Office
Conectare

Activarea și configurarea ID-urilor unice de documente

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

În acest articol veți afla care sunt avantajele utilizării ID-urilor de documente în gestionarea documentelor sau a înregistrărilor. De asemenea, veți afla cum să activați serviciul ID document pentru o colecție de site-uri și cum să configurați opțiunile ID document pentru convențiile de numire a fișierelor particularizate.

În acest articol

Prezentare generală

Aspecte importante de reținut

Activarea, activarea și configurarea ID-urilor de Document

Activarea caracteristicii Document ID a colecției de site-ul

Activarea și configurarea utilizării ID-urile de Document într-o colecție de site-ul

Prezentare generală

ID-urile de document vă ajută să gestionați documentele furnizând o modalitate simplă de a urmări elementele, indiferent de locația lor. De exemplu, dacă un contract legal este mutat dintr-o bibliotecă de documente de pe un site într-o bibliotecă de documente de pe alt site, contractul va fi simplu de găsit, pe baza ID-ului de document. Id-urile de document sunt atribuite automat documentelor încărcate și acest ID va urmări elementul pe întreg parcursul ciclului său de viață. ID-urile de document pot fi atribuite și seturilor de documente.

Urmărirea elementelor cu ID-urile de document

Când este activat pentru prima dată serviciul ID document, unor documente noi din colecția de site-uri li se vor atribui automat ID-uri noi. Este programată o activitate de cronometrare pentru a atribui ID-uri documentelor aflate deja în colecția de site-uri.

De asemenea, când este activat serviciul, este adăugată automat o coloană nouă în tipurile de conținut Document și Set documente. Coloana ID document afișează ID-ul atribuit unui element.

Înainte de a utiliza caracteristica ID document în sistemul de gestionare a conținutului, trebuie să îl activați mai întâi pentru colecțiile de site-uri în care sunt găzduite documentele.

Aspecte importante de reținut

În anumite situații, ID-ul de document nu este menținut întotdeauna. Următorul tabel rezumă aceste excepții.

Acțiune

Rezultat

Descărcați un document, apoi încărcați-l în alt site.

Documentul este considerat o copie și îi va fi atribuit un nou ID de document.

Utilizați comanda Mutare cu Trimitere la.

Documentul este considerat o copie și îi va fi atribuit un nou ID de document.

Utilizați comanda Copiere.

Va fi atribuit un nou ID de document.

Singura modalitate de a păstra un ID de document în site-uri este să utilizați pagina administrativă Conținut și structură site din Setări site în timpul mutării documentelor. Rețineți că prin copierea cu această metodă nu se păstrează ID-ul de document.

Pentru mai multe informații despre structura și conținutul site-ului, consultați lucrul cu structura și conținutul site-ului.

Începutul paginii

Activarea și configurarea ID-urilor de document

Pentru a utiliza mai întâi ID-urile de document pentru a urmări documente sau înregistrări, trebuie să urmați un proces format din doi pași:

Activarea caracteristicii ID document a colecției de site-uri

Notă:  Pentru a activa caracteristica ID document, trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.

  1. Deplasați-vă la colecția de site-uri de nivel superior.

  2. Faceți clic pe Acțiuni site, apoi pe Setări site.

  3. Sub Administrare colecție de site-uri , faceți clic pe Caracteristici colecție de site-uri.

  4. Lângă Serviciu ID document, faceți clic pe Activare. Apare o pictogramă Activ lângă element, iar caracteristica este activată pentru colecția de site-uri curentă.

Activarea și configurarea utilizării ID-urilor de document într-o colecție de site-uri

Când activați caracteristica ID document pentru orice colecție de site-uri dată, tuturor documentelor din colecția de site-uri li se vor atribui automat un ID de document. Rețineți că, în funcție de numărul de documente care există în colecția de site-uri, acest proces poate dura ceva timp.

Notă:  Pentru a activa și a configura caracteristica ID document, trebuie să fiți administrator de colecție de site-uri.

  1. Deplasați-vă la colecția de site-uri de nivel superior.

  2. Faceți clic pe Acțiuni site, apoi pe Setări site.

  3. Sub Administrare colecție de site-uri, faceți clic pe Setări ID document.

  4. Pe pagina Setări ID document, în secțiunea Asociere ID-uri de document, asigurați-vă că este bifată caseta de selectare Asociere ID-uri de document.

Notă:  Când activați atribuirea de ID-uri de document pentru primul document dintr-o colecție de site-uri, apare un mesaj: Configurarea caracteristicii ID document este programată pentru terminare de un proces automat. Acest lucru înseamnă că o activitate de cronometrare este responsabilă cu finalizarea atribuirii de ID-uri de document pentru toate documentele dintr-o colecție de site-uri. Timpul necesar pentru acest proces depinde de numărul de documente din colecția dvs. de site-uri.

  1. Pentru a seta un șir de caractere sau numere particularizate care să fie atribuite automat la începutul fiecărui ID de document, introduceți șirul sub ID-urile vor începe cu…

  2. Bifați caseta de selectare Reinițializați toate ID-urile de document… dacă doriți să adăugați automat prefixul în toate ID-urile de document existente din colecția de site-uri.

  3. În secțiunile Domeniu de căutare ID document, selectați site-urile de utilizat ca domeniu de căutare pentru căutarea ID-urilor.

  4. Faceți clic pe OK.

    Notă:  Așa cum am menționat mai sus, când este activat serviciul ID document pentru orice colecție de site-uri dată, este adăugată o coloană la tipurile de conținut Document și Set documente, ca nivel al colecției de site-uri. Coloana ID document este utilizată pentru a afișa ID-ul atribuit unui element.

începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×