Îmbinarea corespondenței utilizând o foaie de calcul Excel

Iată câteva sfaturi pentru a pregăti foaia de calcul Excel pentru o îmbinare de corespondență. Asigurați-vă de următoarele:

  • Numele coloanelor din foaia de calcul se potrivesc cu numele de câmpuri pe care doriți să le inserați în îmbinarea de corespondență. De exemplu, pentru a adresa cititoarele după primul nume din document, veți avea nevoie de coloane separate pentru nume de familie și prenume.

  • Toate datele care vor fi îmbinate sunt prezente în prima filă a foii de calcul.

  • Intrările de date cu procente, valori monetare și coduri poștale sunt formatate corect în foaia de calcul, astfel încât Word să le poată citi corect valorile.

  • Foaia de calcul Excel ce va fi utilizată în îmbinarea de corespondență este stocată pe computerul local.

  • Modificările sau adăugirile la foaia de calcul sunt finalizate înainte de a fi conectate la documentul de îmbinare a corespondenței în Word.

Note: 

Conectarea și editarea listei de corespondență

Conectați-vă la sursa de date. Pentru mai multe informații, consultați sursele de date pe care le puteți utiliza pentru o îmbinarede corespondență.

Editarea listei de expediere poștală

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Editare listă destinatari evidențiată.

  2. În Destinatarii îmbinării corespondenței, debifați caseta de selectare de lângă numele oricărei persoane care nu doriți să primească corespondența.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

    Notă: De asemenea, puteți sorta sau filtra lista pentru a facilita găsirea numelor și adreselor. Pentru mai multe informații, consultați sortarea datelor pentru o îmbinare de corespondență sau Filtrarea datelor pentru o îmbinarede corespondență.

Puteți insera unul sau mai multe câmpuri de îmbinare a corespondenței care să extragă informații din foaia de calcul în document.

Pentru a insera câmpuri de îmbinare pe un plic, o etichetă, un mesaj de e-mail sau o literă

  1. Accesați corespondență > bloc adresă.

    Câmp de îmbinare Inserare bloc adrese

    Pentru mai multe informații, consultați Inserare bloc adresă

  2. Pentru a adăuga o linie de salut, alegeți linie de salut.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Linie de salut evidențiată.

    Pentru mai multe informații, consultați Inserare linie de salut.

  3. Pentru a adăuga alte câmpuri de îmbinare, precum numere de factură, consultați Inserarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței.

  4. Alegeți OK.

  5. Selectați Fișier > Salvare.

Dacă vă interesează să aflați mai multe despre opțiunile de configurare a mesajului de e-mail, consultați îmbinarea e -mailului în Word.

După ce inserați câmpurile de îmbinare dorite, examinați rezultatele pentru a confirma că conținutul este în regulă. Apoi sunteți gata să finalizați procesul de îmbinare.

  1. Accesați corespondență> examinați rezultatele.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând grupul Examinare rezultate.

  2. Alegeți următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței anterioare pentru a parcurge înregistrările din sursa de date și a vedea cum apar acestea în document.

  3. Accesați terminare & îmbinare > Imprimare documente sau Trimitere mesaje de E-mail.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Terminare și îmbinare evidențiată.

Când salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la sursa de date. Puteți reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței pentru corespondența masivă următoare.

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Iată câteva sfaturi pentru a pregăti foaia de calcul Excel pentru o îmbinare de corespondență. Asigurați-vă de următoarele:

  • Numele coloanelor din foaia de calcul se potrivesc cu numele de câmpuri pe care doriți să le inserați în îmbinarea de corespondență. De exemplu, pentru a adresa cititoarele după primul nume din document, veți avea nevoie de coloane separate pentru nume de familie și prenume.

  • Toate datele care vor fi îmbinate sunt prezente în prima filă a foii de calcul.

  • Intrările de date cu procente, valori monetare și coduri poștale sunt formatate corect în foaia de calcul, astfel încât Word să le poată citi corect valorile.

  • Foaia de calcul Excel ce va fi utilizată în îmbinarea de corespondență este stocată pe computerul local.

  • Modificările sau adăugirile la foaia de calcul sunt finalizate înainte de a fi conectate la documentul de îmbinare a corespondenței în Word.

Pentru mai multe informații, consultați Pregătirea sursei de date Excel pentru îmbinarea corespondenței în Word.

Conectarea și editarea listei de corespondență

Conectați-vă la sursa de date. Pentru mai multe informații, consultați sursele de date pe care le puteți utiliza pentru o îmbinarede corespondență.

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    Pentru mai multe informații, consultați îmbinarea corespondenței: Editarea destinatarilor.

    Pentru mai multe informații despre sortare și filtrare, consultați sortarea datelor pentru o îmbinare de corespondență sau Filtrarea datelor pentru o îmbinarede corespondență.

  2. Selectați OK.

Puteți insera unul sau mai multe câmpuri de îmbinare a corespondenței care să extragă informații din foaia de calcul în document.

  1. Accesați corespondență > Inserare câmpde îmbinare.

  2. Adăugați câmpul dorit.

  3. Repetați pașii 1 și 2 după cum este necesar.

  4. Selectați Fișier > Salvare.

Dacă vă interesează să aflați mai multe despre opțiunile de configurare a mesajului de e-mail, consultați îmbinarea e -mailului în Word.

După ce inserați câmpurile de îmbinare dorite, examinați rezultatele pentru a confirma că conținutul este în regulă. Apoi sunteți gata să finalizați procesul de îmbinare.

  1. Accesați corespondență> examinați rezultatele.

  2. Alegeți Următorul sau Anteriorul pentru a trece prin înregistrările din sursa de date și a vedea cum apar acestea în document.

  3. Accesați terminare & îmbinare > a imprima documente sau a îmbina la E-mail.

Când salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la sursa de date. Puteți reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței pentru corespondența masivă următoare.

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Notă:  Această pagină a fost tradusă automatizat și poate conține erori gramaticale sau inexactități. Scopul nostru este ca acest conținut să vă fie util. Ne puteți spune dacă informațiile au fost utile? Aici se află articolul în limba engleză, ca referință.

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×