Continuați să încercați.

Când doriți ca fișierul să fie modificat simultan de mai multe persoane în exact aceeași secundă.

Incorect. Din păcate, nu se poate ca mai multe persoane să modifice un fișier exact în același timp. Încercați din nou.

Ovidiu are Windows XP și utilizează o bibliotecă care are următorul URL:

http://contoso/vânzări/foiprețuri/

Când extrage o foaie de calcul, acesta selectează Utilizare folder ciorne locale.

Unde va fi stocat fișierul în timp ce este extras?

http://contoso/vânzări/foiprețuri/foiprețuri.

Incorect. Aici ar fi fost stocat fișierul dacă el nu ar fi bifat caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale. Încercați din nou.

http://contoso/foidecalcul/Ciorne%20SharePoint.

Incorect. Fișierul nu este extras pe server; este extras în altă locație. Încercați din nou.

Documentele mele\Ciorne SharePoint.

Corect.

Documente\Ciorne SharePoint.

Nu, nu este corect, dar erați pe-aproape. Aici ar fi fost stocat fișierul dacă Ovidiu ar fi utilizat Windows Vista. Încercați din nou.

Care dintre următoarele reprezintă o modalitate de a arhiva un fișier utilizând Word 2007?

Închideți fișierul.

Corect. Este vorba pur și simplu de închiderea fișierului. Apoi vi se va solicita să arhivați fișierul. În cazul în care aveți o conexiune Internet la bibliotecă.

În meniul Fișier, faceți clic pe Verificare la intrare.

Nu, ne pare rău, răspunsul este incorect. Arhivarea se face altfel. Încercați din nou.

Faceți clic cu butonul din dreapta pe fișier în Ciorne SharePoint, apoi faceți clic pe Verificare la intrare când vi se solicită.

Incorect. Cu siguranță, aveți totuși posibilitatea să faceți dublu clic pe un fișier în Ciorne SharePoint, dacă doriți. Acesta s-ar deschide și ați lucra cu el, l-ați salva etc. Dar nu vi s-ar solicita să îl arhivați atunci când faceți clic cu butonul din dreapta pe el. Încercați din nou.

Faceți dublu clic pe fișier în folderul Ciorne SharePoint.

Incorect. Cu siguranță, aveți totuși posibilitatea să faceți dublu clic pe un fișier în Ciorne SharePoint, dacă doriți. Acesta s-ar deschide și ați lucra cu el, l-ați salva etc. Dar nu astfel se arhivează. Încercați din nou.

Ați extras un fișier pe laptop. Ați făcut câteva călătorii, apoi ați revenit la birou, unde ați restabilit conexiunea Internet la bibliotecă. Care dintre următoarele reprezintă o modalitate de a arhiva un fișier?

Din browserul Web, deplasați-vă la bibliotecă. Plasați indicatorul peste numele fișierului, faceți clic pe săgeata în jos și faceți clic pe Verificare la intrare în meniu.

Corect. Aceasta este modalitatea de a arhiva un fișier după ce ați lucrat la el offline.

În Word, deplasați-vă la fila Pornire. Plasați indicatorul peste numele fișierului, apoi faceți clic pe Verificare la intrare.

Nu, ne pare rău. Comanda Verificare la intrare nu este disponibilă din fila Pornire. Încercați din nou.

În Windows, faceți clic cu butonul din dreapta pe fișier în Ciorne SharePoint, apoi faceți clic pe Verificare la intrare.

Incorect. Comanda Verificare la intrare nu este disponibilă aici. Încercați din nou.

În Windows, faceți dublu clic pe fișier în folderul Ciorne SharePoint.

Incorect. Comanda Verificare la intrare este disponibilă în altă parte, nu în Ciorne SharePoint. Încercați din nou.

Utilizați Windows Vista și primiți un mesaj de eroare când extrageți un fișier. Mesajul de eroare explică faptul că nu se poate utiliza folderul local de ciorne. Pentru a elimina acest mesaj de eroare, trebuie să adăugați site-ul în:

Lista de preferințe terțe.

Incorect. Nu există nicio listă de preferințe terțe. Încercați din nou.

Lista de site-uri de încredere.

Da, este corect. Pentru a citi cum să procedați, consultați Cartela de referințe rapide de la sfârșitul acestui curs.

Preferințe sau semne de carte, în funcție de browserul pe care îl utilizați.

Incorect. Este întotdeauna o idee bună să adăugați biblioteca la preferințele sau semnele de carte ale browserului Web. Dar aceasta nu va elimina mesajul de eroare. Încercați din nou.

Folderul Ciorne SharePoint din Windows Vista.

Incorect. Acesta nu este un loc în care să adăugați un site. Este un loc de stocare a fișierelor. Încercați din nou.

Feedback

Cartelă de referințe rapide

Consultați și

Cum se extrage un fișier pentru a fi utilizat în Microsoft® Office Word, Office Excel® sau Office PowerPoint® 2007

  1. Deplasați-vă la bibliotecă tastându-i URL-ul în browserul Web.

  2. Indicați spre numele fișierului pentru a afișa o săgeată în jos.

  3. Faceți clic pe săgeata în jos, iar în meniul care apare faceți clic pe Verificare la ieșire.

    Note    

    • Pictograma pentru fișier se va transforma în pictograma de extragere, afișând un pătrat verde cu o săgeată albă.

    • Dacă doriți să lucrați offline cu fișierul pe computer, asigurați-vă că ați bifat caseta de selectare Utilizare folder ciorne locale.

  4. Apoi, pentru a edita fișierul, faceți clic pe numele acestuia, apoi pe OK.

Cum se arhivează un fișier Word, Excel sau PowerPoint 2007

  1. Asigurați-vă că aveți o conexiune Internet la bibliotecă.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • Închideți pur și simplu fișierul după ce terminați de lucrat la el. Vi se va solicita să îl arhivați.

    • Deplasați-vă la bibliotecă tastându-i URL-ul în browserul Web. Indicați spre numele fișierului, faceți clic pe săgeata în jos, apoi faceți clic pe Verificare la intrare.

Cum se elimină extragerea

  1. Deplasați-vă la bibliotecă tastându-i URL-ul în browserul Web.

  2. Indicați spre numele fișierului pentru a afișa o săgeată în jos.

  3. Faceți clic pe săgeata în jos, iar în meniul care apare faceți clic pe Se renunță la Verificare la ieșire.

Cum adăugați site-ul SharePoint în lista de site-uri de încredere

  1. Deplasați-vă la site-ul SharePoint utilizând browserul Web.

  2. Faceți clic pe fila Pornire în colțul din stânga sus.

  3. În browserul Web, faceți clic pe Instrumente, apoi pe Opțiuni Internet.

  4. Faceți clic pe fila Securitate, apoi pe Site-uri de încredere.

  5. Faceți clic pe Site-uri.

  6. Site-ul Web ar trebui să fie afișat în câmpul Adăugați la zonă acest site Web. Dacă nu este afișat, tastați adresa paginii de pornire.

  7. Faceți clic pe Adăugare.

  8. Dacă site-ul nu este unul sigur (mai exact, dacă adresa Web sau URL-ul nu încep cu HTTP), debifați caseta de selectare Se verifică serverele (https:) pentru toate site-urile din această zonă.

  9. Faceți clic pe Închidere.

Se aplică la: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007



Au fost utile aceste informații?

Da Nu

Cum putem îmbunătăți?

255 caractere ramase

Pentru a vă proteja confidențialitatea, nu includeți informații de contact în feedback. Revizuiți Politică de confidențialitate.

Vă mulțumim pentru feedback!

Resurse de asistență

Modificați limba