Gerir dados com consultas

Introdução às consultas

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Utilize consultas para dar resposta a negócios ou outras perguntas sobre dados e para efetuar atualizações em massa, ou eliminar informações da base de dados, de forma fácil e rápida.

O que são consultas?

No Access, as consultas são como perguntas que se colocam para encontrar informações relacionadas (e mesmo as mais específicas) na sua base de dados.

Nas consultas, por vezes utilizam-se dados de apenas uma tabela e noutras ocasiões de várias. Por exemplo, pode pretender encontrar apenas o número de telefone de um contacto, o que requer uma consulta simples de um campo de número de telefone correspondente a uma pessoa específica numa tabela de contactos. Pode também combinar dados de várias tabelas, como informações de clientes e informações de encomenda, para saber o que um cliente encomendou.

No Access, uma consulta é um objeto de base de dados. Não armazena dados. Mostra dados que estão armazenados em tabelas e disponibiliza-lhe esses dados, para que possa trabalhar com eles. Uma consulta pode mostrar dados de uma ou mais tabelas, de outras consultas ou de ambos. Por exemplo:

  • Veja dados com uma consulta Selecionar. Procure e veja informações de uma ou mais tabelas ao especificar critérios que os dados têm de cumprir e filtrar os valores que devem ser mostrados. Por exemplo, pode pedir para ver todos os produtos criados pela Tailspin Toys.

  • Introduza os critérios e pesquise de forma dinâmica. Crie consultas reutilizáveis que lhe peçam sempre os critérios de pesquisa. Por exemplo, pode criar uma consulta que peça ao utilizador o nome do fornecedor a procurar e, em seguida, apresente todos os produtos adquiridos desse mesmo fornecedor.

  • Atualize ou adicione dados com base na consulta. Consulte os dados e utilize os resultados correspondentes para introduzir ou atualizar informações automaticamente. Por exemplo, se a Tailspin Toys tiver adicionado "TT" ao início dos nomes de todos os produtos, pesquise todos os produtos da empresa e, em seguida, atualize os nomes dos produtos para que cada entrada comece por "TT", tudo isto através de uma consulta atualização.

  • Elimine dados com base numa consulta. Procure informações ou registos e, em seguida, elimine-os. Por exemplo, se a Tailspin Toys entrar em falência e os produtos deixarem de estar disponíveis para venda, procure todos os produtos e elimine-os das tabelas relevantes de forma automática.

Utilize o Assistente de Consultas para criar uma consulta selecionar que apresente informações na Vista de Folha de Dados.

Nota: Alguns elementos de estrutura não estão disponíveis quando utiliza o assistente. Se precisar, modifique a consulta na Vista Estrutura depois de a criar.

Nota:  Antes de criar uma consulta, certifique-se de que estabeleceu as relações entre as tabelas na sua base de dados, uma vez que são utilizadas para consultar os seus dados. Para saber mais, consulte o artigo Introdução às relações entre tabelas e módulos relacionados nesta formação.

Criar uma consulta

  1. Selecione Criar > Assistente de Consultas.

  2. Selecione Assistente de Consultas Simples e, em seguida, selecione OK.

  3. Selecione a tabela ou a consulta que contém o campo e, em seguida, adicione o campo à lista de Campos Selecionados. Quando tiver terminado, selecione Seguinte.

    Adicione todos os campos que pretender, das tabelas que pretender.

    Se tiver adicionado um campo numérico

    Se adicionar campos numéricos, o assistente pergunta-lhe se pretende que a consulta devolva detalhes ou dados de resumo. Realize um dos seguintes passos:

    • Se pretender ver relatórios individuais, selecione Detalhes e, em seguida, selecione Seguinte. Avance para o passo 4.

    • Se pretender ver dados numéricos resumidos, como médias, selecione Resumo e, em seguida, selecione Opções de Resumo. Especifique que campos pretende resumir e como pretende resumir os dados. Apenas os campos numéricos estão listados. Em cada campo numérico, selecione uma função:

      • SomaA consulta devolve a soma de todos os valores no campo.

      • Méd A consulta devolve a média dos valores no campo.

      • Mín A consulta devolve o menor valor do campo.

      • MáxA consulta devolve o maior valor do campo.

    • Se pretender que os resultados da consulta incluam uma contagem de registos numa origem de dados, selecione a opção Contar registos em nome da tabela na tabela correspondente.

      Se tiver adicionado um campo de data/hora

      O Assistente de Consultas pergunta-lhe como pretende agrupar os valores de datas. Por exemplo, suponhamos que adicionou um campo numérico, como preço, e um campo de data/hora, como hora de transação, à consulta, tendo depois especificado na caixa de diálogo Opções do Resumo que pretende ver o valor médio do campo preço. Uma vez que incluiu um campo de data/hora, pode calcular os valores do resumo para cada valor de data e hora, para cada dia, mês, trimestre ou ano.

      Selecione o período de tempo que pretende utilizar para agrupar os valores de data e hora e, em seguida, selecione Seguinte.

      Nota: Na Vista Estrutura, tem mais opções para agrupar valores de data e hora.

  4. Atribua um título à consulta.

  5. Indique se pretende abrir a consulta (na Vista de Folha de Dados) ou modificá-la (na Vista Estrutura). Em seguida, selecione Concluir.

Quer mais?

Criar e executar uma consulta atualização

Formação do Excel

Formação do Outlook

Quando a sua base de dados do Access tiver tabelas e relações, estará na altura de estruturar e criar algumas consultas, que são componentes essenciais de qualquer base de dados.

Neste vídeo, irá conhecer o processo básico de criação e execução de uma consulta, obter uma introdução aos diversos tipos de consultas, criar uma consulta no Assistente de Consultas e modificar uma consulta no Estruturador de Consulta.

As consultas são literalmente perguntas que faz sobre os seus dados. Na verdade, fazer a pergunta para a qual pretende uma resposta pode ser um bom ponto de partida.

Por exemplo, "Quantas encomendas fez a Tailspin Toys no último mês?"

A linguagem na pergunta encaminha-o para a tabela Encomendas e, a partir daí, pode selecionar os campos que pretende ver, criar a consulta e executá-la.

Esse é o fluxo básico para a maioria das consultas. Coloque uma pergunta e selecione uma origem de dados (as tabelas ou outros resultados de consulta que contenham dados) que responda a essa pergunta.

Selecione os campos que pretende ver no resultado, também denominado "conjunto de dados", e adicione critérios.

Neste exemplo, os critérios filtram os resultados para Tailspin Toys do mês de maio.

Pode utilizar as consultas para mais do que apenas responder a perguntas. As consultas são como uma ferramenta multifunções: podem ser uma das ferramentas mais úteis numa base de dados devido a tudo o que conseguem fazer.

Por exemplo, as consultas podem fornecer dados para formulários e relatórios e também o podem ajudar a fazer alterações em massa aos seus dados.

Agora, pode criar vários tipos de consultas em qualquer base de dados. Vamos experimentar ao selecionar Criar e, em seguida, Estrutura da Consulta.

Vamos fechar a caixa de diálogo Mostrar Tabela por agora.

Estes são os tipos de consultas que pode criar.

A consulta Selecionar é a opção mais comum. É o tipo que o ajuda a obter respostas a partir dos seus dados.

Utilize uma consulta Criar Tabela para selecionar registos a partir de uma tabela existente e guardá-los como uma tabela nova. Isto pode ser útil, por exemplo, se importar um ficheiro do Excel de grandes dimensões e quiser dividir alguns desses dados em tabelas separadas.

Pode executar estas três consultas seguintes em dados existentes.

As consultas Acrescentar adicionam dados a tabelas existentes...

As consultas Atualizar alteram dados existentes...

e as consultas Eliminar removem dados.

Pode utilizar uma consulta Cruzada quando tiver de apresentar dados de resumo, como médias ou somas.

Por exemplo, se precisar de vendas por região, utilize uma consulta Cruzada.

Este é o aspeto de uma consulta Cruzada no Estruturador de Consulta.

Os resultados têm este aspeto. Pode ver que esta devolve dados de vendas por trimestre.

Utilize uma consulta União para combinar múltiplas consultas Selecionar num único resultado. Faça o seguinte quando precisar de ver dados de origens não relacionadas.

Utilize uma consulta Pass-Through para ligar a uma base de dados grande, como por exemplo o Microsoft SQL Server, e processar consultas nessa base de dados.

Quando o fizer, o Access torna-se o front-end, ou seja, um conjunto de ferramentas que o ajudam a executar a base de dados maior.

Por fim, utilize uma consulta Definição de Dados para criar e modificar tabelas e índices. Na verdade, o Access fornece tantas formas de criar tabelas e mudar índices, que provavelmente nunca terá de utilizar este tipo de consulta.

Agora vamos criar uma consulta Selecionar, o tipo de consulta que utilizará mais.

Para a criar, selecione o separador Criar e, em seguida, selecione o Assistente de Consultas.

Se não estiver familiarizado com consultas, este é um ótimo ponto de partida.

Selecione Assistente de Consultas Simples e, em seguida, selecione OK.

Selecione a tabela Números de Telefone e, em seguida, selecione os campos Cliente e Número de Telefone.

Selecione Seguinte.

Altere o título da consulta se pretender algo mais descritivo.

Selecione que pretende apresentar os resultados, ...

… e, em seguida, selecione Concluir.

Este é o resultado.

Poderá ter algumas perguntas nesta altura, como "Que tipo de consulta acabámos de criar?"...

E "Como sabemos se estamos a ligar para o número de telefone ou para o aparelho de fax do escritório de alguém?"

Pode responder a estas perguntas adicionando alguns dados à consulta.

Para modificar a sua consulta, vamos abrir o Estruturador de Consulta. Selecione Base, Ver e, em seguida, Vista Estrutura.

O Estruturador de Consulta mostra-lhe a origem de dados: neste caso, é uma tabela, mas também pode ser uma consulta. Também verá o campo envolvido na consulta.

O friso indica o TIPO de consulta e, neste caso, pode ver que é uma consulta Selecionar.

Para adicionar o campo Tipo e facilitar a utilização da lista telefónica, basta arrastá-lo.

Para ver os resultados, no separador Estrutura, selecione Executar.

Embora a utilização do Assistente de Consultas seja rápida e fácil, não pode fazer tudo com o mesmo. Por exemplo, não pode adicionar fórmulas com o Assistente de Consultas.

Assim, para uma maior flexibilidade e para fazer todas as alterações necessárias, utilize o Estruturador de Consulta.

Agora já tem as noções básicas sobre como criar e executar uma consulta com o Assistente de Consultas e o Estruturador de Consulta. As consultas ajudam-no a analisar os dados e a obter as respostas de que precisa.

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