Activități de bază în Outlook

Outlook vă organizează e-mailurile, calendarele, persoanele de contact, activitățile și listele de făcut, într-un singur loc. Această organizare începe de la contul dvs. de e-mail. De acolo, puteți să începeți lucrul cu e-mailurile, să le transformați în activități sau întâlniri și să stocați informații despre persoanele cu care interacționați în Persoane de contact, pentru a nu fi necesar niciodată să rețineți o adresă de e-mail sau un număr de telefon. Să parcurgem rapid câteva activități de bază.

Introducere

Prima acțiune o constituie configurarea contului Outlook. După aceea, veți fi gata să primiți și să trimiteți mesaje de e-mail, să utilizați calendarul, să creați persoane de contact și să lucrați cu activitățile Outlook.  

Configurarea este automată dacă ați utilizat o versiune mai veche de Outlook pe același computer. Dacă nu ați utilizat-o, Configurarea automată a contului va porni prima dată când porniți Outlook și parcurgeți procesul.

Vă va solicita numele, adresa de e-mail și parola. Este suficient, de obicei, dar, dacă instalarea automată nu reușește, Outlook va solicita câteva informații suplimentare, cum ar fi numele serverului de corespondență. Dacă nu aveți acele informații, furnizorul de e-mail vă poate oferi detaliile.

Butonul Adăugare cont din vizualizarea Backstage

Notă : Dacă doriți să adăugați alt cont de e-mail mai târziu, când sunteți gata, alegeți Fișier > Adăugare cont pentru a porni Configurare automată cont.

Bara Acces rapid

Bara de acces rapid este o parte importantă a experienței dvs. Outlook. Și este o modalitate simplă de a naviga prin caracteristicile de bază ale Outlook - Mail, Calendar, Persoane și Activități. Bara este un element suplimentar, pe lângă filele și panglicile standard care vă oferă o serie de instrumente și opțiuni pentru a vă ajuta să utilizați și să gestionați Outlook.

Situată de obicei în partea de jos a ferestrei Outlook, bara de acces rapid arată, în funcție de setările selectate, fie nume de butoane (imaginea din stânga), fie pictograme (imaginea din dreapta) asociate cu nume de caracteristici.

Bara Acces rapid din Outlook afișând, după nume, butoanele Mail, Calendar, Persoane și Activități și opțiunile Mai multe (trei puncte sau puncte de suspensie)

Bara Acces rapid din Outlook afișând pictogramele opțiunilor Mail, Calendar, Persoane, Activități și Mai multe

Modificați ceea ce apare în bara de acces rapid

Puteți să controlați ce butoane (sau pictograme) apar pe bara de acces rapid și chiar și ordinea în care apar.

  1. Alegeți Mai multe > Opțiuni de navigare.

    Alegeți Mai multe (trei puncte) din bara de acces rapid pentru a vedea opțiunile de navigare

  2. În caseta de dialog Opțiuni de navigare, efectuați una dintre următoarele acțiuni:

    Caseta de dialog Opțiuni de navigare din bara Acces rapid

    • Pentru a modifica numărul de butoane sau pictograme care apar pe bară, măriți sau micșorați setarea implicită 4 pentru Numărul maxim de elemente vizibile.

    • Pentru a vizualiza pictograme în loc de nume, bifați caseta de selectare Navigare compactă.

    • Pentru a rearanja modul de listare a butoanelor sau pictogramelor, selectați un element din caseta Afișare în această ordine, apoi alegeți Mutare în sus sau Mutare în jos.

  3. Alegeți OK.

    Sfat : Dacă nu vă plac modificările făcute sau pur și simplu doriți să reîncepeți, alegeți Resetare.

Corespondență

E-mailul vă pune în contact cu persoane din interiorul și din afara organizației. Puteți să adăugați o semnătură electronică și atașări la mesajele de e-mail.

Crearea unui mesaj nou de e-mail

  1. Din orice folder de e-mail (cum ar fi Inbox), alegeți Mesaj de e-mail nou.

    E-mail nou

    Comandă rapidă de la tastatură:    Pentru a crea un mesaj de e-mail, apăsați Ctrl+Shift+M.

  2. După ce ați terminat de compus mesajul de e-mail, alegeți Trimitere.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea unui mesaj de e-mail.

Adăugarea unei semnături de e-mail la mesaje

Creați semnături personalizate care să apară în partea de jos a mesajelor. Semnăturile pot include text, imagini, Carte de vizită electronică, o siglă sau chiar o imagine a semnăturii dvs. de mână.

Crearea unei semnături

  1. Într-un mesaj nou, alegeți Semnătură >Semnături.

    Semnătură

  2. Pe fila Semnătură e-mail, alegeți Nou.

  3. Tastați un nume, apoi alegeți OK.

  4. Sub Alegere semnătură implicită, procedați astfel:

    • În lista Cont de e-mail, alegeți un cont de e-mail pe care să îl asociați cu semnătura.

    • În lista Mesaje noi, alegeți semnătura care doriți să fie adăugată automat la toate mesajele de e-mail noi. Dacă nu doriți ca mesajele de e-mail să aibă o semnătură automată, puteți ignora această opțiune alegând (fără) ca valoare implicită.

    • În lista Răspunsuri/retransmiteri selectați semnătura care doriți să fie adăugată automat (semnare automată) atunci când răspundeți la mesaje sau le redirecționați. În caz contrar, acceptați opțiunea implicită, (fără).

  5. Sub Editare semnătură, tastați semnătura, apoi alegeți OK.

Adăugarea unei semnături

  • Într-un mesaj nou, alegeți Semnătură, apoi faceți clic pe semnătura dorită.

    Semnătură

Pentru mai multe informații, consultați Crearea și adăugarea unei semnături de mesaj de e-mail.

Redirecționarea sau răspunsul la un mesaj de e-mail

  1. Pe panglică sau în panoul de citire, alegeți Răspuns, Răspuns tuturor, sau Redirecționare

    Răspuns

  2. În caseta Către, Cc sau Bcc, alegeți una dintre următoarele:

    • Pentru a adăuga un destinatar, faceți clic în caseta corespunzătoare și introduceți numele destinatarului.

    • Pentru a elimina un destinatar, faceți clic în caseta corespunzătoare, alegeți numele destinatarului și apăsați pe Delete.

Pentru mai multe informații, consultați Răspunsul la sau redirecționarea unui mesaj de e-mail.

Adăugarea unei atașări la un mesaj de e-mail

Pentru a partaja un fișier, îl puteți atașa la mesajul dvs. De asemenea, puteți să atașați alte elemente Outlook, cum ar fi mesaje, persoane de contact sau activități.

  1. Creați un mesaj nou sau un mesaj existent și faceți clic pe Răspuns, pe Răspuns tuturor sau pe Redirecționare.

  2. În fereastra de mesaj, alegeți Mesaj > Atașare fișier.

    Atașarea fișierelor la un mesaj

Pentru mai multe informații, consultați Atașarea unui fișier, a unui mesaj, a unei persoane de contact sau a unei activități la un mesaj de e-mail.

Deschiderea sau salvarea unei atașări de mesaj de e-mail

Puteți să deschideți o atașare din panoul de citire sau dintr-un mesaj deschis. După deschiderea și vizualizarea unei atașări, puteți să o salvați. Dacă un mesaj are mai multe atașări, puteți să le salvați ca un grup sau una câte una.

Deschiderea unei atașări

În funcție de versiunea Outlook pe care o utilizați, pot exista mai multe opțiuni disponibile pentru a deschide o atașare.

  • Faceți dublu clic pe atașare.

Pentru mai multe informații, consultați Deschiderea atașărilor.

Salvarea unei atașări

  1. Alegeți atașarea din panoul de citire sau din mesajul deschis.

  2. Pe fila Atașări, în grupul Acțiuni, alegeți Salvare ca. De asemenea, puteți să faceți clic dreapta pe atașare, apoi să alegeți Salvare ca.

    Salvare ca atașări

Pentru mai multe informații, consultați Salvarea atașărilor.

Întâlnirile și rezervările sunt un produs secundar al vieții dvs. personale și de lucru, iar calendarul este modalitatea perfectă de a gestiona ambele aspecte. Cu Outlook puteți, de asemenea, să setați mementouri pentru evenimente planificate.

Crearea unei rezervări de calendar

În Outlook, rezervările sunt la fel ca întâlnirile. Rezervările sunt activități pe care le programați în calendar, care nu implică invitarea altor persoane sau alocarea de resurse, cum ar fi o sală de conferințe sau un echipament.

Faceți clic pe Calendar

  • În folderul Calendar, alegeți Rezervare nouă. De asemenea, puteți să faceți clic cu butonul din dreapta pe un bloc de timp din grila calendarului, apoi să alegeți Rezervare nouă.

    Rezervare nouă în Calendar

    Comandă rapidă de la tastatură:    Pentru a crea o rezervare, apăsați Ctrl+Shift+A.

Pentru mai multe informații, consultați Programarea unei rezervări.

Programarea unei întâlniri

În Outlook, o întâlnire include alte persoane și poate include resurse, cum ar fi săli de ședință. Veți primi în inbox răspunsuri la solicitările de întâlnire.

  • În folderul Calendar, alegeți Întâlnire nouă.

    Întâlnire nouă în Calendar

Comandă rapidă de la tastatură:    Pentru a crea o solicitare nouă de întâlnire din orice folder din Outlook, apăsați Ctrl+Shift+Q.

Pentru mai multe informații, consultați Programarea unei întâlniri cu alte persoane.

Setarea unui memento

Mementourile afișează o fereastră pop-up de avertizare, pentru ca dvs. să nu ratați niciun termen limită important. Puteți să setați sau să eliminați mementouri pentru aproape orice din Outlook, de exemplu, pentru mesajele de e-mail, rezervări și persoane de contact.

Pentru rezervări sau întâlniri

  • Deschideți o Rezervare sau o Întâlnire, apoi, în caseta listă Memento, selectați intervalul de timp cu care mementoul va preceda rezervarea sau întâlnirea. Pentru a dezactiva un memento, alegeți Fără.

Pentru mesaje de e-mail, persoane de contact și activități

  • Alegeți Urmărire> Adăugare memento.

Sfat :  Puteți să semnalizați rapid mesajele de e-mail ca elemente de făcut prin utilizarea mementourilor. Aceste mementouri fac ca mesajul să apară în Lista de făcut și în folderul Activități, dar nu adaugă automat un memento. Faceți clic cu butonul din dreapta pe semnalizare în lista de mesaje pentru a adăuga un memento. Sau, dacă aveți un mesaj deschis, alegeți Urmărire > Adăugare memento.

Urmărire

Persoane

Persoane este numele bucket pentru persoanele - și firmele - care reprezintă contactele dvs. personale și de afaceri. Dvs. alegeți pe cine adăugați ca persoană de contact și singurele restricții care se pot aplica cu privire la persoanele pe care puteți sau nu le puteți adăuga sunt limitările impuse de dvs. sau de firma dvs. De exemplu, firma dvs. poate avea reguli privind corespondența cu anumite adrese de e-mail externe.

Crearea unei persoane de contact

Un contact poate consta dintr-un simplu nume și o adresă de e-mail sau poate cuprinde, de exemplu, detalii precum străzi, mai multe numere de telefon, o imagine și zile de naștere. Veți găsi Persoanele de contact sub opțiunea Persoane din bara de comenzi rapide din colțul din stânga jos al ferestrei Outlook.

Persoane

  • În Persoane, alegeți Persoană de contact nouă.

    Persoană de contact nouă

    Comandă rapidă de la tastatură:    Pentru a crea o persoană de contact din orice folder în Outlook, apăsați Ctrl+Shift+C.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea sau adăugarea unei persoane de contact.

Obținerea unei liste cu persoanele de contact din agenda Outlook

Salvarea unei copii a persoanelor de contact din agenda dvs. este o bună practică. În Outlook 2013 sau Outlook 2016 pentru Windows, puteți să descărcați un fișier cu valori separate prin virgulă (.csv) cu persoane de contact pe dispozitivul dvs. și să îl deschideți în Excel.

  1. Deschideți Outlook, alegeți Fișier > Deschidere și export > Import/Export.

    Alegeți Deschidere și export, apoi Import/Export.

  2. În Expert import și export, alegeți Export în fișier > Următorul.

  3. Alegeți Valori separate prin virgulă apoi, în Export în fișier, alegeți Persoane de contact ca folder din care să exportați pentru contul dvs.

    Defilați în sus, apoi alegeți folderul cu persoane de contact pe care doriți să îl exportați.

    Important : Înainte de a începe, asigurați-vă că folderul Persoane de contact pe care îl alegeți este atașat la contul dvs. de e-mail. Acest lucru este deosebit de important dacă parcurgeți acești pași pe computerul altcuiva.

  4. Alegeți Următorul > Răsfoire, apoi mergeți la locația unde doriți să stocați fișierul cu valori separate prin virgulă (.csv).

  5. Tastați un nume de fișier, apoi alegeți OK > Următorul.

    Salvarea agendei cu persoane de contact ca fișier .csv

  6. Alegeți Terminare pentru a începe procesul de export.

    Notă : Outlook nu afișează un mesaj atunci când procesul de export s-a terminat.

Deschiderea fișierului .csv cu persoane de contact

Fișierul cu valori separate prin virgulă (.csv) cu persoanele de contact exportate se deschide, de obicei, în Excel.

  1. Navigați la locația unde ați salvat fișierul .csv și deschideți-l.

  2. Verificați dacă persoanele de contact sunt listate în fișier.

    Exemplu de fișier .csv Outlook deschis în Excel

    Notă : Este posibil să existe celule necompletate. Acest lucru este normal.

  3. Închideți fișierul fără să faceți nicio modificare pentru a evita problemele potențiale la importul fișierului pe un alt dispozitiv care are aceeași versiune de Outlook sau într-un alt serviciu de e-mail.

Activități

Crearea unei activități

Multe persoane țin liste de lucruri de făcut: pe hârtie, pe o foaie de calcul sau prin utilizarea unei combinații de lucru pe hârtie și modalități electronice. În Outlook, puteți să combinați diverse liste într-o singură listă, să obțineți mementouri și să urmăriți progresul activităților.

  1. Deschideți Outlook, iar pe fila Pornire, în Nou, alegeți Elemente noi.

  2. Alegeți Activitate, completați formularul de activități după cum este necesar, apoi alegeți Salvare și închidere.

Comandă rapidă de la tastatură:    Pentru a crea o activitate nouă, apăsați Ctrl+Shift+K.

Pentru mai multe informații, consultați Crearea elementelor de activități și De făcut.

Atribuirea unei activități

  1. Alegeți Pictograma Activități din bara Acces rapid din Outlook din bara de acces rapid sau Activități din bară de navigare.

  2. Alegeți una dintre următoarele:

    • Alegeți Pictograma Activitate nouă de pe panglică sau apăsați Ctrl+Shift+K pentru a crea o activitate.

      sau

    • Deschideți o activitate existentă.

  3. Alegeți Atribuire activitate.

    Comanda Atribuire activitate din panglică

  4. În formularul de activități, procedați astfel:

    • În caseta Către, introduceți un nume sau o adresă de e-mail.

    • Adăugați un Subiect, alegeți o Dată de început și o Dată scadență și setați opțiunile Stare și Prioritate după cum este necesar.

      Proprietățile Dată de început și Dată scadență pentru o activitate atribuită

    • Acceptați sau eliminați selecția implicită din cele două casete de selectare: Se păstrează o copie actualizată a acestei activități în lista personală de activități și Primirea unui raport de stare la terminarea activității.

    • Dacă este necesar, tastați un mesaj în blocul de conținut de sub casetele de selectare.

  5. Dacă doriți ca activitatea să se repete, alegeți Periodicitate din panglică, selectați opțiunile dorite în caseta de dialog Periodicitate activitate și alegeți OK.

    Notă :  Dacă atribuiți o activitate periodică, o copie a activității rămâne în lista dvs. de activități, însă nu se actualizează niciodată. Dacă bifați caseta de selectare Primirea unui raport de stare la terminarea activității, primiți rapoarte de stare pentru toate ocurențele terminate ale activității.

  6. Alegeți Trimitere.

Sfat : Outlook poate urmări progresul unei activități atribuite unei persoane. Dacă doriți ca mai multe persoane să lucreze la o activitate, împărțiți activitatea în porțiuni mai mici sau să atribuiți fiecare activitate individual. De exemplu, pentru a urmări un raport care urmează să fie scris de trei autori, creați trei activități separate și atribuiți fiecare activitate individuală autorului corespunzător.

Acceptarea sau refuzarea unei activități atribuite

Atunci când o activitate este creată și atribuită dvs., aceasta apare în Inbox.

Comenzile Acceptare și Refuz dintr-o solicitare de activitate vizualizate în Panoul citire

  • În panoul de citire, alegeți Acceptare sau Refuz.

    sau

    Deschideți activitatea, alegeți Acceptare sau Refuz din panglică și indiferent de opțiunea pe care o alegeți, selectați Editați răspunsul înaintea trimiterii sau Trimiteți răspunsul acum, apoi alegeți OK.

    Notă : Activitățile acceptate apar în lista dvs. de activități Outlook.

Dacă deschideți o activitate, puteți să alegeți opțiunea Răspuns, Răspuns tuturor sau Redirecționare pentru persoana care v-a atribuit activitatea dvs. și altor persoane, după cum este necesar. De asemenea, puteți include un comentariu în blocul de mesaj.

Vizualizarea unei activități

  1. Deschideți Outlook și, pe bara de acces rapid, alegeți Pictograma Activități din bara Acces rapid din Outlook .

  2. În lista Listă de făcut sau Activități, faceți dublu clic pe un element pentru a vedea întregul formular.

Puteți să modificați modul în care vizualizați activitățile în orice moment.

  • Pe fila Pornire, în Vizualizare curentă, alegeți o altă vizualizare.

    Opțiunile curente de vizualizare pentru Persoane de contact .

Imprimarea unei activități

Puteți să alegeți modul în care vizualizați activitățile apoi, în funcție de ce alegeți să imprimați și în ce format - Stil tabel sau Stil memoriu - activitatea este imprimată. Dacă selectați, de exemplu, o singură activitate de imprimat, singura setare de imprimare disponibilă este Stil memoriu. Dar dacă alegeți o listă, cum ar fi Listă de făcut, este disponibil și formatul de imprimare Stil tabel.

  1. Alegeți Pictograma Activități din bara Acces rapid din Outlook din bara de acces rapid.

    Bara Acces rapid din Outlook

  2. Alegeți o singură activitate dintr-unul dintre folderele dvs. -Listă de făcut sau lista Activități - sau alegeți un folder.

  3. Alegeți Fișier > Imprimare și selectați formatul (dacă este disponibil) de sub Setări.

Imprimarea unui mesaj de e-mail, a unei persoane de contact sau a unui element de calendar

În Outlook, puteți să imprimați elemente precum mesaje de e-mail, persoane de contact, elemente de calendar sau vizualizări mai mari, cum ar fi calendare, agende sau listele cu conținut din folderele Corespondență.

  1. Alegeți un element sau pe un folder din Outlook pe care doriți să-l imprimați.

  2. Selectați Fișier > Imprimare.

Imprimare

Pentru mai multe informații, consultați Imprimarea elementelor în Outlook.

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×