Adăugarea unei înregistrări sau a mai multor înregistrări la o bază de date

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Acest articol vă arată cum să introduceți date într-o bază de date Access și furnizează informații necesare pentru a înțelege diverse procese de intrare de date. Articolul, de asemenea, vă arată cum să utilizați mai multe tehnici de intrare de date în Access.

În acest articol

Noțiunile de bază ale adăugarea de înregistrări

Adăugarea de înregistrări direct într-un tabel în vizualizarea foaie de date

Adăugarea de înregistrări utilizând un formular

Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare

Introduceți șiruri de lungime zero

Adăugarea de înregistrări, importul sau legarea la date

Metode pentru a economisi timp atunci când introducerea datelor

Noțiunile de bază ale adăugarea de înregistrări

Pentru a introduce date rapid și corect într-o bază de date Access, acest lucru vă ajută să înțelegeți câteva Noțiuni de bază despre cum funcționează o bază de date. Informațiile din secțiunile următoare explică unele dintre structura și proiectare principiile de bază care controla cum se introduc date.

Cum afectează proiectul bazei de date introducerii de date

Unei baze de date nu este un fișier în același sens ca un document Microsoft Word sau un pachet de diapozitiv Microsoft PowerPoint. În schimb, o bază de date Access este o colecție de obiecte, tabele, formulare, rapoarte, interogări și așa mai departe, care trebuie să lucreze împreună pentru o bază de date să funcționeze corect.

În plus, aceste obiecte trebuie să respecte un set de proiectare principii sau baza de date va fie lucru prost sau nu reușească cu totul. În schimb, aceste principii de proiectare afectează cum se introduc date. Rețineți aceste aspecte despre obiectele bazei de date și proiectare pe măsură ce continuați.

  • Access stochează toate datele într-unul sau mai multe tabele. Numărul de tabele, utilizați depinde de proiectare și complexitatea bazei de date. Deși poate vizualiza datele într-un formular, un raport sau în rezultatele returnate de o interogare, Access stochează datele numai în tabele și alte obiecte din baza de date sunt construite în partea de sus între cele două tabele.

  • Fiecare tabel ar trebui să accepte doar un singur tip de date. De exemplu, un tabel de informații de contact afaceri trebuie să conțină informații despre vânzări. Dacă nu, Găsiți informații corecte poate deveni dificil, dacă nu imposibil.

  • De obicei, fiecare dintre câmpuri într-un tabel acceptă un singur tip de date. De exemplu, nu puteți stoca note într-un câmp setat să accepte numere. Dacă încercați să introduceți textul într-un astfel de câmp, Access afișează un mesaj de eroare. Cu toate acestea, care nu este o regulă greu, rapid. De exemplu, pot stoca numere (cum ar fi coduri poștale) într-un câmp setat la tipul de date Text, dar aveți posibilitatea să efectuați calcule datele respective.

  • Cu câteva excepții, câmpuri într-o înregistrare ar trebui să acceptați o singură valoare. De exemplu, nu puteți introduceți mai multe adrese într-un câmp de adrese. Aceasta este spre deosebire de Microsoft Excel, care, în mod implicit, vă permite să introduceți orice număr de nume sau adrese sau imagini într-o singură celulă, dacă nu puteți seta celula respectivă pentru a accepta limitat tipuri de date.

    Cu toate acestea, puteți să introduceți o delimitat listă de elemente în câmpurile setate la tipul de date Text sau Memo. În plus, Access oferă o caracteristică denumită câmpul multi-valoare. Utilizați câmpuri multi-valoare pentru a atașa mai multe elemente de date la o singură înregistrare și pentru a crea liste care acceptă valori multiple. De exemplu, puteți să atașați un pachet de diapozitiv Microsoft PowerPoint și orice număr de imagini la o înregistrare în baza de date. De asemenea, puteți crea o listă de nume și selectați cât mai multe dintre aceste nume, după cum este necesar. Utilizarea câmpurilor multivaloare poate părea să întrerupeți regulile de proiectare de bază de date, deoarece care pot stoca mai multe înregistrări per câmp de tabel, dar nu de fapt, deoarece Access impune regulile "în spatele scenei," de stocare a datelor din tabele speciale, ascunse.

  • În versiunile mai vechi de Access (înainte de 2007), care a avut să proiectați și să creați cel puțin un tabel înainte de a fi putut introduce date. Ați avut să decideți ce câmpuri pentru a adăuga la tabelul și a seta tipurile de date pentru fiecare câmp. În versiunile mai noi de Access, acum puteți deschide un tabel necompletat și începe să introduceți date. Access va deducă un tip de date pentru câmpul bazat pe ceea ce vă introduceți.

Mai multe informații

Informațiile din această secțiune atinge pe proiectul bazei de date, proiectul de tabel și o caracteristică denumită câmpuri multi-valoare.

Linkurile următoare vă duc la articole care furnizează mai multe informații despre aceste subiecte.

Modul în care tipurile de date afecta modul în care puteți să introduceți date

Când proiectați un tabel de bază de date, selectați un tip de date pentru fiecare dintre câmpuri din acel tabel, un proces în care vă ajută să asigurați mai adecvată introducerii de date. De exemplu, să presupunem că puteți deschide un tabel necompletat și introduceți un set de cifre de vânzări. Acces o apoi tipul de date număr pentru câmp. Dacă cineva încearcă să introduceți textul în acel câmp, Access afișează o eroare mesajul și nu va permite acel utilizator să salvați înregistrarea modificate — un pas care contribuie la protejarea datelor dvs.

Cum să vizualizeze tipurile de date

În panoul de navigare, alegeți una dintre următoarele:

  • Faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să putem investiga, deschideți tabelul în vizualizarea foaie de date. Pe fila câmpuri , în grupul Formatare , vedeți valoarea în lista tip de date. Notă, dacă utilizați Access 2007, veți găsi această listă de pe fila foaie de date , în grupul tipurile de date și formatare . Valoarea se modifică atunci când plasați cursorul în diverse câmpurile din tabel. Această imagine afișează lista:

    Lista tipurilor de date

  • Faceți clic dreapta pe tabelul pe care doriți să putem investiga și faceți clic pe Vizualizare proiect.

    Access deschide tabelul în grila de proiectare și secțiunea superioară a grilei de afișează numele și tipul de date din fiecare câmp de tabel. Această imagine arată un tabel tipic în grila de proiectare.

    Câmpuri în vizualizarea proiect

Tipul de date pe care le setați pentru fiecare câmp de tabel oferă primul nivel de control asupra ce puteți și nu puteți să introduceți într-un câmp. În unele cazuri, cum ar fi atunci când lucrați cu un câmp Memo, puteți să introduceți orice date pe care o doriți. În celelalte cazuri, cum ar fi atunci când lucrați cu un câmp Numerotare automată, tastați datele setarea pentru câmpul vă împiedică introducerea la toate informațiile. Următorul tabel listează tipurile de date care Access oferă și descrie cum afectează introducerii de date.

Tip de date

Efect asupra introducerii de date

Text

Câmpurile text să accepte caractere numeric sau text, inclusiv delimitat liste de elemente. Un câmp text acceptă un număr de caractere mai mici decât nu unui câmp Memo-de la 0 la 255 de caractere. În unele cazuri, puteți utiliza funcții de conversie pentru a efectua calcule cu datele dintr-un câmp Text. Rețineți, începând din Access 2013, date Text tipuri au fost redenumite la Text scurt.

Memo

Puteți să introduceți volume mari de text și date numerice în acest tip de câmp. De asemenea, dacă proiectantul bazei de date setează câmpul pentru a accepta formatări de text îmbogățit, puteți aplica tipuri de formatare care puteți găsi în mod normal în programele de procesare de text, cum ar fi Word. De exemplu, aplicați diferite fonturi și dimensiuni de font la anumite caractere în text și a le face aldin sau cursiv și etc. De asemenea, puteți adăuga limbaj de marcare Hypertext (HTML) etichete la date.

În plus, câmpurile de tip Memo au o proprietate numit Adăugare doar. Atunci când activați proprietate, puteți adăuga date noi într-un câmp Memo, dar nu puteți modifica datele existente. Caracteristica este destinat pentru utilizare în aplicații, cum ar fi urmărirea baze de date, în cazul în care poate fi necesar pentru a păstra o înregistrare permanent care rămâne egal. Când plasați cursorul într-un câmp Memo cu Adăugare doar proprietatea activat în mod implicit, textul din câmpul dispare. Nu puteți aplica orice formatare sau alte modificări la text.

Rețineți, începând din Access 2013, date Memo tipuri au fost redenumite la Text lung.

Cum ar fi câmpurile Text, poate rula, de asemenea, funcții de conversie cu datele într-un câmp Memo.

Număr

Puteți să introduceți numai numere în acest tip de câmp și poate efectua calcule pe valorile dintr-un câmp număr.

Număr mare

Puteți să introduceți numai numere în acest tip de câmp și poate efectua calcule pe valorile dintr-un câmp număr mare. Rețineți, tipuri de date număr mare sunt disponibile numai în versiunea de abonament Office 365 de acces.

Dată/Oră

Puteți să introduceți doar datele și orele în acest tip de câmp. În funcție de cum proiectantul bazei de date setează câmpul, le puteți întâlni aceste condiții:

  • Dacă proiectantul bazei de date setat o mască de intrare pentru câmp (o serie de caractere literale și substituent care apar când Selectați câmpul), trebuie să introduceți date în spațiile și formatul care furnizează masca. De exemplu, dacă Vedeți o mască, cum ar fi MMM_DD_YYYY, trebuie să tastați Oct 11 2017 în spațiile furnizate. Nu puteți să introduceți nume complet, sau o valoare de an cu două cifre.

  • Dacă instrumentul de proiectare crea o mască de intrare pentru a controla cum se introduc o dată sau oră, puteți să introduceți valoarea utilizând orice dată calendaristică validă sau format oră. De exemplu, aveți posibilitatea să tastați 11 oct 2017, 11/10/17, 11 octombrie 2017, etc.

  • Proiectantul bazei de date se pot aplica un format de Afișare câmp. În acest caz, dacă nu mască de intrare este prezent, puteți să introduceți o valoare în aproape orice format, dar Access afișează datele în conformitate cu formatul de afișare. De exemplu, puteți să introduceți 10/11/2017, dar formatul de afișare poate seta astfel încât se afișează valoarea ca 11-Oct-2017.

Monedă

Puteți să introduceți doar valori monetare în acest tip de câmp. De asemenea, nu trebuie să introduceți manual un simbol monetar. În mod implicit, Access se aplică simbolul monetar (¥, £, $ și așa mai departe) specificată în setările regionale Windows.

Numerotare automată

Nu puteți introduce sau modifica datele în acest tip de câmp în orice moment. Access incrementează valorile dintr-un câmp Numerotare automată de fiecare dată când adăugați o înregistrare nouă într-un tabel.

Calculat

Nu puteți introduce sau modifica datele în acest tip de câmp în orice moment. Rezultatele acestui câmp sunt determinate de o expresie care le definiți. Access actualizează valorile dintr-un câmp calculat, ori de câte ori adăugați sau editați o înregistrare nouă într-un tabel. Rețineți, tipuri de date calculează au fost adăugate la începutul Access în Access 2010.

Da/Nu

Atunci când faceți clic pe un câmp care este setat la acest tip de date, Access afișează o casetă de selectare sau o listă verticală, în funcție de modul în care formatați câmpul. Dacă formatați câmp pentru a afișa o listă, puteți selecta Da sau nu, adevărat sau fals, sau pe sau dezactivarea din lista din nou în funcție de formatul aplicat la câmp. Nu puteți să introduceți valori în lista sau modificați valorile din lista direct dintr-un formular sau un tabel.

Obiect OLE

Utilizați acest tip de câmp atunci când doriți să afișați date dintr-un fișier creat cu un alt program. De exemplu, puteți afișa un fișier text, o diagramă Excel sau un pachet de diapozitiv PowerPoint într-un câmp obiect OLE.

Atașări vă oferă un mod mai rapid, mai simplu și mai flexibilă pentru a vizualiza date din alte programe. Vedeți intrarea de atașare, mai jos în acest tabel, pentru mai multe informații.

Hyperlink

Puteți să introduceți date în acest tip de câmp și acces l să se încadreze într-o adresă Web. De exemplu, dacă tastați o valoare în câmp, Access încadrează textul cu http://www. your_text.com. Dacă introduceți o adresă Web validă, link vor funcționa. În caz contrar, vă va avea ca rezultat un mesaj de eroare. De asemenea, editare hyperlinkurile existente poate fi dificil, deoarece făcând clic pe un câmp hyperlink cu mouse-ul pornește browserul și vă duce la site-ul specificat în link. Pentru a edita un câmp hyperlink, selectați un câmp adiacente, utilizați tastele TAB sau săgeată pentru a muta focalizarea la câmpul hyperlink și apoi să apăsați F2 pentru a permite editarea.

Atașare

Puteți atașa date din alte programe de la acest tip de câmp, dar nu puteți să tastați sau în caz contrar, introduceți text sau date numerice.

Pentru informații despre utilizarea unui câmp atașare, consultați articolul atașarea fișierelor și graficelor la înregistrările din baza de date.

Expertul căutare

Expertul căutare nu este un tip de date. În schimb, utilizați expertul pentru a crea două tipuri de liste verticale: valoarea liste și câmpuri de căutare. O listă de valori utilizează o delimitat listă de elemente pe care le introduceți manual atunci când utilizați Expertul căutare. Acele valori poate fi independent de orice alte date sau obiect din baza de date.

În schimb, un câmp de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi date dintr-una sau mai multe dintre celelalte tabele într-o bază de date sau în altă locație, cum ar fi un server care rulează SharePoint. Câmpul de căutare apoi afișează datele într-o listă verticală. În mod implicit, Expertul căutare setează câmpul tabelului la tipul de date număr.

Puteți lucra cu câmpuri de căutare direct în tabele și în formulare și rapoarte. În mod implicit, valorile dintr-un câmp de căutare apar într-un tip de listă control numit unei casete combo-o listă care are o săgeată verticală: O listă de căutare necompletată . În funcție de modul în proiectantul de bază de date are setați câmpul de căutare și caseta combo, puteți editarea elementelor din listă și adăugarea elementelor la listă. Pentru a face acest lucru, proiectantul bazei de date trebuie să setați o proprietate pentru câmpul de căutare (proprietatea se numește Limitare la listăși proiectantul are pentru a o dezactiva).

Dacă nu puteți să editați direct valorile dintr-o listă de căutare, trebuie să adăugați sau modificați datele în lista de valori predefinite sau din tabelul care servește ca sursă pentru câmpul de căutare. Pentru informații despre acest lucru, consultați editarea elementelor dintr-un câmp de căutare, în continuarea acestui articol.

În cele din urmă, atunci când creați un câmp de căutare, o puteți opțional seta pentru a accepta mai multe valori. Atunci când faceți acest lucru, lista afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element din listă, și să bifați sau debifați cât mai multe dintre elementele după cum este necesar. Această ilustrație arată o listă cu valori multiple obișnuită:

O listă de caseta de selectare

Pentru informații despre crearea câmpurilor de căutare multi-valoare și utilizând listele de rezultate, consultați articolele utilizarea unei liste care stochează mai multe valori și Ghidul câmpurilor multi-valoare.

Notă : Atașare, calculează și număr mare de tipuri de date nu sunt disponibile în formatele de fișier .mdb.

Cum proprietăți de câmp de tabel afecta modul în care puteți să introduceți date

În plus față de principiile de proiectare pe care le controlează structura unei baze de date și tipuri de date pe care le controlează ce pot introduce într-un câmp dată, mai multe proprietăți de câmp poate afecta și cum se introduc date într-o bază de date Access.

Vizualizarea proprietăților pentru un câmp de tabel

Access furnizează două modalități de a vizualiza proprietățile pentru un câmp de tabel. Puteți utiliza controale de pe fila foaie de date sau să deschideți tabelul în vizualizarea proiect. Următoarele seturi de pași vă arată cum să utilizați ambele tehnici.

Vizualizare proprietăți tabel din fila foaie de date

  1. În panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să îl utilizați.

  2. Faceți clic pe fila câmpuri și utilizați controalele în grupul Formatare pentru a vizualiza proprietățile pentru fiecare câmp de tabel. Notă, dacă utilizați Access 2007, veți găsi această listă de pe fila foaie de date , în grupul tipurile de date și formatare .

Vizualizare proprietăți tabel în vizualizarea proiect

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabelul dorit și faceți clic pe Vizualizare proiect Buton WordArt în meniul de comenzi rapide.

    Access deschide tabelul în grila de proiectare.

  2. În partea de jos a grilei, faceți clic pe fila General , dacă nu este deja selectată.

    –sau–

    Pentru a vedea proprietățile pentru un câmp de căutare, faceți clic pe fila Căutare .

    Un câmp de căutare este un câmp de tabel care utilizează o interogare pentru a regăsi valorile dintr-unul sau mai multe tabele într-o bază de date. În mod implicit, câmpul de căutare prezintă acele valori pentru dvs. sub formă de o listă. În funcție de cum un proiectant de bază de date setează câmpul de căutare, puteți să selectați una sau mai multe elemente din acea listă.

Tabelul următor listează proprietățile care au cel mai mare impact asupra introducerii de date și vă arată cum afectează introducerii de date.

Proprietate

Locația din grila de proiectare tabel

Valori posibile

Comportamentul atunci când încercați să introduceți date

Dimensiune câmp

Fila General

0-255

Limita de caractere se aplică doar la câmpurile setate la tipul de date Text. Dacă încercați să introduceți mai mult decât numărul specificat de caractere, câmpul decupează le.

Obligatorie

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, această proprietate vă impune să introduceți o valoare dintr-un câmp și Access nu vă va permite să salvați toate datele noi decât după ce terminați un câmp obligatoriu. Atunci când este dezactivată, câmp acceptă valori null, ceea ce înseamnă că câmpul poate rămâne necompletat.

Notă : O valoare null nu este același lucru cu valoarea zero. Zero este o cifră, iar "nule" este o valoare lipsă, nedefinită sau necunoscut.

Se permit șiruri de lungime zero

Fila General

Da/Nu

Atunci când este activată, puteți să introduceți șiruri de lungime zero — șiruri care conțin caractere fără. Pentru a crea un șir de lungime zero, introduceți o pereche de ghilimele duble în câmpul ("").

Indexate

Fila General

Da/Nu

Atunci când indexați un câmp de tabel, Access vă împiedică să adăugați valori dublate. De asemenea, puteți crea un index din mai multe câmpuri. Dacă nu faceți acest lucru, puteți dublarea valorile dintr-un câmp, dar nu în ambele câmpuri.

Mască de intrare

Fila General

Predefinit sau particularizat seturi de caractere literale și substituent

O mască de intrare vă impune să introduceți date într-un format predefinit. Măști apar atunci când selectați un câmp dintr-un tabel sau un control dintr-un formular. De exemplu, să presupunem că faceți clic pe un câmp dată, consultați acest set de caractere: MMM-DD-YYYY. Care este o mască de intrare. Aceasta vă impune să introduceți valori luna ca abreviere trei litere, cum ar fi OCT, și valoarea anul prin patru cifre, de exemplu, OCT-15-2017.

Notă : Rețineți că Măștile de intrare doar controla cum se introduc date, nu îl accesează cum stochează sau afișează datele respective.

Pentru mai multe informații despre crearea și utilizarea măștilor de intrare, consultați articolul controlul formatelor de introducere a datelor cu ajutorul măștilor de intrare. Pentru mai multe informații despre modul în care Access stochează și afișează date dată/oră, consultați articolul Introduceți o valoare dată sau oră.

Limitare la listă

Fila Căutare

Da/Nu

Activează sau dezactivează modificări ale elementelor dintr-un câmp de căutare. Acces utilizatori noi, uneori, încercați să modificarea manuală a elementelor dintr-un câmp de căutare. Când Access vă împiedică să modificați elementele dintr-un câmp, această proprietate este setată la da. Dacă această proprietate este activată și aveți nevoie pentru a modifica elementele dintr-o listă, trebuie să deschideți lista (dacă vă wan pentru a edita o listă de valori) sau tabelul care conține datele sursă pentru lista (dacă doriți să editați un câmp de căutare) și modificați valorile acolo. Pentru mai multe informații despre utilizarea câmpurilor de căutare, consultați editarea elementelor dintr-un câmp de căutare, în continuarea acestui articol.

Permite editări liste valori

Fila Căutare

Da/Nu

Activează sau dezactivează comanda Editare listă de elemente pentru listele de valori, dar nu și pentru câmpurile de căutare. Pentru a activa respectiva comandă pentru câmpurile de căutare, introduceți un nume formular valid în proprietatea Formular editare elemente listă . Comanda permite editări liste valori apare un meniu de comenzi rapide care le deschideți făcând clic pe o casetă sau combo control casetă listă. Atunci când o puteți rula comanda, apare caseta de dialog Editare elemente listă . Alternativ, dacă specificați numele unui formular în proprietatea Formular editare elemente listă , Access pornește acel formular în loc să Afișați caseta de dialog.

Notă : Rulați comanda Editare elemente listă din caseta listă și controale de casetă combo amplasate în formulare și de controale casetă combo situat în tabele și rezultatul interogării setează. Formulare trebuie să fie deschis în vizualizarea proiect sau în vizualizarea Răsfoire; tabele și seturi de rezultate interogare trebuie să fie deschis în vizualizarea foaie de date.

Formular editare elemente listă

Fila Căutare

Numele unui formular intrare date

Dacă introduceți numele unui formular intrare date ca valoare în această proprietate de tabel, formular care se deschide atunci când un utilizator se execută comanda Editare elemente listă . În caz contrar, apare caseta de dialog Editare elemente listă atunci când utilizatorii să ruleze comanda.

Începutul paginii

Adăugarea de înregistrări direct într-un tabel în vizualizarea foaie de date

Un tabel deschis în vizualizarea foaie de date se aseamănă cu o foaie de lucru Excel și puteți să tastați sau lipiți date într-unul sau mai multe câmpuri, echivalentul unei celule într-o foaie de lucru.

Rețineți aceste aspecte pe măsură ce continuați.

  • Nu trebuie să salvați în mod explicit datele. Acces modificările se angajează să respecte tabelul atunci când mutați cursorul într-un câmp nou în același rând sau atunci când mutați cursorul într-un alt rând.

  • În mod implicit, sunt setate câmpurile într-o bază de date Access pentru a accepta un anumit tip de date, cum ar fi text sau numere. Trebuie să introduceți tipul de date pe care câmpul este setat să accepte. Dacă nu, Access afișează un mesaj de eroare:

    Mesajul de eroare valoare nevalidă

  • Un câmp poate avea o mască de intrare aplicată. O mască de intrare este un set de caractere literale și substituent care impune să introduceți date într-un anumit format.

    Pentru mai multe informații despre Măștile de intrare, consultați articolul controlul formatelor de introducere a datelor cu ajutorul măștilor de intrare.

  • Cu excepția atașări și liste multi-valoare, puteți să introduceți o singură înregistrare în majoritatea câmpurilor. Dacă nu știți dacă un câmp acceptă atașări, puteți să verificați Proprietăți câmp. Pentru a face acest lucru, consultați pașii din Vizualizare proprietăți pentru un câmp de tabel, mai devreme în acest articol. Puteți identifica întotdeauna o listă multi-valoare, deoarece Access afișează o casetă de selectare de lângă fiecare element din listă.

Introducerea datelor într-un tabel

  1. În panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul pe care doriți să îl utilizați.

    În mod implicit, Access deschide tabelul în vizualizarea foaie de date-o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.

  2. Faceți clic pe sau altfel plasa focalizarea la primul câmp pe care doriți să o utilizați și introduceți datele.

  3. Pentru a trece la următorul câmp din același rând, apăsați pe TAB, utilizați tastele săgeată dreapta sau la stânga sau faceți clic pe celula în câmpul următor.

    Atunci când apăsați TAB, în mod implicit, Access utilizează setările regionale Windows pentru a determina dacă aceasta se mută cursorul la stânga sau la dreapta. În cazul în care computerul utilizează o limbă care citește de la stânga la dreapta, cursorul se deplasează la dreapta atunci când apăsați tasta TAB. În cazul în care computerul utilizează o limbă care citește la dreapta la stânga, cursorul se deplasează la stânga.

    Pentru a trece la următoarea celulă dintr-o coloană, în sus sau în jos tastele săgeată sau faceți clic pe celula dorită.

Aplicați formatare de text îmbogățit la datele dintr-un câmp Text lung (Memo)

  1. Cu tabelul deschis în vizualizarea foaie de date, selectați un câmp Text lung. Dacă utilizați Access 2007 sau Access 2010, care ar fi un câmp Memo.

    De obicei, câmpurile Text lung conțin comentarii sau de note, astfel încât să arate pentru un câmp denumit "Comentarii" sau "Note". Dacă tot nu găsiți câmpul Text lung, consultați pașii din Vizualizare proprietăți pentru un câmp de tabel, mai devreme în acest articol.

  2. Pe fila pornire , în grupul Font , utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

    Imaginea panglicii Access

    Puteți aplica diferite fonturi și dimensiuni, aldin sau cursiv, modificarea culorilor și așa mai departe.

Începutul paginii

Adăugarea de înregistrări utilizând un formular

Forme de intrare de date poate oferi o modalitate mai ușor, mai rapid și mai precis de introducere a datelor. Creați de obicei forme atunci când trebuie să introduceți date în mai multe tabele odată. De asemenea, creați formulare atunci când doriți să ascundeți unele dintre câmpurile dintr-un tabel, când doriți să creați o bază de date mai ușor de utilizat (un pas care poate reduce costurile de instruire) și atunci când doriți să vă asigura că se introduc date corect.

Cum utilizați un formular pentru a edita datele depinde de proiect a formularului. Formele pot conține orice număr de controale, cum ar fi liste, casete text, butoane și foi de date-grile care arată cum ar fi foi de lucru Excel. La rândul său, fiecare dintre controalele din formularul citește date din fie scrie date într-un câmp de tabel subiacente. Ce puteți face cu un anumit control în funcție de tipul de date pe care le-ați setat pentru câmpul subiacent tabel, orice proprietăți setate pentru câmpul respectiv și poate pe mai multe proprietăți care proiectantul bazei de date setează pentru fiecare control. Pentru mai multe informații despre modul în care tipurile de date și proprietățile câmpurilor afecta introducerii de date, consultați secțiunile cum tipurile de date afecta modul în care introduceți datele și cum proprietăți de câmp de tabel afecta modul în care puteți să introduceți date, mai devreme în acest articol.

Secțiunile următoare vă arată cum să utilizați cea mai frecventă controale pentru introducerea datelor. Dacă aveți întrebări despre baza de date specifice, contactați administratorul de sistem sau proiectantul bazei de date.

Adăugarea sau editarea textului într-o casetă text

Atunci când adăugați sau editați textul într-o casetă text, lucrați cu datele într-un Text sau timp câmp text (Memo). Pe măsură ce continuați, nu uitați că puteți să setați un câmp Text lung (sau control legat la câmpul Text lung) acceptă text îmbogățit formatarea și apoi puteți aplica diferite fonturi, dimensiuni, stiluri și culori la text.

Editarea textului într-o casetă text

  • Plasați cursorul în caseta text și modificarea datelor. Rețineți că aveți posibilitatea să efectuați calcule numere într-un Text sau Text lung (Memo) câmp.

Aplicarea formatării de text îmbogățit

Notă : Să urmați acești pași numai atunci când o casetă text este legat la un câmp Text lung (Memo). Consultați pașii din Vizualizare proprietăți pentru un câmp de tabel, mai devreme în acest articol.

  1. Cu formularul deschis în formă sau aspect sau tabelul deschis în vizualizarea foaie de date, selectați câmpul Text lung (Memo).

  2. Pe fila pornire , în grupul Font , utilizați butoanele și meniurile pentru a formata textul.

    Imaginea panglicii Access

    Puteți aplica diferite fonturi și dimensiuni, aldin sau cursiv, modificarea culorilor și așa mai departe.

Introducerea datelor, utilizând o listă

Puteți utiliza liste în formulare și în tabele și interogări rezultatul setează deschis în vizualizarea foaie de date-o grilă care seamănă cu o foaie de lucru Excel.

Atunci când utilizați o listă dintr-un formular, puteți vedea un control casetă combo sau un control casetă listă. Aceste cifre descriu unei casete combo și lista control casetă, respectiv.

O listă de căutare necompletată

Un control de bază pentru o casetă listă dintr-un formular

Atunci când utilizați o listă dintr-un set de rezultate tabelul sau interogarea, Access utilizează o casetă combo în mod implicit.

În plus, liste acceptă mai multe valori. Dacă Vedeți o listă cu o casetă de selectare de lângă fiecare element din listă, puteți să selectați 100 cât mai multe elemente de pe acea listă. Liste multi-valoare pe care puteți să creați fără programare poate rezolva o problemă de afaceri comune. De exemplu, să presupunem că utilizați o bază de date Access pentru a urmări probleme legate de asistența pentru clienți. Dacă aveți nevoie pentru a asocia mai multor persoane la o problemă, puteți utiliza o listă multi-valoare. Aceste cifre Arată tipice liste multi-valoare.

O listă verticală casetă de selectare în starea deschis.   O listă de caseta de selectare

De asemenea, puteți edita elementele dintr-o listă. Dacă vă sau de proiectare de bază de date activa comanda, când adăugarea, modificarea și eliminarea elemente de listă direct din listă. Cu toate acestea, proiectanții de bază de date, puteți alege pentru a dezactiva comanda, astfel încât să nu fie disponibile pentru toate bazele de date.

Pașii din secțiunile următoare vă arată cum să utilizați și editarea listelor.

Selectați elementele dintr-o listă verticală

  1. Deschideți formularul, tabel sau set de rezultate de interogare care conține lista.

    Notă : Trebuie să deschideți forme în vizualizarea formular sau în vizualizarea aspect. Trebuie să deschideți tabele și seturi de rezultatul interogării în vizualizarea foaie de date.

  2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă lista și apoi selectați elementul pe care doriți.

  3. Pentru a valida de alegere în baza de date, mutați cursorul la un alt câmp.

Selectați elementele dintr-o casetă listă

  1. Deschideți formularul care conține lista.

  2. Defilați în jos în lista de elemente în caseta listă și selectați elementul pe care doriți.

  3. Pentru a valida de alegere în baza de date, mutați cursorul la un alt câmp.

Selectați elementele dintr-o casetă de selectare lista verticală

  1. Deschideți formularul, tabel sau set de rezultate de interogare care conține lista.

    Notă : Puteți să utilizați caseta de selectare liste verticale în formularele, tabele și seturi de rezultate interogare. Pentru a face acest lucru, trebuie să deschideți forme în vizualizarea formular sau Răsfoire, trebuie să deschideți tabele și seturi de rezultatul interogării în vizualizarea foaie de date.

  2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă lista.

  3. Bifați casetele de selectare până la 100 și apoi faceți clic pe OK.

Selectați elementele dintr-o listă de caseta de selectare

  1. Deschideți formularul care conține lista.

    Notă : Trebuie să deschideți formularul în vizualizarea formular sau răsfoiți vizualizare.

  2. Faceți clic pe săgeata în jos de lângă lista.

  3. Bifați casetele de selectare cât mai multe 100 și apoi faceți clic pe OK.

Editarea elementelor dintr-o listă

Notă : Puteți edita orice tip de listă într-un formular, tabel sau interogare set de rezultate. Rețineți că trebuie să deschideți forme în vizualizarea formular sau Răsfoire, trebuie să deschideți tabele și seturi de rezultatul interogării în vizualizarea foaie de date. De asemenea, Rețineți că baza de date de proiectare sau departamentul IT pentru a dezactiva această comandă, astfel încât acesta să nu fie disponibilă în orice moment.

  1. Deschideți formularul, tabel sau set de rezultate de interogare care conține lista.

  2. Faceți clic dreapta pe lista pe care doriți să îl editați și apoi faceți clic pe Editare elemente listă.

    Apare o casetă de dialog sau un formular de introducere de date. Ecranul pe care le vedeți în funcție de tipul de listă pe care doriți să-l editați. Access utilizează două tipuri de liste de bază, valoarea liste și listele de căutare. Valoarea liste se afișează un set de elemente care introduceți manual și listele de căutare, utilizați o interogare pentru a regăsi datele lor de la unul sau mai multe tabele. Alegeți una dintre următoarele variante.

    • Dacă editați o listă de valori, utilizați caseta de dialog Editare elemente listă pentru a edita datele de listă și apoi faceți clic pe OK după ce ați terminat.

    • Dacă editați o listă de căutare, se afișează un formular de introducere de date. Utilizați acest formular pentru a edita date de listă.

Începutul paginii

Editarea elementelor dintr-un câmp de căutare

Un câmp de căutare prezintă o listă de date pe care utilizatorii pot utiliza pentru a selecta unul sau mai multe elemente. Puteți crea două tipuri de liste de căutare.

  • Valoarea de liste    Acestea conțin un set codificate greu de valori pe care le introduceți manual. Valorile se află în proprietatea Sursă rânduri din câmpul de căutare.

  • Listele de căutare    Aceste utilizați o interogare pentru a regăsi valorile din alt tabel. Proprietatea Sursă rânduri de câmpul conține o interogare în loc de o listă cu coduri greu de valori.

În mod implicit, Access afișează date de căutare într-o listă verticală, deși aveți posibilitatea să specificați un control casetă listă. O listă verticală se deschide pentru a prezenta lista și apoi se închide după ce efectuați o selecție. O casetă listă, în schimb, deschidere rămâne în orice moment.

Rulați comanda Editare elemente listă sau puteți să editați datele direct în proprietatea Sursă rânduri sau tabelul sursă. Pentru informații despre utilizarea comenzii Editare elemente listă , consultați introducerea datelor, utilizând o listă, mai devreme în acest articol. Pașii din această secțiune vă arată cum să editați elemente direct în proprietatea Sursă rânduri sau tabelul sursă. Procesul urmează câțiva pași generali.

  • Identificați câmpul de căutare. Urmați un proces ușor diferite atunci când lucrați cu o formă decât cu un tabel.

  • Identificați tipul de câmp de căutare, fie o listă de valori sau o listă de căutare. Dacă utilizați o listă de căutare, identificați tabelul sursă care oferă datele pentru câmpul de căutare.

  • Editarea elementelor din lista de valori.

    - sau -

    Deschideți tabelul sursă pentru lista de căutare și a edita datele din acel tabel.

Identificați un câmp de căutare dintr-un formular

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe formă și faceți clic pe Vizualizare proiect.

    - sau -

    Dacă formularul este deja deschis, să faceți clic dreapta pe fila formă și faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

    –sau–

    În pornire tab, în grupul Vizualizare , faceți clic pe butonul Vizualizare pentru a comuta între vizualizările disponibile. Ca alternativă, faceți clic pe săgeata de sub Vizualizareși selectați una dintre vizualizările disponibile din meniu...

    Imaginea panglicii Access

  2. Faceți clic dreapta pe caseta sau combo control casetă listă și faceți clic pe Proprietăți.

  3. În foaia de proprietăți, faceți clic pe fila toate , găsiți proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri . Proprietatea Tip sursă rânduri trebuie să conțină fie Liste de valori sau Tabel/interogareși proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină fie o listă de elemente separate prin punct și virgulă sau o interogare. După cum este necesar, măriți foaia de proprietăți, astfel încât să puteți citi lista de elemente sau interogarea.

    De obicei, valoarea liste utilizați această sintaxă de bază: element """;" element";" element"

    În acest caz, lista este un set de elemente inclus între ghilimele duble și separate prin punct și virgulă.

    Interogări de selectare utilizați această sintaxă de bază: SELECTAȚI [table_or_query_name]. [ nume_câmp] FROM [table_or_query_name].

    În acest caz, interogarea conține două propoziții (selectare și de la). Prima clauză face referire la un tabel sau interogare și un câmp din acel tabel sau interogare. A doua clauză face referire numai la tabelul sau interogarea. Iată un punct cheie de reținut: SELECTAȚI clauze nu poate conține numele de tabel sau interogare, chiar dacă ele conțin numele cel puțin un câmp. Însă, toate din clauze trebuie să facă referire la un tabel sau interogare. Da, puteți întotdeauna găsi sursa tabelul sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă utilizați o listă de valori, editarea elementelor din listă. Asigurați-vă că încadra fiecărui element cu ghilimele duble, separați fiecare element prin punct și virgulă.

    • Dacă interogarea în lista căutare face referire la altă interogare, în panoul de navigare, deschideți această interogare a doua în vizualizarea proiect (faceți clic dreapta pe interogarea și faceți clic pe Vizualizare proiect). Notați numele tabelului în care apare în secțiunea superioară a proiectantul de interogări și apoi mergeți la pasul următor.

      - sau -

      Dacă interogarea în câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele tabelului și treceți la pasul următor.

  5. Faceți dublu clic pe tabelul din panoul de navigare pentru a o deschide în vizualizarea foaie de date și apoi editați elementele din listă, după cum este necesar.

Identificați un câmp de căutare dintr-un tabel

  1. În panoul de navigare, faceți clic dreapta pe tabel și faceți clic pe Vizualizare proiect.

  2. În secțiunea superioară din grila de proiectare a interogării, în coloana Tip de date , faceți clic pe sau altfel plasa focalizarea la orice Text, număr, sau câmp da/nu.

  3. În secțiunea Inferioară din grila de proiectare a tabelului, faceți clic pe fila Căutare și apoi priviți proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri .

    Proprietatea Tip sursă rânduri trebuie să citiți Liste de valori sau Tabel/interogare. Proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină o listă de valori sau a unei interogări.

    Listele valori utilizați această sintaxă de bază: element """;" element";" element"

    În acest caz, lista este un set de elemente inclus între ghilimele duble și separate prin punct și virgulă.

    De obicei, interogări de selectare utilizați această sintaxă de bază: SELECTAȚI [table_or_query_name]. [ nume_câmp] FROM [table_or_query_name].

    În acest caz, interogarea conține două propoziții (selectare și de la). Prima clauză face referire la un tabel sau interogare și un câmp din acel tabel sau interogare. A doua clauză face referire numai la tabelul sau interogarea. Iată un punct cheie de reținut: SELECTAȚI clauze nu poate conține numele de tabel sau interogare, chiar dacă ele conțin numele cel puțin un câmp. Însă, toate din clauze trebuie să facă referire la un tabel sau interogare. Da, puteți întotdeauna găsi sursa tabelul sau interogarea sursă pentru un câmp de căutare citind clauza FROM.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă utilizați o listă de valori, editarea elementelor din listă. Asigurați-vă că încadra fiecărui element cu ghilimele duble, separați fiecare element prin punct și virgulă.

    • Dacă interogarea în câmpul de căutare face referire la altă interogare, în panoul de navigare, deschideți această interogare a doua în vizualizarea proiect (faceți clic dreapta pe interogarea și faceți clic pe Vizualizare proiect). Notați numele tabelului în care apare în secțiunea superioară a proiectantul de interogări și apoi mergeți la pasul următor.

      - sau -

      Dacă interogarea în câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele tabelului și treceți la pasul următor.

  5. Faceți dublu clic pe tabelul din panoul de navigare pentru a o deschide în vizualizarea foaie de date și apoi editați elementele din listă, după cum este necesar.

Începutul paginii

Introduceți șiruri de lungime zero

Access vă permite să distinge între două tipuri de valori necompletate: Null valorile și șiruri de lungime zero. Valorile nule indica o valoare necunoscută și șiruri de lungime zero indică câmpurile care conțin un spațiu. De exemplu, să presupunem că aveți tabel de date client și tabelul care conține un câmp număr de fax. Puteți să lăsați câmpul necompletat dacă nu sunteți sigur de număr de fax al unui client. În acest caz, lăsând câmpul necompletat introduce o valoare null, ceea ce înseamnă că nu știți ce este valoarea. Dacă mai târziu puteți determina că clientul nu are un dispozitiv de fax, puteți să introduceți un șir de lungime zero în câmpul pentru a indica faptul că știți că nu există nicio valoare.

Notă : Rețineți că puteți să setați o proprietate care împiedică acceptarea valori nule câmpuri. Pentru mai multe informații despre setarea proprietate, consultați cum tipurile de date afecta modul în care puteți să introduceți date, mai devreme în acest articol.

  1. Deschideți un tabel în vizualizarea foaie de date sau un formular în vizualizarea formular sau Răsfoire.

  2. Selectați câmpul pe care doriți și tastați două ghilimele duble fără spațiu între ele ("").

  3. Mutarea cursorului la altă înregistrare pentru a valida modificările la baza de date. În mod implicit, ghilimele dispară.

Începutul paginii

Adăugarea de înregistrări, importul sau legarea la date

Puteți importul sau legarea la date amplasat într-o varietate de surse, inclusiv alte baze de date Access, registre de lucru Excel, fișiere text și documente Word și liste pe serverele care rulează Microsoft SharePoint Services.

Explică cum să importați și legarea la acele surse de date este dincolo de aplicare a acestui articol. Aceste linkuri vă duce la informații despre importul și legarea la date.

Începutul paginii

Metode pentru a economisi timp atunci când introducerea datelor

Access furnizează o varietate de moduri de a face mai rapid procesul de intrare de date. Procedurile din secțiunile următoare vă arată cum să setați o valoare implicită pentru câmpuri și listele în formulare și cum să utilizați tastele de comenzi rapide pentru reutilizarea valorile atunci când sortați datele.

Setați o valoare implicită pentru un câmp sau control

Dacă un număr mare de înregistrări partajarea aceeași valoare pentru un câmp dată, cum ar fi o localitate sau țară/regiune, puteți să economisiți timp, setând o valoare implicită pentru control legat la acel câmp. Atunci când deschideți formularul sau creați o nouă înregistrare, de valoare implicită apare în acel control, în mod implicit.

Setați o valoare implicită pentru un control

  1. Deschideți formularul în vizualizarea proiect.

  2. Faceți clic dreapta pe controlul pe care doriți să lucrați, apoi faceți clic pe Proprietăți.

  3. În fila date , setați proprietatea Valoare implicită la valoarea pe care doriți.

  4. Repetați pașii 1-3 pentru a seta o nouă valoare implicită.

Specificați o altă valoare

  • Pentru o valoare dintr-o casetă text, introduceți datele noi. Puteți suprascrie o valoare implicită în orice moment.

    –sau–

  • Pentru o valoare dintr-o listă, selectați o nouă valoare din listă.

Reutilizarea valorile atunci când sortați

Ce vă deplasa între înregistrări, poate fi necesar pentru a sorta fiecare înregistrare utilizând aceeași valoare. Atunci când faceți, puteți să economisiți timp utilizând tastele de comenzi rapide pentru a repeta care sortați valoare. De exemplu, să presupunem că sortați listele de comenzi tip de produs. În prima înregistrare, tastați muchii băuturi pentru a sorta pe comenzi care clienții cumpărat muchii băuturi. Atunci când mutați la următoarea înregistrare, puteți să copiați și reutilizarea acea valoare de sortare.

Notă : Acești pași presupun că aveți o formă deschide în vizualizarea formular.

  1. Deplasarea la câmpul care refoloseşte valoarea din câmpul corespondent din înregistrarea anterioară.

  2. Apăsați CTRL +' (apostrof).

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×