După ce ați finalizat un proiect, probabil că nu veți mai avea nevoie de acces imediat la acesta și poate doriți să-l ascundeți de afișare în Centru proiect și în vizualizările Activitatea mea a membrilor echipei. Arhivarea și ascunderea proiectelor finalizate reduce "aglomerația" din aceste vizualizări și îi împiedică pe utilizatori să efectueze modificări în proiecte care nu mai sunt active.
Există o metodă "standard" pentru arhivarea eficientă a proiectelor utilizând Microsoft Project Server 2010. Dacă această metodă nu vă îndeplinește cerințele, există câteva metode alternative care ar putea fi mai potrivite pentru organizația dvs. Acest articol se referă la aceste metode, precum și la cele mai bune practici pentru arhivarea pe termen lung.
În acest articol
Arhivarea unui proiect utilizând metoda standard
Metoda standard pentru arhivarea unui proiect este un proces în mai multe etape:
-
Pasul 1: Anulați publicarea tuturor activităților de proiect
-
Pasul 2: Dezactivați actualizările în activitatea rezumat proiect
-
Pasul 3: Configurarea unui grup de securitate pentru utilizatorii care nu sunt administratori
-
Pasul 4: Configurarea unei categorii de securitate Arhivă
-
Pasul 5: Arhivarea site-ului de echipă de proiect
Acești pași sunt efectuați de managerul de proiect și de administrator, așa cum se arată în fiecare dintre secțiunile următoare.
Pasul 1: Anulați publicarea tuturor activităților de proiect
Dacă proiectul a fost publicat anterior membrilor echipei și acum doriți să eliminați proiectul și activitățile sale din vizualizările lor, atunci managerul de proiect va trebui să anuleze publicarea tuturor activităților din proiectul pe care îl arhivați. Managerul de proiect poate începe acest proces în Microsoft Project Web App, dar procesul real de anulare a publicării se efectuează în Microsoft Project Professional 2010.
Notă: Anularea publicării unei activități nu elimină lucrul acceptat și aplicat din proiect. Totuși, orice istoric de aprobare a actualizărilor asociat cu o activitate este șters.
Pentru a anula publicarea tuturor activităților de proiect:
-
În Lansare rapidă, sub Proiecte, faceți clic pe Centru proiect.
-
Faceți clic pe numele proiectului pe care îl arhivați în coloana Nume proiect .
-
Pe fila Activitate, în grupul Proiect, faceți clic pe săgeata de pe butonul Editare, apoi faceți clic pe În Project Professional.
-
În Project Professional 2010, defilați la coloana din extremitatea dreaptă în porțiunea de tabel a vizualizării Diagramă Gantt , faceți clic pe antetul Adăugare coloană nouă , apoi faceți clic pe Publicare. Dacă vizualizarea Diagramă Gantt are deja coloana Publicare afișată, omiteți acest pas.
-
În coloana Publicare pentru fiecare activitate din proiect, faceți clic pe Nu.
Sfat: Pentru a accelera acest proces pentru proiecte mai mari, setați prima activitate la Nu. Apoi faceți clic pe ghidajul din colțul din dreapta jos al celulei și glisați-l pentru a copia conținutul celulei în coloana Publicare .
-
Pe fila Fișier , faceți clic pe Publicare.
-
După ce proiectul este publicat, închideți și arhivați proiectul.
Pasul 2: Dezactivați actualizările în activitatea rezumat proiect
În continuare, managerul de proiect poate avea nevoie să dezactiveze actualizările în activitatea rezumat proiect, astfel încât să nu fie posibilă raportarea foilor de pontaj.
Pentru a dezactiva actualizările în activitatea rezumat proiect:
-
În Lansare rapidă, sub Proiecte, faceți clic pe Centru proiect.
-
Faceți clic pe numele proiectului pe care îl arhivați în coloana Nume proiect .
-
Pe fila Opțiuni , în grupul Afișare/Ascundere , bifați caseta de selectare Activitate rezumat proiect .
-
Pe fila Opțiuni, în grupul Activități, faceți clic pe Închidere pentru a Actualizări.
-
În secțiunea Selectare activități , bifați caseta de selectare pentru activitatea rezumat proiect (ID-ul este 0), apoi faceți clic pe Publicare.
Pasul 3: Configurarea unui grup de securitate pentru utilizatorii care nu sunt administratori
După ce managerul de proiect a pregătit proiectul pentru arhivare, administratorul creează un grup de securitate care conține toți utilizatorii, cu excepția administratorilor.
Pentru a crea un grup de securitate pentru utilizatorii care nu sunt administratori:
-
În Lansare rapidă, sub Setări, faceți clic pe Setări server.
-
Pe pagina Setări server , sub Securitate, faceți clic pe Gestionare grupuri.
-
Faceți clic pe Grup nou.
-
În secțiunea Informații grup, tastați Toți utilizatorii care nu sunt Admin în caseta Nume grup.
-
În secțiunea Utilizatori , în caseta Utilizatori disponibili , selectați numele tuturor utilizatorilor care nu sunt administratori, apoi faceți clic pe Adăugare pentru a-i muta în caseta Utilizatori selectați .
-
Faceți clic pe Salvare.
Pasul 4: Configurarea unei categorii de securitate Arhivă
După ce administratorul a creat grupul Toți utilizatorii care nu sunt Admin, următorul pas este să creați o categorie de securitate Arhivă. În timpul acestui proces, administratorul alege ce proiecte să arhiveze, incluzându-le în această categorie.
Pentru a crea o categorie de securitate Arhivă :
-
În Lansare rapidă, sub Setări, faceți clic pe Setări server.
-
Pe pagina Setări server , sub Securitate, faceți clic pe Gestionare categorii.
-
Pe pagina Gestionare categorii , faceți clic pe Categorie nouă.
-
În secțiunea Nume și descriere , tastați Arhivă în caseta Nume categorie .
-
În secțiunea Utilizatori și grupuri, sub Utilizatori și grupuri disponibile, faceți clic pe Toți utilizatorii care nu sunt Admin, apoi faceți clic pe Adăugare pentru a muta grupul în caseta Utilizatori și grupuri cu permisiuni.
-
Sub Permisiuni pentru toți utilizatorii care nu sunt Admin (grup), bifați caseta de selectare Refuz pentru toate permisiunile.
Sfat: Bifați caseta de selectare Refuz pentru fiecare nod de permisiune de nivel superior (Proiect și Resursă) pentru a refuza toate permisiunile indentate sub fiecare nod.
-
În secțiunea Proiecte , selectați Doar proiectele indicate, apoi faceți clic pe numele proiectului pe care îl arhivați în caseta Proiecte disponibile .
Notă: Asigurați-vă CĂ NU bifați niciuna dintre casetele de selectare listate sub Aplicați permisiunile de securitate Project de mai sus la toate proiectele în care. Acest lucru poate crea probleme de permisiuni pentru alte proiecte și resurse.
-
Faceți clic pe Adăugare pentru a muta proiectul în caseta Proiecte selectate .
-
Faceți clic pe Salvare.
Pasul 5: Arhivarea site-ului de echipă de proiect
Multe proiecte utilizează site-ul de echipă de proiect asociat pentru a colecta informații care completează programul proiectului. Se recomandă să vă asigurați că aceste informații sunt arhivate și ele. Microsoft SharePoint Server 2010 activează copierea backup la nivel de site. Pentru mai multe informații despre cum termină administratorul acest pas, consultați Exportul unui site, al unei liste sau al unei biblioteci de documente (SharePoint Server 2010).
După ce se face backup site-ului, administratorul poate șterge apoi site-ul.
Pentru a șterge un site de echipă de proiect:
-
În Lansare rapidă, sub Setări, faceți clic pe Setări server.
-
Pe pagina Setări server , sub Politici operaționale, faceți clic pe Site-uri de proiect.
-
Faceți clic pe rândul care conține site-ul de echipă de proiect căruia i-ați făcut backup, apoi faceți clic pe Ștergere site.
-
Faceți clic pe OK pentru a confirma ștergerea.
Arhivarea unui proiect utilizând o metodă alternativă
Metoda standard de arhivare este amănunțită și permite recuperarea, dacă aveți nevoie de ea. Cu toate acestea, arhivarea extinsă nu este întotdeauna ceea ce are nevoie o organizație. Uneori, doar ascunderea proiectelor finalizate din vizualizare sau salvarea locală a unui proiect este suficientă pentru a îndeplini cerințele de arhivare.
Dacă metoda standard de arhivare nu pare să se potrivească nevoilor dvs., iată câteva alternative:
-
Ascundeți proiectul în Centru proiect Dacă doriți doar să ascundeți proiectele finalizate în Centru proiect, puteți să adăugați o semnalizare Arhivă la pagina Detalii proiect , apoi să filtrați o vizualizare Centru proiect pentru a afișa doar acele proiecte în care semnalizarea Arhivă este setată la Nu.
-
Eliminarea proiectului din baza de date Schiță O altă opțiune este să vă asigurați că proiectului i se face backup în baza de date Arhivă , apoi să ștergeți proiectul din bazele de date Schiță, Publicat și Raportare . Dacă aveți nevoie de date din proiectul arhivat mai târziu, utilizați opțiunea Restaurare administrativă de pe pagina Setări server pentru a le aduce înapoi în baza de date Schiță , apoi republicați proiectul.
-
Salvați proiectul ca . Fișier MPP Dacă doriți să eliminați proiectul complet din Project Server, o altă opțiune este să deschideți proiectul din Project Server utilizând Project Professional 2010, apoi să salvați proiectul ca fișier MPP. Pentru mai multe informații, consultați secțiunea intitulată "Salvarea locală a proiectului" din Salvarea unui proiect. Vă recomandăm să salvați proiectul cu toate datele de câmp particularizat, astfel încât fișierul MPP să fie izolat de orice modificări suplimentare efectuate în câmpurile particularizate din Project Server. După ce ați salvat și ați făcut backup proiectului ca fișier MPP, acesta poate fi șters din Project Server. Dacă trebuie să recuperați proiectul la o dată ulterioară, puteți să deschideți fișierul MPP în Project Professional 2010 în timp ce sunteți conectat la Project Server, apoi să salvați proiectul pe server.
Notă: Utilizarea acestei metode va întrerupe orice legături livrabile, de probleme și de risc între proiect și site-ul său de echipă de proiect din Project Server.
Cele mai bune practici pentru arhivarea pe termen lung
Din când în când, formatul de fișier MPP al proiectului, schemele bazei de date de conținut Project Server și schemele site-ului SharePoint se pot modifica pentru a reflecta noile caracteristici. Acest lucru poate avea un impact asupra compatibilității inverse în măsura în care un proiect salvat ca fișier MPP, o copie backup veche a unei baze de date de conținut Project Server sau o copie backup a site-ului de echipă de proiect poate să nu fie utilizabilă imediat.
Un exemplu de bună practică este să planificați întotdeauna includerea conținutului arhivat în planificarea upgrade-ului. Acest lucru reduce timpul de recuperare a unui proiect vechi, care poate necesita câțiva pași de upgrade, în caz contrar.
