Îmbinarea corespondenței cu plicuri

Atunci când aveți de trimis în bloc mesaje de e-mail persoanelor din lista de expediere poștală, puteți utiliza îmbinarea corespondenței pentru a crea un set de plicuri adresate. Fiecare plic va conține o adresă din lista de expediere poștală. Puteți, de asemenea, să creați și să imprimați plicurile fără să utilizați îmbinarea corespondenței.

Note: 

Trei fișiere în procesul de îmbinare a corespondenței, constând dintr-un document principal și o listă de expediere poștală care creează seturi de scrisori sau mesaje de e-mail, plicuri sau etichete.

Acestea sunt documentele implicate în crearea și imprimarea plicurilor prin procesul de îmbinare a corespondenței:

  • Documentul principal
    Acest document conține text și elemente grafice (de exemplu, o siglă sau o imagine) care sunt identice pentru fiecare versiune a plicului îmbinat. Adresa de returnare de pe plic este un exemplu de conținut identic.

  • Lista de expediere poștală
    Acest document conține adresele care vor fi imprimate pe plicuri.

Atunci când combinați aceste două documente utilizând pașii de mai jos, veți obține plicurile adresate.

Pasul 1: Configurați lista de expediere poștală

Lista de expediere poștală este sursa de date. Poate fi o foaie de calcul Excel, un director de persoane de contact Outlook, o bază de date Access sau o listă de adrese Office. Aceasta conține înregistrările din care Word extrage informațiile pentru a construi adresele care vor fi imprimate pe plicuri.

Sfaturi

  • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, puteți crea una în timpul îmbinării corespondenței. Înainte de a începe procesul de îmbinare a corespondenței, colectați toate listele de adrese și adăugați-le la sursa de date.

  • Dacă utilizați o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că ați formatat coloana pentru coduri ZIP sau coduri poștale ca text, astfel încât să nu pierdeți niciun zerou. Pentru mai multe informații, consultați Formatarea numerelor, datelor și altor valori de îmbinare a corespondenței în Excel.

  • Dacă doriți să utilizați persoanele de contact Outlook, asigurați-vă că Outlook este programul de e-mail implicit.

Pasul 2: Testați aspectul plicului

Un pas preliminar în procesul de îmbinare a corespondenței este să configurați plicul pentru îmbinare. Este întotdeauna o idee bună să executați un test pe un mic set de plicuri înainte de a efectua o îmbinare reală a corespondenței.

Notă: Dacă sunteți obișnuit cu imprimarea plicurilor în sistemul dvs. puteți trece la pasul 3.

  1. În Word, alegeți Fișier > Nou > Document necompletat.

  2. Pe fila Corespondență, în grupul Creare, alegeți Plicuri.

    Imprimarea plicurilor

  3. În caseta Adresă destinatar, tastați o mostră de adresă pentru a testa cum va arăta un plic atunci când este imprimat.

    Caseta cu adresa de livrare a plicului

    Notă: Mostra de adresă nu se va afișa în îmbinarea de corespondență.

  4. În caseta Adresă de returnare, tastați adresa dvs.

    Caseta cu adresa de returnare

  5. Alegeți Opțiuni > Opțiuni pentru plic și procedați astfel:

    • În lista verticală Dimensiune plic, alegeți dimensiunea care se potrivește cu plicul sau alegeți Dimensiune particularizată.

      Fila cu opțiunile pentru plic pentru setarea dimensiunii plicului și a fonturilor pentru adresă

      Notă: Dacă alegeți Dimensiune particularizată, introduceți dimensiunile plicului în casetele Lățime și Înălțime. Când ați terminat, alegeți OK.

    • Sub Adresă destinatar și Adresă de returnare, alegeți un font și poziția de deplasare la stânga și în partea de sus pentru fiecare adresă.

      Notă: Pe baza previzualizării aspectului plicului, efectuați orice ajustări necesare după cum doriți.

  6. Pe fila Opțiuni de imprimare, confirmați faptul că este selectată Metoda de alimentare corectă, încărcați plicul pentru a corespunde ilustrației, apoi alegeți OK.

    Notă: Imprimanta trimite la Word informații despre modul în care trebuie să fie încărcat plicul în imprimantă. Aceste informații se afișează sub Metodă de alimentare.

    Diagramă cu opțiunile de alimentare pentru alimentarea plicurilor în imprimantă

  7. Alegeți Imprimare, apoi alegeți Da pentru a salva adresa de returnare ca adresă implicită.

    Notă: Dacă plicul este imprimat corect, felicitări. Sunteți gata să treceți la următorul pas al procesului de îmbinare a corespondenței. Dacă plicul nu s-a imprimat așa cum vă așteptați, reveniți la pasul 5 și reajustați opțiunile de aspect al plicului și opțiunile Alimentare formular, după cum este necesar.

Pasul 3: Porniți îmbinarea corespondenței

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență > Plicuri.

    Meniul Pornire Îmbinare corespondență

  2. În caseta de dialog Opțiuni pentru plic, configurați plicul alegând opțiunile ca la Pasul 2: Testați aspectul plicului, apoi alegeți OK.

    Notă: Word creează un document care este dimensionat conform dimensiunilor plicului și afișează locul în care adresa de returnare apare pe plic.

  3. Dacă doriți să adăugați o adresă de returnare sau o siglă pe plic, acum este momentul să faceți acest lucru.

  4. Alegeți Fișier > Salvare și adăugați un nume de fișier.

Pasul 4: Legați lista de expediere poștală la documentul principal

Acum sunteți gata să deschideți sursa de date pentru lista de expediere poștală.

  1. În fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Selectare destinatari și alegeți o opțiune.

    Comanda Introducere listă nouă

  2. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă nu aveți o listă de expediere poștală, alegeți Tastarea unei noi liste și creați una.

      sau

    • Dacă lista de expediere poștală este într-o foaie de calcul Excel, o bază de date Access sau alt tip de fișier de date, alegeți Utilizarea unei liste existente. Apoi răsfoiți la lista dvs. și alegeți Deschidere.

      sau

    • Dacă utilizați persoanele de contact Outlook, selectați Alegeți dintre persoanele de contact Outlook.

  3. Selectați Fișier > Salvare.

Editarea listei de expediere poștală

Dacă imprimați plicuri pentru toate persoanele din lista dvs., treceți la Pasul 5: Adăugarea blocului de adrese pe plic. Dacă doriți să imprimați plicuri pentru persoanele din lista dvs. care locuiesc, de exemplu, la cel mult 20 de mile de un eveniment pe care îl găzduiți, utilizați un filtru, cum ar fi un cod ZIP sau un cod poștal, pentru a restrânge lista. Pentru mai multe informații despre filtrarea datelor dvs., consultați Sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinare de corespondență.

Sfat: Poate fi util să utilizați caracteristica de filtrare pentru a filtra persoane de contact pentru care nu aveți o adresă poștală. Astfel nu irosiți plicuri pe care nu le veți putea trimite.

Pentru a alege anumite persoane din lista de persoane pentru care doriți să creați plicuri, procedați astfel:

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Editare listă destinatari evidențiată.

  2. Bifați numele persoanelor care doriți să primească corespondența din partea dvs.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

    De asemenea, puteți sorta sau filtra lista pentru a facilita găsirea numelor și adreselor.

Pasul 5: Adăugați blocul de adrese pe plic

Blocul de adrese este un câmp de îmbinare corespondență. Câmpul de îmbinare corespondență, cunoscut și drept substituent, este utilizat pentru a marca locul în care doriți să apară adresele pe plic.

Notă: Adesea este mai ușor să aliniați corespunzător blocul de adrese dacă mai întâi activați afișarea marcajelor de paragraf (¶). Pentru a le activa, accesați fila Pornire din Panglică și faceți clic pe butonul Afișare/Ascundere ¶ sau apăsați CTRL+SHIFT+8.

  1. Plasați cursorul acolo unde doriți să meargă blocul de adrese. Dacă ați activat afișarea marcajelor de paragraf, faceți clic imediat după marcajul de paragraf (¶) pe care Word l-a plasat în mijlocul plicului.

  2. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    Câmp de îmbinare Inserare bloc adrese

  3. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, alegeți un format pentru numele destinatarului, așa cum va apărea pe plic.

    Opțiuni bloc de adrese

    Notă: Sub Examinare, alegeți butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a parcurge înregistrările din sursa de date și a vizualiza cum va apărea o adresă pe plic.

  4. Alegeți OK.

  5. Alegeți Fișier > Salvare pentru a salva documentul pentru îmbinare înainte de a continua.

Verificarea numelor câmpului de îmbinare

Asigurați-vă că Word pune numele și adresele din lista de expediere poștală în locul corect pe plic.

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Potrivire câmpuri.

  2. În caseta de dialog Potrivire câmpuri, în coloana din stânga se află numele de câmpuri pe care le utilizează Word dintr-un bloc de adresă. Coloana din dreapta vă permite să potriviți câmpurile din sursa de date cu numele de câmp respective. Verificați dacă numele câmpurilor care apar în partea stângă se potrivesc cu titlurile de coloană pentru înregistrările din lista de expediere poștală, pentru ca Word să introducă datele corecte în locul corect de pe plic.

    Caseta de dialog Potrivire câmpuri
  3. Alegeți una dintre următoarele variante:

    • Dacă numele de câmp afișate corespund titlurilor de coloană pe care le-ați utilizat pentru înregistrările din sursa de date a listei de expediere poștală, nu faceți nimic.

      sau

    • Dacă într-un nume de câmp care vă așteptați să corespundă unui titlu de coloană din sursa de date apare (nepotrivit), selectați săgeata verticală și alegeți numele de câmp din sursa de date a listei de expediere poștală. Repetați după cum este necesar.

  4. Alegeți OK.

Pasul 6: Previzualizați și imprimați plicurile

Faceți o verificare finală înainte de a imprima plicurile.

  1. Alegeți Examinare rezultate, apoi alegeți butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a vă asigura că numele și adresele de pe toate plicurile arată cum trebuie.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând grupul Examinare rezultate.

    Sfat:  Pentru a merge la începutul listei, alegeți butonul de înregistrare Primul Butonul Prima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței și pentru a merge la sfârșitul listei, alegeți butonul de înregistrare Ultimul Butonul Ultima înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței .

  2. Alegeți Terminare și îmbinare > Imprimare documente.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Terminare și îmbinare evidențiată.

Pasul 7: Salvați documentul plicului de îmbinare a corespondenței

Când salvați documentul plicului de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la lista de expediere poștală, astfel că îl puteți utiliza pentru corespondența masivă următoare.

Pentru a reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței poștale

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței poștale și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Pentru a modifica adresele din documentul de îmbinare a corespondenței poștale

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței poștale și alegeți Editare listă destinatari pentru a sorta, a filtra și a alege adrese specifice.

Consultați și

Aveți o întrebare despre îmbinarea corespondenței Word la care nu am răspuns aici?

Postați o întrebare pe forumul Comunității Word

Ajutați-ne să îmbunătățim Word

Aveți sugestii despre cum putem îmbunătăți îmbinarea corespondenței (sau orice altă caracteristică) în Word? Dacă da, vizitați Word User Voice și spuneți-ne!

Extindeți-vă competențele Office
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×