Îmbinare documente: Inserare câmp pentru îmbinare

În acest articol

Despre câmpurile de îmbinare de corespondență

Adăugarea câmpurilor sau a substituenților

Despre câmpurile de îmbinare de corespondență

Substituenții, cum ar fi adresa de e-mail și salutul, se numesc câmpuri de îmbinare a corespondenței. Câmpurile din Word corespund titlurilor de coloană din fișierul de date pe care îl selectați.

Fișier de date cu coloane (categorii) și rânduri (înregistrări)

1. Coloanele dintr-un fișier de date reprezintă categorii de informații. Câmpurile adăugate în documentul principal sunt substituenți pentru acele categorii.

2. Rândurile dintr-un fișier de date reprezintă înregistrări ale informațiilor. Word generează o copie a documentului principal pentru fiecare înregistrare atunci când efectuați o îmbinare a corespondenței.

Prin amplasarea unui câmp în documentul principal, indicați faptul că doriți ca o anumită categorie de informații, cum ar fi nume sau adresă, să apară în acea locație.

Câmpuri inserate într-un document Word

Notă : Când inserați un câmp de îmbinare a corespondenței în documentul principal, numele câmpului este încadrat întotdeauna între ghilimele unghiulare (« »). Aceste ghilimele unghiulare nu apar în documentele îmbinate. Ele doar vă ajută să deosebiți câmpurile din documentul principal de textul obișnuit.

La îmbinare, informațiile din primul rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile din documentul principal, pentru a crea primul document îmbinat. Informațiile din al doilea rând al fișierului de date înlocuiesc câmpurile pentru a crea al doilea document îmbinat și așa mai departe.

Îmbinarea informațiilor dintr-un fișier de date în document

Adăugarea câmpurilor sau a substituenților

  1. În documentul principal, tastați conținutul care doriți să apară în fiecare copie a documentului.

    Pentru a adăuga o imagine, cum ar fi o siglă, faceți clic pe Imagine în grupul Ilustrații de pe fila Inserare.

  2. Faceți clic în locul în care doriți să inserați câmpul.

  3. Utilizați grupul Scriere și inserare câmpuri din fila Corespondență.

    Panglica Office 2010

  4. Adăugați oricare dintre următoarele:

    Bloc adresă cu nume, adresă și alte informații

    1. Faceți clic pe Bloc adresă.

    2. În caseta de dialog Inserare bloc adresă, selectați elementele de adresă pe care doriți să le includeți și formatele pe care le doriți, apoi faceți clic pe OK.

    3. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care are nevoie pentru blocul de adresă. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nepotrivit), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde câmpului necesar pentru îmbinarea de corespondență.

    Linie de salut

    1. Faceți clic pe Linie de salut.

    2. Selectați formatul de linie de salut, care include salutul, formatul de nume și punctuația.

    3. Selectați textul care doriți să apară în cazurile în care Microsoft Word nu poate interpreta numele destinatarului, de exemplu, dacă sursa de date nu conține prenumele sau numele unui destinatar, ci doar numele firmei.

    4. Faceți clic pe OK.

    5. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Word să nu fi găsit unele dintre informațiile de care are nevoie pentru linia de întâmpinare. Faceți clic pe săgeata din dreptul (nepotrivit), apoi selectați câmpul din sursa de date care corespunde cu câmpul necesar pentru îmbinarea de corespondență.

    Câmpuri individuale

    Puteți insera informații din câmpuri individuale, cum ar fi prenumele, numărul de telefon sau suma unei contribuții dintr-o listă cu donatori. Pentru a adăuga rapid un câmp din fișierul de date în documentul principal, faceți clic pe săgeata de lângă Inserare câmp pentru îmbinare, apoi faceți clic pe numele câmpului.

    Pentru mai multe opțiuni pentru inserarea de câmpuri individuale în document, procedați astfel:

    1. În fila Corespondență, în grupul Scriere și inserare câmpuri, faceți clic pe Inserare câmp pentru îmbinare.

    2. În caseta de dialog Inserare câmp pentru îmbinare, alegeți una dintre următoarele variante:

      • Pentru a selecta câmpurile de adresă care le vor corespunde câmpurilor din sursa de date, chiar și în cazul în care câmpurile din sursa de date nu au aceleași nume ca și câmpurile de adresă, faceți clic pe Câmpuri adresă.

      • Pentru a selecta câmpuri care preiau întotdeauna datele direct dintr-o coloană a fișierului de date, faceți clic pe Câmpuri bază de date.

    3. În caseta Câmpuri, faceți clic pe câmpul pe care îl doriți.

    4. Faceți clic pe Inserare, apoi faceți clic pe Închidere.

    5. Dacă apare caseta de dialog Potrivire câmpuri, este posibil ca Microsoft Word să nu fi găsit unele din informațiile de care are nevoie pentru a insera câmpul. Faceți clic pe săgeata de lângă (nepotrivit), apoi selectați câmpul din sursa proprie de date care corespunde câmpului necesar pentru îmbinarea corespondenței.

      Notă : Dacă se inserează un câmp din lista Câmpuri bază de date și se comută ulterior la o sursă de date care nu conține o coloană cu același nume, Word nu va insera informațiile din acel câmp în documentul îmbinat.

Începutul paginii

Extindeți-vă competențele
Explorați instruirea
Fiți primul care obține noile caracteristici
Alăturați-vă utilizatorilor Office Insider

Au fost utile aceste informații?

Vă mulțumim pentru feedback!

Vă mulțumim pentru feedback! Se pare că ar fi util să luați legătura cu unul dintre agenții noștri de asistență Office.

×