Criar relatórios

Modificar e imprimir relatórios

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Apesar de o seu relatório conter todas as informações que pretende, poderá não expressar a sua marca pessoal. Antes de imprimir e partilhar o relatório, altere o aspeto e adicione um logótipo.

Sugestão: Ao efetuar alterações de estrutura ou formato aos relatórios, comece pela vista de Esquema. Para aceder a partir do separador Base, selecione Vista > Vista de Esquema.

  • Para redimensionar um campo, selecione-o e arraste os limites.

    Fragmento de ecrã de Produto do Relatório de Vendas Anual

  • Para mover um campo, selecione esse campo e arraste-o para a nova localização. Para mover múltiplos campos, mantenha premida a tecla Ctrl, enquanto seleciona os campos que pretende mover, e arraste para a nova localização.

  • Para adicionar um tema visual a todos os relatórios e formulários da base de dados, no separador Estrutura, selecione Temas. Coloque o cursor sobre um tema para ver qual será o aspeto do mesmo. Para alterar todas as cores e tipos de letra, selecione um tema.

  • Para alterar o estilo do tipo de letra de um campo, selecione o campo que pretende alterar. Em seguida, no separador Formato, selecione um tipo de letra, o tamanho do tipo de letra , a cor do tipo de letra e o alinhamento.

  • Para adicionar uma imagem de fundo a um relatório, no separador Formato, selecione Imagem de Fundo > Procurar. Em seguida, aceda à pasta que contém a imagem, selecione a imagem e selecione Abrir.

Nota: O Access não guarda automaticamente as alterações à estrutura, por isso, certifique-se de que guarda o seu trabalho. Na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione Guardar.

Destacar dados com uma regra de formatação condicional

  1. Selecione os campos que contêm dados que pretende realçar.
    Para selecionar múltiplos itens, mantenha premida a tecla Ctrl e selecione os campos ou os controlos.

  2. Selecione Formatar > Formatação Condicional.

  3. Selecione Nova Regra e um tipo de regra.

  4. Em Editar a descrição da regra, introduza o intervalo de valores de campo que pretende realçar.

    Captura de ecrã da interface da Nova Regra de Formatação

  5. Na barra de ferramentas de formatação, selecione o estilo do tipo de letra e a cor de fundo que pretende utilizar para os dados realçados.

  6. Para aplicar a regra ao relatório, selecione OK.

Adicionar um logótipo

  1. No separador Estrutura, selecione Logótipo.

  2. Para adicionar a imagem à parte superior do relatório, aceda à pasta que contém a imagem, selecione a imagem e selecione Abrir.

    • Para redimensionar o logótipo, selecione uma alça da imagem e arraste até o logótipo ficar do tamanho que pretende.

    • Para mover o logótipo, selecione-o e arraste até o logótipo ficar no local que pretende.

Pré-visualizar e imprimir o relatório

  1. Selecione Ficheiro > Imprimir > Pré-visualizar.

    • Para percorrer o relatório, selecione as setas Página.

    • Para ver uma pré-visualização maior ou menor, selecione os botões Zoom.

  2. Para alterar as margens, selecione Margens e um tamanho de margem.

  3. Quando estiver satisfeito com o aspeto do relatório, selecione Imprimir e, em seguida, especifique as opções de impressão. Se for necessário, altere a impressora e selecione o número de cópias a imprimir.

  4. Para imprimir o relatório, selecione OK.

Quer mais?

Introdução aos relatórios no Access

Formação do Excel

Formação do Outlook

Imaginemos que criou um relatório de base de dados básico.

O relatório apresenta as suas informações tal como era suposto.

No entanto, pretende melhorá-lo um pouco e imprimi-lo para o partilhar com outras pessoas.

Vamos começar com algumas alterações básicas. Selecione a seta por baixo de Vista e, em seguida, selecione Vista de Esquema.

Pode fazer alterações de estrutura ou formatação, tanto na Vista Estrutura como na Vista de Esquema, mas provavelmente verá que é mais fácil redimensionar controlos na Vista de Esquema, porque pode ver os dados.

Para redimensionar um controlo, selecione-o e, em seguida, arraste as extremidades até obter o tamanho que pretende.

Repare que quando substitui uma etiqueta por um controlo, as outras etiquetas também são alteradas.

Para mover um controlo e as respetivas etiquetas, selecione-os e arraste-os para a nova localização.

Para abrir o menu de contexto e ver mais opções de formatação de relatórios, selecione um controlo e prima Shift+F10 ou clique com o botão direito do rato no controlo.

Utilize este menu para alterar o esquema, o agrupamento ou a sequência de ordenação, abrir a folha de propriedades e muito mais.

Para ver mais opções de relatório, selecione Propriedades.

A Folha de Propriedades lista muitas opções que pode ajustar no seu relatório.

Também pode alterar o alinhamento do texto num controlo.

Uma vez que o Access não guarda automaticamente as alterações à estrutura, na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, selecione Guardar.

Uma excelente forma para realçar informações num relatório é com uma regra de formatação condicional.

Suponhamos que pretende realçar as encomendas enviadas de janeiro a março de 2015.

Com o seu relatório na Vista de Esquema, selecione os controlos que pretende realçar.

Para selecionar múltiplos itens, mantenha premida a tecla Ctrl e selecione os controlos.

Selecione Formatar e, em seguida, selecione Formatação Condicional.

Na caixa de diálogo, selecione Nova Regra.

Vamos manter o tipo de regra Verificar valores no registo atual ou utilizar uma expressão.

O outro tipo de regra compara valores com outros registos através de barras de dados.

Introduzimos o intervalo de valores que pretendemos realçar.

Abaixo, especificamos a formatação dos valores.

Vamos colocar o texto a negrito com uma cor de fundo.

Isto mostra qual será o aspeto dos valores formatados condicionalmente. Selecione OK.

O Access aplica a regra ao seu relatório.

Para tornar o seu relatório ainda mais apelativo e legível, personalize as cores e os tipos de letra.

Com o seu relatório na Vista de Esquema, selecione Estrutura e, em seguida, selecione a seta sob Temas.

Aponte para um tema para ver como ficaria no seu relatório.

Quando encontrar o tema mais indicado para si, selecione-o. O Access aplica-o ao seu relatório.

Se quiser alterar apenas as cores, selecione Cores e, em seguida, selecione o esquema que pretende.

Se quiser alterar apenas o tipo de letra, selecione Tipos de Letra e, em seguida, faça a sua seleção.

Para um toque mais pessoal, adicione o logótipo da sua organização ou outra imagem como cabeçalho ao seu relatório.

Com o seu relatório na Vista de Esquema, selecione Estrutura e, em seguida, selecione Logótipo.

Navegue para o ficheiro de imagem e selecione OK.

O Access adiciona o logótipo ao cabeçalho do relatório.

Se for necessário, redimensione o logótipo para o tamanho que pretende.

Mova o logótipo para onde quiser no cabeçalho.

Pode também ponderar adicionar ao seu relatório uma imagem de fundo, como uma marca d'água do seu logótipo ou uma fotografia do seu produto mais emblemático.

Se tiver criado o relatório com o Assistente de Relatórios ou com a ferramenta Relatório, a data de hoje e o número de página aparecerão no cabeçalho ou rodapé.

Se tiver criado o relatório com a ferramenta Estrutura do Relatório ou Relatório em Branco, não são definidos cabeçalho ou rodapé.

Para adicionar ou alterar números de página, selecione Estrutura e, em seguida, selecione Números de Página.

Especifique o formato, a posição e o alinhamento do número de página.

Para adicionar, alterar ou remover a data no cabeçalho ou rodapé, selecione Data e Hora.

Especifique se quer incluir a data ou hora e, se assim for, selecione o formato.

Quando quiser imprimir o relatório, certifique-se primeiro de que este tem o aspeto pretendido.

Selecione Ficheiro, Imprimir e, em seguida, Pré-visualizar.

Faça as alterações necessárias ao relatório com os comandos no separador Pré-visualizar.

Aumente ou reduza o zoom do relatório para o ver melhor ou altere as margens ou a orientação da página.

Quando estiver satisfeito com o aspeto do relatório, no separador Pré-visualizar, selecione Imprimir.

Especifique as opções na caixa de diálogo Imprimir, como a impressora a utilizar e o número de cópias. Selecione OK.

O Access imprime o relatório com as alterações efetuadas.

Agora tem um relatório com aspeto organizado e profissional, que será de fácil compreensão para outras pessoas.

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