Office
Conectare
Arhivarea automată a elementelor mai vechi

Arhivarea automată a elementelor mai vechi

E-mailurile vă pot aglomera rapid inboxul Outlook - mesaje noi, răspunsuri și redirecționări. Înainte să vă dați seama, puteți avea mii de mesaje. Păstrați controlul asupra inboxului Outlook și folderelor sale, mutând într-o arhivă elementele mai vechi pe care doriți să le păstrați. Utilizați Arhivarea automată pentru a face acest lucru automat.

Puteți să schimbați frecvența de rulare a Arhivării automate, locul în care stochează elementele arhivate și cât timp păstrează Outlook elementele înainte de a le arhiva.

  1. Faceți clic pe Fișier > Opțiuni > Complex.

  2. Sub Arhivare automată, faceți clic pe Setări arhivare automată.

  3. Faceți clic pe caseta Arhivare automată la n zile și specificați cât de des să ruleze Arhivarea automată.

  4. Alegeți orice opțiuni doriți, de exemplu, ca Outlook să șteargă elementele mai vechi în loc să le arhiveze.

    Sfat: Arhivare și Arhivare automată pot fi indisponibile dacă profilul dvs. de corespondență se conectează la un Exchange Server. De asemenea, este posibil ca organizația dvs. să aibă o politică de retenție a corespondenței care suprascrie Arhivarea automată. Contactați administratorul de sistem pentru mai multe informații.

Pentru mai multe informații despre setările de Arhivare automată, consultați Setări de Arhivare automată explicate.

Modificarea setărilor de Arhivare automată pentru un folder individual

  1. În lista de foldere a Panoului de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe folderul pe care doriți să-l modificați și faceți clic pe Proprietăți.

  2. Pe fila Arhivare automată, alegeți opțiunile dorite.

Prima dată când rulați Outlook, Arhivare automată este activată în mod implicit și rulează la fiecare 14 zile. Puteți să modificați frecvența de rulare a Arhivării automate, să specificați fișierul de date Outlook (.pst) utilizat pentru a stoca elementele arhivate și să alegeți când vor fi arhivate elementele din folderele dvs. Outlook.

  1. Selectați Instrumente > Opțiuni, apoi selectați fila Altele.

  2. Selectați Arhivare automată.

    Arhivare automată în caseta de dialog Instrumente - Opțiuni

  3. Bifați caseta de selectare Arhivare automată la n zile, apoi specificați cât de des să ruleze Arhivarea automată.

  4. Selectați opțiunile dorite.

    • Arhivare automată la Alegeți cât de des doriți să ruleze Arhivarea automată. Arhivarea multor elemente în același timp poate încetini performanța computerului. Prin urmare, este bine să alegeți un interval de timp care reduce durata procesului de arhivare automată. Analizați câte elemente primiți, de obicei, într-un interval dat și ajustați intervalul de timp în consecință. Solicitare înaintea rulării Arhivării automate Alegeți această opțiune dacă doriți ca Outlook să afișeze un mesaj de memento înainte ca Arhivare automată să vă proceseze elementele Outlook. Atunci când vizualizați mesajul, puteți face clic pe Nu pentru a anula respectiva sesiune de Arhivare automată.

    • Ștergeți elementele expirate (numai folderele de e-mail) În mod implicit, această opțiune nu este selectată. Puteți opta pentru ștergerea mesajelor de e-mail când perioada lor de învechire a expirat. Perioada implicită pentru elementele Schițe și Inbox este șase luni, iar pentru Elemente trimise este trei luni, dar puteți modifica aceste perioade utilizând opțiunea Ștergere mai vechi de.

    • Arhivare sau ștergere elemente vechi Trebuie să alegeți această opțiune dacă doriți ca Arhivarea automată să șteargă unele sau toate elementele la expirarea acestora. Această opțiune activează alte opțiuni care vă permit să stabiliți care elemente să fie arhivate și care să fie șterse atunci când ajung la sfârșitul perioadei de învechire. Apoi alegeți setări suplimentare care să se aplice atât la arhivare, cât și la ștergere.

      Notă: În caseta de dialog Arhivare automată, „foldere” se referă la zone aferente unei caracteristici Outlook principale, cum ar fi folderul Calendar și folderul Activitate, precum și la foldere de e-mail individuale. Motivul este că elementele de Calendar și de Activitate sunt stocate în folderele corespunzătoare Calendar și Activitate.

    • Afișare folder de arhivă în lista folderelor Alegeți ca folderul Arhivă să fie listat cu alte foldere de lucru în Panoul de navigare. În folderul Arhivă principal, puteți să deschideți subfolderele și să vizualizați elementele arhivate. Când vizualizați elementele arhivate, puteți verifica dacă au fost arhivate elementele corecte și puteți, de asemenea, să glisați orice elemente de care aveți nevoie înapoi într-un folder de lucru.

    • Ștergere mai vechi de Alegeți setarea implicită pentru intervalul în care doriți să se efectueze arhivarea elementelor, în zile, săptămâni sau luni. Puteți seta un interval cuprins între o zi și 60 luni. „Curățare” înseamnă arhivarea sau stocarea elementelor. Nu înseamnă „ștergere” decât în cazul în care ați specificat în altă parte setarea respectivă pentru foldere.

    • Mutarea elementelor vechi în Setarea implicită pentru această locație este diferită la computerele pe care rulează sistemele de operare Microsoft Windows Vista și Windows XP.

      Windows Vista: C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\user \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Dacă doriți să setați altă destinație pentru elementele arhivate, puteți să navigați și să setați altă locație. Elementele vor fi mutate în această locație după perioada de învechire.

      Notă: Elementele arhivate într-o locație particularizată nu vor fi șterse decât dacă deschideți folderele și le ștergeți manual.

    • Ștergerea definitivă a elementelor Alegând această opțiune, elementele expirate sunt șterse imediat, fără să fie mutate într-o locație implicită, într-un alt folder indicat sau în folderul Elemente șterse.

    • Se aplică aceste setări imediat la toate folderele Această opțiune aplică setările de Arhivare automată, inclusiv modificările, la toate folderele dvs. Pentru a specifica setări diferite pentru unul sau mai multe foldere, nu alegeți această opțiune. În schimb, utilizați instrucțiunile afișate sub buton care vă arată cum să specificați setările pentru folderele individuale. Aceste instrucțiuni sunt incluse, de asemenea, în secțiunea următoare, „Modificarea setărilor de Arhivare automată pentru un folder individual”. Modificările efectuate la anumite foldere se aplică numai la folderele respective.

    • Informații privind Politica de reținere În organizația dvs., un administrator de sistem poate seta politici de reținere care stabilesc când și cum sunt arhivate automat elementele din cutia poștală. Puteți vizualiza politicile aici, dar nu le puteți modifica fără permisiunile corespunzătoare.

  5. Faceți clic pe OK.

Modificarea setărilor de Arhivare automată pentru un folder individual

  1. În lista de foldere din Panou de navigare, faceți clic dreapta pe folderul pe care doriți să-l modificați, apoi faceți clic pe Proprietăți în meniul de comenzi rapide.

  2. Faceți clic pe fila Arhivare automată.

  3. Selectați opțiunile dorite.

    Notă: Pentru informații suplimentare privind setările, consultați Pasul 4 din secțiunea de mai sus, „Revizuirea sau modificarea setărilor implicite de Arhivare automată”.

  4. Faceți clic pe OK.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×