Adicionar tabelas

Criar tabelas e definir tipos de dados

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Dado que armazenam os seus dados, as tabelas são a estrutura principal da sua base de dados. Cada tabela contém informações sobre um assunto específico. Por exemplo, uma tabela de fornecedores poderá armazenar nomes, endereços de e-mail e números de telefone de fornecedores.

Nota: Antes de criar tabelas, é útil Compreender os objetos de base de dados do Access.

Quando abre uma nova base de dados em branco, o Access cria automaticamente uma tabela vazia. Para personalizar essa tabela, comece por definir os campos e adicionar dados.

Mudar o nome de uma tabela numa base de dados de ambiente de trabalho

Tabela1 é o nome predefinido da primeira tabela numa nova base de dados de ambiente de trabalho. Convém atribuir um nome mais significativo à tabela.

  1. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione Guardar Guardar

  2. Na caixa Nome da tabela , introduza um nome descritivo.

Adicionar uma tabela numa base de dados do ambiente de trabalho

Adicione mais tabelas a uma base de dados, se necessário, mesmo que tenha começado por utilizar um modelo.

  1. No separador Criar, selecione Tabela.
    O Access adiciona uma nova tabela com o nome Tabela<#>, em que <#> é o número sequencial seguinte ainda não utilizado.

  2. Mude o nome da tabela através do procedimento descrito anteriormente na secção Mudar o nome de uma tabela numa base de dados de ambiente de trabalho deste módulo.

Guardar uma tabela

Antes de fechar a base de dados, para evitar perder o trabalho que realizou e os dados que já introduziu, certifique-se de que guarda a tabela. Quando tentar fechar a base de dados, se ainda não tiver guardado o trabalho numa tabela, o Access pergunta-lhe se quer guardá-lo. Em alternativa, a qualquer altura, selecione Guardar .

Adicionar um campo ao introduzir dados

  1. Na vista Folha de Dados, introduza dados na coluna Clicar para Adicionar da folha de dados.
    O Access cria um novo campo.

    Recorte de ecrã do ID na tabela Fornecedores

  2. No cabeçalho da coluna, introduza um novo nome para o campo.

    Recorte de ecrã da tabela Fornecedores a mostrar duas linhas com o ID

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando adiciona um campo ao introduzir dados no mesmo, o Access define o tipo de dados do campo em função do respetivo conteúdo. Veja o tipo de dados no separador Campos, em Tipo de Dados.

Recorte de ecrã a mostrar o campo do tipo de dados

Para alterar o tipo de dados:

  1. Selecione o campo.

  2. No separador Campos, abra a lista Tipo de Dados e selecione um tipo de dados.

Adicionar um campo para um tipo de dados específico

O Access valida os dados à medida que são introduzidos para garantir que correspondem ao tipo de dados do campo. Se precisar de um determinado formato de dados num campo, especifique o tipo de dados quando criar o campo.

  1. Com a tabela aberta na vista Folha de Dados, selecione Clicar para Adicionar e, em seguida, selecione um tipo de dados.

    Recorte de ecrã da lista pendente de tipos de dados Clicar para Adicionar

  2. Introduza um nome descritivo para o campo, por exemplo, Apelido.

    Recorte de ecrã do campo para adicionar um nome descritivo para uma coluna

Dado que especificou um tipo de dados, o Access valida os dados que introduzir no novo campo. Por exemplo, a introdução de texto não é aceite num campo Data. Especificar o tipo de dados também ajuda a minimizar o tamanho da sua base de dados.

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Tipos de dados para aplicações do Access

Tipos de dados para bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Formação do Excel

Formação do Outlook

As tabelas são normalmente os primeiros objetos a adicionar a uma base de dados, porque estas armazenam os seus dados. À medida que formos criando esta tabela, iremos identificar a respetiva Chave Primária. Também iremos saber mais sobre os vários tipos de dados disponíveis e como podemos definir o tipo de dados de cada campo.

Vou pôr a nossa estrutura aqui como referência. Quando fizermos duplo clique no campo ID, vemos que este se torna editável. Vamos mudar o nome do campo para ID do Cliente. Desta forma, sabemos sempre de onde vêm os valores no campo – da tabela Clientes. Todas as tabelas têm de ter uma Chave Primária e o ID de Cliente é a Chave Primária nesta tabela.

Quando premimos Enter AQUI, o Access seleciona o campo em branco seguinte e apresenta este menu. A maioria destes itens é um TIPO DE DADOS. Cada campo da sua base de dados tem de ter um tipo de dados atribuído.

Os tipos de dados tornam o armazenamento mais eficiente porque controlam o tamanho dos campos. Por exemplo, se apenas tiver de capturar nomes, não precisa de criar um grande espaço de armazenamento para esses nomes. Isto poderá não parecer importante neste exemplo simples, mas torna-se importante quando tem muitos dados.

Os tipos de dados também ajudam a evitar erros. Por exemplo, não pode introduzir um nome num campo que esteja definido para conter datas e horas.

Vamos ver rapidamente os tipos de dados que pode utilizar. Texto Breve é um campo de texto que contém até 256 carateres. Existem ainda os campos Número, Moeda, Data e Hora e Sim/Não.

Um campo Sim/Não pode conter Sim ou Não, Verdadeiro ou Falso ou um e zero.

O campo Pesquisa e Relação não é propriamente um tipo de dados. No entanto, pode utilizar esta opção para criar uma lista de opções no campo em questão.

Os campos Texto Formatado e Texto Longo permitem-lhe armazenar um gigabyte de texto. As bases de dados utilizam texto formatado e as aplicações Web do Access utilizam texto longo. A principal diferença entre os dois tipos de dados é que pode aplicar tipos de letra e outra formatação a texto formatado, como negrito e itálico.

Utilize o tipo de dados Anexo para anexar imagens e outros ficheiros a um registo, da mesma forma que o faria num e-mail. Utilize o tipo de dados Hiperligação para armazenar os endereços Web e de e-mail. Utilize o tipo de dados Campo Calculado para operações como combinar nomes próprios e apelidos ou para calcular um desconto.

Existe ainda outro tipo de dados nesta tabela: Numeração Automática. Este tipo de dados atribui um número sequencial sempre que adicionar um novo registo. Não pode alterar nem eliminar um valor num destes campos. A maioria das chaves primárias utiliza este tipo de dados porque, por norma, nunca se quer alterar os valores das Chaves Primárias.

Ao criar uma tabela numa aplicação Web do Access, irá utilizar o tipo de dados Imagem em vez do tipo de dados Anexo para armazenar e apresentar imagens.

Para este campo, vamos selecionar Texto Breve, visto que se destina a armazenar nomes e 256 carateres é mais que suficiente. Repare que, depois de selecionarmos o tipo de dados, o cabeçalho se torna editável. Vamos escrever Nome Próprio e premir a Tecla de Tabulação para selecionar o campo em branco seguinte. Selecionamos Texto Breve novamente e, em seguida, escrevemos Apelido. Apresentar os nomes próprios e apelidos em dois campos separados reflete o princípio da estruturação de bases de dados de que cada campo deve conter a menor unidade de dados possível.

Prima Control + G para guardar uma tabela. Vamos atribuir-lhe o nome Clientes.

Agora, temos uma chave primária e campos de texto breve para os nomes próprios e apelidos. Cada campo contém a unidade de dados mais pequena possível e tem um tipo de dados. Agora, temos o que é necessário para esta tabela.

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