Adăugați datele colectate prin e-mail în baza de date Access

Important : Acest articol este tradus automat, consultați exonerarea de răspundere. Versiunea în limba engleză a acestui articol se poate găsi aici pentru referință.

Este posibil să colectați sau să actualizați informații prin mesaje de e-mail, utilizând Microsoft Access 2010 cu Microsoft Outlook 2010. Access vă ghidează prin crearea unui formular de colectare de date și trimiterea formularului într-un mesaj de e-mail. Când destinatarii mesajului dvs. de e-mail retrimit formularul completat, aveți posibilitatea să alegeți să procesați automat datele și să le stocați într-o bază de date Access specificată. Această metodă de culegere de date vă poate economisi timpul și efortul implicat de obicei într-un proces de copiere și lipire sau într-un proces manual de introducere a datelor. Iată câteva scenarii în care este posibil să utilizați acest proces pentru a colecta date:

Anchete   : face o anchetă și să compilați rezultatele, mai întâi crearea unei baze de date cu tabelele de necesare pentru a stoca rezultatele, utilizând Expertul pentru a genera un formular de anchetă și apoi mail-le participanților anchetă. Când participanții răspunde, anchetă datele sunt stocate automat în baza de date.

Rapoarte de stare   : dacă este cea mai recentă starea nivel inventar sau actualizate informațiile în așteptare probleme, echipa să vă ține la curent trimițându-vă mesajele care conțin informațiile curente la intervale regulate de poștă electronică.

Gestionarea eveniment   : atunci când organizarea unei conferințe sau instruire sau alte evenimente, puteți să trimiteți unul sau mai multe formulare ca un mesaj de e-mail mesaj pentru a aduna persoane de contact informații, călătorie și hotel preferințe și așa mai departe. Dacă alegeți să aibă răspunsuri procesate automat, participanții vor putea să își modifica preferințele în orice moment, fără a fi necesar să vă notifice și oricând aveți acces la cele mai recente date scopuri procesul decizional.

Acest articol explică de ce aveți nevoie pentru a utiliza acest proces, cum să începeți să utilizați expertul, apoi vă oferă informații suplimentare despre diverșii pași, astfel încât să puteți face o alegere bine documentată, pe măsură ce parcurgeți expertul

Notă : Nu va putea să adăugați datele colectate dacă destinatarului utilizat fie Hotmail sau Yahoo pentru a vă trimite formularul de colectare date.

Înainte de a începe

Dacă este prima dată când colectați date utilizând mesaje de e-mail, efectuați următorii pași:

  1. Asigurați-vă că ați instalat următoarele aplicații pe computer:

    • Access 2007 sau Access 2010.

    • Outlook 2007 sau Outlook 2010. Trebuie să fie instalat și configurat Outlook pe computerul utilizat pentru a trimite mesajele de e-mail. Dacă Outlook este instalat dar nu este configurat încă, porniți Outlook și urmați instrucțiunile din Expertul Lansare în execuție. Pentru ajutor privind expertul, consultați Ajutorul Outlook.

    • Dacă intenționați să utilizați un formular InfoPath, asigurați-vă că aveți instalat InfoPath 2007 sau o ediție mai recentă, iar destinatarii dvs. vor avea nevoie, de asemenea, să aibă InfoPath instalat pe computere.

    • Destinatarii dvs. trebuie să aibă instalat pe computere fie InfoPath, fie un client de e-mail care acceptă formatul HTML, pentru a putea vedea și edita formularul.

      Formularul utilizat pentru a colecta datelor prin mesaje de e-mail nu este un formular Access. Expertul generează o formă specială în formatul HTML sau InfoPath.

      Identificați o bază de date destinație. Baza de date poate fi în format .mdb sau .accdb. În plus, se acceptă fișiere .mde și .accde. Dacă nu doriți să utilizați o bază de date existentă, trebuie să creați una nouă.

  2. Identificați sau creați tabele pe care o doriți populată cu datele din mesajele de e-mail. Dacă vă sunt colectare a datelor pentru tabelele existente, asigurați-vă că tabelele nu sunt doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizarea conținutului lor.

Notă : Tipurile de date Atașare, Numerotare automată, OLE și Cu mai multe valori nu se pot colecta prin e-mail

Dacă vă operațiunea de colectare date populează două sau mai multe tabele, trebuie să creați o interogare de selectare și utiliza ca sursă înregistrări a formularului. Asigurați-vă că interogarea include toate câmpurile necesare din tabelele subiacente. Dacă utilizați o interogare existentă, asigurați-vă că interogarea nu este doar în citire și că aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualizați conținutul său. Pentru mai multe informații despre crearea unei interogări bazat pe două sau mai multe tabele, consultați articolul introducere în interogări.

Stocați datele ca înregistrări noi în următoarele situații:

  • Dacă datele vor popula mai multe tabele.

  • Dacă tabelul de destinație nu are un câmp cheie primară. Valorile cheii primare sunt necesare pentru a mapa fiecare răspuns la o înregistrare existentă. Dacă tabelul de destinație nu are un câmp cheie primară, adăugați-l acum sau atribuiți unui câmp existent, care are valori unice, rolul de cheie primară.

  • Dacă tabelul de destinație nu are înregistrări. Dacă tabelul este gol, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări.

  • Dacă adresele de e-mail ale destinatarilor nu sunt stocate în baza de date ca un câmp. Când colectați date pentru a actualiza înregistrări, nu veți avea posibilitatea să tastați manual adresele în mesajul generat de expert. Câmpul adresă trebuie să fie în tabelul de destinație sau într-un tabel care are o relație cu tabelul de destinație.

Începutul paginii

Introducere

  1. Deschideți baza de date în care se vor stoca datele colectate.

  2. Pentru a adăuga date într-un singur tabel, selectați tabelul în Panoul de navigare. Pentru a popula mai multe tabele asociate, selectați interogarea care este legată cu aceste tabele.

  3. Efectuați una dintre următoarele pentru a porni expertul:

    • În fila Date externe, în grupul Colectare date, faceți clic pe Creare e-mail.

    • Faceți clic cu butonul din dreapta pe tabel sau pe interogare, apoi faceți clic pe Colectare și actualizare date prin e-mail.

      Notă : Dacă tabelul conține toate câmpurile sau doar are numerotare automată, obiect OLE, atașare sau tipuri de câmp de căutare multi-valoare, Access afișează următorul mesaj: selectat tabelul sau interogarea nu are toate câmpurile care acceptă colectarea datelor prin e-mail.

Dacă tabelul conține câmpuri care acceptă colectarea datelor, expertul va porni. Dacă tabelul de destinație acceptă atât adăugarea, cât și actualizarea datelor, expertul vă ghidează prin pașii necesari de colectare a datelor prin mesaje de e-mail.

Utilizați următoarele secțiuni ca referință pentru orice întrebări ați putea avea în timpul următorilor șapte pași importanți ai procesului.

  1. Alegeți tipul de formular de introducere a datelor ce se va trimite

  2. Alegeți dacă veți colecta date noi sau actualizați datele existente

  3. Specificați datele pe care doriți colectate

  4. Specificați dacă datele se procesează automat sau manual

  5. Selectați modul în care doriți să specificați adresele de e-mail ale destinatarilor

  6. Revizuirea și specificarea listei de destinatari

  7. Creați și trimiteți mesajele de e-mail

Începutul paginii

Alegeți tipul de formular de introducere a datelor ce se va trimite

Selectați tipul de formular pe baza ușurinței de utilizare pentru dvs. și destinatarii dvs.

Selectați HTML formular    Un formular HTML poate fi vizualizat și editat de orice utilizator al cărui client de e-mail acceptă HTML

Selectați Microsoft InfoPath formular    Veți vedea această opțiune, InfoPath numai dacă este instalat pe computerul dvs. Selectați această opțiune doar dacă toate destinatarilor InfoPath și Outlook instalat pe computerul său. Un formular InfoPath oferă o mai bună introducerii de date și mediu de editare,

Următoarea pagină a expertului care se afișează diferă dacă obiectul destinație acceptă sau nu actualizarea datelor. Dacă obiectul este o interogare bazată pe două, sau mai multe tabele sau dacă este un tabel care nu are un câmp cheie primară sau care nu conține înregistrări, expertul presupune că doriți să adăugați înregistrări noi și vă solicită să selectați câmpurile de formular. În toate celelalte cazuri, expertul vă solicită să specificați dacă doriți să adăugați sau să actualizați date, înainte de a vă cere să selectați câmpurile de formular.

Începutul paginii

Alegeți dacă veți colecta date noi sau actualizați datele existente

Specificați ce doriți să faceți cu datele. Tipul de formular utilizat afectează numărul de înregistrări noi pe care le poate trimite un destinatar într-un singur răspuns. Când actualizați date, numărul de înregistrări care trebuie actualizate de un destinatar determină numărul de formulare pre-completate care se vor include într-un mesaj.

Notă : Pentru a adăuga înregistrări noi, tastați adresele de e-mail în caseta pentru adrese a mesajului de e-mail, atunci când se creează mesajul. Pentru a face actualizarea datelor existente, adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie stocate sub formă de câmp în tabelul ori în interogarea subiacentă sau într-un tabel asociat.

Începutul paginii

Specificați datele pe care doriți să le colectați

Când alegeți câmpurile de inclus în formular, nu este necesar să includeți fiecare câmp care există în tabelul sau interogarea subiacentă a formularului. Cu toate acestea, trebuie respectate următoarele condiții:

  • Obligatoriu câmpurile:    Câmpurile marcate cu un simbol asterisc (*), sunt câmpurile necesare. În cazul în care se colectează înregistrări noi, expertul va include automat toate câmpurile a căror proprietatea obligatoriu este setată la Da. Dacă orice înregistrare este necesară câmpuri sunt necompletate, Access nu reușește pentru a adăuga înregistrarea la tabel.

  • Neacceptate tipuri de câmp:    Nu va putea include anumite tipuri de câmp în formular, cum ar fi, numerotare automată, atașare, obiect OLE sau câmpuri de căutare multi-valoare.

  • Câmp cheie primară:    Utilizatorul va putea să tastați o valoare în câmpul atunci când adăugați înregistrări cu toate acestea; răspunsul nu vor fi procesate dacă valoarea specificată este deja în uz.

    Notă : Pentru fiecare câmp inclus, sub Proprietăți câmp, specificați o etichetă și faceți clic pe Doar în citire dacă nu doriți ca utilizatorul să modifice datele din câmpul respectiv.

Începutul paginii

Specificați dacă datele se procesează automat sau manual

Aveți posibilitatea să selectați o procesare automată sau manuală a răspunsurilor. Procesarea manuală înseamnă că atunci când primiți răspunsurile, Outlook și Access colaborează pentru a exporta datele în tabelele de destinație din baza de date. Procesarea automată poate economisi timp și efort. Procesarea manuală înseamnă numai că porniți operațiunea de export pentru a transfera datele dintr-un folder specificat din Outlook în tabelul de destinație din Access.

Răspunsurile se exportă cu succes în tabelul de destinație câtă vreme se îndeplinesc următoarele condiții, atunci când ajung răspunsurile în cutia poștală:

  • Outlook trebuie să ruleze deja pe computer. Dacă nu rulează Outlook, procesarea pornește data următoare când porniți Outlook.

  • Access trebuie să nu fie protejat prin parolă și trebuie să nu se deschidă în modul Exclusiv. Trebuie ca numele și locația bazei de date să nu se fi schimbat de când ați trimis mesajul de e-mail.

  • Trebuie ca numele tabelelor și interogărilor, și proprietățile câmpurilor incluse în formular, să nu se fi schimbat de când ați trimis mesajul de poștă electronică.

  • Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualiza conținutul tabelelor subiacente și al interogării.

    Notă : Dacă nu reușește procesarea automată, încercați să rezolvați problemele, apoi exportați manual răspunsurile care nu au reușit. Răspunsurile care ajung în Inbox după ce ați rezolvat problemele se vor procesa automat.

Setați proprietăți de control al prelucrării automate a răspunsurilor

Pentru a specifica alt folder Outlook în care se stochează răspunsurile, pe pagina Specificați modul în care doriți să se proceseze răspunsurile din expert, faceți clic pe numele folderului. În caseta de dialog Selectare folder, fie selectați alt folder, fie faceți clic pe Nou pentru a crea un folder nou.

Dacă faceți clic pe Setați proprietăți de control al prelucrării automate a răspunsurilor pentru a modifica sau a ajusta setările de import, consultați următorul tabel pentru informații despre opțiunile disponibile:

Opțiune

Rezultat

Răspunsuri de renunțare de cele cărora nu trimite mesajul   

Bifați această casetă de selectare dacă doriți se se proceseze automat doar răspunsurile trimise de destinatarii originali ai mesajului. Răspunsurile de la alte persoane se stochează în folderul destinație, dar nu se procesează automat.

Se acceptă mai multe răspunsuri de la fiecare destinatar   

Bifați această casetă de selectare dacă doriți să se proceseze automat doar primul răspuns al fiecărui destinatar. Al doilea și următoarele răspunsuri se stochează în folderul de destinație, dar nu se procesează automat.

Notă : Această setare controlează doar numărul de răspunsuri, nu și numărul de înregistrări care se procesează în cadrul unui singur răspuns. În alte cuvinte, dacă trimiteți un formular InfoPath, un utilizator poate trimite mai multe înregistrări într-un singur răspuns, iar Access procesează automat toate înregistrările din răspuns, chiar dacă nu se bifează această casetă de selectare.

Se permit numai actualizări ale datelor existente   

Când destinatarii utilizează un formular InfoPath pentru a actualiza date, pot trimite înregistrări noi pe lângă actualizările înregistrărilor existente. Bifați această casetă de selectare pentru a procesa doar actualizările înregistrărilor existente.

Numărul de răspunsuri care se procesează   

Tastați numărul total de răspunsuri (de la toți destinatarii) care se vor procesa automat. Dacă doriți să se proceseze automat toate răspunsurile, introduceți o valoare mare în caseta text. Răspunsurile primite după ce se atinge valoarea specificată se stochează în folderul destinație, dar nu se procesează automat.

Data și ora de oprire   

Specificați când trebuie să se oprească procesarea automată a răspunsurilor pentru acest mesaj de e-mail. Răspunsurile primite după această dată și oră se stochează în folderul destinație, dar nu se procesează automat.

Pentru a modifica ulterior aceste opțiuni, în fila Date externe, în grupul Colectare date, faceți clic pe Gestionare răspunsuri. În caseta de dialog Gestionare mesaje de colectare a datelor, selectați mesajul pentru care doriți să modificați setările, apoi faceți clic pe Opțiuni mesaj. Modificările făcute în caseta de dialog afectează toate răspunsurile primite ulterior pentru acel mesaj.

Procesarea manuală a răspunsurilor

Pentru a controla când și ce răspunsuri se procesează, nu selectați opțiunea Procesare automată. Răspunsurile se vor stoca într-un folder specificat în Outlook până când selectați și faceți clic cu butonul din dreapta pe fiecare răspuns din folder, apoi faceți clic pe Export date către Microsoft Access în meniul de comenzi rapide.

În unele situații, poate fi nevoie, de asemenea, să procesați manual răspunsurile pentru care nu a reușit procesarea automată.

Rețineți următoarele, înainte să exportați datele

  • Baza de date Access trebuie să nu fie deschisă în modul exclusiv și trebuie să nu se fi schimbat numele și locația bazei de date de când ați trimis mesajul de e-mail.

  • Trebuie ca numele tabelelor și interogărilor, și proprietățile câmpurilor incluse în formular, să nu se fi schimbat de când ați trimis mesajul de poștă electronică.

  • Trebuie să aveți permisiunile necesare pentru a adăuga sau actualiza conținutul tabelelor subiacente și al interogării.

Începutul paginii

Selectați modul în care doriți să specificați adresele de e-mail ale destinatarilor

În cazul în care colectați doar informații noi, se pot specifica adresele de e-mail în două moduri:

  • Tastați adresele de e-mail individuale în mesajul de e-mail Outlook sau selectați adresele dintr-o agendă.

  • Utilizați câmpul adresă de e-mail din tabelul sau din interogarea bazei de date Access curente.

    Notă : Când colectați date pentru actualizarea înregistrărilor existente, nu vedeți această casetă de dialog, deoarece adresele de e-mail ale destinatarilor trebuie să fie disponibile într-un câmp din baza de date.

Introducerea adreselor de e-mail direct în Outlook

Dacă specificați destinatarii în Outlook, este posibil să examinați și să particularizați mesajul înainte de a-l trimite. În corpul mesajului de e-mail includeți o scurtă introducere și un formular. Se recomandă să nu efectuați nicio modificare în formular. Modificările în formular pot provoca neprocesarea răspunsului.

Utilizarea adreselor de e-mail stocate într-un câmp al bazei de date

Opțiunea de a selecta asociate unui tabel se referă la tabele asociate. Pentru a vizualiza sau edita relațiile de tabel din baza de date, pe fila Instrumente bază de date. , în grupul relații , faceți clic pe relații

Pentru mai multe informații despre relații, consultați articolul Ghid pentru relațiile între tabele

Începutul paginii

Revizuirea și specificarea listei de destinatari

Ultimul pas important implică examinarea și particularizarea mesajului de e-mail, ajustarea listei de destinatari și trimiterea mesajului de colectare a datelor.

Creați și trimiteți mesajele de e-mail

Când expertul vă informează că acum aveți posibilitatea să creați mesajul de e-mail și vă arată cum să vizualizați starea mesajului de e-mail, utilizând comanda Gestionare răspunsuri, este posibil să apară anumite mesaje de avertizare. Următorul tabel descrie fiecare avertizare și acțiunea pe care este posibil să o efectuați pentru a rezolva avertizarea:

Avertisment mesaj

Descriere

S oluție

Anumite înregistrări nu conțin adrese valide în câmpul pentru adrese de poștă electronică specificat. Nu se vor returna informații pentru aceste rânduri.

Câmpul pentru adrese de poștă electronică selectat conține valori nule.

Dacă doriți să colectați date pentru fiecare înregistrare, închideți expertul și înlocuiți valorile nule cu adresele de poștă electronică. Apoi reporniți expertul.

În prezent baza de date are o blocare exclusivă; procesarea automată nu va reuși până nu se eliberează blocarea exclusivă.

În prezent, baza de date este deschisă în modul exclusiv.

Dacă alegeți să se proceseze automat răspunsurile, procesarea nu va reuși, deoarece Access nu poate actualiza o bază de date care are o blocare exclusivă și nici nu poate adăuga în ea. Închideți și redeschideți baza de date în mod neexclusiv imediat după trimiterea mesajului.

Aceste mesaje de poștă electronică pot conține informații de natură confidențială sau sensibilă.

Colectați date pentru a actualiza înregistrări existente, iar formularul pe care sunteți pe cale să-l trimiteți se pre-completa cu datele existente.

Dacă anumite câmpuri conțin date sensibile, întoarceți-vă la pasul din expert în care ați selectat câmpurile și eliminați-le din formular pe acelea care conțin date sensibile.

După ce examinați și particularizați mesajul, aveți posibilitatea să filtrați câmpul adresei de e-mail și să selectați destinatarii. Alegeți adresele de e-mail pe care doriți să le utilizați bifând castele de selectare corespunzătoare. Dacă vedeți o casetă de dialog care listează adrese de e-mail nevalide, notați adresa în listă și faceți clic pe Ieșire. Verificați adresele nevalide, efectuați corecțiile necesare, apoi încercați din nou să transmiteți mesajul.

Începutul paginii

Notă : Exonerare de răspundere pentru traducere automată: Acest articol a fost tradus de un sistem computerizat, fără intervenție umană. Microsoft oferă aceste traduceri automate pentru a ajuta utilizatorii vorbitori de alte limbi decât engleza să beneficieze de conținutul despre produsele, serviciile și tehnologiile Microsoft. Pentru că articolul a fost tradus de un computer, poate conține erori de vocabular, sintaxă sau gramatică.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×