Ștergerea înregistrărilor dintr-o bază de date

Ștergerea datelor incorecte sau învechite vă poate face baza de date Access mai rapidă și mai ușor de utilizat. De exemplu, dacă mutați date din calendarul anterior sau din trimestrul fiscal într-un set de tabele de arhivă din altă bază de date, puteți reduce dimensiunea bazei de date de lucru și o puteți ajuta să ruleze mai rapid. Dacă eliminați datele incorecte sau dublate, puteți reduce costurile afacerii.

Acest articol vă arată cum să ștergeți date dintr-o bază de date Access. De asemenea, vă arată cum să ștergeți date din câmpuri individuale, un proces relativ simplu, și cum să ștergeți înregistrări întregi, un proces care poate fi mult mai complex.

Notă: Pentru a înțelege și a utiliza informațiile din acest articol, trebuie mai întâi să înțelegeți conceptele de chei primare și externe. Pentru informații introductive despre cheile primare și externe, consultați articolul Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

În acest articol

Despre ștergerea datelor

Ștergerea datelor dintr-un câmp

Ștergerea datelor dintr-o listă

Ștergerea înregistrărilor necorelate dintr-o bază de date

Ștergerea înregistrărilor corelate dintr-o bază de date utilizând o interogare de ștergere

Despre ștergerea datelor

Access furnizează mai multe tipuri sau niveluri de ștergere a datelor. Puteți să ștergeți date de la puncte de date individuale dintr-o înregistrare, puteți să ștergeți înregistrări întregi dintr-un tabel și, de asemenea, puteți șterge tabele întregi.

Ștergeți valorile individuale atunci când doriți să faceți necompletate unele puncte de date sau pe toate dintr-o înregistrare, dar să lăsați totuși înregistrarea în sine (rândul) în locul său din tabel. Ștergerea unei valori de date este relativ simplă: selectați o parte din date sau toate datele din câmp și apăsați pe DELETE.

Atunci când ștergeți o înregistrare întreagă, eliminați toate datele din fiecare câmp, precum și valoarea cheie care face înregistrarea unică. Acest proces elimină întregul rând din tabel. Puteți să ștergeți manual înregistrările individuale sau să creați interogări de ștergere care să elimine un număr mare de înregistrări simultan.

Dacă înregistrările pe care doriți să le ștergeți nu sunt corelate cu alte date din baza de date, procesul de ștergere este destul de simplu. Puteți să selectați un rând întreg și să apăsați DELETE sau puteți să creați și să rulați o interogare de ștergere. Totuși, dacă înregistrările care vor fi șterse sunt corelate cu alte date și se află în partea „unu” a relației unu-la-mulți, trebuie să efectuați câțiva pași suplimentari, deoarece, în mod implicit, Access nu vă permite să ștergeți date corelate. De asemenea, rețineți că, după ce ștergeți o înregistrare întreagă, nu puteți anula ștergerea respectivă. Din acest motiv, trebuie întotdeauna să faceți backup bazei de date înainte să ștergeți datele.

Ștergerea unor tabele întregi nu este un proces la fel de complex ca ștergerea datelor din câmpuri sau ștergerea unor înregistrări întregi, dar rețineți că, atunci când ștergeți un tabel întreg, se poate deteriora funcționalitatea unei părți a bazei de date, poate chiar a întregii baze de date, dacă eliminați incorect tabelul. În plus, pierdeți definitiv toate datele din tabelul șters. Din acest motiv, ar trebui întotdeauna să faceți backup bazei de date înainte de a șterge un tabel.

În sfârșit, puteți să ștergeți datele în mai puțin timp și cu mai multă precizie dacă înțelegeți proiectarea relațională a bazelor de date. Dacă sunteți utilizator începător de Access sau al bazelor de date relaționale în general, consultați Noțiuni de bază despre proiectarea bazelor de date.

Procedurile din secțiunile următoare vă arată cum să ștergeți datele din câmpurile individuale, cum să ștergeți înregistrări întregi și cum să ștergeți tabele întregi. Fiecare secțiune furnizează informații contextuale de care aveți nevoie pentru a efectua o anumită activitate.

Ștergerea datelor dintr-un câmp

Puteți să ștergeți datele din câmpurile individuale atunci când aveți tabele sau interogări deschise în Vizualizarea foaie de date Imagine buton și atunci când aveți formulare de introducere a datelor deschise în Vizualizările formular Imagine buton și aspect Imagine buton .

Ștergerea datelor dintr-o foaie de date

  1. În Panoul de navigare, faceți dublu-clic pe tabelul sau pe interogarea pe care doriți să o utilizați. Se deschide tabelul sau interogarea în Vizualizarea foaie de date.

  2. Selectați datele pe care doriți să le ștergeți.

    Puteți evidenția o parte din date sau pe toate sau poziționați pur și simplu cursorul în câmp.

  3. Dacă selectați toate datele din câmp, apăsați pe DELETE.

    -sau-

    În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Ștergere.

    -sau-

    Dacă plasați cursorul în câmp, apăsați pe DELETE sau pe BACKSPACE după cum este necesar.

Ștergerea datelor dintr-un formular

  1. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe formularul pe care doriți să-l utilizați. Se deschide formularul în Vizualizarea formular.

    -sau-

    În Panoul de navigare, selectați formularul pe care doriți să-l utilizați și, pe fila Pornire, în grupul Vizualizări, faceți clic pe Vizualizare, apoi faceți clic pe Vizualizare aspect.

  2. Selectați datele pe care doriți să le ștergeți.

    Puteți evidenția o parte din date sau pe toate sau poziționați pur și simplu cursorul în câmp.

  3. Dacă selectați toate datele din câmp, apăsați pe DELETE.

    -sau-

    În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Ștergere.

    -sau-

    Dacă plasați cursorul în câmp, apăsați pe DELETE sau pe BACKSPACE după cum este necesar.

    Note: Access poate afișa un mesaj de eroare și vă împiedică să ștergeți datele. Mai mulți factori pot opri ștergerea:

    • Prin proiectare, nu puteți șterge datele din anumite tipuri de interogări    De exemplu, nu puteți edita datele returnate de o interogare de tip tabel încrucișat și nu puteți edita sau elimina câmpurile calculate, valorile pe care le calculează o formulă atunci când utilizați baza de date, dar care nu se află într-un tabel. Dacă formularul se bazează pe o interogare care nu poate șterge date, nu veți putea șterge date din formular.

    • Nu aveți permisiunile necesare pentru a șterge date    Contactați administratorul de sistem sau proiectantul bazei de date.

    • Câmpul nu acceptă valori necompletate sau nule    Dacă aveți permisiunile necesare, deschideți tabelul în Vizualizarea proiect, apoi modificați proprietatea de tabel Obligatoriu de la Da la Nu.

    • Încercați să ștergeți informații dintr-o listă    Într-o foaie de date pentru un formular, puteți depista întotdeauna o listă, deoarece Access plasează o săgeată în jos la un capăt, astfel: O listă de căutare necompletată . Pentru informații despre ștergerea valorilor dintr-o listă, consultați secțiunea următoare din acest articol.

Începutul paginii

Ștergerea datelor dintr-o listă

Puteți să ștergeți date din două tipuri de liste: liste de valori și liste de căutare. Listele de valori afișează un set de valori predefinite: valorile pe care le introduceți manual dvs. sau proiectantul bazei de date. În schimb, listele de căutare utilizează o interogare pentru a regăsi valori din alt tabel sau din altă interogare, iar valorile returnate populează apoi lista.

Elementele dintr-o listă de valori se află în același tabel ca alte valori dintr-o înregistrare. În schimb, datele dintr-o listă de căutare se află într-unul sau mai multe tabele distincte. Pentru a elimina date dintr-o listă de valori, puteți să deschideți tabelul și să editați elementele.

Eliminarea datelor dintr-o listă de căutare necesită pași suplimentari, iar pașii respectivi variază în funcție de anumiți factori: dacă interogarea pentru listele de căutare își preia datele dintr-un tabel sau din altă interogare. Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe un tabel, identificați acel tabel și câmpul care conține datele care apar în listă. Apoi deschideți tabelul sursă și editați datele din acel câmp.

Dacă interogarea pentru lista de căutare se bazează pe o altă interogare, trebuie să deschideți acea interogare secundară, să găsiți tabelul sursă și câmpul din care își preia datele a doua interogare și să modificați valorile din tabelul respectiv.

Procedurile următoare vă arată cum să ștergeți datele atât dintr-o listă de valori, cât și dintr-o listă de căutare.

Eliminarea datelor dintr-o listă de valori

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriți să îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect pe meniul de comenzi rap

  2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare, selectați câmpul de tabel care conține lista de valori.

  3. În secțiunea inferioară a grilei, faceți clic pe fila Căutare, apoi găsiți proprietatea Sursă rânduri.

    În mod implicit, elementele dintr-o listă de valori sunt încadrate între ghilimele duble și fiecare element este separat prin punct și virgulă: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Eliminați elementele din listă după cum este necesar. Nu uitați să ștergeți ghilimelele care înconjoară fiecare element șters. De asemenea, nu lăsați punct și virgulă la început, nu lăsați perechi de semne punct și virgulă (;;) și, dacă eliminați ultimul element din listă, ștergeți semnul punct și virgulă de final.

    Notă: Dacă ștergeți un element dintr-o listă de valori, iar înregistrările din tabel utilizează deja acel element șters, elementul șters rămâne parte a înregistrării până când îl modificați. De exemplu, să presupunem că firma dvs. are un depozit în localitatea A, dar vinde apoi acea clădire. Dacă eliminați "Localitatea A" din lista de depozite, veți vedea "Localitatea A" în tabelul dvs. până când modificați aceste valori.

Eliminarea datelor dintr-o listă de căutare

  1. În Panoul de navigare, faceți clic cu butonul din dreapta pe tabelul pe care doriți să îl modificați, apoi faceți clic pe Vizualizare proiect în meniul de comenzi rapide.

  2. În secțiunea superioară a grilei de proiectare, selectați câmpul de căutare.

  3. În secțiunea inferioară a grilei de proiectare, faceți clic pe fila Căutare, apoi găsiți proprietățile Tip sursă rânduri și Sursă rânduri.

    Proprietatea Tip sursă rânduri ar trebui să afișeze Tabel/Interogare, iar proprietatea Sursă rânduri trebuie să conțină o interogare care face referire la un tabel sau la o altă interogare.

    Notă: Interogările pentru câmpurile de căutare încep întotdeauna cu cuvântul SELECT.

    De obicei (dar nu întotdeauna), o interogare de selectare utilizează această sintaxă de bază: SELECT [nume_tabel_sau_interogare].[nume_câmp] FROM [nume_tabel_sau_interogare].

    În acest caz, interogarea conține două clauze (SELECT și FROM). Prima clauză se referă la un tabel și la un câmp din acel tabel; în schimb, a doua clauză se referă numai la tabel. Un lucru de reținut: Clauza FROM vă va spune întotdeauna numele tabelului sau interogării sursă. Clauzele SELECT pot să nu conțină întotdeauna numele unui tabel sau al unei interogări, chiar dacă acestea conțin întotdeauna numele a cel puțin un câmp. Totuși, toate clauzele FROM trebuie să facă referire la un tabel sau la o interogare.

  4. Alegeți una dintre următoarele:

    • Dacă interogarea din câmpul de căutare face referire la o altă interogare, faceți clic pe butonul Generare (pe fila Date din foaia de proprietăți, faceți clic pe Butonul Generator care urmează) pentru a deschide interogarea în Vizualizarea proiect. Notați numele tabelului care apare în secțiunea de sus a proiectantului de interogări, apoi continuați cu pasul 5.

    • Dacă interogarea în câmpul de căutare face referire la un tabel, notați numele de tabel și continuați cu pasul 5.

  5. În Panoul de navigare, faceți dublu clic pe tabelul sursă pentru a-l deschide în Vizualizarea foaie de date.

  6. Găsiți câmpul care conține datele utilizate în lista de căutare, apoi editați datele după cum este necesar.

Începutul paginii

Ștergerea înregistrărilor necorelate dintr-o bază de date

Atunci când ștergeți înregistrări întregi dintr-o bază de date, puteți șterge datele din fiecare câmp și, de asemenea, puteți șterge valoarea cheii, valoarea care face înregistrarea unică. Dacă înregistrarea nu este corelată cu alte înregistrări (mai exact, dacă valoarea cheii nu se află în alte înregistrări sau tabele din baza de date), puteți să ștergeți înregistrarea selectându-o și apăsând pe DELETE. Dacă doriți să ștergeți un număr mare de înregistrări necorelate, mai multe decât ați dori să ștergeți manual, puteți să utilizați o interogare de ștergere pentru a le elimina. Procedurile din secțiunile următoare vă arată cum să efectuați ambele activități.

Ștergerea manuală a unei înregistrări necorelate

  1. În Vizualizarea foaie de date, deschideți tabelul sau interogarea care conține datele pe care doriți să le ștergeți.

  2. Găsiți înregistrarea (rândul) pe care doriți să o ștergeți, apoi faceți clic pe butonul Selectare totală, un pătrat aflat în capătul din stânga sau de la dreapta al înregistrării. Puteți să selectați rânduri individuale sau să faceți clic și să glisați pentru a selecta un set continuu de rânduri ori puteți să apăsați pe CTRL și să faceți clic pe butonul mouse-ului pentru a selecta mai multe rânduri discontinue.

    Access plasează o bordură în jurul întregii înregistrări (întregului rând) sau în jurul blocului de înregistrări selectat.

  3. Apăsați DELETE.

    -sau-

    În fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe Ștergere.

    -sau-

    Faceți clic dreapta pe butonul Selectare totală și faceți clic pe Ștergere înregistrare.

    Dacă nu faceți clic pe butonul Selectare totală, poziționați cursorul într-un câmp din înregistrare. Apoi, pe fila Pornire, în grupul Înregistrări, faceți clic pe săgeata în jos de lângă Ștergere și faceți clic pe Ștergere înregistrare.

    Notă: În acest punct, Access poate să afișeze un mesaj de eroare care spune că nu puteți șterge înregistrarea, deoarece este corelată cu alte date. Dacă vedeți un astfel de mesaj, faceți clic pe OK și accesați Ștergerea înregistrărilor corelate dintr-o bază de date utilizând o interogare de ștergere, mai departe în acest articol.

  4. Când Access vă solicită să confirmați ștergerea, faceți clic pe Da.

Ștergerea înregistrărilor necorelate utilizând o interogare de ștergere

Când utilizați o interogare de ștergere pentru a elimina date, urmați același proces atât pentru înregistrările corelate, cât și pentru cele necorelate. Mai întâi creați o interogare de selectare, apoi vă asigurați că returnează numai înregistrările pe care doriți să le ștergeți și, la final, efectuați conversia interogării de selectare în interogare de ștergere. Informațiile contextuale și pașii din secțiunea următoare vă arată cum să ștergeți înregistrările necorelate.

Ștergerea înregistrărilor corelate dintr-o bază de date utilizând o interogare de ștergere

Procesul de ștergere a înregistrărilor corelate urmează acești pași generali.

  • Planificați ștergerea. Asigurați-vă că aveți permisiunile necesare pentru a șterge datele, asigurați-vă că toți ceilalți utilizatori au închis toate obiectele care utilizează tabelele afectate, apoi faceți backup bazei de date.

  • Modificați relația dintre tabelele implicate în ștergere. Mai exact, activați opțiunile Integritate referențială și Ștergere în cascadă câmpuri corelate. Acest lucru permite ca ștergerea să se propage în cascadă în toate tabelele afectate și să elimine toate datele corelate.

  • Creați o interogare de selectare și adăugați criterii după cum este necesar, până când interogarea returnează setul corect de înregistrări.

  • Efectuați conversia interogării de selectare în interogare de ștergere, apoi utilizați-o pentru a șterge datele.

Consultați Crearea și rularea unei interogări de ștergere pentru o explicație completă a acestui proces.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×