Gerir dados com consultas

Criar consultas com mais de uma origem de dados

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Normalmente, para obter as respostas necessárias, é comum criar consultas que reúnem informações de mais do que uma tabela ou de uma combinação de tabelas e consultas.

Introdução às associações

Por vezes tem de utilizar dados de mais do que uma origem de dados (tabela ou consulta) para responder a uma questão. Por exemplo, poderá querer saber quantos clientes de uma determinada região encomendaram um produto específico.

Quando adiciona mais do que uma origem de dados, o Access utiliza as relações existentes que foram definidas entre as origens de dados ou cria associações entre as mesmas para fins de consulta. Em termos simples, uma associação é um tipo de relação entre as origens de dados existentes numa consulta.

Nota: As associações são temporárias e são associadas apenas à consulta. Se cria a mesma associação entre tabelas com frequência, poderá querer criar uma relação permanente entre as mesmas.

Associações internas

A maioria das associações são associações internas. São o contrário das associações externas, que são abordadas no artigo Criar consultas com associações externas.

Uma associação interna só devolve os dados de uma origem quando encontra registos correspondentes na outra origem. Por exemplo, se criar uma consulta para obter informações sobre produtos e encomendas, verá apenas os dados de produtos que tiverem uma encomenda correspondente.

Captura de ecrã das tabelas Produto e Encomendas

Associações automáticas

Uma associação automática associa duas cópias da mesma tabela ou consulta. Utilize-a para combinar registos da mesma tabela quando existirem valores correspondentes nos campos associados.

Por exemplo, imaginemos que tem uma tabela de Funcionários que lista todos os funcionários da sua organização, incluindo os gestores. A tabela contém um campo Reporta a, com o ID do gestor do funcionário.

ID

Apelido

Nome Próprio

Reporta a

1

Faria

Emília

5

2

Sarmento

Guilherme

3

Costa

Carla

10

4

Mota

Adriana

5

5

Ribeiro

Tiago

2

6

Dias

Gustavo

10

7

Cunha

Artur

10

8

Correia

Mariana

10

9

Gomes

Adriana

5

10

Gomes

Sofia

3

Para encontrar o nome do gestor de um funcionário, localize o funcionário na tabela, localize o ID do gestor no campo Reporta a e, em seguida, procure o ID do gestor no campo Funcionários correspondente. Por exemplo, a Emília reporta ao gestor cujo ID de funcionário é o número 5, que no caso será o Tiago Ribeiro.

Para automatizar esta tarefa, adicione a tabela de Funcionários à consulta duas vezes e, em seguida, crie uma associação automática. Ao adicionar a origem de dados uma segunda vez, o Access acrescenta _1 ao nome da segunda instância. Por exemplo, se adicionar a tabela Funcionários duas vezes, a segunda instância terá o nome Funcionários_1. Para apresentar os nomes dos gestores de cada funcionário, crie uma associação entre o campo Reporta a na tabela de Funcionários e o campo ID de Funcionário na tabela Funcionários_1.

1. a adicionar origens de dados

  • Selecione Criar > Estrutura da Consulta.

Adicione todas as tabelas e consultas de que precisa como origens de dados. (Não se preocupe. Caso se esqueça de alguma, terá a oportunidade de adicionar mais origens de dados posteriormente.)

As origens de dados podem incluir tabelas cujas informações pretende apresentar (como uma tabela de produtos) e tabelas com informações de que precisa para utilizar como critérios.

Tenha em atenção que as consultas existentes que guardou também estão disponíveis como origens de dados. Por exemplo, se já criou uma consulta para localizar todas as encomendas de um determinado mês, utilize essa consulta e a tabela de produtos para mostrar todos os produtos vendidos no mês em causa.

2. associar origens de dados relacionados

  • Para adicionar uma associação manualmente, arraste um campo de uma origem de dados para um campo correspondente de outra origem de dados. Por predefinição, o Access cria uma associação interna.

Para a maioria das relações, o Access cria uma associação interna. Se tiver especificado que a integridade referencial deve ser aplicada, a mesma será incluída. No entanto, em alguns casos, o Access não cria a associação de que precisa. Por exemplo, se adicionar consultas existentes à sua nova consulta e não tiver criado relações, o Access não cria associações automaticamente.

3. concluir a consulta

  • Siga os passos normais para criar uma consulta: adicione campos de saída, critérios e execute ou guarde a sua consulta. Para saber como fazê-lo, consulte o artigo Criar consultas básicas.

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Neste vídeo, irá aprender a criar uma consulta Selecionar com múltiplas origens de dados.

Irá aprender a utilizar "associações" para criar uma correspondência entre as múltiplas origens.

Também irá conhecer os vários tipos de associações disponíveis.

A criação de uma consulta Selecionar com mais de uma origem de dados é feita através dos mesmos passos básicos que uma consulta com uma única origem de dados.

Abra o Estruturador de Consulta, selecione as tabelas ou consultas e adicione os campos.

Mas há uma diferença.

Quando consulta dados em múltiplas origens, tem de criar uma correspondência entre cada origem.

Por exemplo, se quiser saber quais são os produtos que estão no conjunto de encomendas, tem de fazer corresponder as encomendas com os produtos.

Para criar estas correspondências, deve utilizar o que é designado por "associação".

Uma ASSOCIAÇÃO compara os dados em dois campos comuns: um de cada origem de dados.

A associação controla a forma como os dados em cada campo são correspondidos.

Por exemplo, o tipo de associação mais comum só devolve os dados de um campo ao encontrar um valor correspondente no outro campo. É desta forma que pode descobrir o número de produtos em cada encomenda.

Outro tipo de associação devolve TODOS os dados de um campo, mas apenas os dados CORRESPONDENTES de outro.

Neste exemplo, a consulta indica as encomendas que não contêm um determinado produto.

Ao criar as relações da tabela, o Access criou também uma ASSOCIAÇÃO para cada relação.

O Access utiliza as relações como PADRÕES para as associações, de modo a que os campos associados sejam, na maioria das vezes, as chaves primária e externa.

No entanto, não é obrigatório que o sejam. Também pode associar origens não relacionadas.

Se tiver duas origens relacionadas e as adicionar ao Estruturador de Consulta, pode ver o que parece ser a relação, mas lembre-se de que não o é. O Access está apenas a indicar o tipo de relação utilizado como PADRÃO na associação.

Enquanto tiver uma associação entre tabelas ou consultas, pode adicionar campos de ambas as origens.

Note também que não adicionámos os campos associados à grelha de estrutura. Não precisamos de o fazer, uma vez que o Access os adiciona em segundo plano.

Pode executar a consulta e obter um resultado.

Agora, vamos analisar melhor as associações, porque tem de memorizar alguns pontos-chave.

Primeiro, pode definir ou alterar o tipo de associação ao clicar com o botão direito do rato ou fazer duplo clique sobre a linha de associação e selecionar Propriedades da Associação.

Estas definições controlam o tipo de associação na sua consulta e estes são os tipos de associação mais comuns.

Esta opção cria uma "associação interna". Este é o tipo de associação que devolve os dados correspondentes de AMBAS as tabelas.

O Access cria este tipo de associação sempre que criar uma relação.

A segunda opção cria uma "associação externa à esquerda", o que significa que a consulta devolve TODOS os dados da tabela da esquerda e apenas os dados CORRESPONDENTES da outra tabela.

A terceira opção cria uma "associação externa à DIREITA" e pode provavelmente adivinhar o que acontece.

A consulta devolve TODOS os dados da tabela da direita e apenas os dados CORRESPONDENTES da tabela da esquerda.

Normalmente, as associações externas utilizam-se quando quer saber aquilo que não foi vendido ou, de forma mais genérica, o que é que não aconteceu.

Não se esqueça de que estes são os três tipos de associações mais comuns. Também pode utilizar "associações cruzadas" e "associações desiguais", mas estas não são muito utilizadas.

O outro ponto-chave sobre as associações é que "relações" e "associações" não são a mesma coisa.

Uma RELAÇÃO é um conjunto de regras que controlam a integridade referencial: a forma como adiciona e elimina dados.

Uma ASSOCIAÇÃO controla a forma como a sua consulta faz corresponder os dados.

No entanto, podem ser algo semelhantes.

Por exemplo, as relações podem ter lados (um ou vários) tal como as associações (esquerda e direita), mas as associações são utilizadas apenas em consultas e pode utilizá-las de formas que não são possíveis com as relações.

Por exemplo, pode eliminar associações sem afetar a sua base de dados, o que não é possível fazer com uma relação.

Além disso, pode adicionar associações onde não existem relações.

Por exemplo, pode associar um campo numa tabela a um campo numa consulta, desde que ambos tenham tipos de dados correspondentes ou compatíveis.

Agora já sabe como utilizar associações para criar uma consulta selecionar com múltiplas origens de dados. Também pode definir ou alterar o tipo de associação. Ficou a compreender também as semelhanças e diferenças entre associações e relações.

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