Gerir dados com consultas

Criar consultas básicas

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Para pesquisas e respostas rápidas, crie uma consulta básica para encontrar os dados de que precisa e obtenha as suas respostas.

Criar uma consulta na vista Estrutura

A vista Estrutura dá-lhe mais controlo sobre a tabela que cria do que o Assistente de Consultas.

  1. Abrir a vista Estrutura da Consulta

    • Para começar, selecione Criar > Estrutura da Consulta.

      Ícone do friso Estrutura da Consulta

  2. Adicionar origens de dados

    Em primeiro lugar, adicione a tabela ou consulta que contém os dados que pretende ver. (Sim, pode criar novas consultas a partir de consultas guardadas. Por exemplo, imaginemos que criou uma consulta que localiza todos os produtos dos seus fornecedores e ordena os produtos pelos números de vendas por ordem decrescente. Utilize essa consulta como uma origem de dados para criar uma nova consulta que, por exemplo, localize as vendas dos produtos de fornecedores de uma região específica.)

    1. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, selecione o separador Ambas.

    2. Selecione as origens de dados que pretende e, para cada uma, selecione Adicionar.

    3. Feche a caixa de diálogo.

  3. Adicionar campos de resultado

    Os campos de resultado são os dados que pretende apresentar ou incluir no conjunto de resultados da consulta.

    • Arraste os campos que pretende da origem de dados do painel superior para uma célula vazia na linha Campo do painel inferior.

      Captura de ecrã da vista Todos os Objetos do Access

    Utilizar uma expressão como campo de resultado

    Para efetuar cálculos ou utilizar uma função para gerar os resultados da consulta, inclua uma expressão como um campo de resultado. A expressão pode utilizar dados de qualquer uma das origens de dados da consulta, para além de funções, como Formatar ou EmCad e pode conter constantes e operadores aritméticos.

    1. Numa coluna vazia da grelha de estrutura da consulta, selecione a linha Campo.

    2. No separador Estrutura, no grupo Configuração da Consulta, selecione Construtor.

    3. Escreva ou cole a expressão. Coloque o nome que pretende utilizar para o resultado da expressão, seguido de dois pontos antes da expressão. Por exemplo, para rotular a expressão "Última atualização," comece a sua expressão por: Última atualização:

      Em alternativa, utilize o Construtor de Expressões para criar a sua expressão com Elementos de Expressão, Categorias de Expressão e Valores de Expressão.

    Nota: As expressões são eficientes e flexível, com muitas opções. Para mais informações, consulte o artigo criar uma expressão.

  4. Especificar critérios (opcional)

    Utilize critérios para limitar (a valores de campos) os registos devolvidos pela sua consulta. Por exemplo, poderá querer ver apenas os produtos com um preço unitário inferior a 10 €.

    1. Para especificar critérios, primeiro arraste os campos com os valores para o painel inferior.

      Sugestão: Por predefinição, ao adicionar um campo, os respetivos dados são devolvidos nos resultados da consulta. Se já adicionou o campo pretendido, não precisa de o adicionar novamente para aplicar critérios ao mesmo.

    2. Se não pretende que os conteúdos do campo sejam apresentados nos resultados, na linha Mostrar do campo, desmarque a caixa de verificação.

    3. Na linha Critério do campo, escreva uma expressão que os valores do campo devem cumprir (se quiser incluir o registo nos resultados). Por exemplo, <10. (Para obter mais exemplos, consulte Exemplos de critérios de consulta.)

    4. Especifique critérios alternativos na linha Ou, por baixo da linha Critério.

    Se especificar critérios alternativos, os registos serão selecionados se o valor do campo cumprir um dos critérios indicados. Por exemplo, se incluiu o campo Distrito da sua tabela de Clientes, especificou Aveiro como critério e incluiu linhas Ou para os campos Porto e Lisboa, irá obter registos dos clientes que residam num dos três distritos indicados.

  5. Resumir dados (opcional)

    Poderá querer resumir dados, especialmente se esses dados forem valores numéricos. Por exemplo, suponhamos que pretende ver o preço médio ou o total de vendas.

    1. Se necessário, adicione a linha Total à grelha de estrutura da consulta no painel inferior. Na vista Estrutura, no separador Estrutura, no grupo Mostrar/Ocultar, selecione Totais.

    2. Para cada campo que pretenda resumir, na linha Total, selecione a função a utilizar. As funções disponíveis dependem do tipo de dados presentes no campo.

  6. Executar ou guardar a consulta

    • Para executar a consulta, no grupo Resultados, no separador Estrutura, selecione Executar.

    • Para guardar a sua consulta e utilizá-la mais tarde, na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione Guardar Guardar . Introduza um nome descritivo para a consulta e, em seguida, selecione OK.

Quer mais?

Formação do Excel

Formação do Outlook

Neste vídeo, irá aprender a utilizar o Estruturador de Consulta para criar uma consulta Selecionar de raiz.

Irá selecionar a origem de dados juntamente com os campos dessa origem de dados.

Conforme necessário, irá adicionar critérios para filtrar os resultados, assegurando que os tipos de dados correspondem.

Em seguida, vai executar a consulta e ajustar a vista de resultados da consulta para mostrar o que pretende ver.

A nossa consulta irá responder a esta pergunta: "Quantas encomendas fez a TailSpin Toys no último mês?"

Vamos começar.

No friso, selecione Criar e, em seguida Estrutura da Consulta.

Esta ação inicia o Estruturador de Consulta.

Pode utilizar a caixa de diálogo Mostrar Tabela para adicionar tabelas ou consultas como origens de dados ou pode arrastar uma origem a partir do painel de navegação.

Vamos utilizar a tabela Encomendas para a origem de dados. Para responder à nossa pergunta, precisamos especificamente dos nomes dos clientes e das datas de encomenda.

Pode fazer duplo clique para adicionar um campo à grelha de estrutura ou pode arrastá-lo.

Se executar a consulta agora, pode ver que esta devolve a encomenda de cada cliente e pode utilizar as ferramentas de filtragem para limitar os resultados.

No entanto, se adicionar critérios a uma consulta, pode obter sempre o mesmo resultado.

A questão é que a adição de critérios fica um pouco mais complicada, por isso tenha em atenção algumas regras.

A primeira regra é: conheça os seus dados.

Para lhe mostrar o que isso significa, vamos abrir a tabela Encomendas,

selecionar o separador Campos no friso

e, em seguida, selecionar os campos na consulta.

O campo Data da Encomenda é um campo de tipo de dados Data/Hora,

mas o campo Clientes não é um campo de Texto, e sim um campo de tipo de dados Número.

Isto leva à segunda regra: os critérios têm de corresponder ao tipo de dados do campo que está a filtrar.

Por exemplo, só pode introduzir valores de datas num campo Data/Hora, números num campo Número e assim sucessivamente.

Então, como sabemos que número corresponde à TailSpin Toys?

Vamos selecionar Ferramentas da Base de Dados, Relações. No painel Relações, vemos que as tabelas Clientes e Encomendas estão relacionadas através dos campos ID e ID do Cliente.

Vamos selecionar Ferramentas da Base de Dados, Relações. No painel Relações, vemos que as tabelas Clientes e Encomendas estão relacionadas através dos campos ID e ID do Cliente.

Quando abrimos a tabela Clientes e localizamos TailSpin Toys, vemos que tem um valor de ID de 23.

De volta à consulta, vamos introduzir 23 na linha de critérios do campo ID do Cliente.

Em seguida, expandimos o campo Data da Encomenda e adicionamos um par de operadores lógicos: "de" e "a". Introduzimos uma data de início aqui e uma data de fim aqui.

Repare que colocamos os valores de data entre sinais de cardinal. O Access requer estes sinais quando queremos identificar o valor como uma data e não texto.

Execute a consulta e agora obtemos os resultados pretendidos: apenas as encomendas feitas pela TailSpin no último mês.

Agora, vamos voltar atrás e observar um pouco o Estruturador de Consulta.

Vê estas caixas de verificação? Se as desmarcar, oculta o campo no resultado, desta forma.

O campo ainda está na consulta, apenas não o vê nos resultados.

De igual modo, se quiser obter uma parte do resultado, como os cinco principais valores ou talvez os últimos 25% de um conjunto de dados, selecione um valor na lista.

Em seguida, na grelha de estrutura, vá para a linha de ordenação e selecione Ascendente ou Descendente. A ordem Ascendente devolve os itens de valor mais baixo e a ordem Descendente devolve os itens de valor mais alto.

Em seguida, observe o botão Totais. Esta é uma forma rápida de adicionar somas, médias ou outros cálculos a uma consulta.

Eis um exemplo. Pode ver que temos três tabelas com um campo de cada. Se executar a consulta como está agora, obtemos muitas categorias repetidas.

Mude para a vista Estrutura.

Selecione Totais e repare que o Access adiciona uma linha Total à grelha de consulta e define os três campos como Agrupar Por.

Imagine que pretende ver quantos itens de cada categoria foram ordenados. Removemos o campo Data da Encomenda da consulta.

Definimos o campo Quantidade como Soma e deixamos o campo Categoria em Agrupar Por.

Movemos o campo Categoria de forma a ficar mais à esquerda.

Agora, executamos a consulta. Esta calcula o número de itens vendidos em cada categoria.

Ordene os resultados e pode ver as categorias que venderam mais ou menos.

Acabou de criar uma consulta Selecionar através do Estruturador de Consulta.

Já sabe como selecionar origens de dados e critérios, bem como executar e ajustar os resultados da sua consulta.

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