Este artigo destina-se a pessoas com deficiências visuais ou cognitivas que utilizem um programa de leitor de ecrã, como o Narrador Windows, JAWS ou NVDA com os produtos Microsoft 365. Este artigo faz parte do conjunto de conteúdos do suporte para leitor de ecrã do Microsoft 365 , onde pode encontrar mais informações de acessibilidade nas nossas aplicações. Para obter ajuda geral, visite Suporte da Microsoft.
Utilize Access com o teclado e um leitor de ecrã para importar uma folha de cálculo Excel para Access ou ligar a partir de uma base de dados de ambiente de trabalho Access para uma folha de cálculo Excel. Testámo-lo com o Narrador, JAWS e NVDA, mas poderá funcionar com outros leitores de ecrã, desde que sigam padrões e técnicas comuns de acessibilidade.
Notas:
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As novas funcionalidades do Microsoft 365 são lançadas gradualmente para os subscritores do Microsoft 365, pelo que é possível que a sua aplicação ainda não tenha estas funcionalidades. Para saber como pode obter as novas funcionalidades mais rapidamente, participe no programa Office Insider.
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Para saber mais sobre os leitores de ecrã, aceda a Como funcionam os leitores de ecrã com o Microsoft 365.
Neste tópico
Preparar a folha de cálculo Excel para importação ou ligação
Antes de trazer dados de uma folha de cálculo de Excel para Access, dedique algum tempo a rever a folha de cálculo e a decidir como pretende importar dados da mesma.
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Decida se pretende ligar ou importar a folha de cálculo inteira ou apenas uma parte da mesma. Se quiser levar apenas uma parte de uma folha de cálculo para Access, pode definir um intervalo com nome que inclua apenas as células que pretende trazer. Para obter instruções, aceda a Utilizar um leitor de ecrã para atribuir um nome a uma célula ou intervalo de dados no Excel.
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Certifique-se de que o Excel folha de cálculo está no formato de ficheiro simples para que o assistente possa processar facilmente os dados na mesma. Por exemplo, corrija valores de erro possíveis, remova colunas e linhas em branco desnecessárias e verifique se cada coluna contém o mesmo tipo de dados em cada linha. Para obter informações mais detalhadas sobre como se preparar para a importação ou ligação, consulte as secções "Preparar a folha de cálculo", "Preparar os dados do Excel" e "Resolver problemas de valores em falta ou incorretos" nas secções Importar ou ligar a dados num livro do Excel.
Preparar a base de dados Access de destino para importação
Antes de importar dados de uma folha de cálculo Excel, dedique algum tempo a verificar se a base de dados Access de destino está pronta para a importação e decida como pretende armazenar os dados importados.
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Certifique-se de que o destino Access base de dados não é só de leitura e que tem permissões para fazer alterações à base de dados.
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Decida se pretende armazenar os dados numa tabela nova ou existente:
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Se optar por armazenar os dados numa nova tabela, Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a esta tabela. Se já existir uma tabela com o nome especificado, Access substitui o conteúdo da tabela pelos dados importados.
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Se optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na folha de cálculo Excel são acrescentadas à tabela especificada.
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Se optar por acrescentar os dados de Excel a uma tabela de Access existente, certifique-se de que as definições de estrutura e campo nos dados de origem no Excel correspondem às da tabela de destino no Access. Para abrir a tabela de Access na Vista Estrutura para inspeção, prima Alt+B, B, B, D. Verifique a tabela na lista de verificação na secção "Preparar a base de dados de destino", passo 2, em Importar ou ligar a dados num livro do Excel.
Importar os dados
Quando importa dados, Access cria uma cópia dos dados numa tabela nova ou existente sem alterar a origem Excel folha de cálculo.
Nota: Poderá precisar de um colega para o ajudar no passo 10 para selecionar o campo que pretende editar.
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Se a origem Excel livro estiver aberta, feche-o.
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Abra o destino Access base de dados onde os dados importados serão armazenados.
Sugestão: Se quiser criar uma nova base de dados em branco, prima Alt+F, N, L.
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Para abrir a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos consoante a Access versão que estiver a utilizar:
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Na versão da subscrição Microsoft 365 ou Access 2019, prima Alt+X, N, 1 e, em seguida, F e X.
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No Access 2016 ouAccess 2013, prima Alt+X para aceder ao separador Dados Externos . Prima a Tecla de Tabulação até chegar ao grupo Importar & Ligação , prima a tecla Seta Para a Direita até ouvir "Excel " e, em seguida, prima Enter.
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É aberta a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel . Efetue um dos seguintes procedimentos para especificar o ficheiro Excel que contém os dados que pretende importar:
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Para mover o foco para o campo de texto Nome do ficheiro, prima F e, em seguida, cole ou escreva o caminho para o ficheiro Excel.
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Para procurar o ficheiro, prima R. A caixa de diálogo Abrir Ficheiro é aberta. Navegue para o ficheiro pretendido e, quando estiver no ficheiro, prima Enter para selecioná-lo.
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Para especificar como pretende armazenar os dados importados, efetue um dos seguintes procedimentos:
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Se quiser armazenar os dados numa nova tabela, prima I para ir e selecione a opção Importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados atual . Posteriormente, ser-lhe-á pedido para atribuir um nome a esta tabela.
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Se quiser acrescentar os dados a uma tabela existente, prima A para ir para e selecione a opção Acrescentar uma cópia dos registos à tabela . Para selecionar a tabela, prima a Tecla de Tabulação uma vez. O foco muda para a lista de tabelas. Prima Alt+Seta Para Baixo para expandir a lista, prima a tecla Seta Para Cima ou Seta Para Baixo até ouvir a tabela pretendida e, em seguida, prima Enter para selecioná-la. Esta opção não estará disponível se a base de dados não tiver tabelas.
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Prima a Tecla de Tabulação até chegar ao botão OK e, em seguida, prima Enter. O Assistente de Importação de Folhas de Cálculo é iniciado.
Sugestão: Se o seu leitor de ecrã não ler automaticamente as janelas do assistente, prima a tecla SR+W.
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Se a origem Excel livro tiver apenas uma folha de cálculo e nenhum intervalo, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais do que uma folha de cálculo ou intervalo com nome, efetue um dos seguintes procedimentos para selecionar a folha de cálculo ou intervalo a importar:
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Para selecionar uma folha de cálculo, prima Alt+W, prima a Tecla de Tabulação uma vez, prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir a folha de cálculo que pretende e, em seguida, prima Enter para selecioná-la.
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Para selecionar um intervalo com nome, prima Alt+R, prima a Tecla de Tabulação uma vez, prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir o intervalo pretendido e, em seguida, prima Enter para selecioná-lo.
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É aberta a janela do assistente seguinte. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes dos campos, prima I para ir para e selecione a opção Primeira Linha Contém Cabeçalhos de Coluna . Prima Enter para mover o foco para a janela do assistente seguinte. Se estiver a acrescentar dados a uma tabela existente, pode avançar para o passo 12.
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Na nova janela do assistente, pode especificar informações sobre cada campo que está a importar, se necessário. O primeiro campo na folha de cálculo ou intervalo está selecionado. Pode fazer o seguinte:
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Para alterar o nome do campo atual, prima Alt+M e, em seguida, escreva o novo nome.
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Para alterar o tipo de dados do campo, prima Alt+T. O foco muda para a lista Tipo de Dados . Para expandir a lista, prima Alt+Seta Para Baixo. Prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir o valor pretendido e, em seguida, prima a Tecla de Tabulação uma vez.
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Para alterar se o campo está indexado ou não, prima Alt+I. Irá ouvir o valor atual. Para expandir a lista, prima Alt+Seta Para Baixo. Prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir o valor pretendido e, em seguida, prima a Tecla de Tabulação uma vez.
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Se não quiser importar o campo atual, prima Alt+S para ir para e selecione a opção Não importar campo .
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Para selecionar outro campo, prima F6 até ouvir "Painel" e, em seguida, peça a um colega para o ajudar a selecionar o campo pretendido. Modifique os campos conforme descrito no passo 9. Quando terminar, prima Enter para ir para a janela do assistente seguinte.
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Adicione uma chave primária para a nova tabela. A chave primária identifica os registos na tabela para que possa obter dados mais rapidamente. Execute um dos seguintes passos:
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Para permitir Access adicionar a tecla primária, prima A.
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Para escolher a sua própria chave primária, prima C. Para definir a tecla a utilizar, prima a Tecla de Tabulação uma vez. O foco muda para a lista de chaves. Para expandir a lista, prima Alt+Seta Para Baixo. Prima a tecla Seta Para Cima ou Seta Para Baixo até ouvir a tecla pretendida.
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Se não quiser utilizar as teclas primárias, prima O.
Para ir para a última janela do assistente, prima Enter.
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É aberta a janela final do assistente. O foco está na caixa Importar para Tabela e irá ouvir o nome atual da tabela de destino. Se quiser alterar o nome da tabela, escreva um novo nome e, em seguida, prima Enter para finalizar a importação.
Nota: Se ouvir um alerta a indicar que a tabela já existe e quiser substituir a tabela existente pelos dados importados, prima Y. Se quiser mudar o nome da tabela, prima N. Prima Alt+I para mover o foco novamente para a caixa Importar para Tabela , escreva outro nome de tabela e, em seguida, prima Enter.
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Se a importação tiver sido concluída ou parcialmente bem-sucedida, Access apresenta o estado da importação. Access também lhe pede para guardar os passos de importação para os repetir rapidamente sem o assistente de importação. Para selecionar esta opção, prima Alt+V. Para atribuir um nome aos passos de importação, prima Alt+A e, em seguida, escreva um nome para a operação de importação. Para guardar os passos de importação, prima Alt+S. Se a importação falhar, irá ouvir "Ocorreu um erro ao tentar importar o ficheiro", seguido do nome do ficheiro. Prima Enter para sair da mensagem de alerta.
Criar uma ligação para dados no Excel
Utilize o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo para criar uma ligação de uma base de dados Access para dados no Excel, para que possa utilizar as ferramentas de consulta e relatórios no Access sem ter de manter uma cópia dos dados de Excel na base de dados.
Quando liga a uma folha de cálculo do Excel ou a um intervalo com nome, Access cria uma nova tabela que está ligada às células de origem. Quaisquer alterações efetuadas às células de origem no Excel aparecem na tabela ligada no Access. No entanto, não pode editar o conteúdo da tabela correspondente no Access. Se quiser adicionar, editar ou eliminar dados, tem de efetuar as alterações no ficheiro de Excel de origem.
Uma base de dados pode conter várias tabelas ligadas.
Iniciar o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo
No Access, existem duas formas de selecionar o livro Excel ao qual pretende ligar e iniciar o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo. Pode abrir o livro Excel no Access ou utilizar a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel .
Abrir o livro de Excel no Access
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Abra a base de dados Access na qual pretende criar a ligação.
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Para aceder ao menu Abrir , prima Alt+F, O.
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Para procurar o livro, prima O. A caixa de diálogo Abrir do Windows é aberta.
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Para alterar o tipo de ficheiro, prima a Tecla de Tabulação até ouvir "Ficheiros do tipo, Microsoft #x1 " e, em seguida, prima Alt+Seta Para Baixo. Prima a tecla Seta Para Cima até ouvir "Todos os ficheiros" e, em seguida, prima Enter.
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Navegue até ao livro que pretende e, em seguida, prima Enter para selecioná-lo e iniciar o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo.
Utilizar a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel
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Abra a base de dados Access na qual pretende criar a ligação.
Sugestão: Se não quiser ligar a uma base de dados existente, prima Alt+F, N, L para criar uma nova base de dados em branco.
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Para abrir a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos consoante a Access versão que estiver a utilizar:
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Na versão da subscrição Microsoft 365 ou Access 2019, prima Alt+X, N, 1 e, em seguida, F e X.
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No Access 2016 ou Access 2013, prima Alt+X para aceder ao separador Dados Externos . Prima a Tecla de Tabulação até chegar ao grupo Importar & Ligação , prima a tecla Seta Para a Direita até ouvir "Excel " e, em seguida, prima Enter.
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É aberta a caixa de diálogo Obter Dados Externos – Folha de Cálculo do Excel . Efetue um dos seguintes procedimentos para especificar o ficheiro Excel para o qual pretende criar a ligação:
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Para mover o foco para o campo de texto Nome do ficheiro, prima F e, em seguida, cole ou escreva o caminho para o ficheiro Excel.
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Para procurar o ficheiro, prima R. A caixa de diálogo Abrir Ficheiro é aberta. Navegue para o ficheiro pretendido e, quando estiver no ficheiro, prima Enter para selecioná-lo.
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Prima Alt+L para ir para e selecione a opção Ligar à origem de dados ao criar uma tabela ligada e, em seguida, prima Enter. O Assistente de Ligação de Folha de Cálculo é iniciado.
Utilizar o Assistente de Ligação de Folha de Cálculo para criar uma ligação para Excel dados
As janelas do Assistente de Ligação de Folhas de Cálculo orientam-no ao longo do processo de ligação. Basta selecionar as opções de que precisa e ter os Excel dados ligados à base de dados num instante.
Sugestão: Se o seu leitor de ecrã não ler automaticamente as janelas do assistente, prima a tecla SR+W.
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Se a origem Excel livro tiver apenas uma folha de cálculo e nenhum intervalo, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais do que uma folha de cálculo ou um intervalo com nome, efetue um dos seguintes procedimentos para selecionar a folha de cálculo ou intervalo:
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Para selecionar uma folha de cálculo, prima Alt+W, prima a Tecla de Tabulação uma vez, prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir a folha de cálculo que pretende e, em seguida, prima Enter para selecioná-la.
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Para selecionar um intervalo, prima Alt+R, prima a Tecla de Tabulação uma vez, prima a tecla Seta Para Baixo até ouvir o intervalo pretendido e, em seguida, prima Enter para selecioná-lo.
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É aberta a janela do assistente seguinte. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes dos campos, prima I para ir para e selecione a opção Primeira Linha Contém Cabeçalhos de Coluna . Prima Enter para mover o foco para a janela do assistente seguinte.
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É aberta a janela final do assistente. O foco encontra-se na caixa Nome da Tabela Ligada e irá ouvir o nome atual da tabela ligada. Se quiser alterar o nome da tabela, escreva um novo nome de tabela e, em seguida, prima Enter para finalizar a importação.
Nota: Se ouvir um alerta a indicar que a tabela já existe e quiser substituir a tabela existente pelos dados importados, prima Y. Se quiser mudar o nome da tabela de destino, prima N. Prima Alt+I para mover o foco novamente para a caixa Importar para Tabela , escreva outro nome de tabela e, em seguida, prima Enter.
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Se a ligação tiver sido efetuada com êxito, ouvirá "Concluído a ligação da tabela ao ficheiro", seguido do Excel nome do ficheiro. Prima Enter para sair da notificação. Navegue para a tabela ligada e reveja o respetivo conteúdo. Para obter informações de resolução de problemas, aceda a "Resolução de problemas #Num! e outros valores incorretos numa tabela ligada" na secção Importar ou ligar a dados num livro do Excel.
Se a ligação falhar, verifique novamente o ficheiro de origem do Excel na lista de verificação na secção "Preparar a base de dados de destino", passo 2, em Importar ou ligar a dados num livro do Excel.
Consulte também
Utilizar um leitor de ecrã para criar tabelas em bases de dados de ambiente de trabalho do Access
Utilizar um leitor de ecrã para exportar uma tabela do Access para um ficheiro de texto
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