Utilizar um site do Centro de Documentos

Utilizar um site do Centro de Documentos

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O SharePoint oferece muitas funcionalidades para a gestão de conteúdos, que estão bem estruturadas. Se tiver centenas ou milhares de documentos, vídeos, entre outros, que tenha de gerir, considere utilizar um modelo de site do Centro de Documentos (incluído no SharePoint por predefinição). Este modelo está otimizado para a gestão de documentos em grande escala. Pode poupar-lhe tempo e ajudá-lo a ser mais eficiente. O SharePoint também inclui o modelo de site do Centro de Documentos. Estão incorporadas funcionalidades chave como versões de documentos, IDs de documentos, conjuntos de documentos, navegação de metadados e tipos de conteúdo.

Um site do Centro de Documentos funciona em ambos os seguintes cenários:

  • Ambiente de criação    Num ambiente de criação do Centro de Documentos, os utilizadores criam e editam milhares de documentos ou elementos de multimédia que estão armazenados num repositório central.

  • Arquivo de conteúdos    Num arquivo de conteúdos, como, por exemplo, uma base de dados de conhecimento, os utilizadores armazenam ou visualizam documentos.

Este artigo contém informação sobre as funcionalidades num modelo de site do Centro de Documentos e sobre como criar um site do Centro de Documentos.

Para criar um centro de documentos, consulte o artigo utilizar modelos para criar diferentes tipos de sites do SharePoint

O que há num site do Centro de Documentos?

O modelo de site do Centro de Documentos contém funcionalidades que tornam mais fácil e eficiente a criação e gestão de grandes conjuntos de documentos. Na maioria dos casos, um proprietário de site pode adicionar cada uma destas funcionalidades separadamente. Mas um modelo de site do Centro de Documentos ativa automaticamente as funcionalidades de gestão de documentos recomendadas. As secções seguintes descrevem brevemente estas funcionalidades.

Pode utilizar um site do Centro de Documentos como ambiente de criação ou arquivo de conteúdos. Num ambiente de criação, os utilizadores frequentemente dão entrada e saída de ficheiros e criam estruturas de pastas para esses ficheiros. O controlo de versões está ativado e podem existir 10 ou mais versões anteriores de cada documento. Para além disso, os fluxos de trabalho podem controlar os ciclos de vida dos documentos.

Por contraste, ocorre muito pouca criação num arquivo de conteúdos. Os utilizadores só podem ver ou carregar documentos. O modelo de site do Centro de Documentos suporta a criação de um tipo de arquivo de conteúdos chamado arquivo de base de dados de conhecimento. Normalmente, as bases de dados de conhecimento contêm versões únicas de documentos e um site pode chegar aos 10 milhões de ficheiros. Num cenário típico, como, por exemplo, um centro de suporte técnico para uma grande empresa, 10.000 utilizadores poderão ter acesso ao seu conteúdo com o objetivo principal de o ler. Um subconjunto de 3000 ou 4000 utilizadores poderá carregar novo conteúdo para o site.

Os seguintes itens descrevem algumas das funcionalidades do SharePoint que pode incluir num site do Centro de Documentos. Esta lista só descreve várias das funcionalidades possíveis. Para além destas capacidades, a maioria das empresas personalizam o aspeto e a navegação num Centro de Documentos e incluem Peças Web personalizadas para obter uma funcionalidade exclusiva da empresa.

Os metadados geridos são um sistema que atribui determinados termos a documentos do SharePoint. Em seguida, pode utilizar esses termos para classificar os documentos. Pode também utilizar os metadados para criar uma poderosa ferramenta de navegação para utilizadores, o que os pode ajudar a encontrar o que pretendem de forma rápida.

Por exemplo, imagine que a sua empresa tem um repositório de base de dados de conhecimento que contem artigos que ajudam as pessoas a resolver problemas com produtos. Pode criar termos de metadados que permitam aos utilizadores filtrar a informação por produto, tipo de problema ou outras características.

Num site do Centro de Documentos, cada peça de conteúdo recebe um ID exclusivo que não está relacionado com a localização do documento, como uma ligação URL. Isto significa que, se mover ou mudar o nome do documento, o ID permanece igual. Assim, pode utilizar o ID para criar uma espécie de ligação permanente ao documento e minimizar o potencial de perca de tempo que as ligações quebradas causam.

As versões de documentos são automaticamente ativadas num site do Centro de Documentos. Isto significa que o utilizador tem automaticamente o historial de todas as diferentes versões de um documento. Num processo de revisão de documentos, por exemplo, significa que tem um registo de todas as atualizações que foram adicionadas durante o ciclo de revisão. Pode controlar as atualizações, contactar dispositivos de resposta, entre outros. Para além disso, se surgir um problema com a versão atual de um artigo, pode rapidamente reverter para a última boa versão.

Um tipo de conteúdo é um determinado tipo de conteúdo em conjunto com um grupo de definições para o conteúdo. Quando for criado um documento de um tipo de conteúdo definido, este recebe automaticamente todas as definições apropriadas para esse tipo de conteúdo. Por exemplo, um Centro de Documentos pode ter uma coleção de tipos de conteúdo: diferentes tipos de documentos, vídeos, modelos, entre outros.

O Organizador de Conteúdo não está automaticamente incluído num site do Centro de Documentos. Porém, muitos utilizadores adicionam-o. O Organizador de Conteúdo é uma funcionalidade do SharePoint que lhe permite gerir a organização e a estrutura de um item. Ao utilizar metadados ou tipos de conteúdo, o Organizador de Conteúdo pode automaticamente encaminhar documentos e outros itens para localizações específicas. Por exemplo, numa base de dados de conhecimento, pode fazer com que o Organizador de Conteúdo encaminhe automaticamente todas as novas submissões para uma biblioteca especial que reúna artigos sobre um produto específico.

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