Adicionar e editar dados

Copiar dados do Excel

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Tire partido da edição otimizada, consultas avançadas e funcionalidades de relatórios úteis no Access ao copiar dados de uma folha de cálculo do Excel. Coloque os seus dados numa tabela existente ou numa tabela nova em branco.

Antes de copiar os dados, certifique-se de que são consistentes e estruturados para que a cópia seja feita corretamente.

Limpar os seus dados

  • Todos os dados numa coluna devem ser do mesmo tipo e ter um formato semelhante. Por exemplo, certifique-se de que todos os números de telefone incluem um indicativo, mas não o prefixo do país, de que todos os endereços incluem localidade e distrito, mas não o país, e de que todos os preços incluem cêntimos, mesmo que indique ,00.

  • Remova todos os subcabeçalhos, linhas de resumo ou comentário e linhas em branco.

    Nota: Se for necessário, adicione-os novamente mais tarde utilizando o agrupamento de consultas e de relatórios, bem como os totais do Access.

    Se estiver a colar os dados numa tabela existente do Access, certifique-se de que a sua folha de cálculo tem o mesmo número de colunas que a tabela do Access, pela mesma ordem. (Por outro lado, se estiver a planear criar uma nova tabela do Access com estes dados, atribua um nome e ordene as colunas conforme preferir.)

    Sugestão: É recomendado listar cada informação discreta na sua própria coluna da base de dados. Por exemplo, separe o nome próprio e o apelido em colunas diferentes, bem como o endereço, cidade, distrito e código postal.

Adicionar dados do Excel a uma nova tabela

  1. Selecione e copie os dados no Excel que pretende adicionar à tabela.

  2. No Access, selecione Base > Colar.

  3. Para indicar se a primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna, selecione Sim ou Não.

  4. Se preferir, mude o nome da tabela e dos campos.

Adicionar dados do Excel a uma tabela existente

  1. Selecione e copie os dados no Excel que pretende adicionar à tabela.

  2. No Access, abra a tabela na qual pretende colar os dados.

  3. No final da tabela, selecione uma linha em branco.

  4. Selecione Base > Colar > Colar Acrescentando.

Quando copiar dados do Excel para uma base de dados do Access, os dados originais no Excel permanecerão inalterados.

Quer mais?

Mover dados do Excel para o Access

Formação do Excel

Formação do Outlook

Provavelmente já utilizou o Excel para armazenar listas de dados, tais como contactos.

Se estiver a ser difícil gerir a lista no Excel, recomendamos que a mova para o Access para poder tirar partido das funcionalidades de consultas e relatórios.

Uma forma de o fazer é simplesmente copiar e colar os dados do Excel no Access, quer numa tabela existente ou numa nova. Eis como fazê-lo.

É possível que tenha de fazer primeiro uma limpeza no Excel. As tabelas do Access exigem que estruture os seus dados, o que ajuda a manter os dados mais precisos.

Certifique-se de que todos os dados de cada coluna pertencem ao mesmo tipo, por exemplo texto, datas ou números.

Remova todos os subcabeçalhos, linhas de resumo ou linhas em branco. Pode recriá-los mais tarde com as funcionalidades de agrupamento e total das consultas e relatórios do Access.

Se for colar os dados numa tabela existente do Access, certifique-se de que os dados do Excel têm o mesmo número de colunas que a tabela do Access e de que as colunas estão na mesma ordem.

Poderá ter de adicionar uma coluna em branco na sua folha de cálculo do Excel para fazer com que correspondam.

Se estiver a criar uma nova tabela no Access, basta formatar a folha de cálculo do Excel da forma que considerar mais útil.

Por exemplo, é aconselhável separar nomes e apelidos em colunas diferentes…

… e as informações do endereço, normalmente, também são mais úteis se as dividir em colunas.

Quando os seus dados estiverem prontos, selecione-os…

E copie os dados para a área de transferência.

Se estiver a criar uma nova tabela com estes dados, no Access, basta clicar com o botão direito do rato no Painel de Navegação e selecionar Colar.

Se os seus dados copiados incluírem os cabeçalhos de coluna, selecione Sim. Caso contrário, selecione Não.

O Access cria uma nova tabela e já pode começar a trabalhar nela.

Se estiver a colar numa tabela existente, no Access, faça duplo clique na tabela à qual está a adicionar.

Selecione o asterisco na linha em branco na parte inferior para realçar a nova linha e, em seguida, no separador Base, selecione a seta para baixo em Colar e, em seguida, selecione Colar Acrescentando.

Pode ser necessário efetuar a operação Colar várias vezes, se os seus dados do Excel não corresponderem às colunas da tabela do Access.

Se tiver problemas ao colar, verifique os tipos de dados de cada coluna da tabela do Access.

Pode fazê-lo ao selecionar o separador Campos e, em seguida, clicar numa coluna. O tipo de dados dessa coluna é apresentado aqui. Certifique-se de que os dados que está a tentar colar nessa coluna correspondem a esse tipo de dados.

Depois de colar os dados, pode começar a trabalhar com eles no Access. Uma vez que se trata de uma cópia dos dados, os seus dados originais no Excel permanecem inalterados.

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