Activarea și configurarea urmăririi versiunilor într-o bibliotecă SharePoint

Una dintre numeroasele decizii pe care trebuie să le luați, când configurați o bibliotecă SharePoint, are de-a face cu urmărirea versiunilor. Doriți să păstrați versiuni ale fiecărui element sau fișier, de fiecare dată când acesta este editat? În acest caz, câte versiuni? Doriți să urmăriți numai versiunile majore sau atât pe cele majore, cât și pe cele minore? Doriți ca toți utilizatorii site-ului să vadă toate versiunile schiță sau acestea ar trebui să fie vizibile numai pentru autor și pentru persoanele cu permisiuni de proiectare sau permisiuni Control total? Hotărârea pe care o luați în fiecare dintre aceste cazuri depinde de tipul și importanța elementelor și fișierelor din biblioteci, de scopul fiecărui element sau fișier, de nevoile grupului dvs. de utilizatori și de nivelul de securitate pe care trebuie să-l păstrați.

În acest articol

De ce să activați urmărirea versiunilor?

Setările versiune – cum funcționează

Activarea urmăririi versiunilor într-o bibliotecă SharePoint

Eliminarea urmăririi versiunilor dintr-o bibliotecă SharePoint

De ce să activați urmărirea versiunilor?

Când urmărirea versiunilor este activată în bibliotecile SharePoint, aveți posibilitatea să urmăriți și să gestionați informațiile, pe măsură ce acestea se dezvoltă. Este posibil să consultați versiunile anterioare și să le recuperați, dacă este nevoie. Acest lucru este foarte util, de exemplu, dacă un fișier se deteriorează sau când utilizatorii își dau seama că versiunile anterioare ale unui fișier pot fi mai corecte decât cele mai noi. Unele organizații păstrează mai multe versiuni ale fișierelor din considerente juridice sau în scopul auditului. În mod implicit, urmărirea versiunilor este dezactivată. Pentru a o activa și a implementa deciziile cu privire la urmărirea versiunilor, trebuie să aveți permisiuni Control total sau Proiectare.

De asemenea, este util să urmăriți atât versiunea majoră, cât și versiunea minoră a unui fișier. De exemplu, acest lucru este util dacă doriți să vedeți cum evoluează o inițiativă juridică sau care este mecanismul de gândire din spatele unui nou program aflat în dezvoltare. O versiune majoră poate semnala faptul că un document este gata pentru revizuire în fața unei audiențe largi, în timp ce versiunea minoră (schiță) este un document în lucru și nu este gata pentru circulație pe scară largă.

O versiune majoră este o versiune care s-a modificat simțitor de la ultima versiune majoră și este identificată printr-un număr întreg, cum ar fi 2.0. Versiunile majore sunt vizibile, de obicei, tuturor celor care au acces la bibliotecă. O versiune minoră este cea care a suferit numai modificări nesemnificative, de la ultima versiune majoră. Este identificată printr-un număr zecimal, cum ar fi 2.1. În general, versiunile minore sunt vizibile numai celor care efectuează modificările și celor care au permisiunea Control total sau Proiectare. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să configurați biblioteca să permită tuturor utilizatorilor site-ului să vadă toate schițele disponibile.

Notă : Versiunile majore și minore sunt disponibile numai pentru biblioteci, nu și pentru liste.

Începutul paginii

Setările versiune – cum funcționează

Caseta de dialog Setări versiune conține patru secțiuni majore, unele dintre ele nefiind implicate strict în controlul versiunilor. Fiecare secțiune necesită decizii, când configurați o bibliotecă. Desigur, dacă aveți permisiunile necesare, aveți posibilitatea să modificați setările ulterior.

Selecție

Impact

Nicio versiune

Este disponibilă utilizatorilor site-ului numai versiunea curentă a unui element sau a unui fișier. Aceasta este setarea implicită.

Creare versiuni majore

Versiunile sunt create și păstrate pentru fiecare versiune majoră. Versiunile minore nu se creează și nu se păstrează.

Creare versiuni majore și minore (ciorne)

Atât versiunile majore, cât și cele minore sunt create și urmărite la momentul arhivării fișierului. Persoana care lucrează în fișier trebuie să indice, la arhivare, dacă fișierul este o versiune majoră sau minoră.

Se păstrează numărul următor de versiuni majore

Dacă este bifată caseta de selectare pentru această setare opțională, numărul de mai jos indică numărul de versiuni majore care sunt păstrate în bibliotecă. Dacă, de exemplu, numărul respectiv este 25, cea mai veche versiune este ștearsă când se creează versiunea cu numărul 26 . Apoi, sunt disponibile numai versiunile 2-26. Aveți posibilitatea să gestionați mai ușor biblioteca, dacă împiedicați înmulțirea exagerată a numărului versiunilor. Cu toate acestea, dacă este important să păstrați fiecare versiune sau un număr mai mare de versiuni, fie aplicați o limită foarte înaltă, fie nu aplicați nicio limită.

Se păstrează ciorne pentru numărul următor de versiuni majore

Dacă este bifată această setare opțională. numărul din casetă determină câte versiuni schiță să păstrează. De exemplu, vă decideți că doriți să păstrați 25 de versiuni majore, dar nu aveți nevoie decât de schițe pentru cele mai recente cinci versiuni. Cu excepția cazului în care există cerințe speciale, juridice sau de altă natură, probabil că nu este necesar să păstrați toate schițele pentru toate versiunile majore.

  • Secțiunea Securitate element ciornă   . Utilizați această secțiune pentru a determina cine ar trebui să vadă elementele schiță din bibliotecă. Aveți posibilitatea să permiteți oricărui utilizator care are permisiuni Citire în bibliotecă să le vizualizeze sau să restricționați vizualizarea numai la acei utilizatori care pot edita elementele sau numai la autorul elementului și persoanele care pot aproba elemente. Dacă alegeți să restricționați vizualizarea, numai vizualizatorii desemnați pot vedea versiunile minore (schițele). Alți utilizatori pot vedea numai versiunile majore.

  • Secțiunea Extragere obligatorie   . Utilizați această secțiune pentru a specifica dacă utilizatorii trebuie să extragă fișierele, înainte să le poată modifica. Pentru mai multe informații, consultați Obligativitatea extragerii fișierelor într-o bibliotecă SharePoint.

Începutul paginii

Activarea urmăririi versiunilor într-o bibliotecă SharePoint

  1. Navigați la biblioteca în care doriți să lucrați. Dacă numele bibliotecii nu apare în panoul Lansare rapidă, faceți clic pe Tot conținutul site-ului, apoi selectați numele bibliotecii.

  2. Pe panglică, în grupul Instrumente bibliotecă, faceți clic pe fila Bibliotecă.

  3. Faceți clic pe Setări bibliotecă buton Setări bibliotecă pe panglica Bibliotecă SharePoint Foundation .

  4. Pe pagina Setări bibliotecă, sub Setări generale, faceți clic pe Setări versiune. Se deschide caseta de dialog Setări versiune.

  5. În secțiunea Istoric versiune document, selectați una dintre următoarele opțiuni:

    • Creare versiuni majore – Dacă selectați această opțiune, este posibil să setați o limită pentru numărul de versiuni majore.

    • Creare versiuni majore și minore (ciorne) – Dacă selectați această opțiune, este posibil să setați o limită atât pentru numărul de versiuni majore, cât și pentru numărul de versiuni pentru care doriți să păstrați schițe.

  6. Opțional: Limitați numărul de versiuni pe care doriți să le păstrați.

    • Bifați caseta de selectare Se păstrează numărul următor de versiuni majore dacă doriți să limitați numărul de versiuni păstrate în bibliotecă. În caz contrar, nu bifați caseta de selectare. În caseta de dedesubtul casetei de selectare, introduceți numărul de versiuni pe care doriți să îl păstrați.

    • Bifați caseta de selectare Se păstrează ciorne pentru numărul următor de versiuni majore dacă doriți să limitați numărul de schițe păstrate. Această opțiune este disponibilă numai dacă este bifată opțiunea Creare versiuni majore și minore (ciorne). În caseta de dedesubtul casetei de selectare, introduceți numărul de versiuni pentru care doriți să păstrați schițe.

  7. Opțional: Decideți ce utilizatori au permisiunea să vadă elementele schiță din biblioteca de documente. În secțiunea Securitate element ciornă, selectați una dintre următoarele.

    • Toți utilizatorii care au posibilitatea să citească elementele. Selectați aceasta pentru a permite accesul în site tuturor celor care au permisiuni Citire. Această opțiune este disponibilă când este selectată opțiunea Creare versiuni majore și minore (ciorne) în secțiunea Istoric versiune document.

    • Numai utilizatorii care au posibilitatea să editeze elementele. Selectați aceasta pentru a restricționa vizualizarea schițelor la cei care au permisiuni de editare. Această opțiune este disponibilă când este selectată opțiunea Creare versiuni majore și minore (ciorne) în secțiunea Istoric versiune document.

    • Numai utilizatorii care au posibilitatea să aprobe elementele (și autorul lor). Selectați aceasta pentru a restricționa vizualizarea numai la autorul original al elementului și la cei care au permisiuni de a aproba elementele din bibliotecă. Această opțiune este disponibilă când opțiunea Aprobare conținut este setată la Da.

  8. Opțional: Decideți dacă doriți sau nu să solicitați extragerea în această bibliotecă. Opțiunea implicită este să nu se solicite extragerea. Dacă doriți să modificați opțiunea implicită, selectați Da în secțiunea Extragere obligatorie. Pentru mai multe informații despre solicitarea extragerii, consultați Obligativitatea extragerii fișierelor într-o bibliotecă SharePoint.

  9. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și întoarceți-vă la pagina Setări bibliotecă de documente.

Începutul paginii

Eliminarea urmăririi versiunilor dintr-o bibliotecă SharePoint

După un timp, este posibil să vă dați seama că urmărirea versiunilor nu este necesară în biblioteca dvs. SharePoint. Dacă aveți permisiuni Control total sau Proiectare, este posibil să eliminați urmărirea versiunilor din bibliotecă.

  1. Navigați la biblioteca în care doriți să lucrați. Dacă numele bibliotecii nu apare în panoul Lansare rapidă, faceți clic pe Tot conținutul site-ului, apoi selectați numele bibliotecii.

  2. Pe panglică, în grupul Instrumente bibliotecă, faceți clic pe fila Bibliotecă.

  3. Faceți clic pe Setări bibliotecă buton Setări bibliotecă pe panglica Bibliotecă SharePoint Foundation .

  4. Pe pagina Setări bibliotecă, sub Setări generale, faceți clic pe Setări versiune.

  5. În secțiunea Istoric versiune document din caseta de dialog Setări versiune, selectați Nicio versiune. Aceasta elimină toate intrările pe care le-ați creat anterior în această secțiune.

  6. Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și întoarceți-vă la pagina Setări bibliotecă de documente.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×