Utilizar um leitor de ecrã para colocar dados do Excel em bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para colocar dados do Excel em bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Símbolo de leitura em voz alta com a etiqueta Conteúdo para leitores de ecrã. Este tópico é sobre a utilização de um leitor de ecrã com o Office

Este artigo destina-se a pessoas com dificuldades visuais que utilizam um programa de leitor de ecrã com os produtos do Office e faz parte do conjunto de conteúdos de Acessibilidade do Office. Para obter mais ajuda geral, consulte a Home page do Suporte do Office.

Utilize o Access com o seu teclado e um leitor de ecrã para importar uma folha de cálculo Excel para Access ou ligar a partir de uma base de dados de ambiente de trabalho do Access para Excel uma folha de cálculo Testámos o mesmo com o narrador, o JAWS e o NVDA, mas pode trabalhar com outros leitores de ecrã, desde que estes sigam as técnicas e padrões de acessibilidade comuns.

Notas: 

  • As novas funcionalidades do Office 365 são lançadas gradualmente para os subscritores do Office 365, pelo que é possível que a sua aplicação ainda não tenha estas funcionalidades. Para saber como pode obter as novas funcionalidades mais rapidamente, participe no programa Office Insider.

  • Para saber mais sobre os leitores de ecrã, aceda a How screen readers work with Microsoft Office (Como funcionam os leitores de ecrã com o Microsoft Office).

Neste tópico

Preparar a folha de cálculo do Excel para importar ou ligar

Antes de trazer dados de uma folha de cálculo Excel para Access, Reserve um momento para rever a folha de cálculo e decidir como pretende importar dados da mesma.

  • Decida se pretende ligar ou importar a folha de cálculo inteira ou apenas uma parte da mesma. Se pretender colocar apenas uma parte de uma folha de cálculo para Access, pode definir um intervalo com nome que inclua apenas as células que pretende trazer. Para obter instruções, aceda a utilizar um leitor de ecrã para atribuir um nome a uma célula ou intervalo de dados no Excel.

  • Certifique-se de que a folha de cálculo do Excel está em formato de ficheiro simples para que o assistente possa manipular facilmente os dados. Por exemplo, corrija possíveis valores de erro, remova colunas e linhas em branco desnecessárias e certifique-se de que cada coluna contém o mesmo tipo de dados em todas as linhas. Para obter informações mais detalhadas sobre como se preparar para importar ou ligar, consulte as secções preparar a folha de cálculo, preparar os dados do Excel e resolver problemas de valores em falta ou incorretos em importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Preparar a base de dados do Access de destino para importar

Antes de importar dados de uma folha de cálculo Excel, Reserve um momento para verificar se a base de dados de destino Access está pronta para a importação e decida como pretende armazenar os dados importados.

  • Certifique-se de que o destino Access base de dados não é só de leitura e de que tem permissões para efetuar alterações à base de dados.

  • Decida se pretende armazenar os dados numa tabela nova ou existente:

    • Se optar por armazenar os dados numa nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a esta tabela. Se já existir uma tabela com o nome especificado, Access substitui os conteúdos da tabela pelos dados importados.

    • Se optar por adicionar os dados a uma tabela existente, as linhas na folha de cálculo Excel são acrescentadas à tabela especificada.

  • Se optar por acrescentar os dados Excel a uma tabela Access existente, certifique-se de que a estrutura e as definições de campo nos dados de origem no Excel correspondem às existentes na tabela de destino no Access. Para abrir a tabela Access na vista de estrutura para a inspeção, prima Alt + b, D, D. consulte a tabela em relação à lista de verificação na secção preparar o banco de dados de destino, passo 2, em importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Importar os dados

Quando importa dados, o Access cria uma cópia dos dados numa tabela nova ou existente sem alterar a folha de cálculo de origem Excel.

Nota: Poderá necessitar de um colega para o ajudar no passo 9 a selecionar o campo que pretende editar.

  1. Feche o livro de origem Excel, se este estiver aberto.

  2. Abra a base de dados de destino Access onde os dados importados serão armazenados.

    Sugestão: Se pretender criar uma nova base de dados em branco, prima ALT + F, N, L.

  3. Para abrir a caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos consoante a versão Access que está a utilizar:

    • Na versão de subscrição Office 365 ou Access 2019, prima ALT + X, N, 1 e, em seguida, F e X.

    • No Access 2016 ouAccess 2013, prima ALT + X para ir para o separador dados externos . Prima a tecla de tabulação até chegar ao grupo de hiperligações de & importar , prima a tecla seta para a direita até ouvir "Excel" e, em seguida, prima ENTER.

    A caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel é aberta.

  4. Na caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos para especificar o Excel ficheiro que contém os dados que pretende importar:

    • Para mudar o foco para o campo de texto nome do ficheiro , prima F e, em seguida, Cole ou escreva o caminho para o ficheiro Excel.

    • Para procurar o ficheiro, prima R. Abre-se a caixa de diálogo Abrir ficheiro . Navegue para o ficheiro que pretende e, quando estiver no ficheiro, prima ENTER para o selecionar.

  5. Para especificar como pretende armazenar os dados importados, efetue um dos seguintes procedimentos:

    • Se pretender armazenar os dados numa nova tabela, prima I para ir para e selecionar a opção importar os dados de origem para uma nova tabela na base de dados atual . Posteriormente, ser-lhe-á pedido para atribuir um nome a esta tabela.

    • Se pretender acrescentar os dados a uma tabela existente, prima a para ir para e selecione a opção acrescentar uma cópia dos registos à tabela . Para selecionar a tabela, prima a tecla de tabulação uma vez. O foco muda para a lista tabelas. Prima Alt + seta para baixo para expandir a lista, prima a tecla seta para cima ou seta para baixo até ouvir a tabela que pretende e prima ENTER para a selecionar. Esta opção não estará disponível se a base de dados não tiver tabelas.

  6. Prima a tecla de tabulação até chegar ao botão OK e prima ENTER. O Assistente de importação de folhas de cálculo é iniciado.

    Sugestão: Se o seu leitor de ecrã não ler automaticamente a janela de assistentes, prima a tecla SR + W.

  7. Se o livro de origem Excel só tiver uma folha de cálculo e nenhum intervalo, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais do que uma folha de cálculo ou intervalo com nome, efetue um dos seguintes procedimentos para selecionar a folha de cálculo ou intervalo a importar:

    • Para selecionar uma folha de cálculo, prima ALT + W e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez, prima a tecla seta para baixo até ouvir a folha de cálculo que pretende e prima ENTER para a selecionar.

    • Para selecionar um intervalo com nome, prima Alt + R e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez, prima a tecla seta para baixo até ouvir o intervalo que pretende e prima ENTER para o selecionar.

    É aberta a janela seguinte do assistente.

  8. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes dos campos, prima I para ir para e selecionar a primeira linha contém os cabeçalhos de coluna . Prima ENTER para mudar o foco para a janela seguinte do assistente.

    Se estiver a acrescentar dados a uma tabela existente, pode avançar para o passo 11.

  9. Na janela novo assistente, pode especificar informações sobre cada campo que está a importar, se necessário. O primeiro campo na folha de cálculo ou intervalo está selecionado. Pode fazer o seguinte:

    • Para alterar o nome do campo atual, prima Alt + M e escreva o novo nome.

    • Para alterar o tipo de dados do campo, prima Alt + T. O foco muda para a lista tipo de dados . Para expandir a lista, prima Alt + seta para baixo. Prima a tecla seta para baixo até ouvir o valor que pretende e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez.

    • Para alterar se o campo está indexado ou não, prima ALT + I. Ouvirá o valor atual. Para expandir a lista, prima Alt + seta para baixo. Prima a tecla seta para baixo até ouvir o valor que pretende e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez.

    • Se não quiser importar o campo atual, prima ALT + S para ir para e selecione a opção não importar campo .

    Para selecionar outro campo, prima F6 até ouvir "painel" e peça a um colega para o ajudar a selecionar o campo que pretende. Modifique os campos conforme descrito acima. Quando tiver terminado, prima ENTER para ir para a janela do assistente seguinte.

  10. Adicione uma chave primária para a nova tabela. A chave primária identifica os registos na sua tabela, para que possa recuperar dados mais rapidamente. Siga um dos seguintes passos:

    • Para permitir que o Access adicione a chave primária, prima A.

    • Para selecionar a sua própria chave primária, prima C. Para definir a chave a utilizar, prima a tecla de tabulação uma vez. O foco muda para a lista de teclas. Para expandir a lista, prima Alt + seta para baixo. Prima a tecla seta para cima ou seta para baixo até ouvir a chave que pretende.

    • Se não pretender utilizar chaves primárias, prima O.

    Para mover a última janela do assistente, prima ENTER.

  11. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa importar para tabela e ouve o nome atual da tabela de destino. Se pretender alterar o nome da tabela, escreva um novo nome e prima ENTER para finalizar a importação.

    Nota: Se ouvir um alerta de que a tabela já existe e pretender substituir a tabela existente pelos dados importados, prima s. Se pretender mudar o nome da tabela, prima N. Prima Alt + I para mover o foco novamente para a caixa importar para tabela , escreva outro nome de tabela e prima ENTER.

  12. Se a importação tiver sido completa ou parcialmente bem-sucedida, o Access apresenta o estado de importação. oAccess também lhe pede para guardar os passos de importação para os repetir rapidamente sem o assistente de importação. Para selecionar esta opção, prima Alt + V. Para atribuir um nome aos passos de importação, prima ALT + A e escreva um nome para a operação de importação. Para guardar os passos de importação, prima ALT + S.

    Se a importação falhar, irá ouvir "ocorreu um erro ao tentar importar o ficheiro", seguido do nome do ficheiro. Prima ENTER para sair da mensagem de alerta.

Criar uma ligação para dados no Excel

Utilize o Assistente de ligação de folhas de cálculo para criar uma ligação a partir de uma base de dados do Access para dados em Excel, para que possa utilizar as ferramentas de consulta e de relatórios no Access sem ter de manter uma cópia dos dados Excel na sua base de dados.

Quando liga a uma folha de cálculo Excel ou um intervalo com nome, o Access cria uma nova tabela ligada às células de origem. Todas as alterações efetuadas às células de origem no Excel são apresentadas na tabela ligada em Access. No entanto, não pode editar os conteúdos da tabela correspondente no Access. Se pretender adicionar, editar ou eliminar dados, tem de efetuar as alterações no ficheiro de origem Excel.

Uma base de dados pode conter várias tabelas ligadas.

Iniciar o assistente de ligação de folhas de cálculo

No Access, existem duas formas de selecionar o livro de Excel ao qual pretende ligar e iniciar o Assistente de ligação de folhas de cálculo. Pode abrir o Excel livro no Access ou utilizar a caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel .

Abrir o livro do Excel no Access

  1. Abra a base de dados Access na qual pretende criar a ligação.

  2. Prima ALT + F, O para ir para o menu abrir .

  3. Para procurar o livro, prima O. Abre-se a caixa de diálogo abrir do Windows.

  4. Para alterar o tipo de ficheiro, prima a tecla de tabulação até ouvir "ficheiros do tipo, Microsoft Access" e prima Alt + seta para baixo. Prima a tecla seta para cima até ouvir "todos os ficheiros" e, em seguida, prima ENTER.

  5. Procure o livro que pretende e, em seguida, prima ENTER para o selecionar e iniciar o Assistente de ligação de folhas de cálculo.

Utilizar a caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel

  1. Abra a base de dados Access na qual pretende criar a ligação.

    Sugestão: Se não quiser ligar a uma base de dados existente, prima ALT + F, N, L para criar uma nova base de dados em branco.

  2. Para abrir a caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos consoante a versão Access que está a utilizar:

    • Na versão de subscrição do Office 365 ou Access 2019, prima ALT + X, N, 1 e, em seguida, F e X.

    • No Access 2016 ou Access 2013, prima ALT + X para ir para o separador dados externos . Prima a tecla de tabulação até chegar ao grupo de hiperligações de & importar , prima a tecla seta para a direita até ouvir "Excel" e, em seguida, prima ENTER.

    A caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel é aberta.

  3. Na caixa de diálogo obter dados externos-folha de cálculo do Excel , efetue um dos seguintes procedimentos para especificar o Excel ficheiro para o qual pretende criar a ligação:

    • Para mudar o foco para o campo de texto nome do ficheiro , prima F e, em seguida, Cole ou escreva o caminho para o ficheiro Excel.

    • Para procurar o ficheiro, prima R. Abre-se a caixa de diálogo Abrir ficheiro . Navegue para o ficheiro que pretende e, quando estiver no ficheiro, prima ENTER para o selecionar.

  4. Prima Alt + L para ir para e selecione a ligação à origem de dados ao criar uma opção de tabela ligadae prima ENTER. É iniciado o Assistente de ligação de folhas de cálculo .

Utilizar o assistente de ligação de folhas de cálculo para criar uma ligação para dados do Excel

O Assistente de ligação de folhas de cálculo do Windows orienta-o através do processo de ligação. Basta selecionar as opções de que precisa e ter o Excel dados ligados à sua base de dados em qualquer altura.

Sugestão: Se o seu leitor de ecrã não ler automaticamente a janela de assistentes, prima a tecla SR + W.

  1. Se o livro de origem Excel só tiver uma folha de cálculo e nenhum intervalo, pode avançar para o passo seguinte. Se o livro contiver mais do que uma folha de cálculo ou intervalo com nome, efetue um dos seguintes procedimentos para selecionar a folha de cálculo ou intervalo:

    • Para selecionar uma folha de cálculo, prima ALT + W e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez, prima a tecla seta para baixo até ouvir a folha de cálculo que pretende e prima ENTER para a selecionar.

    • Para selecionar um intervalo, prima Alt + R e, em seguida, prima a tecla de tabulação uma vez, prima a tecla seta para baixo até ouvir o intervalo que pretende e prima ENTER para selecioná-lo.

    É aberta a janela seguinte do assistente.

  2. Se a primeira linha da folha de cálculo ou intervalo de origem contiver os nomes dos campos, prima I para ir para e selecionar a primeira linha contém os cabeçalhos de coluna . Prima ENTER para mudar o foco para a janela seguinte do assistente.

  3. A janela final do assistente é aberta. O foco está na caixa nome da tabela ligada e ouve o nome atual da tabela ligada. Se pretender alterar o nome da tabela, escreva um novo nome para a tabela e prima ENTER para finalizar a importação.

    Nota: Se ouvir um alerta de que a tabela já existe e pretender substituir a tabela existente pelos dados importados, prima s. Se pretender mudar o nome da tabela de destino, prima N. Prima Alt + I para mover o foco novamente para a caixa importar para tabela , escreva outro nome de tabela e prima ENTER.

  4. Se a ligação tiver sido concluída com êxito, irá ouvir "a ligação da tabela com o ficheiro", seguida do nome do ficheiro Excel. Prima ENTER para sair da notificação. Navegue para a tabela ligada e reveja os seus conteúdos. Para obter informações sobre a resolução de problemas, consulte o artigo resolução de problemas #Num! e outros valores incorretos numa tabela ligada em importar ou ligar a dados num livro do Excel.

    Se a ligação falhou, verifique novamente o ficheiro de origem de Excel na lista de verificação na secção preparar a base de dados de destino, passo 2, em importar ou ligar a dados num livro do Excel.

Consulte também

Utilizar um leitor de ecrã para criar tabelas em bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para criar uma consulta nas bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para criar um formulário em bases de dados de ambiente de trabalho do Access

Utilizar um leitor de ecrã para exportar uma tabela do Access para um ficheiro de texto

Atalhos de teclado do Access

Utilizar um leitor de ecrã para explorar e navegar no Access

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Nota:  Esta página foi traduzida automaticamente e pode conter erros gramaticais ou imprecisões. O nosso objetivo é que estes conteúdos lhe sejam úteis. Pode indicar-nos se estas informações foram úteis? Eis o artigo em inglês para sua referência.​

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