Îmbinarea corespondenței utilizând o foaie de calcul Excel

Îmbinarea corespondenței utilizând o foaie de calcul Excel

Îmbinarea corespondenței este utilizată pentru a crea mai multe documente în același timp. Aceste documente au aspect, o formatare, un text și ilustrații identice. Doar secțiunile specifice din fiecare document variază și sunt personalizate. Documentele pe care le poate crea Word cu îmbinarea corespondenței sunt etichete, scrisori, plicuri și e-mailuri în masă. Există trei documente implicate în procesul de îmbinare a corespondenței:

  • Documentul principal

  • Sursa de date

  • Documentul îmbinat

În videoclipul următor, puteți afla mai multe despre cum să utilizați date Excel pentru îmbinarea corespondenței. Videoclipul face parte din cursul de instruire Duceți îmbinarea corespondenței la un nivel superior

Pasul 1: pregătirea datelor din Excel pentru îmbinarea corespondenței

Cel mai important pas în procesul de îmbinare a corespondenței este configurarea și pregătirea datelor. Veți utiliza foaia de calcul Excel ca sursă de date pentru o listă de destinatari.

Iată câteva sfaturi pentru pregătirea datelor pentru îmbinarea corespondenței. Asigurați-vă de următoarele:

  • Numele coloanelor din foaia de calcul se potrivesc cu numele de câmpuri pe care doriți să le inserați în îmbinarea de corespondență. De exemplu, pentru a vă adresa cititorilor folosind prenumele lor în document, veți avea nevoie de coloane separate pentru nume și prenume.

  • Toate datele care vor fi îmbinate sunt prezente în prima filă a foii de calcul.

  • Intrările de date cu procente, valori monetare și coduri poștale sunt formatate corect în foaia de calcul, astfel încât Word să le poată citi corect valorile.

  • Foaia de calcul Excel ce va fi utilizată în îmbinarea de corespondență este stocată pe computerul local.

  • Modificările sau adăugirile din foaia de calcul sunt finalizate înainte de a conecta foaia de calcul la documentul de îmbinare a corespondenței din Word.

Note : 

Pasul 2: pornirea îmbinării de corespondență

  1. În Word, alegeți Fișier > Nou > Document necompletat.

  2. Pe fila Corespondență, în grupul Pornire Îmbinare corespondență, alegeți Pornire Îmbinare corespondență, apoi alegeți tipul de îmbinare pe care doriți să o rulați.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Pornire Îmbinare corespondență și lista de opțiuni disponibile pentru tipul de îmbinare care doriți să ruleze.

  3. Alegeți Selectare destinatari > Utilizați o listă existentă.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Selectare destinatari cu opțiunea Utilizarea unei liste existente selectată.

  4. Navigați la foaia de calcul Excel și alegeți Deschidere.

  5. Dacă Word vă solicită acest lucru, alegeți Foaie1$ > OK.

    Notă : Acum foaia de calcul Excel este conectată la documentul de îmbinare a corespondenței pe care îl creați în Word.


Editarea listei de expediere poștală

Puteți limita persoanele care primesc mesajele dvs. de e-mail.

  1. Alegeți Editare listă destinatari.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Editare listă destinatari evidențiată.

  2. În caseta de dialog Destinatari pentru Îmbinare corespondență, debifați caseta de selectare de lângă numele oricărei persoane care nu doriți să primească e-mailurile dvs.

    Selectarea rândurilor bifând caseta de selectare

    Notă : De asemenea, puteți sorta sau filtra lista pentru a găsi mai ușor nume și adrese. Pentru mai multe informații despre sortarea și filtrarea elementelor, consultați Sortarea și filtrarea datelor pentru o îmbinare de corespondență.

Pasul 3: inserarea unui câmp de îmbinare

Puteți insera unul sau mai multe câmpuri de îmbinare a corespondenței care să extragă informații din foaia de calcul în document.

Pentru a insera un bloc de adresă pentru un plic, o etichetă, un mesaj de e-mail sau o scrisoare

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Bloc adresă.

    Câmp de îmbinare Inserare bloc adrese

  2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, alegeți un format pentru numele destinatarului, așa cum va apărea pe plic.

    Opțiuni bloc de adrese

  3. Alegeți OK.

  4. Selectați Fișier > Salvare.

Pentru a insera o linie de salut într-un mesaj de e-mail sau într-o scrisoare

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Linie de salut.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Linie de salut evidențiată.

  2. În caseta de dialog Inserare linie de salut, procedați astfel:

    • Sub formatul Linie de salut, modificați salutul dacă este necesar, alegând salutul (Dragă este setarea implicită), formatul pentru numele destinatarului și semnele de punctuație de sfârșit (virgula este setarea implicită).

      și

    • Sub Linie salut pentru nume incorecte de destinatari, alegeți o opțiune din lista de saluturi.

  3. Alegeți OK.

  4. Selectați Fișier > Salvare.

Pentru a insera date din foaia de calcul într-un mesaj de e-mail sau într-o scrisoare

  1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, alegeți Inserare câmp pentru îmbinare.

  2. În caseta de dialog Inserare câmp pentru îmbinare, sub Câmpuri, alegeți un nume de câmp (numele de coloană din foaia de calcul), apoi alegeți Inserare.

  3. Repetați Pasul 2 după cum este necesar și alegeți Închidere când terminați.

  4. Selectați Fișier > Salvare.

Pentru mai multe informații despre adăugarea câmpurilor din foaia de calcul în documentul de îmbinare, consultați Inserarea câmpurilor de îmbinare a corespondenței. Dacă vă interesează să aflați mai multe despre opțiunile pentru configurarea mesajelor de e-mail, consultați Îmbinarea e-mailului în Word.

Pasul 4: previzualizarea și finalizarea îmbinării corespondenței

După ce inserați câmpurile de îmbinare pe care le doriți, previzualizați rezultatele pentru a confirma că este în regulă conținutul și că sunteți gata să finalizați procesul de îmbinare.

  1. Pe fila Corespondență, alegeți Examinare rezultate.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând grupul Examinare rezultate.

  2. Alegeți butonul de înregistrare Următorul Butonul Următoarea înregistrare pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței sau Anteriorul Butonul Înregistrarea anterioară pentru examinarea rezultatelor îmbinării corespondenței pentru a parcurge înregistrările din sursa de date și a vizualiza cum vor apărea înregistrările în document.

  3. În grupul Terminare, alegeți Terminare și îmbinare și alegeți Imprimare documente sau Trimitere mesaje de e-mail.

    Captură de ecran a filei Corespondență din Word, afișând comanda Terminare și îmbinare evidențiată.

Pasul 5: salvarea îmbinării corespondenței

Când salvați documentul de îmbinare a corespondenței, acesta rămâne conectat la sursa de date. Puteți reutiliza documentul de îmbinare a corespondenței pentru corespondența masivă următoare.

  • Deschideți documentul de îmbinare a corespondenței și alegeți Da atunci când Word vă solicită să mențineți conexiunea.

Consultați și

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×