Office
Conectare

7 moduri de a susține adoptarea soluției PPM, post implementare: Cartea albă

Notă:  Dorim să vă oferim cel mai recent conținut de ajutor, cât mai rapid posibil, în limba dvs. Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Vă rugăm să ne spuneți dacă informațiile v-au fost utile, în partea de jos a acestei pagini. Aici se află articolul în limba engleză , ca să îl puteți consulta cu ușurință.

Acest cartea albă este parte a noastră "din linia întâi" colecție.

Instrumente de proiect și Portfolio Management (PPM) provoacă aproape întotdeauna o schimbare drastică în cum proiecte sunt gestionate, urmărite și a raportat în cadrul organizației. Cu toate acestea, se pierde la organizațiile care trebuie să existe ca mult focalizarea pe continuată adoptarea ca nu este aplicarea de instrumente. În acest cartea albă, privim la unele dintre zonele cheie, vă puteți concentra pe pentru a susține adoptarea-publica implementarea, până când modul de utilizare a noilor instrumente PPM devine parte din organizație cultură.

Pentru a descărca versiunea de Word de acest cartea albă, consultați 7 moduri de a susține adoptarea soluției PPM, post implementare: Cartea albă.

Pentru a vedea mai multe standardizare, consultați "din întâi" standardizare.

7 moduri de a susține adoptarea soluției PPM, post implementare

Introducere

Ai fost vreodată implicate într-un proiect în cazul în care idee nouă sau inovare părea să fie următorul lucru cele mai bune, câștiguri puternice acceptă peste tot în, primește executată și apoi în câteva luni de a fi implementată, nimeni nu utilizează-l mai? Dacă ați răspuns da, care va, de asemenea, de acord cu mine că în aceste proiecte, nu a fost nici o lipsa de modificare eforturile gestionare, instruire eforturile și așa mai departe. Ce persoane pur și simplu opriți utilizarea anumite instrumente, care au fost considerat fie idei mai mare în timp de implementare?

Pot exista mai multe răspunsuri la întrebarea de mai sus. Ar putea fi că instrumentul este perimate din cauza condițiile de piață, sau poate că s-a modificat strategia de organizație. Cu toate acestea, dacă citiți cu atenție, mai multe ori, motivul real este că au fost făcute fără eforturi pentru a susține adoptarea care a fost realizat în timpul implementarea proiectului. Nu este suficient de pur și simplu pentru a gestiona schimbările în timpul ciclul de viață al proiectului; modificarea; trebuie gestionat după terminarea proiectului, de asemenea. Acest lucru se aplică la orice proiect, dar cu atât mai mult într-un context de implementare a soluția PPM, deoarece PPM instrumente provoacă aproape întotdeauna o schimbare drastică în cum sunt gestionate proiecte, urmărite și raportate în cadrul organizației.

În acest cartea albă, ne vom uita la unele dintre zonele cheie focalizarea pe pentru a susține adoptarea post implementare și nu eliberați viteză până când modul de utilizare a noul instrument PPM devine parte din organizație cultură.

7 moduri de a susține adoptarea

Să presupunem că Organizației urmează să implementeze PPM solution (sau upgrade-ul la o versiune mai nouă) în viitorul apropiat. Lăsați-ne, de asemenea, presupun că este complet vigoare instruire suport și asistență modificarea gestionării disponibilă în ciclul de viață proiect. Într-un context care Iată zonele cheie care necesită atenție reale după implementare este finalizat.

1) stabili 30-60-90 zi obiectivele   

Înainte de a vă lansați soluția PPM, primul lucru pe care trebuie să faceți este să determinați 30-60-90 zi obiective pentru implementarea dvs. Ați citit care corect. Acest lucru trebuie făcut înainte de album-out și nu după. Începeți cu lucruri care sunt simplu să măsurați, cum ar fi % din foile de pontaj transmise pe oră sau număr de proiecte create etc., și măsură-le în mod unitar și raportați pe ele. Aceste obiective',' vă va ajuta după cum urmează:

  • Mai întâi de toate, obiective și măsurători vă va spune și cum se utilizează instrumentul. Dacă măsurători Arată rău, apoi imediat saltul la acțiune și furnizează asistență necesare pentru a mări modul de utilizare a instrumentului.

  • Obiective vă va oferi anumite lucruri pentru a lucra cu, în loc să fie generic despre succesul sau eșecul proiectului. Când vă vor ajuta afișează valoarea soluției PPM la gestionarea.

    Și, în cele din urmă, acest lucru vă va ajuta sărbători victorii mici. În timp ce soluția PPM ar putea au fost implementate pentru a aduce despre zdrobitoare modificări în cadrul Organizației, este important să câștig rapid victorii și sărbători acestora, pentru a păstra dobânda și pozitivitate în jurul soluția.

Și la fel, nu se opresc la 30-60-90 zi obiective. Asigurați-vă că puteți stabili unele obiective pe termen lung, precum și monitorizarea le.

(2) le arate valoarea!   

Înainte de a fost implementat soluția PPM, este aproape garantat că o analiză de avantajele s-a terminat, care listate mai simplu proiect urmărire și de întreținere, colaborarea îmbunătățită, o vizibilitate mai bună și controlul etc., cu toate acestea, elefant de mare în sala de care Nimeni nu vorbește despre este că, toate acestea sunt posibile doar în cazul în care toți utilizatorii soluției PPM fac munca necesare pentru a genera și a păstra datele. Consecință a acest lucru este că, utilizatorul final are nicio idee cu privire la valoarea el/ea aduce la organizarea doar prin trimiterea lui foile de pontaj pe oră sau cum un Manager de resurse vă pot ajuta prin monitorizarea lor alocări de resurse.

Dacă doriți ca utilizator real adoptarea pe termen lung, focalizarea prima ar trebui să fie pentru a afișa fiecare utilizator valoarea pe care le aduce instrumentul și Organizației. Le arată rapoarte și tablouri de bord care sunt generate. Se utilizează datele remiterea în instrument. Angaja senior gestionare pentru a folosi aceste rapoarte și tablouri de bord și a comunica la grupurile lor, cu privire la valoarea este aducerea le. La fel ca unei plante crește doar atunci când d străluceşte pe acesta, utilizatorii finali pare importanța instrumentul, numai atunci când știți că șefii de organizație are focalizarea lor pe el.

3) modificați metode de instruire   

Gândiți-vă acest lucru. Așa cum sunt auto-a lungul în mașină, asculta radio, dintr-o dată include o melodie într-adevăr utilizate ca fiu, cum ar fi, dar nu am auzit în mult, mult timp. Puteți pariez care pe care, în timp ce poate fi nu vă amintiți versuri exactă de cântec, vă puteți destul de mult zumzăi-a lungul ton de cântec. Ce face care credeți că este acest lucru? Din două motive.:

  1. Ați auzit acel cântec multe, multe ori.

  2. În timp ce versuri au fost "informații", tonul avut un sentiment',' atașată. Ca e umane, am tendința să rețineți sentimentele mai bine decât informații singur.

Da, cum care se aplică la discuții nostru aici?

Instruire tradițională pentru soluții PPM tind să se concentreze pe bucherie numeroase date sau informații în cursurile, sesiuni de instruire, manuale etc. Cu toate acestea, nu există nicio sentiment sau emoţie atașat la acele informații, astfel încât persoanele acesta păstrarea după ce terminați aceste sesiuni. De fapt, trebuie să presupunem că utilizatorii nu va păstra mai mult de 20 % din care se afla pentru prima dată. Da, cum vă rezolva acest lucru? Așa cum am gestionat cântec am apreciat.

  • Oferă mai multe căi de obținere instruire. Toți utilizatorii nu înțelege lucrurile fel. Unele persoane sunt mai dezactivat spre lectură material, în timp ce alte persoane, cum ar fi să urmăriți videoclipuri. Astfel, asigurați-vă că persoanele au mai multe metode pentru a obține informații și instruire.

  • Permiteți utilizatorilor să atașați un sentiment informațiilor. Acest lucru poate include lucruri cum ar fi trăgând utilizatorii în grup mic prânz și aflați sesiuni, care permite utilizatorilor să adresați întrebări într-un cadru de grup, deschizând forumurile de discuții, și așa mai departe. Sunt destul de-vă încă uitați ce acestea fiind spuse un anumit vorbitor ca răspuns la una dintre întrebările dvs. La fel se aplică tuturor utilizatorilor, de asemenea.

  • Recompense idei bune, întrebări și implicarea. Proiect TechCenter și Forumuri sunt exemple de acest lucru, în cazul în care toate răspunsurile corecte sunt recompensate de comunitate singuri, Deci, propulsând mai active partajarea de cunoștințe și expertiză.

4) reevaluează și reconfirme   

În același timp, când am fost de lucru cu un client de pe o implementare PPM, am decis că ar fi făcut toate raportare din soluția PPM utilizând cuburile OLAP. Dacă nu sunteți familiarizat cu funcționalitatea cuburile OLAP, în sensul acest articol, înțelegeți că datele se reîmprospătează doar la planificarea unui predefinite. În cazul nostru, am fost de acord acesta a fost va fi zi cu zi. Cu toate acestea, după ce a fost desfășurate soluția, vom începe să plângeri care au fost incorecte rapoartele și nu au fost afișând datele ca utilizatorii au fost introducând-o, și așa mai departe. Așa cum am delved detaliată în problema, am descoperit că directori au fost consultând bază de date aproape orare (la care așteptați date în timp real) și utilizatorii au fost actualizare a datelor ca--baza dorită. Și din date OLAP a fost unei reîmprospătări noapte, rapoartele nu au fost în mod evident actualizate. Prin urmare, după evaluarea opțiunile, vom s-a întors și rescrie acele rapoarte pentru a extrage direct datele din baza de date, făcându-le în timp real.

Morală povestea? Ce echipa de proiect considerat, găsit, consideră și proiectat în timpul etapei de proiectare de proiect poate nu întotdeauna funcționează în lumea reală. Da, fie deschis pentru a face modificări. Dacă vi se pare că de implementare inițial soluții nu alinia cu ceea ce utilizatorii fapt fac în locul lor de muncă zilnic, fie rigidă și impune proiectarea la persoane. Care este un mod sigur să piardă interesul pentru utilizator.

5) stabili guvernanță   

Stabilirea unui model de guvernanță pentru a păstra soluția PPM, inclusiv modificările etc., este, părerea mea, cruciale. Acest subiect a fost acoperit în un detaliu din cartea albă învins Half-life (t ½): care guvernează Your PPM Solution, post implementare. În timp ce strategia de guvernanță ajută menține soluția PPM în sine, de asemenea, arată utilizatorilor care nu este necesară pentru fiecare aspect de implementare, cum ar fi. Aceasta afișează le care solicită o modificare este OK. Acest propriu-zis va aduce deschiderea unui tabel, care îi ajută pe utilizatori devin driverele. În mod activ discuțiile despre ceea ce poate fi îmbunătățită despre soluția este mult mai bine pentru adoptarea decât doar presupunând că toată lumea este aliniată cu ceea ce a fost implementat.

6) furnizează asistență fanatice   

Aceste zile se pare că puteți obține un instrument gratuit pentru orice tip de lucru pe care doriți să faceți pe PC. Nu mă greșit-îmi place absolut lucrurilor gratuit. Cu toate acestea, un lucru pe care nu-mi place despre instrumentele gratuite este lipsa de asistență. Dacă să întâmpinați probleme, pot sunt proprii pentru a căuta o soluție de cercetare, încercați câteva soluții și spera o funcționează. Plasarea utilizatorii soluției PPM în această situație.

Părerea mea, vom toate ar trebui să fie fanatice despre suport nostru utilizatorii, indiferent ce aplicație sau proces noi de suport. Întotdeauna răspunsul cât de repede puteți, chiar dacă nu este întotdeauna cu o soluție. După ce utilizatorul să știe că cineva este atent la contul său problema, în majoritatea cazurilor care propriu-zis este suficient să le puneți la accesibilitate. Și asigurați-vă să urmărire cu o soluție sau cel puțin punctul le orientarea corectă. Întotdeauna, rețineți că instrumentul PPM sunt suport este unul dintre mai multe instrumente de utilizatorul utilizează fiecare zi pentru a face lor treabă și mai repede puteți face lor viață mai ușor, rezolvarea problemelor de fericit utilizatorii sunt.

Încredere în mine; fără sprijin puternic post implementare, puteți garantează că implementarea PPM să se încadreze prin foarte rapid. De asemenea, să fie inteligent despre procesul de asistență și rezolvare. Așa cum vă furnizează soluții pentru utilizatori, construirea unei cunoștințe baza, astfel încât pentru probleme viitoare, vă puteți redirecționa doar utilizatorilor pentru o soluție auto-ajutor.

7) se va repeta comportament care este recompensat!   

Dacă aveți copii, puteți să o înțeleagă aceasta imediat: vă răsplăti copil cu o figură veselă atunci când se face ceva, se va păstra efectuarea ei, până când începe Noţiuni de bază pe nervi. Orice comportament care răsplăti se repetă până când se face ceva pentru a modifica. Pentru fiecare adoptat nu doresc încercați pentru a atrage, există cel puțin 3 alte timpuriu adoptat care sunt de fapt încearcă să aflați, înțelegerea și utilizați instrumentul.

Nu uitaţi despre aceste suporterii necunoscut. Acestea sunt cei care fapt accepta modificare, utilizați instrumentul și cele din urmă duce alte persoane, ajutându-le. Furnizați-le cu cât mai multă asistență ca. Recunoaște și a răsplăti lucruri care fac astfel încât acestea continuă face-le și alte persoane să aflați de acestea. Să le super utilizatorii și permiteți-le să proiectul de articole de ajutor. Linia de jos, încuraja dorit comportamente, astfel încât acestea în cele din urmă înlocuiesc cele nedorite.

Concluzie

Tehnici listate mai sus nu sunt singurele care vă pot ajuta în adoptarea pentru utilizatorul final și lista dezvolta în mod sigur pot fi adăugate la. Puncte cheie care trebuie să fie înțelese este, nu este suficient să se concentreze doar pe gestionarea utilizatorilor de adoptare și modificare în timpul implementarea sau câteva luni după implementare. Acesta este un proces în curs de desfășurare, standard, care nu se termină niciodată, și are nevoie de o constantă focalizarea și atenția.

Despre autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) este un instructor specializat în Microsoft Project, Microsoft Project Server și Microsoft SharePoint platforme Consultant Senior Enterprise Project Management (EPM). Sa principală focalizarea este să creați și să activați soluții pentru firme pentru a vă ajuta organizațiile obține cele mai bune randamentul investițiilor lor.

El are, de asemenea, experiența extinsă în la proiecte end-to-end într-o gamă largă de domenii și verticale, ea, ERP (SAP), inclusiv producție, dezvoltarea de aplicații, auto și creativ servicii. El este un prezentator normal la diverse Project Server, EPM și SharePoint evenimente în țara și un colaborator regulat la SharePoint și EPM comunitate.

Prasanna este un blogger regulate (http://www.prasannaadavi.com) și, de asemenea, se execută o bilunar podcast (http://www.msprojectpodcast.com), concentrându-se pe soluții Microsoft Project și Project Server. Prasanna este Consultant Senior cu EPMA (http://www.epmainc.com).

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×