Introdução ao Access

Conhecer objetos de base de dados

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O Access fornece seis objetos de base de dados que, quando combinados, ajudam-no a tirar o máximo partido dos seus dados. Saiba a função que cada objeto desempenha.

Tabelas

O Access organiza as informações em tabelas: listas de linhas e colunas que lembram o teclado de marcação de um contabilista ou uma folha de cálculo. Cada tabela armazena informações sobre um assunto específico, pelo que a maioria das bases de dados inclui mais do que uma tabela.

Fragmentos das tabelas Produtos, Clientes e Encomendas

Cada linha da tabela é denominada registo e cada coluna é denominada campo. Um registo contém todas as informações específicas de uma determinada entidade, como um cliente ou uma encomenda. Um campo é um item único de informações sobre essa entidade. Na tabela Produtos, por exemplo, cada linha ou registo contém informações sobre um produto. Cada coluna ou campo contém algum tipo de informação sobre esse produto, como o nome ou o preço. Se ainda não estiver familiarizado com estes itens, obtenha as noções básicas sobre bases de dados.

Consultas

Numa base de dados bem concebida, os dados que pretende apresentar através de um formulário ou relatório estão normalmente localizados em várias tabelas. Pode utilizar uma consulta para obter as informações de várias tabelas e reuni-las para visualização num formulário ou relatório.

Uma consulta pode ser um pedido de resultados de dados da sua base de dados, pode ser utilizada para realizar uma ação em relação aos dados ou pode incluir ambas as situações. Utilize consultas para obter respostas a perguntas simples, efetuar cálculos com dados, combinar de diferentes tabelas e adicionar, alterar ou eliminar dados de uma base de dados.

Existem vários tipos de consultas, mas os dois tipos básicos são:

Principais tipos de consultas

Utilização

Selecionar

Para recuperar dados de uma tabela ou fazer cálculos.

Ação

Adicionar, alterar ou eliminar dados. Cada tarefa tem um tipo específico de consulta de ação. As consultas de ação não estão disponíveis nas aplicações Web do Access.

Formulários

Os formulários são como montras de lojas, tornando mais fácil ver ou aceder aos itens da base de dados que pretende. Tal como os formulários em papel, os formulários do Access são objetos através dos quais o utilizador ou outros utilizadores podem adicionar, editar ou apresentar os dados armazenados na sua base de dados de ambiente de trabalho do Access. É importante estruturar o seu formulário tendo em conta a utilização. Por exemplo, se se destinar a vários utilizadores, um formulário bem estruturado ajuda a tornar a inserção de dados precisa, rápida e eficiente.

Relatórios

Os relatórios oferecem uma forma de visualizar, formatar e resumir as informações da sua base de dados do Access. Por exemplo, pode criar um relatório simples de números de telefone para todos os seus contactos ou um relatório de resumo sobre o total de vendas em diferentes regiões e períodos de tempo.

Os relatórios são úteis se pretender visualizar as informações da base de dados para:

  • Apresentar ou distribuir um resumo dos dados.

  • Arquivar instantâneos dos dados.

  • Fornecer detalhes acerca de registos individuais.

  • Criar etiquetas.

Macros

Uma macro é uma ferramenta que permite automatizar tarefas e adicionar funcionalidades aos formulários, relatórios e controlos. Por exemplo, se adicionar um botão de comando a um formulário e associar o evento AoFazerClique do botão a uma macro, é executado um comando sempre que o botão for clicado.

O Access fornece um ambiente de estrutura para o ajudar a criar macros. Resumindo, utilize uma linguagem de programação simplificada para criar uma lista de ações a executar. Algumas ações exigem informações adicionais, como o campo para apresentar o preenchimento. O ambiente de estrutura torna mais fácil criar macros, uma vez que pode selecionar a partir de listas de ações e preencher informações.

As macros são utilizadas para automatizar uma série de ações, efetuar alterações aos dados de uma base de dados e muito mais. Através da vista Estrutura, as macros fornecem um subconjunto dos comandos que estão disponíveis no VBA (Visual Basic for Applications). A maioria das pessoas acha mais fácil criar uma macro para adicionar funcionalidades a formulários, relatórios e controlos do que escrever o código VBA, mas pode sempre converter as macros para VBA na vista Estrutura.

Vamos supor que pretende abrir um relatório diretamente a partir de um dos seus formulários de introdução de dados. Adicione um botão ao formulário e, em seguida, crie uma macro que abra o relatório. A macro pode ser uma macro autónoma (um objeto em separado na base de dados) que, em seguida, é vinculada ao evento AoFazerClique do botão ou pode ser incorporada diretamente no evento AoFazerClique do próprio botão. De uma forma ou de outra, quando clica no botão, a macro é executada e abre o relatório.

Módulos

Os módulos são código VBA destinado a automatizar tarefas na sua aplicação e a desempenhar funções finais superiores. Os módulos são escritos na linguagem de programação VBA. Um módulo é uma coleção de declarações, instruções e procedimentos armazenados em conjunto como uma unidade.

Os dados não são muito interessantes. Aliás, até podem não ter significado, pelo menos até começar a trabalhar nos mesmos. Com o Access, pode estruturar e formatar os seus dados de forma a dar-lhes o contexto que não só os torna úteis como indispensáveis. Ao incorporar alguns dos seis componentes (ou OBJETOS) do Access na sua base de dados, pode facilitar a introdução, a localização, a visualização e a gestão dos seus dados.

Eis os seis objetos do Access que pode utilizar para trabalhar com os seus dados.

As TABELAS armazenam os seus dados. São os alicerces da sua base de dados. Os CAMPOS são o conjunto de dados mais pequeno numa base de dados e encontram-se organizados em colunas na sua tabela. Uma COLEÇÃO de campos constitui um REGISTO e os registos são organizados nas linhas da sua tabela. Desta forma, os seus campos e registos de dados encontram-se organizados facilmente numa tabela.

As CONSULTAS são perguntas que faz sobre os seus dados. Por exemplo, "Quais foram as vendas do quarto trimestre?" As consultas também podem filtrar os dados e realizar cálculos matemáticos como calcular as somas ou descontos. Os resultados são dispostos numa tabela. Dependendo do tipo de consulta, pode adicionar ou alterar dados.

Os FORMULÁRIOS dão um aspeto de acabamento à sua base de dados. Estes podem ajudá-lo a introduzir dados rapidamente e fornecem botões para navegar na sua base da dados.

Os RELATÓRIOS são a forma como organiza, obtém ou visualiza os seus dados para os apresentar ou analisar melhor. Quando precisar de um gráfico para representar alguns dos seus dados, pode adicionar um a um relatório.

As MACROS automatizam a sua base de dados. Ao selecionar um botão, as macros fazem com que algo aconteça. Também pode criar macros que executem tarefas repetitivas por si.

Os MÓDULOS também ajudam a automatizar a sua base dados de uma forma superior à das macros. Pode realizar tarefas avançadas ao escrever código através do Visual Basic for Applications em Módulos. Com os módulos, está basicamente a criar suplementos personalizados para a sua base de dados.

Agora que já conhece os seis objetos da base de dados, voltemos ao nosso exemplo para saber mais sobre as VISTAS. Aqui o objeto da tabela encontra-se apresentado na Vista FOLHA DE DADOS. Lembre-se de que o objeto da base de dados com que estiver a trabalhar encontra-se sempre num tipo de vista, seja uma vista para CRIAR o objeto ou para o UTILIZAR.

Eis outro exemplo. ESTA tabela encontra-se aberta na Vista Folha de Dados. Pode utilizar este separador para mudar facilmente para a vista Estrutura e ver as várias opções disponíveis para criar e alterar a tabela.

Este formulário está aberto na vista FORMULÁRIO, que pode utilizar para adicionar dados rapidamente à tabela subjacente. Pode abrir o formulário na vista ESQUEMA para adicionar controlos ou alterar o formulário. É nesta vista que cria o formulário.

O mesmo se aplica às consultas. As consultas são configuradas na vista Estrutura. Em seguida, ao executar a consulta, os resultados são apresentados na Vista Folha de Dados. Pode ir ainda mais longe e abrir uma consulta na vista SQL e alterar o código atual se precisar.

Algumas das vistas podem fazer ambas as tarefas. Por exemplo, pode adicionar dados a esta tabela como espera que estes sejam apresentados. No entanto, também pode alterar a estrutura ao adicionar campos.

Agora já conhece os seis tipos de objetos das bases de dados do Access e as vistas onde pode trabalhar com os mesmos. À medida que planeia a sua base de dados, pense sobre o que pretende fazer com os seus dados. A utilização final que pretende dar aos dados irá ajudá-lo a determinar os objetos do Access mais indicados para atingir os seus objetivos.

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